Para as pequenas empresas, a gestão eficaz do caixa é mais do que um imperativo financeiro – é a chave para a sobrevivência. É por isso que uma gestão eficaz de contas a pagar é a base da gestão de caixa a longo prazo. Felizmente, os avanços digitais, como a inteligência artificial e a computação em nuvem, estão trazendo soluções de contabilidade para megacorporações para a Main Street.
Existe uma variedade de soluções e plataformas, mas certifique-se de que sua seleção funcione para você – todas as empresas são únicas, com plataformas capazes de se adaptar às suas necessidades, e garantir que suas necessidades sejam atendidas antes de um compromisso de longo prazo é a melhor maneira de aproveitar ao máximo valor da sua pequena empresa software de contas a pagar.
Desafios específicos que as pequenas empresas enfrentam e como o software AP pode ajudar
As pequenas empresas enfrentam uma série de desafios e problemas únicos que prejudicam o crescimento e a eficiência. Infelizmente, muitos recursos educativos tendem a ignorar estes problemas únicos em favor daqueles enfrentados por operações maiores a nível empresarial. E porque não? Em comparação, os problemas das pequenas e médias empresas são pequenos – mas esse não é o caso se você for proprietário de uma pequena empresa tentando lidar sozinho com questões específicas da escala.
Para alguns problemas, porém, a implementação de software de AP ajuda bastante a minimizar alguns dos problemas mais graves e incapacitantes. Alguns dos problemas que são devastadores quando você os enfrenta incluem:
1. Entrada manual de dados e erros inevitáveis: O software AP automatiza a captura, integração e armazenamento de dados – garantindo sua integridade e reduzindo erros do usuário.
2. Pagamentos atrasados e taxas: Ao usar o agendamento automatizado no software AP, as pequenas e médias empresas podem ficar atentas às janelas de pagamento, evitar atrasos nos pagamentos e até mesmo maximizar descontos por pagamento antecipado.
3. Sistemas de papel ineficientes: A contabilidade é um dos poucos domínios em que os objetivos da sociedade sem papel ainda não penetraram totalmente; a digitalização das operações por meio de software AP ajuda a eliminar a necessidade de excesso de papel, aumenta a eficiência (especialmente para chás remotos ou dispersos) e é mais ecologicamente correta.
Outros desafios mais impactantes incluem:
Desafio nº 1: Recursos limitados
As pequenas empresas têm frequentemente recursos financeiros e capital humano limitados, tornando a gestão das margens fundamental para o sucesso e o crescimento a longo prazo.
Como o software AP para pequenas empresas pode ajudar: O software AP ajuda a resolver desafios de recursos, automatizando tarefas contábeis comuns, reduzindo a carga sobre a equipe humana para que possam dedicar melhor tempo a outros lugares e, de modo geral, facilitando uma melhor alocação de recursos.
Desafio nº 2: entrada e processamento de dados
Abordamos este brevemente acima, mas vale a pena reiterar. A entrada manual de dados e o processamento de documentos são demorados, propensos a erros e tendem a se acumular até que possamos realmente precisa para chegar lá – acumulando erros à medida que corremos pela entrada de dados.
Como o software AP para pequenas empresas pode ajudar: O software AP automatiza a entrada e o processamento de dados, reduzindo o tempo gasto (melhorando a alocação de recursos) e diminuindo a taxa de erros para melhorar a conformidade e reduzir o risco de multas, auditorias ou fornecedores insatisfeitos.
Desafio nº 3: Gestão de Fornecedores
Falando em fornecedores, o gerenciamento de fornecedores é uma luta comum para pequenas e médias empresas que lidam com relacionamentos múltiplos ou complexos com fornecedores. Manter relacionamentos de qualidade com os fornecedores é fundamental para o sucesso, mas gerenciar vários pode ser difícil e demorado.
Como o software AP para pequenas empresas pode ajudar: O software AP simplifica o gerenciamento de fornecedores, organizando informações do fornecedor, rastreando o histórico de pagamentos e datas de vencimento, automatizando as comunicações e armazenando toda a documentação para melhorar a eficiência do gerenciamento de fornecedores.
O melhor software de contas a pagar para pequenas empresas
Depois de concluir esta avaliação, você deverá saber o que procura em software de contas a pagar. A próxima etapa é comparar as diversas opções de software disponíveis.
Aqui está uma pequena lista de algumas excelentes soluções de software de contas a pagar que as pequenas empresas devem considerar:
1. Automação de contas a pagar Nanonets
A automação integrada de contas a pagar da Nanonets oferece um balcão único para pequenas e médias empresas para gerenciamento de faturas, criação de fluxo de trabalho e integração sob medida, ao mesmo tempo que oferece uma solução baseada em nuvem para processar uma ampla variedade de formatos, idiomas e estruturas de faturas, melhorando, em última análise, a eficiência de contas a pagar.
A Nanonets oferece ferramentas às pequenas empresas para refinar a coleta e o processamento de dados de faturas, recibos e pedidos de compra, reduzindo significativamente a entrada manual de dados e aumentando a precisão. Os recursos de IA da plataforma se estendem à verificação de dados, ao alinhamento de faturas com pedidos de compra e à automatização do processo de aprovação, tudo contribuindo para maior eficiência e menos erros. Com a capacidade de importar faturas em massa de uma variedade de fontes, como Gmail, Google Drive, SharePoint e Dropbox – e com gatilhos Zapier para atualizações automáticas – Nanonets garante um fluxo constante e gerenciável de dados de faturamento.
A Nanonets também exporta faturas processadas e gerenciamento de contas a pagar em sistemas contábeis populares, incluindo Xero, SAP, Sage e QuickBooks, o que minimiza a entrada manual e garante a integridade dos dados. Lembretes automatizados, atribuições de tarefas e acompanhamentos fazem parte do pacote, mantendo todas as partes interessadas informadas e engajadas por meio de painéis e notificações transparentes.
Nanonets facilita a extração de dados e a integração em vários formatos como CSV, JSON e XML, agilizando a análise de dados. Ele acelera o processo de aprovação e pagamento automatizando a distribuição do fluxo de trabalho, fornecendo hierarquias de aprovação personalizáveis e implementando regras de pagamento automático junto com gateways de pagamento integrados. A conformidade também é um recurso importante, com correspondência tridirecional integrada para faturas, pedidos de compra e recibos de entrega, arquivamento automático, trilhas de auditoria e controles de acesso baseados em funções.
O sistema foi projetado para atualizar automaticamente informações em nível de SKU e combinar códigos de fornecedores e de razão geral em sistemas ERP, o que ajuda a reduzir erros e refinar o gerenciamento financeiro geral. Para os fornecedores, o processo é facilitado com importação automatizada de faturas, atualizações de status e pagamentos pontuais, todos os quais cultivam relacionamentos mais fortes com os fornecedores.
Para pequenas empresas com presença internacional ou ambições de expansão, a Nanonets está equipada para lidar com faturamento em várias moedas e em vários idiomas, um recurso crucial para o comércio global. As qualidades de destaque deste sistema incluem o manuseio adequado de documentos estruturados e não estruturados, suporte multimoeda e multilíngue, IA avançada para extração e validação precisa de dados e fluxos de trabalho personalizáveis e processos de aprovação, todos os quais se combinam para tornar Nanonets uma solução de automação de contas a pagar abrangente e pronta para o futuro.
Preços
Você poderá processar de 1 a 500 faturas gratuitamente, com documentos subsequentes custando US$ 0.30 cada. Se a sua pequena empresa tende para o lado maior, o plano Pro oferece até 5,000 páginas por apenas US$ 499 mensais.
2. Bill.com
Bill auxilia pequenos e empresas de médio porte com o gerenciamento financeiro, fornecendo uma solução baseada em nuvem para contas a pagar e a receber que agiliza e automatiza as operações de back-office de uma SMB. A ferramenta permite que as empresas criem, despachem, recebam e supervisionem faturas, reduzindo o tempo de entrada manual de dados e despesas de capital.
Ele agiliza o processamento de pagamentos de pequenas empresas, automatizando aprovações e lembretes, ajudando as empresas a gerenciar seu fluxo de caixa de forma mais eficaz e garantindo transações imediatas. A integração com o BILL é muito fácil, pois ele sincroniza perfeitamente com softwares de contabilidade e sistemas ERP amplamente utilizados, mantendo a continuidade dos dados.
Os usuários desfrutam de conveniência acessível através de qualquer dispositivo, garantindo flexibilidade para gerenciar finanças em qualquer lugar. A plataforma atende às necessidades de negócios globais com recursos de pagamentos internacionais, simplificando as transações com fornecedores estrangeiros, não importa quão remotos sejam.
Além disso, o BILL aumenta a responsabilidade e a transparência, fornecendo uma trilha de auditoria detalhada das atividades de fatura e pagamento. Com sua interface amigável, opções robustas de integração, rastreamento eficiente de faturas e pagamentos e sólido suporte ao cliente, o BILL se destaca como uma ferramenta inestimável para gestão financeira.
Preços
BILL oferece plataformas AP/AR separadas que podem ser agrupadas em uma única conta. O pacote AP/AR custa US$ 79 mensais por usuário, com pacotes discretos a partir de US$ 45 por usuário.
3. QuickBooks da Intuit
QuickBooks oferece uma série ampla e popular de soluções contábeis que vão muito além de contas a pagar, apresentando uma interface intuitiva e ferramentas poderosas projetadas para ajudar pequenas empresas a gerenciar suas finanças com maior eficiência.
O software QuickBooks permite que as empresas monitorem meticulosamente receitas e despesas, fornecendo uma visão transparente de sua saúde financeira. Ele vem equipado com ferramentas avançadas de relatórios para gerenciar o fluxo de caixa de maneira eficaz. QuickBooks também oferece a conveniência de aceitar cartão de crédito e transferências bancárias em qualquer lugar com um leitor de cartão GoPayment gratuito, aumentando as taxas de pagamento pontual e melhorando o fluxo de caixa.
Da mesma forma, a execução da folha de pagamento torna-se um processo rápido e sem erros, seja feito de forma independente ou por meio da atualização do Full Service Payroll. O software simplifica o rastreamento de funcionários e horas faturáveis, promovendo o gerenciamento proativo de horas extras e processos tranquilos de folha de pagamento e faturamento.
As pequenas empresas também podem colaborar com QuickBooks Live Bookkeeping para suporte especializado baseado nos EUA, garantindo que seus registros financeiros sejam consistentemente precisos e atualizados. A acessibilidade aos dados é muito fácil, com a flexibilidade de acessar informações entre dispositivos a qualquer momento. QuickBooks agiliza a importação de faturas e o gerenciamento de contas a pagar, automatizando tarefas essenciais para precisão e confiabilidade. Os recursos de destaque do QuickBooks incluem sua abordagem abrangente ao gerenciamento financeiro, uma interface simples e fácil de usar, ferramentas robustas de gerenciamento e relatórios de fluxo de caixa e a facilidade de rastreamento de receitas, despesas e horas faturáveis, tornando-o uma escolha de primeira linha para finanças. Programas.
Preços
QuickBooks oferece uma variedade de faixas de preços projetadas para atender suas pequenas e médias empresas onde elas precisam de você. Seu pacote Simple Start começa em US$ 15 por mês, mas a maioria das pequenas empresas obtém o máximo valor começando com o Plus Plat por US$ 45 mensais.
4. Sábio Intacto
Sage Intacct é um software de contabilidade robusto muito apreciado para gerenciamento de contas a pagar. Uma plataforma baseada em nuvem, o Sage Intacct oferece uma variedade de recursos feitos para pequenas empresas que desejam agilizar suas operações financeiras. Com o Sage Intacct, as empresas podem gerir e adaptar os fluxos de trabalho de aprovação às suas necessidades, definindo limites de gastos apropriados em vários departamentos e exercendo maior controlo sobre as despesas.
A automação é um benefício importante, minimizando erros e economizando um tempo valioso. Para empresas com presença global, a capacidade do software de gerenciar conversões em várias moedas e relatórios fiscais locais é inestimável.
Além do básico, o Sage Intacct fornece módulos avançados que se estendem à folha de pagamento, RH, planejamento e análise, fornecendo assim um kit de ferramentas de gestão financeira completo.
Os recursos de destaque do Sage Intacct incluem seu amplo espectro de ferramentas de gestão financeira, módulos avançados para diversas operações financeiras, fluxos de trabalho de contas a pagar personalizáveis que oferecem controle aprimorado, capacidade de lidar com atividades financeiras complexas, como transações em várias moedas e relatórios fiscais, e a garantia de conformidade com GAAP. para atender às demandas regulatórias.
Preços
Você precisará trabalhar com um gerente de conta; nenhum preço é divulgado na página pública da Sage Intacct
5. Carimbo
Stampli é um software especializado de contas a pagar para pequenas empresas, com ênfase em processos automatizados de faturas e mecanismos de aprovação. Este sistema foi projetado para aumentar significativamente a eficiência e a precisão das operações de AP.
Ao empregar Stampli, as pequenas empresas estão equipadas para automatizar as complexidades de captura, codificação e aprovações de faturas, o que serve para refinar o fluxo de trabalho geral de AP. A plataforma consolida colaboração, comunicação, documentação e fluxos de trabalho relacionados a faturas em uma interface unificada, simplificando as interações e o rastreamento. Sua tecnologia de IA foi projetada para aprender e se adaptar aos procedimentos de AP específicos de uma empresa, assumindo tarefas manuais para economizar tempo e reduzir erros humanos.
Além disso, Stampli simplifica o gerenciamento de pedidos de compra, permitindo correspondências perfeitas de pedidos de compra de 2 e 3 vias, processamento de pagamentos parciais, ajustes de itens de linha e adições dentro da própria plataforma. A solução abrangente de gerenciamento de fornecedores incorporada no Stampli não apenas fortalece as relações com os fornecedores, mas também garante integração eficiente do fornecedor, gerenciamento de informações e conformidade por meio de documentação meticulosa.
O suporte multientidade do software é uma vantagem para empresas que processam e pagam faturas em diferentes departamentos, escritórios, empresas ou localizações geográficas, tudo a partir de um sistema único. Ferramentas poderosas de análise e relatórios fornecem insights imediatos sobre faturas, desempenho dos funcionários e a saúde geral dos processos de contas a pagar. Além disso, o Stampli oferece acesso com um clique a todas as conversas e atividades pertinentes relacionadas a cada fatura, simplificando assim o processo de suporte à auditoria e garantindo que o negócio esteja sempre preparado para auditorias.
Stampli se distingue por um sistema intuitivo de gerenciamento de fornecedores, a capacidade de oferecer suporte a várias entidades de negócios a partir de uma única plataforma e recursos robustos de análise e relatórios que, juntos, o tornam uma ferramenta formidável no domínio do software de contas a pagar.
Preços
Stampli fornece orçamentos mediante solicitação, mas não divulga preços em seu site.
6. Base Aérea
A Airbase oferece uma plataforma abrangente de automação de contas a pagar que serve como uma solução abrangente para empresas, fornecendo amplos recursos para pagamentos globais, conformidade automatizada e transparência imediata em todo o ciclo da aquisição ao pagamento.
As pequenas empresas que utilizam a Airbase obtêm acesso ao suporte para moedas internacionais, permitindo pagamentos a fornecedores em mais de 200 países usando uma variedade de métodos, incluindo ACH, cheques, cartões virtuais, transferências internacionais ou créditos de fornecedores em mais de 145 moedas. A sincronização em tempo real da plataforma com a contabilidade automatiza o compliance, garantindo precisão e eficiência, o que é particularmente crucial durante os períodos de auditoria ou no encerramento de contas mensais.
O recurso de categorização automática do Airbase agiliza o processo de codificação, marcação e registro de transações no razão geral, facilitando significativamente a tarefa de reconciliações bancárias no final do mês. Ele também fornece um relatório detalhado da atividade bancária para transações individuais, simplificando o rastreamento e o gerenciamento financeiro.
A natureza colaborativa da plataforma Airbase garante uma comunicação clara e cumpre os requisitos de conformidade e segurança para todas as partes interessadas, permitindo que os funcionários de diferentes grupos empresariais trabalhem juntos de forma eficaz. Para demandas complexas de compras, o moderno sistema de gerenciamento de gastos da Airbase é adequado para diversas necessidades do setor, capturando e rastreando dados essenciais automaticamente para a equipe de compras, aumentando assim a eficiência e agilizando os processos.
Preços
A equipe de vendas da Airbase terá prazer em ajudar na precificação de seu software de contas a pagar para pequenas empresas solução, mas você precisará falar com eles para descobrir – nenhum preço está listado em seu site.
7. tipalti
Tipalti é nossa análise final das contas a pagar para pequenas empresas. Tipalti é uma plataforma de automação de contas a pagar de ponta a ponta projetada para agilizar todo o processo de contas a pagar para pequenas e médias empresas. Tipalti gerencia pagamentos e cuida de todas as etapas, incluindo integração de fornecedores e facilitação de pagamentos globais, conformidade fiscal e reconciliação.
Com o Tipalti, as pequenas empresas podem gerenciar facilmente pagamentos em massa em uma rede global de fornecedores (e até mesmo influenciadores e equipes de marketing exclusivas!), oferecendo opções de pagamento em diversas moedas e métodos, incluindo ACH, transferências eletrônicas, PayPal e muito mais. O alcance global dos pagamentos é, obviamente, fundamental para as pequenas empresas que procuram expandir as suas operações internacionalmente. O software simplifica o cumprimento das obrigações fiscais ao automatizar a recolha e validação de formulários fiscais, bem como os relatórios de pagamento de impostos, que são essenciais para o cumprimento de diversas regulamentações fiscais internacionais.
A automação de contas a pagar da Tipalti também se estende ao processamento de faturas, oferecendo suporte à captura automatizada de faturas, fluxos de trabalho de aprovação e reconciliação de pagamentos em tempo real, o que pode reduzir significativamente a carga de trabalho das equipes de contas a pagar. Os recursos de integração da plataforma significam que ela pode se conectar perfeitamente a uma infinidade de sistemas ERP e de contabilidade, garantindo que os dados financeiros fluam de maneira suave e precisa em todos os sistemas de negócios.
Preços
Tipalti começa em US$ 129 mensais e aumenta com base em suas necessidades e complexidade.
Quais conjuntos de recursos as pequenas empresas devem priorizar ao avaliar software AP?
As necessidades da sua SMB são amplas, portanto, definir um conjunto estrito de recursos para atender a todos os requisitos de software de contas a pagar para pequenas empresas não é útil. Em vez disso, veremos alguns componentes principais comuns a serem exigidos de seu software de automação de contas a pagar:
- Gerenciamento automatizado de faturas e pagamentos: Este é o mínimo, mas procure descobrir quão precisos, oportunos e confiáveis são os principais recursos de automação.
- Integração: O software de automação de contas a pagar para pequenas empresas precisa funcionar para você e com você - e não o contrário. Certifique-se de que o software selecionado não seja excessivamente restritivo aos sistemas existentes.
- Segurança: As ameaças cibernéticas são um perigo real e presente, especialmente quando se trata de crimes financeiros virtuais. Certifique-se de que suas informações – e as de seus fornecedores – estejam seguras.
- Gestão de pagamentos no exterior: Se você trabalha com fornecedores internacionais, conhece a dificuldade que pode ser o gerenciamento de transações estrangeiras. Se for aplicável ao seu negócio, garantir que isso ajude nas transações internacionais pode economizar muito tempo e dor de cabeça.
Quais integrações de software de contas a pagar são mais valiosas para empresas de pequeno porte?
Novamente, as integrações dependem dos negócios. Mas, como dissemos acima, seu software de automação de AP deve funcionar dentro do seu ecossistema atual, em vez de forçar a equipe a se adaptar. As integrações comuns para validar antes de confirmar incluem:
- Outras plataformas de contabilidade
- ERP, se aplicável
- Bancos e plataformas bancárias
- Ferramentas de gerenciamento de compras/estoque
- Ferramentas analíticas – algumas oferecem análises internas, mas se você tiver preferência, certifique-se de que elas sejam integradas.
[H3] Quais benefícios o software de contas a pagar traz para as pequenas empresas?
Gerenciar suas contas a pagar como proprietário de uma pequena empresa não é apenas uma perda de tempo valioso – está custando dinheiro real em termos de recursos mal alocados, ao mesmo tempo que amplifica o potencial de erro, não importa quão diligente você seja. Você também deve esperar que seu software de contas a pagar:
1. Simplificando o processamento de faturas: as empresas recebem faturas em vários formatos – desde papel até e-mails. Um software de contas a pagar automatiza a captura e inserção dessas faturas no sistema, eliminando a entrada manual de dados e reduzindo as chances de erros.
2. Melhor visibilidade das contas a pagar: obtenha visibilidade em tempo real de suas contas a pagar: qual é o status de uma fatura, quando o pagamento vence, quem o aprovou, forma de pagamento e muito mais. Essa transparência ajuda na melhor gestão do caixa e garante pagamentos pontuais.
3. Relacionamentos aprimorados com fornecedores: programe e faça pagamentos dentro do prazo, sempre, com lembretes automatizados e recursos de agendamento. A extração precisa de dados evita erros nos valores dos pagamentos ou nos detalhes, garantindo que não haja problemas nos pagamentos dos fornecedores. Isso promove a confiança e constrói melhores relacionamentos com seus fornecedores.
4. Melhor conformidade e trilhas de auditoria: históricos detalhados de transações, correspondência de três vias e outros recursos de trilha de auditoria facilitam a manutenção da conformidade e a preparação para auditorias. Isso também ajuda na detecção e prevenção de atividades fraudulentas.
5. Gestão eficiente do fluxo de caixa: recursos como fluxos de trabalho de aprovação de faturas, agendamento de pagamentos e relatórios em tempo real permitem que o software de contas a pagar gerencie o fluxo de caixa com eficiência. Ele garante que sua empresa tenha a quantia certa de dinheiro em mãos no momento certo – sem atrasos nos pagamentos, descontos perdidos ou transações duplicadas.
Resumo
O software de contas a pagar está gradualmente trazendo soluções de contabilidade de nível empresarial para pequenas empresas. Ao automatizar todo o espectro de processos de AP – captura de faturas, processamento de pagamentos, gerenciamento de fornecedores, relatórios financeiros e muito mais – essas soluções são um primeiro passo importante para agilizar operações simplificadas. Eles economizam tempo e reduzem as taxas de erro humano, ao mesmo tempo que fornecem insights sobre a saúde financeira de uma empresa por meio de análises robustas e ferramentas de relatórios.
À medida que as pequenas empresas enfrentam concorrência e complexidade crescentes nas suas operações, a adoção de software de AP abrangente não é apenas uma questão de conveniência, mas um requisito essencial. Permite que as empresas se concentrem no crescimento e na inovação, mantendo ao mesmo tempo o controlo das finanças, garantindo que continuam com muito dinheiro num ecossistema económico restritivo. O valor do investimento em software de contas a pagar é real e tangível, mas o maior benefício é o tempo economizado e direcionado para seus objetivos reais – crescimento e qualidade.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-software-small-business/
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