Qual é o processo de aquisição?

Qual é o processo de aquisição?

Carimbo de data / hora: 9 de dezembro de 2023 6h03
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A natureza inerente da gestão de uma empresa exige que você transforme até mesmo as ações cotidianas mais banais em estruturas baseadas em processos ou sistemas para gerenciar a conformidade, prevenir fraude, e mantenha seu navio funcionando perfeitamente. Para tanto, embora você esteja acostumado a passar um cartão ou entregar dinheiro quando precisa comprar bens ou serviços em casa, obter o mesmo como parte de uma estrutura corporativa transforma uma simples transação em o processo de aquisição.

 

Mas, embora a aquisição seja mais demorada e exija mais tempo e atenção do que passar um cartão sem pensar, não precisa ser difícil ou desagradável. Se você tem experiência em funções semelhantes, é particularmente adepto do gerenciamento de funções burocráticas ou utiliza muitas das plataformas de compras automatizadas atuais, você está no caminho certo para se tornar um profissional de compras.

Mas primeiro você deve ter uma compreensão sólida do que o processo de aquisição envolve, dos procedimentos de aquisição, das etapas do processo de aquisição e das armadilhas comuns associadas à aquisição – bem como das técnicas para navegar por eles.

O que é aquisição?

Aquisição é a técnica formalizada, codificada e baseada em processos para solicitar materiais, bens ou serviços em nome de sua empresa. Aquisição também costuma ser a frase associada a uma conexão mais profunda com o fornecedor, portanto, gerenciar o processo de aquisição do fornecedor por meio do envolvimento com seus fornecedores é fundamental.

No passado, a aquisição era um processo manual que exigia muita papelada e o bem mais precioso de todos os tempos no local de trabalho. Mesmo desenvolvimentos recentes, como planilhas digitais e e-mail, são lentos demais para acompanhar o ritmo corporativo atual e podem ter um efeito material em seus resultados financeiros se as compras não forem otimizadas.   

Por fim, um estratégia de compras de qualidade atende às suas necessidades (materiais, bens, serviços, etc.) com uma série otimizada de fluxos de trabalho que reduzem custos, executam rapidamente e mantêm sua empresa em ótimas condições com as equipes de fornecedores.

Tipos de Aquisição

Enquanto a aquisição especificidades variam amplamente, as compras da sua empresa provavelmente se enquadrarão em um dos três guarda-chuvas principais:

Aquisição direta

Isto é efetivamente o que a sua demonstração de resultados custo dos produtos reflete. A aquisição direta abrange quaisquer compras de objetos materiais que contribuam diretamente para suas receitas e vendas principais. Dependendo do seu setor, podem ser matérias-primas como madeira para fabricação ou estoque no atacado para revenda.

Aquisições Indiretas 

Esses itens seriam abrangidos SG&A despesas em sua demonstração de resultados. Eles incluem qualquer coisa comprada, comprada e adquirida para uso interno da empresa. Os itens podem incluir passagem aérea para uma conferência, novos móveis de escritório ou serviços diários, como água e eletricidade. Embora necessários para os negócios, os itens de aquisição indireta não afetam diretamente sua receita. 

Aquisição de serviços

O tipo de aquisição final inclui qualquer coisa que melhore a produção, a eficiência ou a qualidade do trabalho de seu funcionário ou empresa. Isso inclui assinaturas de software, serviços de consultoria pontuais ou até mesmo contratantes temporários para cobrir ciclos de negócios movimentados.

O que é o processo de aquisição?

O processo de aquisição descreve o procedimento operacional padrão (SOP) específico da sua empresa para executar a aquisição de fornecedores. Codificar um processo de aquisição formal, em comparação com gastar dinheiro ou dar um cartão de crédito a cada funcionário, tem alguns benefícios específicos e quantificáveis:

  1. Previne fraudes, desperdícios e abusos.
  2. Ajuda a manter um registro documental para conformidade regulatória.
  3. Com o tempo, observar de perto os processos de aquisição revela ineficiências ou desperdícios organizacionais a serem eliminados, melhorando, em última análise, seus resultados financeiros.

Novamente, o processo específico de aquisição de seu fornecedor variará de acordo com o SOP, sua função e o setor de sua empresa. Se você tiver sucesso, porém, um ótimo processo de aquisição: 

  1. Cria um entendimento compartilhado entre sua empresa e fornecedores, onde cada parte segue as regras e sistemas mutuamente acordados.
  2. Possui pontos de contato suficientes com funcionários e gerenciamento para garantir compras de qualidade sem desperdício, ao mesmo tempo que mantém o fluxo de trabalho enxuto o suficiente para ser eficiente e rápido.
  3. Possui parâmetros de arquivamento e armazenamento que organizam e mantêm de forma eficaz a documentação das etapas do processo.

Etapas do processo de aquisição: como funciona?

Como garantimos que nosso processo de aquisição mantenha a documentação das etapas envolvidas, precisaremos abordá-las também. Lembre-se: suas etapas específicas de aquisição podem variar, mas provavelmente seguirão uma estrutura muito semelhante:

  1. Identifique a necessidade: dentro da empresa, um funcionário ou gerente identifica uma necessidade e inicia a aquisição com um requisição.
  2. Requisição de compra: o funcionário iniciador completará o Requisição de compra antes de enviá-lo pela cadeia para revisão e aprovação.
  3. Solicitação: Uma vez aprovado pela autoridade aprovadora, a equipe contratante da empresa inicia a solicitação de aquisição. Dependendo da complexidade da necessidade, você pode acabar com um Pedido de Orçamento (RFQ) no caso de casos de aquisição muito simples e diretos ou uma Solicitação de Proposta (RFP) completa se você estiver adquirindo um sistema maior ou um serviço complexo.
  4. Avaliação e início do contrato: Depois que sua equipe avaliar todas as propostas e propostas, você selecione um fornecedor, notifique todos os candidatos e comece a integrar o fornecedor. É também nesse momento que os contratos e a documentação legal são finalizados. A fase termina quando o fornecedor recebe e assina o seu Ordem de Compra (PO).
  5. Ciclo de pedidos: Então, dependendo do SOP da sua empresa, você receberá o item e a fatura antes de encaminhar fluxos de trabalho de aprovação de faturas e pagando integralmente. Esta etapa varia em complexidade com base nos itens adquiridos e em como sua empresa gerencia contas a pagar transações.
  6. Documentação e gerenciamento de registros: Assim, você garantirá que toda a papelada esteja preenchida corretamente e em ordem antes de armazená-la – no entanto, recomendamos encontrar uma plataforma de armazenamento digital de qualidade em vez de manter décadas de dados de compras antigos em caixas bancárias!

Desafios comuns que as empresas enfrentam durante as compras

 Tal como acontece com qualquer coisa que envolva mais de duas pessoas, a aquisição apresenta alguns desafios únicos para a sua empresa – especialmente se você não estiver atento às possíveis armadilhas e não planejar proativamente resolvê-las.

Fornecedor não sincronizado e relações com fornecedores

Uma marca registrada de uma máquina bem lubrificada no mundo corporativo são os relacionamentos abrangentes e frutíferos com seus fornecedores. Cada ponto de contato que sua empresa tem com um fornecedor – integração, gerenciamento de faturas e muito mais – é uma chance de melhorar ou degradar esse relacionamento.

Em última análise, o gerenciamento de compras de qualidade contribui muito para manter alta a qualidade do relacionamento. Após a solicitação inicial e a integração, seu fluxo de trabalho de compras pode ser a parte mais frequente de sua operação que o fornecedor vê. Você quer que seu fornecedor fique entusiasmado ao ver um pedido de compra filtrado em sua plataforma ou prefere imaginá-lo suspirando de frustração ao enfrentar outro ciclo de compras desnecessariamente complexo e complicado? 

Embora o gerenciamento de fornecedores seja apenas um bom negócio, manter alta a qualidade das compras também induz descontos, uma primeira chance de vendas de valor e uma melhor posição de negociação quando os contratos forem renovados. 

Fraude, desperdício e abuso

 Embora um processo de aquisição formal negue grande parte da fraude flagrante num local de trabalho, a natureza humana (e o erro humano) por vezes cria desperdícios ou gastos desnecessários. Isto também é por vezes chamado de despesa dissidente, que prevalece quando há poucas verificações sobre os adquirentes e os itens encomendados.

Os gastos independentes são, pela sua natureza, o resultado de práticas inadequadas de aquisição. Quando vários funcionários têm poder de compra irrestrito e operam fora de um conjunto de parâmetros, eles podem facilmente começar a gastar demais ou a contabilizar itens não relacionados à entrega de valor à sua empresa – mesmo com as melhores intenções. 

Visibilidade e Rastreamento

Não conseguimos compreender o que não medimos, mas as empresas que utilizam processos manuais de aquisição correm o risco de perder oportunidades de agregar e avaliar dados para melhorar a eficiência. Da mesma forma, quanto menos informação os executivos e a gestão tiverem, menos capazes serão de dirigir o navio adequadamente. 

Ao mesmo tempo, processos mal monitorados ou aquisições com visibilidade limitada representam riscos regulatórios e de conformidade que podem causar muitas dores de cabeça e aborrecimentos durante as auditorias.

Conclusão

 Embora a aquisição possa ser difícil, a próxima geração automação financeira a tecnologia está simplificando rapidamente até mesmo os fluxos de trabalho de compras mais complexos. Se você está buscando automação de compras ou deseja ver quais oportunidades estão disponíveis, lembre-se de que ótimas plataformas de compras:

  1. Centralize funcionários, fornecedores, partes interessadas e gerenciamento em um único fluxo de trabalho para obter visibilidade máxima.
  2. Permita a agregação de dados e a análise orientada por IA para identificar desperdícios, gerar relatórios e ajudar a orientar a tomada de decisões estratégicas.
  3. São personalizáveis ​​o suficiente para permitir que você adapte o sistema aos requisitos específicos do seu setor ou regulatórios, ao mesmo tempo em que permanecem fáceis de usar para que todos os funcionários aprendam facilmente.
  4. Integre-se ao seu ecossistema e, igualmente importante, à pilha de seus fornecedores durante a execução integração inicial do fornecedor.
  5. Crie ciclos de feedback iterativos para melhorar seus fluxos de trabalho de compras e sua situação financeira.

Enquanto, sim, você pode manter os fluxos de trabalho de compras funcionando manualmente, você não deveria – especialmente à luz do risco envolvido e da facilidade de adotar novas plataformas que facilitam as etapas do processo de compras.

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