Care este procesul de achiziție?

Natura inerentă a conducerii unei afaceri necesită să transformați chiar și cele mai banale acțiuni de zi cu zi în cadre bazate pe procese sau sisteme pentru a gestiona conformitatea, preveni frauda, și menține-ți nava să funcționeze fără probleme. În acest scop, deși sunteți obișnuit să treceți un card sau să predați numerar atunci când trebuie să cumpărați bunuri sau servicii acasă, obținerea acelorași ca parte a unei structuri corporative transformă o simplă tranzacție în procesul de achiziție.

 

Dar, deși achiziția este mai lungă și necesită mai mult timp și atenție decât trecerea fără minte a unui card, nu trebuie să fie dificil sau neplăcut. Dacă aveți experiență în roluri similare, în special abil în gestionarea funcțiilor birocratice sau utilizați multe dintre platformele de achiziții automate de astăzi, sunteți pe cale să deveniți un achizitii pro.

Dar mai întâi trebuie să aveți o înțelegere solidă a ceea ce presupune procesul de achiziție, procedurile de achiziție, etapele procesului de achiziție și capcanele obișnuite asociate achizițiilor – precum și tehnicile de navigare prin acestea.

Ce este achizițiile?

Achiziția este tehnica formalizată, codificată și bazată pe proces pentru a comanda materiale, bunuri sau servicii în numele companiei dvs. Achiziționarea este adesea expresia asociată cu o conexiune mai profundă cu furnizorul, așa că gestionarea procesului de achiziție a furnizorului prin interacțiunea cu furnizorii este esențială.

În trecut, achizițiile a fost un proces manual care necesita o mulțime de documente și cea mai prețioasă marfă la locul de muncă din toate – timpul. Chiar și evoluțiile recente, cum ar fi foile de calcul digitale și e-mailul, sunt prea lente pentru a se potrivi cu ritmul corporativ de astăzi și pot avea un efect material asupra profitului dvs. dacă achizițiile nu sunt optimizate.   

În cele din urmă, a strategia de achizitii de calitate se potrivește nevoilor dvs. (materiale, bunuri, servicii etc.) cu o serie optimizată de fluxuri de lucru care reduc costurile, se execută rapid și vă mențin compania în condiții excelente cu echipele dvs. de furnizori.

Tipuri de achiziții

În timp ce achizițiile specific variază pe scară largă, achizițiile companiei dvs. vor intra probabil sub una dintre cele trei umbrele principale:

Achizitii directe

Aceasta este efectiv declarația dvs. de venit Costul bunurilor reflectă. Achizițiile directe includ orice achiziție de obiecte materiale care contribuie direct la veniturile și vânzările dvs. de top. În funcție de industria dvs., acestea ar putea fi materii prime, cum ar fi cheresteaua pentru producție sau stocul angro pentru revânzare.

Achizitii indirecte 

Aceste articole ar cădea sub SG&A cheltuieli în declarația dvs. de venit. Acestea includ orice cumpărat, cumpărat și procurat pentru uz intern al firmei. Elementele pot include bilete de avion către o conferință, mobilier de birou nou sau utilități de zi cu zi, cum ar fi apă și electricitate. Deși sunt necesare pentru afaceri, articolele de achiziții indirecte nu vă afectează direct veniturile. 

Achizitii de servicii

Tipul final de achiziție include orice lucru care îmbunătățește rezultatele angajaților sau ale companiei, eficiența sau calitatea muncii. Acestea includ abonamente la software, servicii de consultanță unice sau chiar contractori temporari pentru a acoperi ciclurile de afaceri aglomerate.

Ce este procesul de achiziție?

Procesul de achiziție descrie procedura standard de operare (SOP) specifică firmei dumneavoastră pentru executarea achizițiilor de către furnizor. Codificarea unui proces formal de achiziție, în comparație cu aruncarea de numerar sau oferirea fiecărui angajat un card de credit, are câteva beneficii specifice și cuantificabile:

1. Previne frauda, ​​risipa și abuzul.
2. Ajută la menținerea unei piste de hârtie pentru conformitatea cu reglementările.
3. De-a lungul timpului, urmărirea îndeaproape a proceselor de achiziții descoperă ineficiențe sau deșeuri organizaționale de eliminat, îmbunătățind în cele din urmă profitul.

Din nou, procesul dumneavoastră specific de achiziție al furnizorului va varia în funcție de POS, rolul dumneavoastră și industria companiei dumneavoastră. Dacă ai succes, totuși, un proces de achiziție excelent: 

1. Creează o înțelegere comună între compania dvs. și furnizori, în care fiecare parte urmează regulile și sistemele convenite de comun acord.
2. Are doar suficiente puncte de contact cu angajații și conducerea pentru a asigura achiziții de calitate fără risipă, menținând în același timp fluxul de lucru suficient de slab pentru a fi eficient și rapid.
3. Are parametri de arhivare și stocare care organizează și mențin în mod eficient documentația din etapele procesului.

Pași în procesul de achiziție: cum funcționează?

Deoarece ne asigurăm că procesul nostru de achiziții păstrează documentația cu privire la pașii implicați, va trebui să îi acoperim și pe aceștia. Rețineți – pașii dvs. specifici de achiziție pot varia, dar vor urma probabil un cadru foarte similar:

1. Identificați nevoia: în cadrul companiei, un angajat sau manager identifică o nevoie și începe achizițiile cu a rechizitie.
2. Cerere de achiziție: angajatul initiator va completa Cerere de cumpărare înainte de a-l trimite în lanț pentru revizuire și aprobare.
3. Solicitare: Odată aprobată de către autoritatea de aprobare, echipa de contractare a companiei începe solicitarea de achiziții. În funcție de cât de complexă este nevoia, s-ar putea să ajungi cu a Cerere pentru oferta de pret (RFQ) în cazul unor cazuri de achiziție foarte simple și directe sau a unei cereri complete de propunere (RFP) dacă achiziționați un sistem mai mare sau un serviciu complex.
4. Evaluare și lansare a contractului: După ce echipa dvs. evaluează toate propunerile și ofertele, veți face acest lucru selectați un furnizor, notificați toți solicitanții și începeți integrarea furnizorului. Tot aici se încheie contractele și documentația legală. Faza se încheie când furnizorul le primește și semnează Achiziționarea de comandă (PO).
5. Ciclul comenzii: Apoi, în funcție de SOP-ul companiei dvs., veți primi articolul și factura înainte de rutare fluxurile de lucru pentru aprobarea facturilor si platind integral. Acest pas variază în complexitate în funcție de articolele achiziționate și de modul în care se gestionează compania dvs creanţe tranzacții.
6. Gestionarea documentației și a înregistrărilor: Apoi, vă veți asigura că toate documentele sunt completate corect și în ordine înainte de stocare – vă recomandăm să găsiți o platformă de stocare digitală de calitate, mai degrabă decât să păstrați zeci de ani de date vechi de achiziții în cutiile bancare!

Provocări comune cu care se confruntă companiile în timpul achizițiilor

 Ca și în cazul oricărui lucru care implică mai mult de două persoane, achizițiile reprezintă unele provocări unice pentru întreprinderea dvs. – mai ales dacă nu țineți cont de potențialele capcane și nu plănuiți să le rezolvați în mod proactiv.

Relații nesincronizate cu furnizorii și furnizorii

Un semn distinctiv al unei mașini bine unse în lumea corporativă este relațiile cuprinzătoare și fructuoase cu furnizorii dvs. Fiecare punct de contact pe care compania dumneavoastră îl are cu un furnizor – integrare, gestionarea facturilor și multe altele – este o șansă de a îmbunătăți sau de a degrada acea relație.

În cele din urmă, managementul calității achizițiilor este un drum lung pentru a menține calitatea relației la un nivel ridicat. După solicitarea inițială și integrarea, fluxul de lucru pentru achiziții ar putea fi partea cea mai frecventă a operațiunii pe care o vede furnizorul. Vrei ca furnizorul tău să fie entuziasmat când văd o comandă de achiziție filtru în platforma lor sau mai degrabă ți-ai imagina că oftează de frustrare în timp ce se confruntă cu un alt ciclu de achiziții inutil de complex și complicat? 

În timp ce managementul furnizorilor este doar o afacere bună, menținerea înaltă a calității achizițiilor induce, de asemenea, reduceri, o primă șansă la vânzări de valoare și o poziție mai bună de negociere atunci când contractele vin pentru reînnoire. 

Fraudă, risipă și abuz

 Deși un proces formal de achiziții neagă o mare parte a fraudei flagrante la locul de muncă, natura umană (și eroarea umană) uneori creează risipă sau cheltuieli inutile. Acestea sunt uneori numite și cheltuieli neconformiste, care sunt predominante atunci când există puține verificări asupra achizitorilor și a articolelor comandate.

Cheltuielile Maverick sunt, prin natura sa, un rezultat al practicilor proaste de achiziții publice. Atunci când mai mulți angajați au putere de cheltuieli necontrolate și operează în afara unui set de parametri, pot începe cu ușurință să cheltuiască în exces sau să cheltuiască articole care nu au legătură cu furnizarea de valoare întreprinderii dumneavoastră – chiar și cu cele mai bune intenții. 

Vizibilitate și urmărire

Nu putem înțelege ce nu măsurăm, dar companiile care folosesc procese manuale de achiziții riscă să piardă oportunitățile de a agrega și de a evalua datele pentru a îmbunătăți eficiența. De asemenea, cu cât directorii și conducerea au mai puține informații, cu atât sunt mai puțin capabili să conducă nava în mod corespunzător. 

În același timp, procesele prost urmărite sau achizițiile cu vizibilitate limitată prezintă riscuri de reglementare și de conformitate care pot cauza tone de bătăi de cap și bătăi de cap în timpul auditurilor.

Concluzie

 Deși achizițiile poate fi dificilă, noua generație automatizarea financiară tehnologia eficientizează rapid chiar și cele mai complexe fluxuri de lucru de achiziții. Dacă vă aprovizionați cu automatizarea achizițiilor sau doriți să vedeți ce oportunități sunt disponibile, amintiți-vă că platformele excelente de achiziții:

1. Centralizați angajații, furnizorii, părțile interesate și managementul într-un singur flux de lucru pentru vizibilitate maximă.
2. Permiteți agregarea datelor și analiza bazată pe inteligență artificială pentru a identifica deșeurile, a genera rapoarte și a ajuta la ghidarea procesului decizional strategic.
3. Sunt suficient de personalizabile pentru a vă permite să adaptați sistemul la cerințele dvs. specifice ale industriei sau reglementărilor, rămânând în același timp suficient de ușor de utilizat pentru ca toți angajații să învețe cu ușurință.
4. Integrați-vă în ecosistemul dvs. și, la fel de important, cu stiva furnizorilor dvs. în timp ce executați integrarea inițială a furnizorului.
5. Creați bucle de feedback iterative pentru a vă îmbunătăți fluxurile de lucru de achiziții și situația financiară.

În timp ce, da, tu poate să să mențineți fluxurile de lucru de achiziții care rulează manual, nu ar trebui, mai ales în lumina riscului implicat și a ușurinței de a adopta noi platforme care fac etapele procesului de achiziție o ușoară.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/procurement-process/