Potrivire în trei direcții pentru conturile de plătibile: un ghid aprofundat

Business finance teams perform a 3 way match of vendor invoices as an essential accounts payable process. By 3 way matching supporting documents, companies can detect duplicate, erroneous, or fraudulent payments.

The goal of this article is to understand the 3 way match process, the pain points of manual matching processes, how to automate the three way matching process, and the benefits of automation.

3 way matching is best performed as an automated workflow powered by accounts payable automation solutions such as Nanonets.

Ce este o potrivire cu 3 sensuri?

All payments involve some sort of verification to avoid fraud and ensure that financial details in supporting documents match each other.

A 3 way match is an internal control process comparing the purchase order (PO) against the good received note (GRN) and the concerned supplier’s invoice.

A 2 way match, in comparison, only compares the PO with the invoice. The quantity billed (in the invoice) should match the quantity ordered (in the purchase order). And the invoice price should match the price quoted in the purchase order.

The 2 way matching process is the default approach to verify invoices across organisations. But companies are increasingly adopting three way matching to add an additional layer of verification and prevent overspending.

3 way matching helps approve invoice payments faster and also flag any inconsistencies, errors or potential fraud.

Three way matching compares line item details and totals across purchase orders (PO), receipts for good (verified receiving document and packing slip), and vendor invoices sent to the customer.

A successfully verified invoice must match the PO and receipt within acceptable tolerance levels. An invoice that fails matching tolerances is placed on hold and is sent for appropriate review.

---

Doriți să vă automatizați procesele manuale de potrivire în trei direcții? Rezervați o demonstrație live de 3 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Programează o demonstrație

---

Cuprins

How to 3 way match?

procesul de plată a conturilor is largely dependent on tracking details across three documents: purchase orders, order receipts and invoices.

Before processing vendor payments, AP teams go over these 3 documents to verify that the product/service received by the company matches the details of what was initially ordered/requested.

Mod 3 potrivirea facturilor helps highlight errors or inconsistencies in any of the 3 important documents mentioned above. Errors/issues could include wrong payment details, inflated/incorrect prices, wrong or damaged products etc.

If errors are flagged in the 3 way matching process, the invoice is put on hold and payment is withheld. Once the issue is reconciled and a successful three way match, the invoice can be processed and paid.

3 way match example

Pentru a ilustra, să presupunem că un cumpărător, Cumpărător Inc., primește o factură de 1500 USD de la un furnizor/furnizor, Furnizor Inc., pentru o sută de pen drive:

• Echipa AP compară/potriviază mai întâi factura cu PO pentru a verifica dacă descrierea (pen drive-uri), cantitatea (100), costul (15 USD per bucată), prețul total (1500 USD) și condițiile (termenii de plată) se potrivesc cu cele din PO aprobat.
• În continuare, detaliile facturii și ale PO sunt comparate/potrivite cu cele din bonul de comandă (raport de primire). Această chitanță este întocmită de departamentul de primire pe baza bonului de livrare care vine odată cu livrarea. Tipul și cantitatea de pen drive-uri (100), prețul (15 USD pe bucată) și prețul total (1500 USD) trebuie să se potrivească cu cele detaliate în comanda și factura originală.
  • De asemenea, departamentul de primire verifică deteriorarea și calitatea în această etapă.

Dacă factura, comanda și chitanța de comandă se potrivesc exact (sau într-un nivel de toleranță acceptabil), atunci aveți o potrivire cu succes în trei direcții. Factura poate fi acum plătită de echipa AP.

If the 3 documents don’t match – above the three way matching tolerance level – then the invoice is put on hold until the errors/issues are sorted.

Let’s briefly look at each of these documents and see how they relate to the accounts payable 3 way matching process:

Comandă de achiziție

A purchase order or PO is a company’s standard, sequentially numbered form that lists the products or services it requires. The purchase order is used to authorise a purchase.

The PO becomes a contract when it is sent to and accepted by the vendor that intends to deliver the goods or services. departamentul de achizitii generează o comandă de cumpărare pe baza unui semnat și aprobat cerere de cumpărare după selectarea furnizorului.

procesul comenzii de cumpărare captures company name and logo, vendor name and contact information, legal and payment terms, discounts offered, purchase order number, company billing and shipping address, line items with descriptions, pricing, quantities ordered, extended amount, subtotal, sales tax if any, and total amount.

Primire

A receipt is a physical or electronic document that reflects the actual receipt of goods/services. Receipts are verified by the company’s receiving department against the itemized vendor packing slip included with the delivered products.

The receipt references the payment method as well as the purchase order number  – facilitating document matching.

Primirea mărfurilor poate fi livrarea întregii comenzi de cumpărare sau o expediere parțială dacă orice produse sunt comandate înapoi pentru livrare ulterioară sau expediate dintr-o altă locație.

Factura furnizorului

A vendor invoice is a document that bills the customer for goods delivered or services rendered. The invoice is a request for payment.

Invoice fields are primarily the same as those of a purchase order.

Invoices also mention an invoice number, order dates, shipment dates, remittance address, payment terms, early payment discounts, subtotal, sales tax, and total amount due.

---

Automatizați captarea datelor, creați fluxuri de lucru și eficientizați procesul de potrivire în trei direcții în secunde. Nu este necesar niciun cod. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.

Programează o demonstrație

---

Pain points in manual matching

Manual 2 way or 3 way matching can be a painfully slow, expensive and error-prone. Automatizarea potrivirii în trei moduri și a fluxului de lucru de aprobare a conturilor de plătit would definitely help AP teams focus on higher value tasks and save them from a mountain of manual paper work.

Manual matching of thousands of supporting documents can be time-consuming, expensive and labour-intensive. AP teams end up spending lots of man-hours manually hunting for every invoice, PO and receipt!

Delays and errors force the accounts payable team to work overtime and could also bring on penalties for late payments to vendors.

Iată câteva dintre punctele majore de durere din procesul manual de potrivire în trei căi, care ajung să provoace întârzieri și depășiri de costuri:

---

Rezervați această demonstrație live de 30 de minute pentru ca aceasta să fie ultima dată când va trebui să introduceți manual datele din facturi sau chitanțe în software-ul ERP.

Programează o demonstrație

---

Beneficiile automatizării procesului

Automatizarea procesului de potrivire în trei moduri abordează majoritatea, dacă nu toate, punctele dure ale potrivirii manuale descrise mai sus. Iată câteva dintre principalele motive pentru care afacerile automatizează din ce în ce mai mult potrivirea în trei căi și procesul AP mai mare:

Furnizați piste de audit

O abordare digitală automatizată asigură că toate înregistrările sunt consecvente și oferă o singură sursă de adevăr. Când datele sunt ușor accesibile în orice moment, companiile pot accesa piste de audit clare și pot identifica rapid inconsecvențele financiare.

Reduceți ratele de eroare și fraudă

Automated 3 way matching software operate on preset rules/workflows based on tolerance levels and approvals. Such automated workflows are rapid and highly accurate.  They quickly flag errors and potential cases of fraud so that AP teams can take immediate action.

Îmbunătățiți relațiile cu furnizorii

Un flux de lucru AP supraalimentat cu potrivire în trei căi asigură plățile furnizorilor în timp util. Vânzătorii apreciază plățile anticipate și ar putea oferi reduceri în schimb. Astfel, automatizarea poate ajuta la economisirea costurilor, stabilind în același timp un lanț de aprovizionare stabil.

Măriți linia de jos

Automating three way matching and other AP processes saves time, reduces labour costs, prevents fraud/errors, and provides vendor discounts in the long run. This plays a significant role on the company’s bottom line.

Sincronizare perfectă

Close your books faster by syncing your 3-way match directly on to your ERP or accounting software.

---

Configurați fluxuri de lucru AP fără atingere și eficientizați procesul de conturi de plătit în secunde. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.

Programează o demonstrație

---

How to automate 3 way matching and AP workflows

pod Software de automatizare AP, precum Nanonets, poate ajuta organizațiile să treacă de la potrivirea manuală în trei moduri la un flux de lucru automat complet fără atingere. Echipele AP din intreprinderi folosesc Nanonets pentru a construi fluxuri de lucru automate pentru conturi de plată.

Automatizarea AP și fluxurile de lucru de potrivire în trei direcții configurate pe Nanonets pot reduce cu 3% volumul de lucru al departamentului AP fără a angaja personal suplimentar.

Cu Nanonets puteți configura un flux de lucru automat de potrivire AP în 3 căi care:

• Extrage documente și fișiere din mai multe surse - e-mail, documente scanate, fișiere/imagini digitale, stocare în cloud, ERP etc.
  • Clasifică și sortează corect documentele ca facturi, OP și chitanțe
• Citește și captează cu acuratețe datele din toate facturile, bonurile și chitanțele
• Reconciliază câmpurile, cheltuielile, soldurile și informațiile la nivel de SKU între facturile, OP-urile și chitanțele aferente printr-o potrivire în trei direcții
  • Semnalează erorile de potrivire în trei direcții care încalcă nivelurile de toleranță sau trimite facturi pentru aprobare ulterioară pentru o potrivire trilaterală reușită.
• Gestionați toate fluxurile de lucru de cheltuieli, de la crearea unui raport de cheltuieli până la obținerea aprobărilor managerului
• And sync/integrate all the above with any ERP, accounting software or business tool of your choice
  • Ne integrăm cu ușurință cu Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks și multe altele

Salvați-vă echipa AP de sarcini care implică munți de hârtie. Rezervați o demonstrație pentru a vedea cum Nanonets vă poate automatiza toate procesele AP.

Programează o demonstrație

---