Como os fundadores devem pensar sobre o gerenciamento de caixa

O dinheiro é como oxigênio para startups; os fundadores às vezes consideram isso um dado adquirido, mas mantém seu negócio vivo. Mesmo que você tenha um ótimo produto, receita crescente e um canal de talentos estável, se ficar sem dinheiro, sua empresa estará morta.

Dada a importância do caixa, a gestão de caixa – que inclui administrar a pista e levantar capital de investidores – é, compreensivelmente, um assunto do CEO e não algo a ser entregue a um CFO ou equipe financeira, principalmente em tempos de incerteza. As decisões de alocação de caixa, como gastos com contratações e infraestrutura, também estão sob a responsabilidade do CEO, assim como, se sua startup tiver dívidas, garantindo que sua empresa não tropece em nenhuma cláusula que estipule a manutenção de um determinado saldo de caixa. Caso contrário, um credor pode tomar seus ativos como garantia.

Para administrar o caixa com sucesso, nosso princípio orientador gira em torno de entender o tempo e ter uma estrutura para levantar caixa, calcular caixa e determinar em que você gasta seu dinheiro. Neste guia, não discutiremos aumentar a dívida e equidade, que são bem abordados e, em vez disso, concentram-se em 1) como determinar o que realmente conta como “dinheiro” para administrar seus negócios, 2) como usar uma estrutura para desenvolver um plano para seu caixa, 3) como criar um sistema adaptável e modelo operacional flexível (que abordaremos com mais profundidade em um artigo subsequente) e (4) como lidar com uma crise de liquidez. Gerenciando de perto o caixa e mantendo meses de pista, os fundadores podem evitar muitos erros evitáveis ​​(mas muito comuns!).

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Questões de tempo

Antes de nos aprofundarmos nos detalhes, queremos enfatizar que o princípio fundamental de gerenciar sua liquidez como uma startup é que questão de tempo e maturidade. Compreensão quando você precisa o que quantidade de caixa é fundamental para operar sua empresa. Para fazer isso, você deve ter um entendimento preciso de quando o dinheiro está entrando, quando precisa ser pago e quando deve ser bloqueado para outras necessidades, tanto a curto quanto a longo prazo. 

O mesmo processo de pensamento deve ser estendido a como você investe seu dinheiro em suas operações. Seus investimentos em produtos e contratações precisam corresponder quando você pensa que pode levantar capital, seja dívida ou patrimônio. Somente depois de ter uma visão das necessidades de caixa de sua empresa, você poderá pensar se deseja investir o dinheiro e em quais tipos de instrumentos, entre outras coisas. 

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Cálculo de Dinheiro

Então, o que é dinheiro? A quantidade de dinheiro que você tem pode parecer óbvia - deve ser a quantidade de dinheiro que você tem em sua conta bancária - mas geralmente há confusão em torno desse tópico. Isso ocorre porque seu dinheiro pode ser mantido em várias contas, incluindo contas de caixa restritas, contas a pagar, contas a receber recebidas, receitas que ainda não foram faturadas ou cobradas, dívidas e muito mais. A contabilidade de caixa é fundamental. Como fundador, você deve idealmente ter uma visão diária sobre dinheiro líquido: Este é o seu dinheiro no banco, não incluindo dinheiro restrito, investimentos ou qualquer coisa que esteja vinculada.

 Geralmente, existem duas maneiras de rastrear seus registros contábeis: regime de caixa e regime de competência. Embora a contabilidade de competência seja importante para reconhecer custos e receitas quando auferidas e seja a base da contabilidade e relatórios GAAP, ela pode ser menos útil para rastrear seu fluxo de caixa antecipado como fundador. A contabilidade em regime de caixa reconhece pagamentos e cobranças reais em dinheiro, independentemente de quando foram ganhos ou incorridos. Para ajudar a pensar sobre suas fontes e usos de caixa, pode ser útil pensar sobre isso em termos de fluxo de caixa operacional, financeiro e de investimento. 

Como uma startup, você tem fontes de caixa e usos de operando — receita de seus clientes, despesas salariais, gastos com marketing, etc. — dependendo do estágio. Há também financiamento fluxo de caixa, que para uma startup é o dinheiro que você normalmente recebe de sua dívida ou aumento de capital. (Há também fluxo de caixa de investimento, embora isso geralmente seja menos relevante para startups de software que têm menos investimentos). As definições técnicas de contabilidade são menos importantes aqui, mas o princípio por trás da distinção é importante. As necessidades de caixa de sua startup devem ser financiadas por alguma combinação de caixa gerado pelo negócio, se houver, e quanto dinheiro você levantou. Gerenciar esse fluxo de caixa dentro e fora é gerenciamento de caixa.

Um erro comum que as startups cometem ao descobrir sua posição de caixa é contar todas as receitas contra as despesas (ou seja, alguma forma de contabilidade de competência). Isso nos traz de volta ao ponto que o tempo importa. O dinheiro que você não recebeu não é dinheiro. Realisticamente, os clientes vão pagar com atraso e alguns não vão pagar nada. Você precisa levar isso em consideração quando pensar em quanto dinheiro precisa. Contas a receber (ou seja, o dinheiro que seus clientes devem a você) não é realmente dinheiro porque você não recebeu nada que pudesse usar para pagar seus funcionários ou fazer seus pagamentos de juros. Até receber o pagamento em dinheiro, não é dinheiro.

Às vezes, o dinheiro também está imobilizado e, portanto, não é dinheiro líquido. Isso inclui dinheiro que está em uma conta caucionada com seu gateway de pagamento, empréstimos que você estendeu ou capital que você comprometeu como “primeira perda” em suas instalações de depósito. Muitas vezes, você precisa manter uma quantia mínima de dinheiro para não violar uma cláusula em seu contrato de crédito. Nada disso é dinheiro que você pode usar para financiar suas operações comerciais. 

E não se esqueça que a dívida também precisa ser paga. A visão mais conservadora é não inclua a dívida em seu número de caixa, pois você precisa pagá-la.

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Construindo um plano de caixa

Agora que você sabe como calcular sua posição de caixa líquido, precisa desenvolver um plano para gerenciar sua pista e entender por quantos meses seu caixa o manterá à tona. O principal princípio de caixa baseado no tempo aqui é entender a diferença entre caixa operacional e caixa estratégico. Tudo o que você precisa para administrar seu negócio nos próximos 12 meses é seu caixa operacional; isso inclui salários, aluguel e pagamentos de juros. O caixa estratégico é o dinheiro que você não precisará por um longo período de tempo. Portanto, você tem um pouco mais de flexibilidade com esse dinheiro.

Para ajudá-lo a determinar o caixa operacional versus o caixa estratégico, bem como sua pista, você precisa prever e definir o orçamento para suas despesas. Para a maioria das startups, sua despesa mais significativa será com seus funcionários, portanto, conhecer seu plano de pessoal é essencial para entender suas necessidades de caixa. Mesmo se você for uma empresa em estágio inicial que não está gerando receita, você precisa ter uma noção clara de quais marcos precisa atingir para aumentar sua próxima rodada, o que também é uma forma de gerenciamento de caixa! Conforme você avança, seus custos se tornam mais repetíveis e fáceis de prever, tornando a previsão mais simples. 

A chave para a previsão é ter uma noção de suas necessidades de gastos mensais e queima de caixa, bem como sua pista e, em seguida, revisitar essas estimativas mensalmente, pelo menos, à medida que a posição de sua startup muda.

Sua previsão lhe dará uma noção de suas despesas, que podem ser uma abreviação do consumo de caixa, mas você também deve ter uma visão dos pagamentos futuros, alguns dos quais podem ser para despesas incorridas em um período anterior. Uma forma são as contas a pagar: todos os pagamentos, recorrentes ou não recorrentes, que você espera pagar. Isso inclui uma ampla gama de coisas, incluindo, entre outros, taxas anuais de licenciamento de software, pagamentos de bônus contratuais, ganhos associados a uma aquisição, despesas de construção de escritórios e indenizações por reduções planejadas em vigor. Outra coisa a considerar são os pagamentos de dívidas pendentes (juros e principal). 

Ao determinar suas necessidades de caixa, as startups também costumam esquecer que os pagamentos demoram para serem compensados. Os pagamentos ACH, que geralmente são usados ​​para pagar fornecedores de folha de pagamento ou fornecedores, levam alguns dias para serem compensados ​​e, às vezes, falham devido a fundos insuficientes ou outros motivos. Os pagamentos que devem ser feitos entre entidades da empresa (por exemplo, uma OpCo e uma PropCo para uma empresa imobiliária, ou subsidiárias internacionais, ou mesmo contas bancárias) geralmente demoram para serem compensados. Você não pode confiar em um empréstimo intercompanhia como dinheiro! Deixe-se um amortecedor no tempo e excesso de dinheiro líquido para permitir atrasos. As startups geralmente não levam em conta essa incompatibilidade de tempo e acabam com problemas de curto prazo, mesmo que apenas por alguns dias, o que ainda pode ser fatal. 

Depois de ter uma noção de suas necessidades de caixa previstas, você pode determinar onde deixar o dinheiro, de acordo com o tempo de liquidez necessário. O caixa operacional pode ser colocado em uma conta de depósito da qual você pode sacar sempre que precisar. Para dinheiro estratégico, como você não precisa dele no curto prazo, considere investir em uma conta rentável, como um fundo do mercado monetário. Essas contas podem ser menos líquidas. A distinção entre esses dois tipos é crítica; se você sabe que vai precisar de dinheiro para fazer pagamentos de curto prazo, por exemplo, não o prenda em algo de longo prazo. 

Felizmente, no ambiente de taxas atual, você pode ganhar confortavelmente de 2 a 3% em uma conta de varredura de baixo risco altamente líquida ou em uma conta do mercado monetário. Se você tem caixa suficiente para durar mais de 12 a 18 meses, também pode fazer sentido, para suas despesas de curto prazo, explorar uma carteira escalonada com instrumentos de duração um pouco mais longa (ou seja, 6-12 meses ), incluindo títulos do Tesouro dos EUA, títulos ou papel comercial. Como prática recomendada, você deve elaborar uma política de investimento simples e fazer com que seu Conselho a aprove antes de prosseguir com a implementação de uma estratégia de investimento mais ampla.

(Para mais orientações, a equipe de criptografia a16z reuniu a modelo básico de política de investimento e guia de gestão de tesouraria.  Embora sua descrição inclua algumas orientações específicas de criptografia e DAO, os princípios gerais que eles cobrem são os mesmos para um gerenciamento de tesouraria mais amplo.) 

Lembre-se que quando se trata de investir seu dinheiro, seu primeiro objetivo é o preservação do capital, e segundo a isso é liquidez. Você precisa ter certeza de que pode cobrir todas as suas despesas operacionais de curto prazo - mesmo no pior cenário - bem como quaisquer pagamentos únicos antes de procurar rendimento. Seja conservador e lembre-se disso maturidade importa!

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Algum dinheiro vem com amarras

Agora que você tem uma previsão das necessidades de caixa do seu negócio, pode usar todo o seu caixa da mesma maneira? Não! É aqui que o fluxo de caixa de financiamento — especificamente o caixa resultante da captação de dívidas versus patrimônio — precisa ser tratado de forma diferente do fluxo de caixa operacional gerado pelas operações comerciais. Para iniciantes, a dívida é melhor usada para financiar previsíveis fluxos de caixa futuros e patrimônio para o imprevisível. O capital, é claro, é a forma mais cara de dinheiro (dada a propriedade permanente para novos investidores, que é diluidor e tem uma taxa de retorno exigida mais alta), mas tem mais flexibilidade em relação ao uso. Os investidores em ações também podem ter alguma governança sobre os gastos, especialmente em grandes compras, dependendo dos termos de seu investimento.

No contrato de crédito de forma mais longa, o uso dos recursos da dívida será limitado a atividades específicas. A dívida é frequentemente usada para financiar operações (por exemplo, contratação, licenças de software, espaço de escritório), crescimento (por exemplo, vendas e marketing) uma vez que a empresa tenha tração repetível e fusões e aquisições, bem como para proteger o balanço ou estender a pista. A dívida não deve ser usada para financiar resultados imprevisíveis, como produtos não comprovados. Se você empresta a clientes, pode considerar a criação de dívidas em uma estrutura de veículo de propósito especial (SPV) fora do balanço para financiar novas originações. Isso pode exigir algum patrimônio dependendo dos termos, principalmente a taxa de avanço. 

Se você optar por levantar uma facilidade de dívida, o tipo que você deve levantar também depende do vencimento, pois temos escrito anteriormente sobre, e o tipo pode desbloquear diferentes quantias de dinheiro. Produtos financeiros orientados para capital de giro (por exemplo, adiantamentos em dinheiro, cartões de crédito, factoring e outras formas de financiamento de recebíveis) geralmente têm durações mais curtas (menos de um ano) e giram rapidamente. Eles são comumente financiados usando dívidas de risco ou instalações de depósito. O dinheiro será reciclado de volta em um ritmo mais rápido em comparação com ativos de prazo mais longo, como empréstimos pessoais, que podem ter um período de retorno de três anos. Os ativos de duração mais longa imobilizarão o capital por um período de tempo mais longo e não serão confiáveis ​​para as necessidades de capital de giro.

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Como Gerenciar uma Crise de Liquidez

Se, por algum motivo, você acabar em uma situação de crise sem dinheiro suficiente, não entre em pânico. Você ainda tem algumas opções para se desenterrar. Em primeiro lugar, o que você pode fazer depende se o seu problema gira em torno de um problema de curto ou longo prazo. Se você sabe que vai ficar sem dinheiro para administrar os negócios com meses de antecedência - uma questão de longo prazo que é da natureza das startups - você pode levantar mais capital, vender sua empresa, separar parte do negócio para vender, encerrar suas operações ou encontrar uma maneira de reduzir o consumo de caixa e obter lucratividade. 

Suas opções são mais limitadas se você tiver um problema repentino e de curto prazo, que geralmente é o que os fundadores não estão preparados para responder. Você pode precisar tomar decisões que impactarão o crescimento no curto prazo - como interromper abruptamente a concessão de empréstimos a seus clientes ou encerrar um produto - e tudo bem! Existem alguns credores de curto prazo que podem fornecer uma nota de demanda ou solução rápida; no entanto, essas opções serão caras e podem vir com taxas de juros e/ou garantias mais altas. 

Você também pode procurar apoio de seus acionistas existentes na forma de uma nota conversível ou estrutura de dívida e garantias para preencher a lacuna nas próximas semanas até que você seja capaz de garantir financiamento adicional. Isso seria um financiamento-ponte de curto prazo ou uma nota de demanda que se converteria em patrimônio em algum momento no futuro. Pode levar mais tempo para levantar capital dependendo das condições do mercado, então você deve sempre conversar o mais cedo possível. 

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Conclusão

A gestão de caixa deve ser uma prioridade para os CEOs. Para se manterem vivas, agora mais do que nunca, as empresas devem saber: 1) quanto dinheiro líquido elas têm em um determinado ponto e 2) realisticamente quantos meses de pista elas têm. Com um forte domínio do momento das necessidades de caixa e gerenciamento ativo da pista, uma empresa pode economizar muito tempo e sofrimento em torno de uma dolorosa crise de caixa ou - pior - da morte.

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