Ce este Procesarea facturii? – Procesarea facturii explicată

Procesarea facturii sau procesarea facturii reprezintă întreaga gamă de operațiuni asociate cu scopul comercial (pune de cuvinte neintenționată) de achiziție de produse/servicii de la un furnizor.

Oricât de simplu ar suna – primiți factura, verificați corectitudinea, plătiți factura, închideți tranzacția – procesarea facturii, în cele mai multe cazuri, nu este un flux de lucru simplist. Orice întârziere sau întrerupere a acestui proces poate avea un impact negativ asupra relațiilor dumneavoastră cu furnizorii și poate împiedica livrarea la timp a serviciilor, consumabilelor și materialelor.

Să vedem cum sunt procesate facturile și cum Automatizarea AP ajută la eficientizarea gestionarea facturilor pentru a ajuta afacerile să funcționeze mai eficient.

Ce este procesarea facturii?

Procesarea facturilor este fluxul de lucru urmat de echipa de conturi de plată din momentul în care primește o factură de furnizor. Acesta cuprinde toți pașii de la primirea facturii unui furnizor până la înregistrarea plății după verificările și aprobările corespunzătoare.

O factură poate fi procesată pentru plată numai după ce înlătură toți pașii de procesare a facturii. Iată în detaliu pașii de procesare a facturilor:

Fluxul de lucru de procesare a facturii

• Colectați și organizați facturile trimise prin mai multe canale: e-mail, poștă etc.
• Capturați datele facturilor, atribuiți coduri de registru general și potriviți datele facturii cu documentele justificative (PO sau chitanțe).
  • în caz de neconcordanțe, factura se returnează vânzătorului.
• Trimiteți facturi către aprobatorii autorizați pentru a le aproba sau respinge, pe baza politicilor interne de cheltuieli.
• Configurați plăți prin transfer bancar, ACH sau verificați pentru facturile aprobate.
• Înregistrați plata în ERP sau software-ul dvs. de contabilitate.

Un flux de lucru simplificat de procesare a facturilor este crucial pentru recunoașterea conturilor de plătit și optimizarea fluxului de numerar pentru a îndeplini plățile valide.

Cum se procesează facturile?

În companiile mijlocii și mari, procesarea facturilor este parte a procesului de conturi de plătit (AP). Procesul de gestionarea facturilor este important nu numai pentru organizarea fluxului de numerar, ci și pentru gestionarea vânzătorilor și furnizorilor pentru a asigura achizițiile la timp.

Procesarea convențională a facturii implică următorii pași de bază:

• Evaluarea facturii primite de la furnizor: O factură este primită mai întâi de la un furnizor pentru un produs sau serviciu care a fost comandat de obicei printr-o comandă de achiziție (PO). Personalul de procesare a facturilor conturi de plătibile înregistrează factura în registre cu un cod de identificare (Registrul general sau codul GL).
• Potrivirea facturii: datele din factură, inclusiv tipul de produs/serviciu comandat, prețul convenit, data livrării etc., sunt comparate cu OP inițial. În cazul în care factura este ridicată după livrarea produsului/serviciului, detaliile facturii se potrivesc și cu detaliile de pe bonul de livrare. Acest tpotrivire în sens direct” abordează întrebări precum:

o Condițiile de plată se potrivesc?

o Sunt incluse reducerile promise?

o A fost codificată factura în conturile de cheltuieli corespunzătoare?

o Există probleme de performanță după primire care justifică reținerea plății?

• Verificarea discrepanțelor: orice discrepanță în datele facturii este semnalată ca o excepție. Personalul AP contactează apoi vânzătorul și departamentul în cauză din cadrul companiei pentru a remedia eroarea/discrepanța. Odată ce excepția este rezolvată, factura este reemisă de către furnizor și procesul de potrivire a facturii se repetă.
• Primiți autorizarea și aprobările corespunzătoare: în funcție de politicile companiei, factura este direcționată către diferite niveluri de management pentru verificare și aprobare. Numărul și natura aprobărilor necesare depind de politica și dimensiunea companiei. Alți factori includ departamentele implicate în procesul de aprovizionare și achiziție, tipul de produs și valoarea facturii. De exemplu, unele companii pot solicita aprobări la nivel de management pentru valorile facturii mai mari decât un anumit prag.
• Autorizarea plății facturii: După toate nivelurile de aprobare, factura este plătită în conformitate cu termenii care au fost negociați cu vânzătorul. Plata poate fi responsabilitatea departamentului AP, departamentului financiar sau departamentului de achiziții, în funcție de structura afacerii. Plata este procesată ca cecuri, transferuri bancare sau alte metode, conform termenilor și condițiilor predeterminate.
• Închiderea tranzacției: Odată ce plata a fost efectuată, respectivul traseu al facturii este închis și tranzacția este înregistrată ca finalizată. Factura și detaliile de plată sunt arhivate în GL pentru audituri viitoare.

Doriți să vă automatizați procesele AP manuale? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Provocări în procesarea facturilor

1. Facturi pierdute sau pierdute

Aceasta este o problemă atunci când o companie are de-a face cu mai mulți furnizori și multe facturi în fiecare zi. Problema este exacerbată de faptul că facturile pot fi primite în diferite formate – ca copii pe hârtie, pdf-uri scanate, fișiere de procesare de text etc. Devine o provocare să gestionezi aceste forme diferite de facturi, primite la momente diferite și, adesea, de către personal diferit. .

Facturile ratate duc la plăți întârziate și penalități asociate, relații tensionate cu furnizorii, întârzieri în funcționare și probleme de audit.

2. Date nepotrivite sau lipsă

O factură conține date critice, cum ar fi ID-urile companiei, informațiile fiscale, serviciul/produsul furnizat, prețul, starea livrării etc. Dacă facturile sunt în diferite formate, devine greoaie, dacă nu imposibil să verificați toate datele valide din acestea. Unele greșeli care sunt ușor de ratat includ:

– Folosirea greșită a numelui clientului

– Nu detaliază clar produsele/serviciile

– Nu se potrivește cu marca solicitată

– Erori de calcul

– Nu folosiți moneda potrivită

– Nu menționez data scadentă

– Nu sunt menționate reduceri sau penalități

– Erorile cotei de impozitare

În conformitate cu Parteneri Ardenți, aproape un sfert din toate facturile sunt semnalate pentru excepții care trebuie abordate de personalul de procesare a facturilor din conturile de plată. Greșelile de facturare duc atât la pierderi monetare, cât și la pierderi de timp.

Acesta a fost raportate că numai spitalele pierd aproximativ 68 de miliarde de dolari pe an din cauza erorilor de facturare. Erorile din facturile pe hârtie sunt destul de costisitoare de remediat – rectificarea datelor pe factură poate costa $53.50 pe factură în medie!

Problemele asociate cu procesarea manuală a facturilor contribuie la peste 30% din costurile echipei AP. Verificarea acurateței consumă, de asemenea, o cantitate excesivă de timp și, dacă este considerată inadecvată sau eronată, excepția ridicată ar consuma mai mult timp pentru rezolvare. Astfel de întârzieri în procesarea facturilor afectează programul de plată. Aproape 1 din 5 companii pierde în condiții favorabile și rate reduse din cauza plăților întârziate ale furnizorilor.

3. Starea necunoscută a facturii

Starea actuală a unei facturi în schema ei de procesare este adesea necunoscută, mai ales dacă există multe părți interesate implicate în proces. Unde este? Cine l-a aprobat? Ce mai are nevoie? Când se va face plata? Acestea sunt întrebări care apar adesea din cauza lipsei de transparență.

4. Erori de rutare a facturilor

Pot exista mai mulți furnizori care emit multe facturi către o companie în fiecare zi. După verificarea preliminară, echipa de procesare a facturii AP sortează fiecare factură în coada de rutare. Chiar și cel mai eficient specialist AP poate face o greșeală în rutarea unei facturi. Atunci când o factură este direcționată greșit, aceasta trece prin pași inutile – pierderea timpului și a efortului uman. Acest scenariu „de atingere ridicată” este deosebit de stresant, mai ales atunci când echipa AP trebuie să închidă periodic cărțile. Astfel, deși echipele de conturi plătibile sunt concepute pentru a îmbunătăți aprovizionare și achiziții proces, în realitate, ar putea petrece o cantitate exagerată de timp urmărind facturile prin calea complexă de aprobare și remediind erorile rezultate care apar în lanț.

Implicații practice ale problemelor de procesare a facturilor

Problemele tradiționalului procesul de gestionare a facturilor, enumerate în secțiunea anterioară, pot avea implicații grave asupra productivității și profitabilității unei companii:

• Pierderea eficienței și a productivității: verificarea unei facturi, gestionarea erorilor și excepțiilor, urmărirea cursului acesteia, obținerea aprobărilor și plata facturii sunt procese care consumă timp. Timpul „irosit” cu astfel de sarcini ar fi mai bine cheltuit pe sarcini care contribuie la valoarea întreprinderii. Sarcinile repetitive asociate procesării facturilor pot înăbuși productivitatea unei organizații.
• Moralul și cultura angajaților: 60% din personalul AP relatărilor găsiți că procesarea facturilor este cea mai detestată sarcină a jobului lor – nemulțumirea față de mai mult de jumătate de locuri de muncă duce la pierderea moralului și a entuziasmului în rândul lucrătorilor. Este firesc ca angajații găsi timpul petrecut pe aspectele interesante ale locurilor de muncă lor satisfacătoare. Astfel, reducerea la minimum a sarcinilor banale ale procesului de procesare a facturilor și creșterea timpului petrecut cu aspectele provocatoare și interesante ale jobului unui angajat pot spori satisfacția în muncă și, prin urmare, păstrarea angajaților.
• Creșterea datoriilor: întârzierile cauzate în fluxul de lucru de procesare a facturilor pot duce la facturi neacționabile. Acest lucru poate duce la datorii acumulate în timp, la creșterea presiunii în perioadele de audit și la neconformitate. Toate acestea afectează linia de jos.
• Vulnerabilitatea la fraudă: unele fraude care apar în procesul de facturare includ fraude de la terți, taxarea greșită a forței de muncă, plăți duplicate și alte erori interne. Fraudele cu facturi se pot manifesta ca volum anormal al facturii, nepotrivire între produsul/serviciul livrat și specificațiile facturii, discrepanțe între OP și factură și comportament dubios al angajaților. Sarcinile de procesare manuală a facturilor pot fi plictisitoare și pot duce la letargie mentală. Acest lucru poate duce la omiterea fraudelor la verificarea facturilor pentru erori și probleme de date. Acest lucru este valabil mai ales în perioadele de criză. De exemplu, pandemia de Covid-19 relatărilor a crescut incidența fraudei pe facturi în 2020. Frauda cu facturi este dificil de detectat manual, mai ales atunci când volumul de afaceri este mare.
• Procesarea descentralizată a facturilor: absența unui flux de lucru consecvent sau coeziv de gestionare a facturilor poate duce la procese fragmentate, care, la rândul lor, pot împiedica vizibilitatea și guvernanța centralizate.
• Obstacole în calea extinderii: pe măsură ce compania crește, procesarea manuală a facturilor devine greoaie. Astfel, a continua să vă păstrați ceea ce probabil funcționează pentru o configurație mică împiedică extinderea și potențialul de scalare. Scopul final al oricărei afaceri nu este menținerea status-quo-ului, ci creșterea!

Configurați fluxuri de lucru AP fără atingere și eficientizați procesul de conturi de plătit în secunde. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.

Procesarea automată a facturilor

Automatizarea procesării facturilor oferă o soluție clară pentru majoritatea, dacă nu pentru toate problemele asociate cu acest proces manual. Avertismentul „dacă nu toate” apare din cauza necesității minore de intervenție manuală în unele etape. Cu toate acestea, automatizarea multor sarcini repetitive ale procesului poate economisi timp, economisi bani, menține moralul angajaților și poate menține relații bune cu furnizorii.

Dirijarea facturilor complet fără atingere – procesarea automată a facturilor de la primire până la închidere, fără intervenție manuală – este încă rară. A studiu efectuate în rândul personalului implicat în procesele AP arată un sprijin copleșitor pentru automatizarea majorității sarcinilor manuale.

Câteva avantaje specifice ale automatizării unora sau a majorității sarcinilor din fluxul de lucru de procesare a facturilor sunt:

• Coerența datelor: instrumentele de procesare automată a facturilor includ adesea instrumente automate de extragere a datelor care pot extrage date relevante din facturi și le pot salva într-un format standardizat care ar ajuta verificările și aprobările ulterioare. Multe instrumente de procesare a facturilor vin cu module OCR încorporate care pot extrage date relevante din facturi. AI activat instrumente de gestionare a facturilor precum Nanonets pot fi instruiți pentru a extrage date specifice dintr-o varietate de formate de facturi.
• Potrivire mai rapidă în trei direcții: comparațiile automate în trei direcții ale facturii cu OP și chitanța sunt mai rapide decât validările manuale, deoarece toate datele relevante pentru tranzacție sunt stocate digital în același loc și pot fi comparate cu ușurință fie vizual, fie prin intermediul inteligenței artificiale. software. Fluxurile de lucru de procesare automată a facturilor pot fi integrate cu baze de date și alte sisteme de contabilitate pentru potrivirea automată fără intervenție umană.
• Aprobari simplificate: Trecerea automata a facturii de la o etapa la alta si crearea de memento-uri pentru aprobare pot evita intarzierile in procesarea facturii. Includerea situațiilor neprevăzute și a mementourilor în fluxul de lucru poate elimina blocajele. Integrarea semnăturilor electronice și a formularelor digitale poate permite aprobările din mers din partea diferiților participanți la proces, astfel încât absența fizică de la birou să nu întârzie procesul de aprobare.
• Transparența procesului: Accesul pe mai multe niveluri la date și stocarea centralizată a datelor pot permite transparență. Automatizarea procesării facturilor creează, de asemenea, o pistă de audit pentru urmărirea progresului facturii de-a lungul punctelor de control.
• Securitatea datelor: digitizarea datelor facturii poate preveni pierderea informațiilor asociate în mod obișnuit cu mutarea fizică a documentului pentru validare și aprobare. Automatizarea poate permite, de asemenea, integrarea fluxului de lucru de gestionare a facturilor cu cel al companiei sistem de management al documentelor și alte instrumente de contabilitate pentru audit și arhivare. De asemenea, ajută la respectarea reglementărilor.
• Informații de afaceri mai bune: gestionarea automată a facturilor poate permite accesul și evaluarea ușoară a datelor de achiziție și a cheltuielilor, permițând astfel analize și luare a deciziilor mai bune.
• Menținerea relațiilor cu furnizorii: Absența întârzierilor și gestionarea organizată a facturilor are ca rezultat plăți la timp, o mai bună comunicare cu furnizorii și, astfel, relații productive cu vânzătorii.
• Eliminarea fraudei: automatizarea fluxurilor de lucru pentru aprobarea facturilor poate elimina frauda prin plasarea de verificări în fluxul de lucru și creșterea vizibilității. Neregulile pot fi semnalate automat în timpul meci automat în trei. Și verificarea semnăturii electronice poate preveni atât fraudele interne/externe, cât și pierderile asociate.

Procese AP care sunt potrivite pentru automatizare

Unii dintre pașii de procesare a facturilor care ar beneficia de automatizare sunt:

• Primirea facturii: Având în vedere că se primesc diverse formate de facturi de la diferiți furnizori, detectarea automată a diferitelor câmpuri relevante din factură ar ajuta la digitalizarea facturii și la o mai bună gestionare a datelor. Instrumentele OCR sunt utile aici.
• Validarea facturii: este ușor să configurați reguli pentru a verifica integritatea și caracterul complet al datelor din facturi. Popularea diferitelor câmpuri personalizate din baza de date de facturi poate ajuta la detectarea informațiilor incomplete sau lipsă.
• Potrivire în trei direcții: facturile sunt adesea ridicate ca răspuns la o OP și sunt adesea asociate cu o chitanță. Aceste trei documente ar fi conectate printr-un număr comun de PO. Potrivirea automată a facturilor, a OP-urilor și a chitanțelor va grăbi procesul de validare și va muta factura la următorul nivel fără întârzieri.
• Gestionarea excepțiilor: excepțiile și cazurile marginale nu sunt neobișnuite în gestionarea facturilor. Cazurile marginale pot apărea din cauza modificărilor fusului orar, a mai multor taxe recurente, a ajustărilor retroactive ale prețurilor și a duratei variabile a lunii. Unele software, în special cele alimentate de AI, cum ar fi Nanonets, pot gestiona aceste cazuri marginale, în timp ce unele necesită niveluri diferite de intervenție umană.
• Procesul de aprobare: facturile digitale pot fi mutate automat de-a lungul ierarhiei de management pentru aprobări. Configurarea mementourilor poate ajuta, de asemenea, la accelerarea procesului de facturare.
• Plata: Plățile digitale (transfer bancar etc.) pot fi integrate în software pentru a permite plata automată către furnizor, odată ce au fost primite toate aprobările.
• Analiză: automatizarea poate permite evaluarea și analiza modelelor de cheltuieli și a relațiilor cu furnizorii, ceea ce ar putea ajuta la corectarea cursurilor și la deciziile de afaceri productive. Sistemele bazate pe inteligență artificială ar permite analize mai bune cu mai multă instruire cu facturi.

Rezervați această demonstrație live de 30 de minute pentru ca aceasta să fie ultima dată când va trebui să introduceți manual datele din facturi sau chitanțe în software-ul ERP.

Nanonet pentru procesarea inteligentă a facturilor

Nanonets este un software bazat pe inteligență artificială care poate fi folosit pentru a automatiza și eficientiza etapele de procesare a facturilor din afacerea dvs.

Datele pot fi capturate fără erori dintr-o varietate de tipuri de fișiere de factură. Motorul AI al Nanonets poate fi antrenat cu facturi reale, fără a fi nevoie de codare, ceea ce îl face personalizabil pentru companie.  

De asemenea, are încorporați algoritmi de ultimă generație și o infrastructură puternică pentru aprobări în mai mulți pași. Software-ul de procesare a facturilor Nanonets poate fi integrat cu alte sisteme precum baza de date Mysql, QuickBooks sau Salesforce și este independent de platformă. Este precis și scalabil, economisește timp și bani pentru echipa dvs. de procesare a facturilor pentru conturile de plată și sporește productivitatea.

La pachet

Automatizarea procesării facturilor eficientizează procesul de cumpărare, îmbunătățește transparența traseului facturilor, economisește timp și bani, crește productivitatea angajaților și îmbunătățește relațiile cu furnizorii. Automatizarea fluxului de facturi le permite angajaților umani să se concentreze pe activități mai puțin banale, cu valoare mai mare, cum ar fi planificarea și elaborarea de strategii. Acestea pot duce, la rândul lor, la îmbunătățirea eficienței generale și a profitabilității afacerii.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• Mintând viitorul cu Adryenn Ashley. Accesați Aici.
• Cumpărați și vindeți acțiuni în companii PRE-IPO cu PREIPO®. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/