Cheltuielile sunt inevitabile. Cu toate acestea, foaia de calcul greoaie, orele de introducere manuală a datelor și chitanțele pe hârtie pot fi evitate. Când vine vorba de a face rapoarte de cheltuieli și de a le aprobă, nimănui nu-i place.
Fie că este vorba de angajat, de echipa financiară, de CFO sau de contabil, nimeni nu vrea să facă bătaia de cap.
Efectuarea rapoartelor de cheltuieli ar putea părea un proces destul de simplu, dar este orice altceva decât simplu. Și, dacă tot te bazezi pe procesele manuale, este o bătaie de cap pentru toți cei implicați. Nu numai că provocați risipă de ore de lucru pentru angajați, ci și pentru afaceri pentru a face mai multe greșeli, dublare și pierderi de productivitate.
Este timpul să vă gândiți și să vă automatizați gestionarea cheltuielilor, astfel încât să vă ajute afacerea să se elibereze de grijile solicitărilor și aprobărilor manuale de cheltuieli.
Ce este automatizarea managementului cheltuielilor?
Automatizarea managementului cheltuielilor este automatizarea proceselor manuale de management al cheltuielilor. Elimină necesitatea de a înregistra manual cheltuielile și aspectele dureroase ale procesării rapoartelor de cheltuieli.
Efectuarea manuală a rapoartelor de cheltuieli poate fi descurajantă pentru mulți oameni. Dacă le-ați făcut, știți cât de îngrozitor este să gestionați și să procesați acele rapoarte la sfârșitul lunii, ceea ce numim „închiderea lunii”, care sunt de fapt zile de introducere de date dureroasă și erori.
Companiile care beneficiază de gestionarea automată a cheltuielilor folosesc software și instrumente automate pentru a gestiona procesul de urmărire, înregistrare și plata cheltuielilor suportate de angajați din cauza cerințelor afacerii.
Utilizarea instrumentelor automate poate ajuta, de asemenea, organizațiile să ia decizii de cheltuieli în mod inteligent. În plus, îi poate ajuta să își mențină responsabilitatea, permițându-le să gestioneze cheltuielile cu acuratețe.
De ce să automatizăm gestionarea cheltuielilor?
Astăzi, companiile folosesc cele mai noi instrumente și tehnologii pentru a profita la maximum de munca lor. Cu toate acestea, uneori trec cu vederea nevoia de a automatiza gestionarea cheltuielilor. Un sondaj a arătat că „43% dintre companii folosesc procese manuale pentru a gestiona rapoartele de cheltuieli, iar 46% nu urmăresc costurile asociate cu acea activitate.”
Procesele manuale de gestionare a cheltuielilor înseamnă multă hârtie și foi de calcul. Acest lucru duce, de asemenea, la procese ineficiente, mai consumatoare de timp și predispuse la erori. Procesele manuale de gestionare a cheltuielilor vă pot împiedica munca.
Necesitatea unui management automat al cheltuielilor nu este costul în sine. Multe organizații care cheltuiesc sau intenționează să investească în tehnologie doresc să simplifice procesul de raportare a cheltuielilor pentru angajați și manageri. Pentru a-i face fericiți și pentru a le spori productivitatea.
Este esențial ca companiile să-și automatizeze procesul de gestionare a cheltuielilor, astfel încât să poată beneficia și de cele mai recente tendințe și tehnologii. De asemenea, gestionarea automată a cheltuielilor poate duce la procese eficiente, mai puțin consumatoare de timp și fără erori.
Cu automatizarea managementului cheltuielilor, puteți:
- Economisiți cantități uriașe de timp.
- Păstrați chitanțele digital și imediat.
- Nu trebuie să păstrați chitanțele până la sfârșitul lunii.
Procesul tradițional de management al cheltuielilor
Gestionarea tradițională a cheltuielilor constă în mai multe procese care necesită timp. Pașii pentru gestionarea manuală a cheltuielilor sunt prezentați mai jos.
Trimiteți cererile de cheltuieli individual
Pe măsură ce angajații acumulează cheltuieli, ei adună chitanțe de plată ca dovadă a acestor plăți. Trimestrial sau lunar, ei trimit cereri individuale managerului de echipă.
Urmăriți încasările și înregistrați cheltuielile
Angajatul trebuie să urmărească chitanțele de plată, facturile, extrasele cardului de credit și alte documente pentru a trimite cererile de cheltuieli.
Trimiteți cereri de rambursare
Angajații trebuie să completeze fiecare detaliu al cheltuielilor într-o foaie de calcul împreună cu note și chitanțe. După aceea, angajatul trebuie să depună cererea de rambursare către manager pentru a obține aprobarea plății.
Unele companii solicită angajaților să completeze rapoartele de cheltuieli săptămânal, în timp ce altele solicită rapoarte trimestriale sau lunare.
Aprobarea managerului
Aici intervine partea care poate fi îngrozitoare pentru mulți manageri. Odată ce angajatul a depus cererea de cheltuieli cu memorii și chitanțe autentice, managerul trebuie să-și ia timp pentru a revizui acele cereri de cheltuieli în detaliu.
Managerul trebuie să se asigure că cererile de cheltuieli depuse sunt autentice și exacte. Acest lucru necesită mult timp. Dacă cererile sunt acceptate, acestea sunt trimise în continuare pentru procesarea cheltuielilor și plată. Cu toate acestea, cererile de cheltuieli neaprobate sunt trimise înapoi angajatului pentru examinare și revizuire.
Procesarea cheltuielilor
În cazul în care cererile de cheltuieli sunt acceptate, acestea sunt transmise echipei de conturi în scopuri de plată și audit.
Plată
Odată ce cheltuielile și revendicările sunt aprobate de către manager și conturi, plata se face către angajat. Procesarea plății de rambursare poate dura zile. Când vine vorba, este primit de către angajat sub formă de cec, depunere directă în conturi sau rambursări în numerar.
Contabilitate și audit
Odată aprobate cheltuielile și efectuate plățile de rambursare, cheltuielile sunt înregistrate în sistemul de contabilitate al companiei în scopuri contabile și de audit.
Gestionarea tradițională a cheltuielilor este de obicei un proces lent și poate avea mai multe efecte negative. Unele dintre ele sunt după cum urmează.
Relații compromise între companie și angajat
Procesele lente de plată a rambursării compromit, de asemenea, relațiile angajaților cu compania. Atunci când angajații se confruntă cu probleme sau întârzieri în rambursarea cheltuielilor, este mai probabil ca aceștia să treacă la acele organizații care au procese mai bune de gestionare a cheltuielilor.
Potrivit unui sondaj PwC, 76% dintre angajații stresați sunt susceptibili de a fi atrași de companiile cărora le pasă mai mult de bunăstarea lor financiară.
Distruge finanțele personale ale angajaților
Plățile lente de rambursare îi fac pe angajați să simtă că organizației lor nu le pasă de finanțele lor personale. Nu numai că relația companie-angajat este compromisă, dar și angajații se confruntă cu probleme de flux de numerar din cauza rambursării lente a cheltuielilor.
Potrivit unui raport: „2 din 5 angajați au întâmpinat probleme legate de fluxul de numerar din cauza rambursării lente a cheltuielilor.Matei 22:21
De exemplu, un angajat își folosește banii pentru a-și acoperi cheltuielile într-o călătorie de afaceri. Acum trebuie să aștepte mult timp pentru plata rambursării. Între timp, finanțele lor personale sunt perturbate, deoarece ar putea fi nevoiți să-și plătească chiria sau alte facturi cu această plată.
Angajații mai puțin productivi
Angajații care se confruntă cu probleme financiare sunt mai puțin productivi la locul de muncă. Rambursarea lentă poate duce la stres financiar în rândul angajaților, care, la rândul său, le poate afecta productivitatea.
Potrivit Global Business Travel Association, este nevoie 20 de minute pentru a completa un singur raport de cheltuieli.
Acest lucru poate reduce timp de la responsabilitățile de bază ale angajaților și poate duce la o productivitate mai mică în întreaga organizație.
Pentru a evita aceste impacturi negative în întreaga organizație, organizația dvs. trebuie să aibă un proces automat de gestionare a cheltuielilor. Procesele tradiționale de gestionare a cheltuielilor au devenit depășite acum.
Este timpul să săriți peste acele procese lente, tipice de rambursare și să aveți automatizarea managementului cheltuielilor la organizația dvs.
Mijloace tradiționale vs. automatizate pentru gestionarea cheltuielilor
Oamenii spun că aurul este vechi. Dar uneori, nu este adevărat în multe cazuri. Dacă vorbim despre managementul automatizat al cheltuielilor, acesta are mai multe caracteristici și beneficii față de gestionarea tradițională a cheltuielilor.
Gestionarea tradițională a cheltuielilor |
Gestionarea automată a cheltuielilor |
Angajații trebuie să facă acte sau să facă foi de calcul pentru a trimite cereri de cheltuieli. |
Nu este nevoie să faceți documente sau să faceți foi de calcul pentru a trimite cereri de cheltuieli. |
Adunați și colectați chitanțele și facturile până la sfârșitul lunii pentru dovada cheltuielilor. |
Chitanțele și facturile pot fi conectate în sistem în momentul în care sunt făcute pentru dovada cheltuielilor. |
Așteptați o perioadă mai lungă de timp pentru ca managerul să aprobe sau să respingă cererile de cheltuieli. |
Solicitările pot fi aprobate sau respinse în momentul în care sunt transmise la sistem cu dovezi. |
Proces care necesită timp atât pentru angajați, cât și pentru manageri. |
Necesită foarte puțin timp și efort. |
Poate avea o taxă asupra bugetului companiei. |
Verificarea în timp real a cheltuielilor permite companiilor să gestioneze bugetul și cheltuielile |
Productivitatea este compromisă |
Productivitate sporită în rândul angajaților și managerilor. |
Beneficiile managementului automatizat al cheltuielilor
Există o serie de beneficii atunci când vine vorba de automatizarea gestionării cheltuielilor. Unele dintre beneficii sunt prezentate mai jos.
Mai puține erori
Când rapoartele de cheltuieli sunt introduse manual, există șanse de multe erori. Potrivit Global Business Travel Association, există o 19% șansa de rapoarte de cheltuieli cu erori.
Cu utilizarea sistemelor automate de gestionare a cheltuielilor, nu este nevoie să introduceți datele manual. Acest lucru are ca rezultat mai puține erori și, de asemenea, economii semnificative de costuri.
Angajați fericiți
Rambursarea la timp poate duce la angajați fericiți. Poate fi îngrozitor pentru angajați când trebuie să introducă manual rapoartele de cheltuieli și apoi să aștepte zile, uneori săptămâni pentru a le rambursa cheltuielile.
Aprobarile la timp îi fac să realizeze că organizației îi pasă de nevoile lor financiare.
Productivitate sporită
Angajații mai fericiți înseamnă o productivitate sporită la nivelul organizației. Timpul nimănui nu este pierdut atunci când există procese de gestionare a cheltuielilor ușor de utilizat. Necesitatea de a petrece ore valoroase de lucru pentru jurnalizarea dureroasă și procesul de rapoarte de cheltuieli este minimizată, crescând astfel productivitatea la locul de muncă.
Gestionarea automată a cheltuielilor crește productivitatea atât pentru angajat, cât și pentru managerii financiari.
Vizibilitate în timp real asupra cheltuielilor
Gestionarea automată a cheltuielilor vă permite să urmăriți achizițiile la organizație în timp real. Puteți avea un ochi fie asupra cheltuielilor întregii organizații, fie asupra unui angajat individual.
Acest lucru nu numai că vă ajută să gestionați fluxul de numerar, ci și să luați decizii informate și în timp util, pe baza bugetului rămas.
Solicitări și aprobări de cheltuieli mai rapide
Managerul poate primi și îmbunătăți cererile de cheltuieli instantaneu cu automatizarea gestionării cheltuielilor. De asemenea, nu se pierde timp cu documente și crearea de foi de calcul.
Caracteristicile soluțiilor automate de management al cheltuielilor
Procesul de gestionare automată a cheltuielilor este fără probleme dacă aveți instrumentele și soluțiile potrivite. Unele dintre caracteristicile cheie ale soluțiilor automate de gestionare a cheltuielilor sunt prezentate mai jos.
Ușor de folosit
Soluțiile automate de gestionare a cheltuielilor ar trebui să fie ușor de utilizat și de setat. Există multe soluții disponibile, dar au interfețe complexe și trebuie să atribuiți un membru al echipei cu normă întreagă să le folosească.
Configurarea unor soluții poate dura luni. Cu toate acestea, soluțiile mai bune sunt întotdeauna ușor de utilizat și nu necesită mult efort.
Scalable
Fie că este vorba de soluții de gestionare a cazurilor sau de gestionare automată a cheltuielilor, acestea au caracteristicile necesare pentru a crește pe măsură ce afacerea dvs. crește. De asemenea, este ușor să adăugați și să eliminați utilizatori cu o soluție scalabilă de gestionare automată a cheltuielilor.
Pentru a simplifica procesul de depunere, soluțiile automatizate facilitează organizațiile cu extragerea automată a datelor, cum ar fi costuri, bacșișuri, taxe, alte informații etc.
Niveluri de permisiuni diferite
Va exista un singur proprietar al contului într-un software automat de gestionare a cheltuielilor, cu toate acestea, managerii de echipă vor putea să aprobe sau să respingă cererile de cheltuieli pentru cheltuielile echipei lor. De asemenea, angajații vor putea depune cereri de cheltuieli.
Tabloul de bord încorporat pentru solicitări și aprobări
Aceste soluții au un tablou de bord încorporat pentru utilizatori, astfel încât aceștia să poată face cereri și aprobări pe baza desemnării lor. De asemenea, administratorii și managerii financiari pot vizualiza și aproba cu ușurință solicitările în orice moment.
Integrari contabile mai bune
Soluțiile automate de management al cheltuielilor vă permit să faceți integrări directe în celelalte sisteme financiare sau contabile centrale ale companiei. Nu este nevoie să copiați/lipiți cu automatizarea gestionării cheltuielilor.
Cheltuiala dovedeste
Software-ul automatizat conține dovezi documentate ale cheltuielilor pentru orice vânzări și achiziții efectuate în cazul unui audit.
Rapoarte de date
Rapoartele de date și informațiile sunt prezente în aceste soluții pentru ca companiile să își urmărească cheltuielile și bugetul.
Alegerea software-ului potrivit pentru gestionarea automată a cheltuielilor
Alegerea software-ului potrivit de gestionare automată a cheltuielilor nu este deloc ușoară. Cu atât de multe opțiuni disponibile, veți fi confuz cu privire la ce software să alegeți pentru compania dvs. Diferite organizații au cerințe și fluxuri de lucru diferite când vine vorba de managementul cheltuielilor.
Trebuie să alegeți soluția în funcție de cerințele dumneavoastră și de dimensiunea companiei dumneavoastră. Există câțiva factori de luat în considerare atunci când căutați un software de gestionare automată a cheltuielilor.
Factori de luat în considerare înainte de a opta pentru gestionarea automată a cheltuielilor
Flexibilitate
Atunci când alegeți o soluție automatizată, căutați un instrument care are flexibilitate. Trebuie să fie adaptabil și personalizabil în funcție de cerințele și cerințele companiei dumneavoastră. Unele soluții vă permit să vă proiectați și să personalizați propriile cărți și să stabiliți limite.
Securitate
Atunci când faceți cheltuieli la atât de multe niveluri diferite, securitatea banilor companiei poate deveni critică. Este esențial să alegeți o soluție automată de gestionare a cheltuielilor care oferă securitate completă în timp real pentru procesele dvs. de gestionare a cheltuielilor.
Integrare ușoară
Un alt factor de luat în considerare atunci când alegeți o soluție automatizată este integrarea acesteia. Software-ul pe care îl alegeți trebuie să se integreze cu sistemul existent pentru o tranziție lină.
Privire în timp real
Verificările în timp real în sistemul de management al cheltuielilor permit companiei să urmărească cheltuielile în funcție de bugetul său și, de asemenea, cererile frauduloase.
Aceștia au fost câțiva dintre mulți factori pe care ar trebui să îi luați în considerare atunci când căutați un software de gestionare automată a cheltuielilor. De asemenea, veți afla că nu toate soluțiile sunt potrivite pentru compania dvs. și nu toate sunt la fel.
Căutați o soluție care oferă flexibilitate și securitate, elimină hârtia și urmărește și înregistrează cheltuielile. De asemenea, veți dori o soluție care oferă funcționalitate în funcție de cerințele dvs. și este personalizabilă.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :este
- $UP
- a
- Capabil
- Despre Noi
- Conform
- Cont
- responsabilitate
- Contabilitate
- Conturi
- Acumula
- precis
- precis
- peste
- de fapt
- administratori
- După
- TOATE
- Permiterea
- permite
- mereu
- printre
- Sume
- și
- aproba
- aprobat
- SUNT
- AS
- aspecte
- asociate
- Asociație
- At
- atrase
- de audit
- audit
- Autentic
- automatizarea
- Automata
- Automat
- Automatizare
- disponibil
- evitat
- înapoi
- bazat
- bază
- BE
- deveni
- înainte
- fiind
- de mai jos
- beneficia
- Beneficiile
- Mai bine
- Bancnote
- limitele
- buget
- construit-in
- afaceri
- întreprinderi
- by
- apel
- CAN
- card
- Carduri
- pasă
- caz
- cazuri
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- Provoca
- provocând
- central
- CFO
- șansă
- șansele
- control
- Verificări
- Alege
- alegere
- creanțe
- colecta
- COM
- Companii
- companie
- Compania
- complex
- compromis
- compromis
- confuz
- Lua în considerare
- conține
- Nucleu
- A costat
- economii
- Cheltuieli
- Crearea
- credit
- card de credit
- critic
- crucial
- personalizabil
- personaliza
- tablou de bord
- de date
- de introducere a datelor
- Zi
- Deciziile
- întârzieri
- cererile
- depozit
- Amenajări
- desemnare
- detaliu
- diferit
- digital
- direcționa
- documente
- Nu
- Dont
- fiecare
- cu ușurință
- ușor de folosit
- eficient
- efort
- oricare
- elimină
- Angajat
- de angajați
- sporită
- Intrați
- a intrat
- Întreg
- intrare
- Erori
- etc
- Fiecare
- toată lumea
- exemplu
- existent
- sistem existent
- cheltuieli
- cu experienţă
- ochi
- Față
- facilita
- factori
- destul de
- DESCRIERE
- puțini
- Fișier
- Depunerea
- umple
- finanţa
- Finanţe
- financiar
- bunăstarea financiară
- Flexibilitate
- debit
- urmează
- Pentru
- Forbes
- formă
- necinstit
- Gratuit
- din
- cu drepturi depline
- funcționalitate
- mai mult
- obține
- dat
- Caritate
- afacere globala
- Go
- merge
- Aur
- Crește
- creste
- manipula
- fericit
- Avea
- ajutor
- ajută
- împiedica
- ORE
- Cum
- Totuși
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- mare
- imediat
- Impacturi
- îmbunătăţi
- in
- Creșteri
- crescând
- individ
- ineficace
- informații
- informat
- perspective
- integra
- integrare
- integrările
- interfeţe
- Investi
- implicat
- probleme de
- IT
- ESTE
- în sine
- A pastra
- Cheie
- Cunoaște
- Ultimele
- conduce
- Conduce
- AFLAȚI
- nivelurile de
- Probabil
- Lung
- perioadă lungă de timp
- mai lung
- Uite
- cautati
- de pe
- Lot
- făcut
- menține
- face
- FACE
- Efectuarea
- administra
- administrare
- Soluție de management
- manager
- Manageri
- manual
- manual
- multe
- mulți oameni
- mijloace
- Între timp
- membru
- ar putea
- minute
- greşeli
- moment
- bani
- Lună
- lunar
- luni
- mai mult
- În plus
- cele mai multe
- Nevoie
- nevoilor
- negativ
- număr
- of
- promoții
- Vechi
- on
- ONE
- Opţiuni
- comandă
- organizație
- organizații
- Altele
- Altele
- propriu
- proprietar
- dureros
- Hârtie
- documente
- parte
- Plătește
- de plată
- plată
- plăți
- oameni
- perioadă
- permisiune
- personal
- Loc
- planificare
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- prezenta
- probleme
- proces
- procese
- prelucrare
- productiv
- productivitate
- dovadă
- dovezi
- achiziții
- scopuri
- PWC
- în timp real
- realiza
- încasări
- a primi
- primit
- record
- înregistrare
- înregistrări
- relaţie
- Relaţii
- rămas
- scoate
- Închiria
- raportează
- Raportarea
- Rapoarte
- solicita
- cereri de
- necesita
- Cerinţe
- responsabilităţi
- rezultat
- REZULTATE
- revizuiască
- s
- de vânzări
- acelaşi
- Economie
- scalabil
- securitate
- set
- câteva
- schimbare
- să
- semnificativ
- simplu
- simplifica
- singur
- Mărimea
- încetini
- So
- Software
- soluţie
- soluţii
- unele
- petrece
- Cheltuire
- Spreadsheet
- Declarații
- paşi
- Încă
- simplu
- stres
- prezenta
- prezentat
- astfel de
- Sondaj de opinie
- sistem
- sisteme
- Lua
- ia
- Vorbi
- Impozite
- echipă
- Tehnologii
- Tehnologia
- acea
- lor
- Lor
- Acestea
- timp
- consumă timp
- Sfaturi
- la
- instrument
- Unelte
- urmări
- Urmărire
- tradiţional
- tranziţie
- călătorie
- Tendinţe
- excursie
- adevărat
- ÎNTORCĂ
- tipic
- tipic
- utilizare
- utilizatorii
- Valoros
- Vizualizare
- vizibilitate
- vs
- aștepta
- Deșeuri
- săptămânal
- săptămâni
- Ce
- Ce este
- care
- în timp ce
- OMS
- voi
- cu
- Apartamente
- de lucru
- Tu
- Ta
- zephyrnet