Coloana vertebrală nevăzută a activităților bancare: o scufundare profundă în potrivire și reconciliere

Anul trecut am sărbătorit două decenii de imersiune în IT, în special în sectorul Serviciilor Financiare. În această perioadă am fost martor la transformări remarcabile în domeniul bancar și al tehnologiei. Apariția companiilor Fintech și abordarea lor centrată pe client, împreună cu progresele semnificative în ingineria software, cum ar fi metodologiile Agile, microservicii și cloud computing, au remodelat peisajul. Cu toate acestea, în mod intrigant, operațiunile de back-office ale multor companii de servicii financiare au rămas relativ statice în acești ani, încă se confruntă cu codificare manuală, sarcini repetitive și dependență mare de Excel.

Un proces deosebit de manual și totuși automatizat în sectorul serviciilor financiare este potrivire și reconciliere. Acest proces ia naștere sub diferite forme, adică de la identificarea și abordarea discrepanțelor (care apar de obicei din cauza unor probleme sau lacune cu integrările) în integrările master-slave până la corectarea sau eliminarea dublelor și actualizărilor semi-automatizate ale sistemelor operaționale cu date din surse externe.

În ciuda disponibilitatii de software sofisticat (de exemplu, FIS IntelliMatch, Calypso Confirmation Matching, Misys CMS, Temenos T24 Confirmation Matching...) pentru sarcini specifice de reconciliere, cum ar fi potrivirea confirmării de plată și tranzacție (deseori pe baza mesajelor SWIFT), majoritatea sarcinilor de potrivire se bazează adesea pe soluții personalizate sau manuale, inclusiv Excel sau chiar metode pe hârtie. De multe ori, automatizarea nu este, de asemenea, pertinentă, deoarece potrivirea este adesea implicată în acțiuni unice, cum ar fi campanii de marketing, curățarea datelor, alinierea cu partenerii...​

Înțelegerea unei mai bune reconcilieri necesită disecând componentele sale, adică

• Începe cu colectarea și transformarea seturilor de date disparate pentru comparabilitate. Aceasta constă în recuperarea a 2 seturi de date, care pot fi livrate în diferite formate, structuri diferite, domenii diferite și cu nume sau enumerații diferite. Datele trebuie transformate pentru a le face comparabile și încărcate în același instrument (de exemplu, o bază de date sau Excel), astfel încât să poată fi comparate cu ușurință.

• Următorul pas este definirea a algoritm de potrivire precisă. Aceasta poate fi o simplă cheie unică, dar poate, de asemenea, o combinație de atribute multiple (cheie compusă), o regulă ierarhică (adică potriviți mai întâi pe tasta 1, dacă nu se potrivește, încercați pe tasta 2...) sau o regulă neclară (dacă cheia a setului de date 1 seamănă cu cheia setului de date 2 este o potrivire). Definirea acestui algoritm de potrivire poate fi foarte complexă, dar este crucială în capacitatea de a automatiza potrivirea și de a ajunge la o calitate bună a ieșirii.

• Odată ce algoritmul de potrivire este definit, introducem faza de comparatie. Pentru seturi de date mici, acest lucru se poate face destul de simplu, dar pentru seturi de date foarte mari, poate necesita tot felul de optimizări de performanță (cum ar fi indici, segmentare, paralelism...) pentru a executa comparația într-un timp rezonabil.

• În cele din urmă, discrepanțele identificate trebuie traduse în rezultate acționabile, cum ar fi rapoarte, comunicări către colegi sau terți sau acțiuni corective (de exemplu, generarea de fișiere, mesaje sau instrucțiuni SQL pentru a remedia diferențele).

Complexitățile potrivirii în serviciile financiare sunt diverse. Haideti sa exploram unele cazuri de utilizare tipice în peisajul serviciilor financiare:

• Majoritatea băncilor au un Dosarul principal de valori mobiliare, descriind toate valorile mobiliare care sunt în poziție sau pot fi tranzacționate la bancă. Acest fișier trebuie să fie integrat cu o mulțime de aplicații, dar trebuie să fie alimentat și de mai multe surse de date, cum ar fi Telekurs, Reuters, Bloomberg, Moody's... Aceasta înseamnă că o securitate trebuie să fie potrivită în mod unic. Din păcate, nu există un singur identificator unic care să descrie toate valorile mobiliare. Instrumentele tranzacționate public au un cod ISIN agreat de comun acord, dar produsele private și OTC, cum ar fi majoritatea derivatelor, de obicei nu au. Prin urmare, băncile au inventat identificatori interni, folosesc coduri ISIN false (începând de obicei cu un „X”) sau au folosit chei compuse pentru a identifica instrumentul în mod unic (de exemplu, pentru un instrument derivat, aceasta poate fi o combinație de simbol al titlului de bază, preț de exercitare, tip de opțiune și data expirării).

• În retail banking, este evident esențial să identificați și potriviți în mod unic o anumită persoană fizică. Cu toate acestea, chiar și într-o țară dezvoltată precum Belgia, acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut. Fiecare persoană din Belgia are un număr de registru național, așa că aceasta pare alegerea evidentă pentru o cheie de potrivire. Din păcate, legile belgiene limitează utilizarea acestui număr la cazuri specifice de utilizare. În plus, acest identificator nu există pentru străini și se poate modifica în timp (de exemplu, rezidenții străini primesc mai întâi un număr de Registrul Național temporar care se poate schimba într-unul definitiv, altul ulterior sau în cazul schimbării de gen se va schimba și Numărul Registrului Național). O altă variantă este să folosești numărul cărții de identitate, dar acesta este diferit și pentru străini și se va schimba la fiecare 10 ani. Prin urmare, multe bănci folosesc reguli mai complexe, cum ar fi o potrivire bazată pe prenume, prenume și data nașterii, dar, evident, acest lucru vine și cu tot felul de probleme, cum ar fi duplicate, diferențe de ortografie și erori în nume, utilizarea caracterelor speciale în nume…​

• O problemă foarte asemănătoare este potrivirea unei companii sau mai precis unui magazin. În Belgia, fiecare companie are un număr de companie, care este similar cu numărul de TVA (fără prefixul „BE”), dar acesta este din nou foarte național și 1 număr de TVA poate avea mai multe locații (de exemplu, mai multe magazine). Există un concept de „număr de ramură” („vestigingsnummer” în olandeză), dar acest concept nu este foarte bine cunoscut și rar folosit. La fel, există și codul LEI (Legal Entity Identifier) ​​care este un cod dintr-o combinație de 20 de litere și coduri, care identifică în mod unic o companie la nivel mondial. Din păcate, doar companiile mari au solicitat un cod LEI, așa că pentru companiile mai mici aceasta nu este chiar o opțiune.
  Din nou, se fac adesea potriviri mai complexe, cum ar fi o combinație de număr de TVA, cod poștal și număr de locuință, dar, evident, acest lucru este departe de a fi ideal. În căutarea unui identificator unic și cunoscut în mod obișnuit, ID-ul Google devine, de asemenea, din ce în ce mai utilizat, dar dependența de o companie comercială poate reprezenta și un risc operațional mare.

• Un alt caz interesant este cel al potrivirea unei autorizații și a mesajului de compensare într-o plată cu cardul VISA. În mod normal, un identificator unic ar trebui să se potrivească cu ambele mesaje, dar din cauza tuturor tipurilor de cazuri de excepție (de exemplu, autorizații offline sau autorizații incrementale), acest lucru nu va fi întotdeauna corect. Prin urmare, este necesară o regulă mai complexă, luând în considerare mai mulți identificatori, dar și alte criterii de potrivire, cum ar fi ID-ul achizitorului, ID-ul comerciantului, ID-ul terminalului, PAN (numărul cardului), marcajul de timp și/sau suma.
  Acest tip de potrivire se aplică și altor cazuri de utilizare a plății, cum ar fi, de exemplu, potrivirea unei completări de preautorizare cu preautorizarea anterioară sau o rambursare cu o achiziție anterioară.

• Un caz de utilizare financiară care privește aproape orice afacere este potrivirea facturii cu plata. Când o companie emite o factură, trebuie să poată vedea când factura poate fi considerată ca plătită. Acest lucru este important pentru contabilitate, dar și pentru a vedea dacă ar trebui trimise mementouri pentru facturile neplătite.
  Pentru a potrivi în mod unic plata cu factura, în Belgia este utilizat de obicei un comentariu structurat în instrucțiunea de plată. Acest cod unic cu cifră de verificare oferă o referință unică de potrivire. Din păcate, de multe ori clienții uită să pună comentariul structurat sau să îl folosească pe cel greșit (de exemplu, copierea/lipirea unei facturi anterioare). Aceasta înseamnă că o companie trebuie să aibă o regulă de potrivire alternativă în cazul în care comentariul nestructurat lipsește sau este greșit. De obicei, o combinație de sumă de plată, data plății, IBAN-ul contrapărții și/sau numele contrapartidei poate oferi o modalitate alternativă de potrivire a acestor facturi.

După cum puteți vedea, potrivirea este departe de a fi ușoară, dar înțelegerea pașilor de bază poate ajuta la o potrivire mai bună. Între timp, în ciuda limitărilor sale, Excel rămâne un instrument puternic pentru potrivirea (manuală). Prin urmare a memento rapid pentru toți cei care doresc să facă potriviri în Excel:

• Utilizare CĂUTARE V pentru a efectua potriviri. VLOOKUP are însă anumite limitări, cum ar fi faptul că dă o eroare dacă nu există potriviri și că poți căuta doar pe prima coloană. O alternativă puternică este utilizarea CĂUTARE XL, care nu are aceste limitări.

• Dacă aveți nevoie de a cheie de căutare compusă, adăugați o coloană în setul dvs. de date de căutare, cu cheia de căutare compusă (adică concatenați diferitele atribute, de exemplu, cu „#” ca separator) și apoi utilizați CĂUTARE V/CĂUTARE XL pentru a căuta pe această nouă coloană.

• niste puncte de atentie când utilizați VLOOKUP:

  • Nu uitați să adăugați „false” ca ultimul argument al funcției CĂUTARE V pentru a asigura o potrivire exactă.

  • Asigurați-vă că formatele de date sunt aceleași. De exemplu, un număr „123” și textul „123” nu se vor potrivi, deci este important să le convertiți mai întâi în același format. Idem pentru identificatorii care încep cu 0 inițiali. Adesea, Excel le va converti în numere, eliminând astfel primele 0 și nu rezultă o potrivire.

  • Nu utilizați seturi de date cu mai mult de 100.000 de rânduri în Excel. Seturile de date mai mari sunt problematice pentru performanța și stabilitatea Excel.
    De asemenea, poate fi interesant să puneți modul de calcul la „Manual” dacă lucrați cu VLOOKUP pe seturi mari de date, altfel Excel va recalcula toate VLOOKUP-urile de fiecare dată când faceți o modificare minoră a datelor.

  • CĂUTARE V are numărul coloanei de returnat ca al treilea argument. Acest număr nu este adaptat dinamic atunci când adăugați sau eliminați coloane, așa că nu uitați să vă adaptați când adăugați sau eliminați coloane.

  • Dacă doriți doar o potrivire, puteți utiliza formula „=IF(ISERROR(VLOOKUP( , ,1,fals),”Fără potrivire”,”Potrivire”)”

Aceste trucuri vă pot ajuta accelerați potrivirile dvs. manuale, dar, evident, automatizarea reală este întotdeauna mai bună.

Potrivirea în serviciile financiare este a provocare cu mai multe fațete, dar înțelegerea pașilor săi fundamentali este cheia pentru îmbunătățirea rezultatelor. În timp ce instrumente precum Excel oferă soluții temporare, viitorul constă în automatizarea inteligentă, care poate eficientiza semnificativ aceste procese. Pentru cei care doresc să aprofundeze complexitățile de potrivire sau automatizare, utilizarea instrumentelor și platformelor avansate, inclusiv soluții bazate pe inteligență artificială, cum ar fi ChatGPT, poate oferi atât perspective, cât și soluții practice.

Vezi toate blogurile mele de pe https://bankloch.blogspot.com/

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://www.finextra.com/blogposting/25297/the-unseen-backbone-of-banking-a-deep-dive-into-matching-and-reconciliation?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs