Em um mundo onde tempo é dinheiro, empresas e clientes buscam métodos de pagamento descomplicados que economizem tempo e aumentem a eficiência.
Você sabia que isso poderia levar pequenas e médias empresas até 25 dias para concluir o processamento de uma única fatura?
Entre na automação de pagamentos – uma solução que ganhou popularidade nos últimos tempos devido à pandemia e ao novo cenário competitivo. Ao automatizar o processo de pagamento, empresas e indivíduos podem economizar tempo e minimizar o risco de erros.
Neste artigo, exploraremos as vantagens da automação de pagamentos, como ela funciona e como pode ser implementada para simplificar os processos de pagamento e aumentar os resultados financeiros de empresas de todos os portes. Seja você um pequeno empresário ou um CFO de uma grande corporação, a automação de pagamentos pode ser a solução que você precisa.
O que é Automação de Pagamentos?
A automação de pagamentos é um sistema que processa dados relacionados a pagamentos e executa ações com o mínimo de envolvimento humano.
As desvantagens associadas aos processos de pagamento manual levaram à necessidade de automação de pagamento. Os desafios comuns incluem erro humano, tarefas demoradas, falta de transparência, riscos de segurança e produtividade reduzida.
Automatizar os processos de pagamento reduz o risco de erros, acelera o tempo de processamento do pagamento, melhora a transparência, aumenta a segurança e aumenta a produtividade. A automação de pagamentos não é mais apenas um luxo para grandes corporações, mas está se tornando cada vez mais necessária para empresas de todos os tamanhos.
No nível individual, a automação de pagamentos pode envolver o pagamento automático de contas de cartão de crédito, pagamentos de hipotecas, pagamentos de empréstimos e depósitos de poupança.
No nível empresarial, a automação de pagamentos envolve o uso de ferramentas de software para gerenciar e concluir o processo de pagamento de fornecedores. Isso inclui aprovar pagamentos, enviá-los por meio de diferentes métodos de pagamento, como transferências ACH, cheques, transferências e pagamentos com cartão virtual.
A automação acelera o tempo de processamento de pagamentos, garantindo que os pagamentos sejam feitos com precisão e no prazo. Os melhores serviços de pagamento automatizado integram perfeitamente esses processos, reduzindo o risco de erros e economizando tempo e dinheiro para as empresas.
Como funciona a automação de pagamentos?
As empresas recebem faturas de fornecedores por produtos ou serviços recebidos destes últimos. A fatura é processada, normalmente no departamento de contas a receber e, uma vez aprovada, é liberada para pagamento.
Os sistemas de automação de pagamento geralmente são integrados a um sistema de automação AP abrangente que abrange vários processos, incluindo captura de fatura, codificação, revisão, aprovação, autorização de pagamento e execução de pagamento.
Na fase de autorização de pagamento, a automação pode implicar no estabelecimento de regras de codificação dentro do software para iniciar os pagamentos.
Em um processo manual, um gerente de AP enviaria um lote de pagamentos para revisão por um autorizador de pagamento, que determinaria quais pagamentos liberar, reter ou rejeitar. No entanto, na ausência do autorizador de pagamento, o processo de liberação do pagamento pode sofrer atrasos, representando um obstáculo significativo para as operações manuais.
Com a automação, o pagamento de uma fatura pode ser aprovado ou recusado em qualquer local, seja no escritório, em casa ou em trânsito. Nesta fase, o autorizador de pagamento também pode decidir quando agendar o pagamento, como adiá-lo até a data de vencimento para economizar dinheiro ou pagar antecipadamente para receber um desconto.
Durante a fase de execução do pagamento do processo automatizado, os pagamentos aprovados são agendados e transmitidos. Depois que o pagamento é feito, os detalhes são sincronizados com o sistema contábil e a fatura é marcada como paga. Além disso, todos os registros de aprovação, cópias de faturas, recibos e registros de pagamento são vinculados à fatura, permitindo que qualquer pessoa que precise investigar a transação no futuro encontre todas as informações relevantes em um só lugar.
Um dos métodos mais comuns de sistemas de pagamento automatizados são as transferências ACH. O processo de pagamento usando transferências ACH envolve o beneficiário criando uma ordem de pagamento que é recebida pelo banco originador. O banco originador compila todos os POs e os envia para um ACH para processamento. O operador ACH então aprova e libera o valor da PO para o banco destinatário. Esse processo permite que os serviços de automação de pagamentos processem pagamentos com rapidez e precisão, sem envolvimento humano significativo, reduzindo o risco de erros e melhorando a eficiência geral do processo de pagamento.
Tipos de automação de pagamento
A automação de pagamentos pode vir de várias formas, cada uma com seus benefícios exclusivos. Aqui estão alguns dos tipos mais comuns de automação de pagamento:
- Pagamentos ACH (Automated Clearing House): Os pagamentos ACH são transferências eletrônicas de fundos entre contas bancárias nos Estados Unidos. Eles são uma forma econômica e confiável de automatizar pagamentos, principalmente para transações recorrentes, como folha de pagamento ou pagamentos de fornecedores. Os pagamentos ACH são processados em lotes, tornando-os mais eficientes do que transferências bancárias
- Transferências eletrônicas: As transferências eletrônicas são um método de transferência eletrônica de fundos entre bancos, normalmente para pagamentos grandes ou urgentes. As transferências bancárias podem ser caras e demoradas em comparação com outras formas de automação de pagamento, mas também são seguras e confiáveis.
- Pagamentos com cartão de crédito: Os pagamentos com cartão de crédito são uma forma popular de automação de pagamento, especialmente para transações online. Os pagamentos com cartão de crédito são rápidos, seguros e amplamente aceitos, o que os torna uma opção ideal para empresas que precisam fazer compras rapidamente.
- Faturamento eletrônico O faturamento eletrônico, ou faturamento eletrônico, é o processo de envio de faturas eletronicamente, e não por correio. A faturação eletrónica pode poupar tempo e dinheiro às empresas, automatizando o processo de faturação, reduzindo erros e melhorando o fluxo de caixa. A faturação eletrónica também permite que as empresas monitorizem os pagamentos de forma mais eficiente e comuniquem com os seus clientes em tempo real.
Benefícios da Automação de Pagamentos
Aqui estão alguns dos principais benefícios da automação de pagamentos:
Pagamentos imediatos
As soluções de pagamento automatizado podem promover o pagamento imediato para empresas com todos os níveis de volumes de transações. No caso de empresas com baixo volume de faturamento, sistemas automatizados foram mostrando ter pagamentos em dia 33% das vezes, em comparação com 24% sem automação. Da mesma forma, as empresas com volume moderado de faturas experimentaram uma tendência semelhante, com 42% das faturas de PO pagas no prazo com automação, contra 25% sem ela.
Maiores níveis de precisão
A automatização do processamento de pagamentos aumenta a precisão ao validar os dados da fatura em relação aos sistemas ERP ou de contabilidade, eliminando processos manuais e transferências de papel que causam erros e sinalizando faturas duplicadas.
A colaboração entre fornecedores e partes interessadas internas é facilitada e a inteligência de negócios é usada para identificar fornecedores problemáticos. Alguns provedores de tecnologia garantem precisão. A colaboração eletrônica permite a resolução eficiente de erros em comparação com os métodos manuais que dependem de e-mails e telefonemas não rastreados. De acordo com "O como, o porquê e o ROI da automação de AP” relatório, 23% das empresas experimentaram uma redução nas faturas duplicadas como resultado da implementação da automação.
Redução de custos
Os sistemas de pagamento automatizados oferecem benefícios de custo significativos para as empresas, aumentando a taxa de captura de descontos por pagamento antecipado e reduzindo as multas por atraso de pagamento. benchmarks IOFM mostram que a maioria dos departamentos de contas a pagar captura menos de 21% de todos os descontos de pagamento antecipado, mas a automação ajuda a abrir caminho para que as empresas paguem mais faturas dentro do período de desconto, simplificando o ciclo de aprovação de faturas. O relatório IOFM também mostra que um departamento de contas a pagar que processa 5,000 faturas por mês economiza US$ 55,650 por mês usando a automação.
Aumento da produtividade
A automação de pagamentos permite que os profissionais de contabilidade se concentrem em tarefas estratégicas, como planejamento de liquidez. Também reduz a necessidade de funcionários em tempo integral, aumentando a produtividade e a lucratividade. A colaboração em tempo real em documentos compartilhados agiliza os processos e elimina atrasos desnecessários, facilitando o trabalho dos funcionários remotos. Isso resulta em maior comodidade, menos frustrações e disputas e um ambiente de trabalho mais tranquilo. Os funcionários podem contribuir para a melhoria contínua do processo de contas a pagar, auxiliando no crescimento contínuo do negócio.
Reduz as oportunidades de fraude
Os processos de pagamento manual descentralizados apresentam uma vulnerabilidade significativa à fraude, pois há vários pontos de entrada para o pagamento de faturas falsas e visibilidade limitada de quem está sendo pago pelo quê. No entanto, a automação agiliza o processo, permitindo que todas as faturas passem por um sistema on-line para visibilidade completa e fácil identificação de pagamentos suspeitos. As soluções AP Automation estabelecem controles de pagamento automatizados, incluindo Segregação de Tarefas, Autenticação de Fator Duplo e Arquivos de Pagamento Positivo, que evitam fraudes internas e protegem contra invasões de contas. Os Ficheiros de Pagamentos Positivos transmitem diariamente um ficheiro de cheques emitidos aos bancos correspondentes, permitindo a verificação dos pagamentos autorizados.
Melhores práticas de automação de pagamento
Configurar e implementar serviços de pagamento automatizados não garante automaticamente que uma empresa colherá seus benefícios. Para realmente se beneficiar da automação de pagamentos, é essencial seguir as melhores práticas para sua implementação e gerenciamento. Essas práticas não apenas ajudam a evitar erros dispendiosos, mas também garantem o sucesso a longo prazo e a sustentabilidade dos resultados da empresa. Seguindo algumas boas práticas listadas abaixo, as empresas podem automatizar pagamentos com maior eficiência e reduzir custos.
- Garantir a conformidade com os regulamentos: as empresas devem garantir que seus processos de automação de pagamento cumpram todos os regulamentos relevantes, como o Padrão de segurança de dados do setor de cartões de pagamento (PCI DSS), o Regulamento geral de proteção de dados (GDPR) e os regulamentos contra lavagem de dinheiro (AML). . A conformidade com esses regulamentos pode ajudar a proteger os negócios de riscos jurídicos e financeiros.
- Verificação das informações de pagamento: antes de iniciar um pagamento, as empresas devem verificar a exatidão das informações de pagamento, como nome do destinatário, número da conta bancária e número de roteamento. Isso pode ajudar a evitar erros e evitar o envio de pagamentos para o destinatário errado.
- Manter a segurança e a privacidade dos dados: os processos de automação de pagamento devem ser projetados com medidas de segurança robustas para proteger contra fraudes, hackers e violações de dados. Isso inclui a implementação de criptografia, autenticação multifator e monitoramento regular de logs de acesso. As empresas também devem garantir que cumprem os regulamentos de privacidade de dados e protegem informações confidenciais, como detalhes de contas bancárias e dados pessoais.
- Revisão e atualização regulares dos processos: Os processos de automação de pagamento devem ser revisados e atualizados regularmente para garantir que ainda sejam eficazes e eficientes. Isso inclui monitorar quaisquer erros ou problemas, revisar fluxos de trabalho e processos de aprovação e incorporar feedback das partes interessadas. Ao revisar e atualizar regularmente seus processos de automação de pagamento, as empresas podem melhorar continuamente suas operações e obter melhores resultados.
Nanonets como parte de sua jornada de automação de pagamento
A Nanonets tem uma oferta interna chamada Fluxo que automatiza as contas a pagar de ponta a ponta. É uma plataforma ideal para empresas de pequeno a médio porte que desejam automatizar seu processo de AP de maneira totalmente personalizável e escalável.
Com importação automatizada, extração de dados de ponta, aprovações flexíveis e todas as opções de pagamento suportadas, o Flow é ideal para empresas em crescimento que buscam formalizar sua função financeira.
Os Nanonets também podem ajudar a automatizar o processo de Contas a Pagar:
- Importação e consolidação de dados de várias fontes – e-mail, documentos digitalizados, arquivos/imagens digitais, armazenamento em nuvem, ERP, API etc.
- Capturar e extrair dados de forma inteligente de faturas, recibos, faturas e outros documentos financeiros.
- Categorização e codificação de transações com base em regras de negócios.
- Configurar fluxos de trabalho de aprovação automatizados para obter aprovações internas e gerenciar exceções.
- Fazendo pagamentos em mais de 45 moedas em todo o mundo, usando ACH, cartão ou transferências.
- Conciliação de todas as transações.
- Integrando-se perfeitamente com ERPs ou software de contabilidade, como Quickbooks, Sage, Xero e muito mais.
Tirar
A automação do processo de pagamento pode beneficiar muito as empresas e seus clientes. Ele agiliza o processamento de pagamentos, reduz erros e oferece uma gama mais ampla de opções de pagamento aos clientes. Ao adotar tecnologias de automação de pagamento, como sistemas de pagamento com inteligência artificial, software de contabilidade inteligente e opções de pagamento móvel, as empresas podem melhorar sua saúde financeira, aumentar a eficiência e melhorar a satisfação do cliente. Ao investir em automação de pagamentos, as empresas podem ficar à frente, liberar recursos valiosos e se concentrar em suas principais competências.
À medida que o processamento automatizado de pagamentos continua a evoluir, ele sem dúvida desempenhará um papel cada vez mais crítico no sucesso dos negócios em todos os setores.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
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