Zilele dulapurilor pline și cutii de bancher pline cu documente libere au trecut în urmă. În multe privințe, am depășit chiar epoca în care informațiile companiei centralizau într-o serie de registre de lucru Excel și PDF-uri partajate prin protocolul de transfer de fișiere.
Dar astăzi prezintă o serie de provocări în managementul documentelor, indiferent cât de departe am ajuns. Acum ne confruntăm cu probleme de securitate, sincronizăm gestionarea documentelor între echipe dispersate și personal de la distanță și încercăm să colaborăm eficient pe documente individuale, fără să ne călcăm unul pe celălalt sau să ștergem ore de muncă. Toți acești factori se combină pentru a face gestionarea documentelor la nivel de întreprindere o nucă greu de spart.
Dar există o serie în curs de dezvoltare de platforme care oferă o suită de instrumente digitale concepute pentru a atenua această durere de cap. Sunt chemați în mod colectiv sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS).
Ce este EDMS?
Sisteme electronice de gestionare a documentelor, prescurtat la EDMS, descrie un ecosistem cuprinzător care ajută la agregarea, colecționarea, stocarea, gestionarea și accesarea datelor și documentației la nivel de companie. În comparație cu soluțiile interne ale secțiunii de nișă, cum ar fi stocarea documentelor de la HR optimizat pentru HIPAA sau software-ul de management fiscal și stocare al contabilității, EDMS deservește întregul lanț vertical și ierarhie al companiei, oferind acces în direcții, secțiuni și echipe.
Înainte de a privi prea atent la EDMS, să renunțăm la o concepție greșită comună. Semnificația de bază EDMS este oarecum înșelătoare, deoarece ați putea aplica cu ușurință aceeași etichetă „sistem de gestionare a documentelor partajat la nivel de întreprindere” instrumente precum Google Drive/Docs, Notion și soluții comerciale similare de la raft (COTS). Și, deși funcționează excelent pentru cazuri specifice, COTS din aceste categorii au două dezavantaje majore în comparație cu EDMS:
EDMS sunt soluții la scară
Da, Notion sau Google Drive probabil funcționează excelent pentru echipa ta de 10. Dar ce zici când scalați la 100? 1,000? Dacă vă așteptați să vă extindeți, este mai bine să începeți cu mai mulți cai putere de gestionare a documentelor decât ați avea nevoie astăzi, deoarece este mai simplu de se dezvoltă în un EDMS, mai degrabă decât trecerea de la un instrument COTS a crescut din.
EDMS oferă securitate
Soluțiile COTS tind să fie sigure. La urma urmei, nimeni nu acuză Google că este deosebit de hackabil. Dar cu date personale, cum ar fi informațiile angajaților sau datele companiei proprietare, doriți (și, în unele cazuri, sunteți obligatoriu prin lege) să aveți un aparat de securitate mai robust, testat și dovedit pe care îl oferă EDMS. Cele mai riguroase soluții de securitate oferite de EDMS includ hardware local și fișiere în afara rețelei, dar chiar și soluțiile bazate pe cloud oferă cerințele de securitate specifice de reglementare sau firme pe care majoritatea COTS pur și simplu nu le pot.
Ce caracteristici oferă un EDMS?
EDMS, prin însăși natura lor, sunt cadre personalizate și personalizabile pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice de gestionare a documentelor. Această personalizare înseamnă că cunoașterea semnificației de bază EDMS este doar un prim pas către înțelegerea întregului spectru de oportunități oferite de EDMS.
Cu toate acestea, cadrele oferite de EDMS tind să se grupeze în jurul unei câteva caracteristici specifice care sunt efectiv cerințe pentru a fi considerate un EDMS de calitate. Dacă căutați un sistem electronic de gestionare a documentelor sau doriți să judecați dacă platforma dvs. actuală îndeplinește marca, considerentele dvs. EDMS includ:
- Securitate robustă, pe plan intern – cum ar fi permisiunile utilizatorilor pentru a gestiona cine accesează ce – și extern pentru a proteja datele și documentele de intruziunea terților. Aceasta ar trebui să includă jurnalele de urmărire a activității, istoricul utilizării și capacitatea de a „retroduce” modificările dintr-o copie de rezervă manuală sau automată.
- Cât de ușor se integrează platforma în peisajul dvs. tehnologic existent, adică EDMS ar trebui să se sincronizeze cu instrumentele dvs. de automatizare a plăților, sistemul de facturare, integrarea furnizorului, și portaluri pentru furnizoriși orice altă platformă sau instrument de zi cu zi pe care rulează firma dvs.
- Funcții de căutare cuprinzătoare și ușor de utilizat – nu este prea util să centralizați documentele într-un singur depozit dacă nu puteți găsi cu ușurință informații sau fișiere specifice. Aceasta include funcții eficiente de organizare, cum ar fi metadate, etichetare, clasificări și opțiuni de foldere de bun simț.
- Sisteme de gestionare a documentelor și a ciclului de viață și instrumente de revizuire pentru a vă asigura că nu stocați fișiere de stare, învechite și neutilizate. Acest lucru ajută, de asemenea, să ofere o funcție de forțare pentru a revizui în mod iterativ documentația standardizată, cum ar fi manualele angajaților și procedurile standard de operare (SOP), îmbunătățind în cele din urmă procesele operaționale.
- Partajare de fișiere, intern și extern (cu protocoale de securitate și permisiuni încorporate în ambele).
- Instrumente de colaborare pentru a permite editarea și prezentările în comun – esențiale în mediul de lucru „în primul rând” de astăzi, dar la fel de obligatorii pentru echipele dispersate.
- Personalizare și scalabilitate. Ar trebui să puteți adapta EDMS la nevoile dvs., iar platforma ar trebui să se adapteze cerințelor dumneavoastră organizaționale pe măsură ce creșteți.
- Multiplu captarea documentului opțiuni, inclusiv documentație fizică scanată care folosește tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), importuri digitale și opțiuni de arhivare prin e-mail/messenger digital.
- Conformitate și obstacole de reglementare – dacă industria sau regiunea dvs. este supusă unor parametri specifici precum HIPAA, GDPR și inițiative similare, EDMS dvs. trebuie sa oferă opțiuni conforme.
De ce să folosiți un sistem electronic de gestionare a documentelor?
Dacă unul sau mai multe dintre beneficiile și caracteristicile cheie ale EDMS nu au fost suficiente pentru a vă influența, să contextualizăm modul în care implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor vă îmbunătățește eficiența biroului. Să dezvăluim câteva variabile cheie despre o afacere teoretică:
Afacerea, consultanța în tehnologie de nișă, a început ca câțiva prieteni, dar a crescut mai repede decât ar fi putut visa. Astăzi, au echipe la nivel internațional, cu unele segmente din Europa supuse GDPR, dar cea mai mare parte a întreprinderii este centralizată în America de Nord. Compania lucrează pe un model de la distanță, iar liderii de echipă tind să folosească platforma de management de documente și proiecte aleasă. Din acest motiv, sincronizarea întâlnirilor virtuale pe zece calendare și platforme video diferite este dificilă, cu atât mai puțin cu împărtășirea rezultatelor proiectelor sau includerea de noi angajați - pierderea de date din migrarea documentelor Microsoft Office la Google Docs și invers este atât de comună încât este o glumă.
În timp ce aceste exemple de EDMS combină mai mulți factori pentru un efect dramatic, firele de bază nu sunt neobișnuite. În acest caz, eforturile în creștere ale companiei și eforturile de sincronizare sunt reparabile dacă implementează un EDMS.
- Un EDMS ajută la menținerea securității datelor și a conformității cu mandatele specifice regiunii.
- EDMS îi ajută pe membrii echipei să urce și să coboare în ierarhie să acceseze fișierele de proiect, documentația de integrare și multe altele, fără bătaia de cap sau riscul de a schimba fișierele de mai multe ori. Adesea, nici măcar nu puteți migra un fișier PowerPoint în Prezentări Google fără pierderi substanțiale de formatare - merită să riscați să pierdeți ceva mult mai impactant din cauza constantă? conversie de fișiere?
- Este sigur să presupunem că, dincolo de platforma aleasă, diferite echipe de consultanță stochează sau găzduiesc și fișiere în cloud-uri personale, drive-uri și o serie de drive-uri partajate. Dacă ceva se pierde sau un membru al echipei renunță brusc, compania riscă să piardă tone de documentație și date istorice, menținându-și sistemul descentralizat.
- Editarea în colaborare este simplă cu EDMS, iar membrii echipei nu vor trebui să jongleze cu o serie de permisiuni pe platforme. În schimb, autoritățile de aprobare EDMS gestionează care pot edita ceea ce dintr-o singură lovitură, fără a avea de-a face cu „invitații de editare” de ultimă oră sau pierderi de timp similare.
Alte exemple EDMS includ migrarea de la sistemele moștenite de fișiere și stocare la o paradigmă complet digitală. Acest caz devine deosebit de răspândit pe măsură ce companiile identifică riscurile asociate cu menținerea documentației fizice pe termen lung sau cu implementarea inițiativelor de reducere a costurilor pentru a economisi taxele de arhivare și stocare.
Beneficiile implementării unui sistem electronic de management al documentelor
Am analizat câteva beneficii și caracteristici granulare ale EDMS de calitate, dar îmbunătățirile generale sunt mai izbitoare. Folosind un EDMS de calitate, organizația dvs. poate:
- Îmbunătățiți colaborarea cu părțile interesate: Indiferent dacă este un angajat, un serviciu profesional terț, un client, un client sau un furnizor, o bază de date centralizată construită pe o platformă EDMS eficientă decuplă datele și documentația dvs. de centrele de stocare dezorganizate și disparate. În același timp, previne tubularea aragazului și ajută la dezvoltarea unei înțelegeri comune, împărtășită pentru toți utilizatorii.
- Securitate și conformitate: Instrumentele EDMS oferă securitate pentru a vă proteja cel mai valoros bun: datele. Pe măsură ce ne confruntăm cu amenințări tot mai mari de hacking și ransomware care vă ține ostatice informațiile sensibile, securitatea coerentă este primordială. Dacă angajații păstrează datele și documentația pe diverse platforme cu măsuri de securitate la fel de variate, vă crește riscul. În același timp, cerințele de reglementare sporite referitoare la stocarea datelor și a informațiilor private fac imposibilă conformitatea dacă nu aveți o strategie coerentă de gestionare a documentelor.
- Sincronizare între companii: Dacă ați construit deja un ecosistem tehnologic care include instrumente de automatizare financiară, Programe de management al resurselor umane, portaluri de furnizori și structuri similare, atunci un EDMS este următorul pas logic pentru a ajuta la legarea fiecărui sistem disparat. Dacă încă nu v-ați extins domeniul de aplicare al tehnologiei, implementarea unui EDMS servește drept piatră de temelie strategică atunci când vă aduceți întreprinderea în era digitală.
- Eficienta si managementul datelor: În esență, un EDMS de calitate vă face echipa mai bună prin creșterea eficienței. Un EDMS reduce activitățile care pierd timp, cum ar fi migrarea fișierelor, gestionarea permisiunilor și obstacole similare atunci când utilizați mai multe platforme. În același timp, EDMS ajută la dezvoltarea controalelor interne pentru gestionarea accesului și urmărirea modificărilor, asigurând integritatea datelor pe măsură ce scalați. De asemenea, centralizarea documentației vă ajută să vă îmbunătățiți sursele de alimentare pentru analiza datelor, ajutând la deblocarea unor informații valoroase atunci când utilizați platformele de business intelligence.
Cele mai bune practici EDMS
Deși veți dori să vă modificați, să ajustați și să vă personalizați EDMS, câteva dintre cele mai bune practici servesc drept ghid pentru a vă îndruma în direcția corectă și pentru a maximiza beneficiile EDMS:
- Asigurați-vă că gestionați permisiunile și instrumentele de control al versiunilor: Când centralizați documentația, riscați accesul neautorizat sau scurgerile de informații dacă nu gestionați bine permisiunile echipei dvs. Acest lucru este de două ori adevărat dacă serviciile sau furnizorii terți au acces la sistem. Dezvoltarea unui SOP de permisiuni ajută la păstrarea acestora trebuind sa stie în știință, protejând în același timp informațiile sensibile de privirile indiscrete. În același timp, asigurarea că aveți proceduri de backup iterative și capacitatea de a urmări modificările ajută la menținerea calității documentului și la prevenirea suprascrierilor sau a accidentelor.
- Asigurați-vă că EDMS se poate scala cu dvs.: Nu are rost să faci all-in cu un EDMS care va deservi organizația ta doar în starea sa actuală. Va trebui să vă asigurați că EDMS oferă beneficiile și caracteristicile de care veți avea nevoie pe măsură ce intrați în următoarea etapă de creștere – chiar dacă nu maximizați utilizarea lor astăzi, accesul și înțelegerea acestor caracteristici astăzi vă pregătește pentru succes. Mâine.
- Asigurați-vă că EDMS se integrează în ecosistemul dvs.: Pe lângă scalabilitate, integrarea este esențială atunci când implementați un EDMS. Nu maximizați eficiența dacă încă sunteți forțat să scanați, să încărcați sau să migrați manual facturarea sau încasări în EDMS. Amintiți-vă, EDMS-ul dvs. trebuie să funcționeze Pentru dumneavoastră – dacă vă adaptați fluxul de lucru pentru documente pentru a se adapta unui proces EDMS împovărător, atunci trebuie să vă reevaluați strategia.
- Profitați de instrumentele de etichetare și organizare: Când migrați documentația la un EDMS, creați o bază de date centralizată care cuprinde întreaga ființă a companiei dvs. Dacă nu puteți găsi, căuta și accesa cu ușurință acele informații, totuși, nu beneficiați de potențialele eficiențe. Va trebui să dezvoltați un SOP de gestionare a cunoștințelor pentru a captura cel mai bine aceste avantaje, care ar trebui să includă convențiile de denumire a fișierelor, ierarhia folderelor și instrucțiunile de imbricare și planuri de instruire cuprinzătoare pentru a vă asigura că toată lumea respectă.
Concluzie
Pe măsură ce eforturile noastre de colectare a datelor se amplifică, la fel și nevoile noastre de gestionare a documentelor electronice. Respectarea reglementărilor în evoluție și protejarea datelor sensibile este o sarcină monumentală care devine mai dificilă dacă nu aveți o strategie cuprinzătoare. În același timp, toate datele din lume sunt inutile dacă nu le puteți accesa rapid și nu le puteți folosi pentru a vă îmbunătăți fluxurile de lucru pentru documente. EDMS a compensat aceste riscuri, oferind în același timp o serie de beneficii pentru a îmbunătăți și eficientiza eficiența organizațională, economisind în cele din urmă timp și permițând echipei dvs. să se concentreze pe ceea ce contează: oferirea celor mai bune rezultate posibile în timp ce crește afacerea.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
- PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- :este
- :nu
- $UP
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- capacitate
- Capabil
- Despre Noi
- acces
- accidente
- găzdui
- Conturi
- creanţe
- automatizarea conturilor de plată
- peste
- activităţi de
- activitate
- adapta
- de adaptare
- plus
- Avantaj
- Avantajele
- După
- vârstă
- agregat
- TOATE
- atenua
- singur
- deja
- de asemenea
- America
- amplifica
- an
- Google Analytics
- și
- Aplică
- aprobare
- SUNT
- în jurul
- AS
- activ
- asociate
- asuma
- At
- Autoritățile
- Automat
- Automatizare
- Backup
- bancher
- de bază
- BE
- deoarece
- devenire
- în spatele
- fiind
- beneficiind
- Beneficiile
- bespoke
- CEL MAI BUN
- Cele mai bune practici
- Mai bine
- Dincolo de
- atât
- Dulapuri
- Aducere
- construit
- afaceri
- business intelligence
- dar
- by
- calendare
- denumit
- CAN
- nu poti
- captura
- caz
- cazuri
- categorii
- Centre
- centraliza
- centralizat
- lanţ
- provocări
- Modificări
- caracter
- recunoașterea personajelor
- alegere
- client
- îndeaproape
- Grup
- COERENT
- colabora
- colaborare
- colectare
- colectiv
- combina
- cum
- comercial
- Comun
- Companii
- companie
- Compania
- comparație
- conformitate
- conforme
- cuprinzător
- preocupările
- concluzie
- Considerații
- consultant
- contextualizează
- Control
- controale
- Convenții
- Nucleu
- piatră de temelie
- ar putea
- crăpa
- crea
- critic
- Curent
- Starea curenta
- client
- personalizabil
- personalizare
- personaliza
- de date
- Analiza datelor
- pierderi de date
- management de date
- securitatea datelor
- Baza de date
- zilnic
- Zi
- abuzive
- descentralizată
- considerate
- livrarea
- Implementarea
- desfășurarea
- proiectat
- dezvolta
- în curs de dezvoltare
- diferit
- dificil
- digital
- era digitala
- direcţie
- nebunie
- dispersat
- do
- document
- de management al documentelor
- documentaţie
- documente
- face
- Dont
- de două ori
- jos
- dramatic
- dezavantaje
- conduce
- unități
- e
- fiecare
- cu ușurință
- ușor de folosit
- ecosistem
- efect
- Eficace
- în mod eficient
- eficiență
- eficiență
- Eforturile
- Electronic
- încorporat
- șmirghel
- Angajat
- de angajați
- permite
- care să cuprindă
- suficient de
- asigura
- asigurare
- Intrați
- Afacere
- la nivel de întreprindere
- Întreg
- Mediu inconjurator
- la fel de
- Eră
- Europa
- Chiar
- Fiecare
- toată lumea
- evoluție
- exemple
- Excel
- existent
- Extinde
- extins
- aștepta
- extern
- Ochi
- Față
- cu care se confruntă
- factori
- departe
- mai repede
- DESCRIERE
- Taxe
- puțini
- Fișier
- Fişiere
- Depunerea
- Găsi
- Firmă
- First
- Concentra
- Pentru
- forțând
- cadre
- Prietenii lui
- din
- Complet
- Full Spectrum
- funcţie
- funcții
- GDPR
- merge
- granular
- mare
- a crescut
- Crește
- În creştere
- Creștere
- hacking
- mână
- Mai tare
- Piese metalice
- Avea
- având în
- cap
- ajutor
- ajutor
- ajută
- ierarhie
- istoric
- istorie
- deținere
- deține
- gazdă
- Cum
- HTTPS
- obstacole
- i
- identifica
- if
- impactant
- punerea în aplicare a
- Punere în aplicare a
- importurile
- imposibil
- îmbunătăţi
- îmbunătățiri
- îmbunătăţeşte
- îmbunătățirea
- in
- include
- include
- Inclusiv
- a crescut
- Creșteri
- crescând
- industrie
- info
- informații
- inițiative
- perspective
- in schimb
- instrucțiuni
- integrate
- integreaza
- integrare
- integritate
- Inteligență
- intern
- intern
- pe plan internațional
- în
- facturare
- IT
- ESTE
- comun
- judecător
- doar
- A pastra
- păstrare
- Cheie
- Cunoaște
- Cunoaștere
- cunoştinţe
- Management de cunoștințe
- Etichetă
- peisaj
- Conduce
- Moştenire
- din punct de vedere
- lăsa
- închiriere
- Pârghie
- efectului de pârghie
- ciclu de viață
- ca
- local
- logic
- pe termen lung
- uitat
- cautati
- care pierde
- de pe
- pierdut
- făcut
- menține
- Mentine
- major
- face
- FACE
- administra
- administrare
- de conducere
- mandate
- obligatoriu
- manual
- manual
- multe
- marca
- materie
- materie
- Maximaliza
- maximizarea
- sens
- mijloace
- măsuri
- reuniuni
- se intalneste
- membru
- Membri actuali
- Mesager
- Metadata
- Microsoft
- ar putea
- migra
- Migrarea
- migrațiune
- derutant
- model
- monumental
- mai mult
- cele mai multe
- mult
- multiplu
- denumire
- Natură
- Nevoie
- nevoilor
- cuiburi
- Nou
- următor
- nișă
- Nu.
- North
- America de Nord
- noțiune
- acum
- OCR
- of
- de pe
- oferi
- oferit
- oferind
- promoții
- Birou
- compensa
- de multe ori
- on
- La imbarcare
- ONE
- afară
- de operare
- operațional
- Oportunităţi
- recunoaștere optică a caracterelor
- Opţiuni
- or
- organizație
- de organizare
- Altele
- al nostru
- afară
- rezultate
- dureri
- documente
- paradigmă
- parametrii
- Suprem
- în special
- trecut
- permisiuni
- personal
- date personale
- aparținând
- fizic
- Planurile
- platformă
- Platforme
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- Punct
- posibil
- potenţial
- practicile
- Prezentări
- cadouri
- prevalent
- împiedica
- previne
- privat
- informații private
- probabil
- Proceduri
- proces
- procese
- profesional
- proiect
- management de proiect
- proprietate
- proteja
- protectoare
- protocol
- protocoale
- dovedit
- furniza
- calitate
- repede
- RENUNȚĂ
- gamă
- Ransomware
- mai degraba
- recunoaştere
- regiune
- regulament
- autoritățile de reglementare
- minte
- la distanta
- depozit
- necesar
- Cerinţe
- revizuiască
- dreapta
- riguros
- Risc
- riscând
- Riscurile
- robust
- funcţionare
- ruleaza
- s
- sigur
- salvgardare
- acelaşi
- Economisiți
- economisire
- scalabilitate
- Scară
- scanare
- domeniu
- Caută
- secțiuni
- sigur
- securitate
- Măsuri de securitate
- segmente
- sensibil
- serie
- servi
- servește
- serviciu
- Servicii
- Seturi
- comun
- partajarea
- Cumpărături
- scurtat
- să
- asemănător
- simplu
- simplu
- pur şi simplu
- singur
- Diapozitive
- So
- Software
- soluţii
- unele
- ceva
- oarecum
- Surse
- specific
- Spectru
- Personal
- Etapă
- părțile interesate
- standard
- început
- Pornire
- Stat
- Pas
- pas cu pas
- Încă
- depozitare
- stoca
- Strategic
- Strategie
- simplifica
- structurile
- subiect
- substanțial
- succes
- Costum
- suită
- sigur
- schimbarea
- Balansa
- sincronizare
- sistem
- sisteme
- Sarcină
- impozit
- echipă
- Membrii echipei
- echipe
- tech
- zece
- Tind
- testat
- decât
- acea
- lumea
- lor
- apoi
- teoretic
- Acestea
- ei
- terț
- acest
- aceste
- deşi?
- amenințări
- TIE
- timp
- ori
- la
- astăzi
- azi
- împreună
- mâine
- Ton
- de asemenea
- instrument
- Unelte
- greu
- față de
- urmări
- Urmărire
- Pregătire
- tranziția
- adevărat
- încercat
- ciupi
- Două
- în cele din urmă
- neautorizat
- neobișnuit
- care stau la baza
- înţelegere
- deschide
- nefolosit
- us
- utilizare
- inutil
- Utilizator
- utilizatorii
- folosind
- Valoros
- variat
- diverse
- vânzător
- furnizori
- versiune
- vertical
- foarte
- viciu
- Video
- Virtual
- vrea
- modalități de
- we
- BINE
- Ce
- Ce este
- cand
- dacă
- care
- în timp ce
- OMS
- voi
- cu
- în
- fără
- Apartamente
- fabrică
- lume
- valoare
- da
- încă
- Tu
- Ta
- zephyrnet