Cum să construiți o strategie eficientă de achiziții

Atunci când strategia de achiziții a companiei dvs. este aliniată cu obiectivele de afaceri, acolo poate fi o rentabilitate a investiției de 4 ori mai mare. Dar o strategie de achiziții poate avea mai multe obiective potențiale: accentul se poate pune pe inovare sau pe reducerea costurilor sau pe relațiile cu furnizorii, distanța geografică și locația sau orice combinație a acestora și a altor factori.

În acest articol, vom aprofunda în strategia de achiziții — ce înseamnă termenul, cum funcționează, multiplele tipuri de strategii de achiziție și cadrele pentru a gândi la aceasta și a crea una eficientă pentru ca afacerea dvs. să prospere. 

Ce este o strategie de achiziții?

O strategie de achiziții servește ca o foaie de parcurs cuprinzătoare pentru implementarea unui proces de achiziții în cadrul unei organizații. Acesta servește ca model pentru ghidarea implementării procesului și cuprinde construirea unui lanț de aprovizionare, inițierea și urmărirea achizițiilor, gestionarea costurilor și riscurilor și evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele de afaceri care au fost stabilite. Scopul principal este de a potrivi eficient cumpărătorii cu furnizorii contractați, de a eficientiza tranzacțiile, de a elimina erorile, de a minimiza riscurile și de a gestiona eficient cheltuielile corporative.

Mai detaliat, fiecare pas presupune:

1. Construirea unui lanț de aprovizionare: Acesta este coloana vertebrală a strategiei de achiziții. Aceasta implică identificarea, evaluarea și selectarea furnizorilor care pot furniza bunurile și serviciile necesare. Scopul este de a crea un lanț de aprovizionare robust, care să fie atât rentabil, cât și fiabil.
2. Inițierea și urmărirea achizițiilor: O strategie de achiziții definește modul în care achizițiile ar trebui să fie inițiate, aprobate și urmărite. Aceasta include configurarea protocoalelor pentru cererile de achiziție, fluxurile de lucru de aprobare și menținerea unei evidențe a tuturor tranzacțiilor. Acest proces asigură transparența și responsabilitatea în procesul de achiziție.
3. Gestionarea costurilor și riscurilor: Managementul costurilor este un aspect cheie al strategiei de achiziții. Aceasta implică negocierea unor condiții favorabile cu furnizorii, căutarea oportunităților de economisire a costurilor și managementul bugetului. La fel de important este managementul riscului, care include evaluarea și atenuarea riscurilor asociate cu întreruperile lanțului de aprovizionare, volatilitatea prețurilor și fiabilitatea furnizorilor.
4. Evaluarea rezultatelor: O componentă critică a unei strategii de achiziții este evaluarea eficacității acesteia. Aceasta implică analiza datelor privind achizițiile pentru a evalua performanța față de obiectivele stabilite, identificarea zonelor de îmbunătățire și efectuarea ajustărilor necesare. Această evaluare continuă ajută la perfecționarea proceselor și strategiilor de achiziții în timp.
5. Raționalizarea tranzacțiilor: Strategia urmărește ca procesele de achiziții să fie cât mai eficiente. Aceasta include implementarea sistemelor care facilitează tranzacții mai rapide și fără erori, cum ar fi sistemele electronice de achiziții, fluxurile de lucru automatizate și gestionarea contractelor digitale.
6. Minimizarea riscului: Prin stabilirea de relații puternice cu furnizorii și crearea unei baze de furnizori diversificate, strategia ajută la minimizarea riscurilor, cum ar fi întreruperile lanțului de aprovizionare sau dependența de un singur furnizor.
7. Gestionarea cheltuielilor corporative: În cele din urmă, strategia de achiziții este orientată către un management eficient al cheltuielilor. Aceasta implică asigurarea faptului că cheltuielile organizației se aliniază cu scopurile și obiectivele sale financiare, producând economii de costuri și maximizând valoarea fiecărei achiziții.

În esență, o strategie de achiziții înseamnă mult mai mult decât simpla cumpărare de bunuri și servicii. Este vorba despre gestionarea strategică a întregului proces de achiziții pentru a se alinia cu obiectivele mai largi ale organizației, asigurând eficiența operațională, sănătatea financiară și avantajul competitiv pe piață.

Cum funcționează strategia de achiziții

Dezvoltarea unei strategii eficiente de achiziții implică o serie de pași metodici, fiecare contribuind la eficiența generală și succesul procesului de achiziție. Înțelegerea acestora este cheia pentru a le folosi ca instrument pentru succesul organizațional. Mai jos este o detaliere a pașilor majori implicați:

Evaluarea cheltuielilor curente și a cerințelor: Fundamentul unei strategii eficiente de achiziții este o reflecție aprofundată asupra modelelor actuale de cheltuieli și aprovizionare ale organizației. Aceasta implică analiza datelor istorice pentru a identifica ce a fost cumpărat, de la cine, cu ce cost și în ce cantități. Această evaluare ajută la identificarea zonelor în care cheltuielile pot fi reduse și în care ar putea fi necesare oferte sau furnizori mai buni.

Previziunea cerințelor viitoare: Pe baza evaluării cheltuielilor curente, strategia presupune prognozarea cerințelor viitoare. Această abordare de perspectivă ajută la anticiparea nevoilor viitoare de achiziții, luând în considerare factori precum previziunile de creștere, tendințele pieței și potențialele schimbări ale cererii și ofertei.

Cercetare de piata si evaluarea furnizorilor: O parte integrantă a acestei strategii este efectuarea de cercetări de piață pentru a identifica potențialii furnizori. Aceasta include evaluarea furnizorilor pe baza unor criterii precum costul, calitatea, fiabilitatea și capacitatea lor de a satisface nevoile specifice ale organizației. Este vorba despre găsirea echilibrului potrivit între rentabilitate și asigurarea calității.

Construirea și formalizarea relațiilor cu lanțul de aprovizionare: Odată identificați furnizorii potriviți, următorul pas este construirea și formalizarea relațiilor cu aceștia. Aceasta include negocierea termenilor și condițiilor, stabilirea de contracte și stabilirea unor canale de comunicare clare. Scopul este de a crea o relație stabilă și reciproc avantajoasă cu fiecare furnizor.

Implementarea sistemelor automate de achiziții: Pentru a eficientiza procesul de achiziție, strategia include adesea implementarea de sisteme automate. Aceste sisteme facilitează diverse aspecte ale achizițiilor, de la emiterea comenzilor de cumpărare până la procesarea facturilor. Automatizarea ajută la reducerea erorilor manuale, la accelerarea tranzacțiilor și la îmbunătățirea eficienței generale.

Monitorizare și îmbunătățire continuă: O strategie de achiziție nu este o abordare set-it-and-forget-it. Necesită monitorizare și evaluare continuă. Aceasta înseamnă revizuirea periodică a performanței furnizorilor, analiza datelor privind achizițiile și rămânerea la curent cu schimbările pieței. Strategia ar trebui să fie suficient de flexibilă pentru a se adapta la noile informații sau la nevoile organizaționale în schimbare, având în același timp rădăcini în fundamente solide ale afacerii și stabilirea obiectivelor cu ochi limpezi.

Transformarea achizițiilor într-un avantaj competitiv: O strategie de achiziții bine executată transformă actul de achiziție într-un avantaj competitiv pentru organizație și poate chiar de patru ori randamentul investiției. Asigurarea unor prețuri mai bune, asigurarea unor bunuri de calitate superioară, reducerea timpilor de livrare sau îmbunătățirea fiabilității lanțului de aprovizionare sunt toate activitățile de afaceri cu impact mare, a căror importanță pentru rezultatele tangibile ale afacerii nu trebuie subestimată.

Urmând acești pași, o strategie de achiziții funcționează nu doar pentru a îndeplini nevoile de achiziție ale unei organizații, ci și pentru a face acest lucru într-un mod care să susțină obiective de afaceri mai largi, să maximizeze valoarea și să încurajeze creșterea și sustenabilitatea pe termen lung.

Tipuri de strategii de achiziții

Alegerea unei strategii de achiziții este esențială pentru succesul unei organizații, deoarece are un impact direct asupra eficienței financiare și a relațiilor cu furnizorii. Diferite tipuri de strategii de achiziții răspund nevoilor și obiectivelor comerciale diferite.

Prin urmare, se recomandă ca întreprinderile să-și înceapă strategia de achiziții prin evaluarea proceselor, nevoilor și obiectivelor viitoare, astfel încât să poată alege un tip care li se aplică. Mai jos sunt câteva tipuri de strategii de achiziții:

1. Achiziții dintr-o singură sursă: Această strategie presupune să te bazezi pe un singur furnizor pentru anumite bunuri sau servicii. Beneficiul acestei abordări este dezvoltarea unei relații mai profunde cu furnizorul, care poate duce la prețuri mai bune, calitate îmbunătățită și servicii mai receptive. Cu toate acestea, vine și cu riscuri precum dependența de un singur furnizor, prețuri necompetitive și posibile întreruperi în aprovizionare.
2. Ciclul principal de achiziție: Această abordare folosește furnizori obișnuiți pentru majoritatea comenzilor standard, în timp ce externalizează pentru achiziții mai mari sau mai unice. Găsește un echilibru între menținerea unor relații de încredere și continue cu furnizorii de încredere și valorificarea resurselor externe pentru nevoi speciale.
3. Achiziții cu costuri reduse: După cum sugerează și numele, această strategie se concentrează pe găsirea furnizorului cu cel mai mic cost pentru un anumit bun sau serviciu. Deși este eficient pentru reducerea cheltuielilor, poate duce uneori la compromisuri în ceea ce privește calitatea sau la oportunități ratate pentru o valoare mai bună. O evaluare atentă a costului versus calitate este esențială în această strategie.
4. Consolidarea volumului: Aici, accentul se pune pe consolidarea achizițiilor pentru a obține reduceri de volum. Cumpărând în cantități mai mari, organizațiile pot negocia tarife mai bune, reducând astfel costurile totale. Această strategie este cea mai eficientă atunci când organizația are nevoi previzibile, de volum mare.
5. Achiziții ecologice: Această strategie conștientă de mediu acordă prioritate achizițiilor de la furnizori care oferă produse durabile și ecologice. Acesta reflectă angajamentul unei organizații față de responsabilitatea ecologică și poate, de asemenea, să răspundă preferințelor consumatorilor pentru produsele ecologice.
6. Aprovizionare strategică: Această metodă implică un proces continuu de analiză a cheltuielilor unei organizații și a relațiilor cu furnizorii pentru a îmbunătăți și reevalua activitățile de achiziție. Aprovizionarea strategică are ca scop consolidarea puterii de cumpărare pentru a asigura cele mai bune valori disponibile pe piață.
7. Aprovizionare globală: Pentru organizațiile care doresc să-și extindă baza de furnizori la nivel internațional, aprovizionarea globală deschide o lume de oportunități. Aceasta implică aprovizionarea cu bunuri și servicii dincolo de granițele geopolitice, urmărind adesea exploatarea eficienței globale, cum ar fi forța de muncă calificată cu costuri mai mici, materii prime mai ieftine și alți factori economici, cum ar fi scutiri fiscale și tarife comerciale scăzute.

Fiecare dintre aceste strategii are punctele sale forte și considerațiile sale, iar alegerea depinde de nevoile specifice ale organizației, condițiile de piață și obiectivele strategice. O strategie de achiziții bine aleasă poate duce la avantaje semnificative, inclusiv economii de costuri, fiabilitate îmbunătățită a lanțului de aprovizionare și poziționare competitivă îmbunătățită.

Pași pentru crearea unei strategii eficiente de achiziții

1. Evaluarea nevoilor de achiziție: Primul pas este o evaluare amănunțită a cerințelor de achiziție actuale și viitoare ale organizației. Aceasta implică înțelegerea ce bunuri și servicii sunt necesare pentru operațiunile de afaceri, frecvența și cantitatea acestora. Acest pas stabilește baza pentru întreaga strategie, deoarece definește ceea ce trebuie achiziționat.
2. Prioritizarea categoriilor de cheltuieli: Odată ce nevoile de achiziție sunt evaluate, clasificați-le și prioritizați-le pe baza unor factori precum costul, criticitatea și volumul. Acest pas ajută la concentrarea eforturilor și resurselor pe zonele cu cel mai mare impact, asigurând un control mai bun asupra cheltuielilor și gestionării furnizorilor.
3. Efectuarea cercetării de piață: Cercetarea aprofundată a pieței este crucială pentru a înțelege peisajul furnizorilor. Aceasta implică identificarea potențialilor furnizori, înțelegerea tendințelor pieței și obținerea unei perspective asupra modelelor de prețuri. Cercetarea de piață eficientă ajută la luarea unor decizii informate cu privire la selecția și negocierea furnizorilor.
4. Identificarea furnizorilor preferați: Pe baza cercetării de piață, identificați potențiali furnizori care pot satisface nevoile organizației. Criteriile de selecție pot include costul, calitatea, fiabilitatea și alinierea la valorile și cerințele companiei. Acest pas implică, de asemenea, să se decidă dacă să opteze pentru furnizori uni sau mai mulți, în funcție de strategia de achiziție.
5. Negocierea contractelor: Cu furnizorii preferați identificați, următorul pas este negocierea contractelor. Aceasta implică discuții despre prețuri, termene de livrare, standarde de calitate și termeni de plată. Scopul este de a stabili contracte care să ofere cel mai bun raport calitate-preț, asigurând în același timp fiabilitate și calitate.
6. Stabilirea tarifelor și cataloagelor: Pentru cheltuielile indirecte recurente, stabilirea de tarife și cataloage cu prețuri și specificații predefinite poate simplifica procesul de achiziție. Acest pas este deosebit de benefic pentru articolele care sunt achiziționate în mod regulat, deoarece economisește timp și asigură consecvența prețurilor și calității.
7. Formalizarea declarațiilor de lucru și a reperelor: Pentru achizițiile de servicii, este esențial să se oficializeze declarațiile de lucru (SOW) și să se definească etape clare. Acest lucru ajută la stabilirea așteptărilor, la monitorizarea progresului și la asigurarea faptului că livrarea serviciilor este aliniată cu termenii conveniți.
8. Implementarea politicilor de achiziții: Stabilirea unor politici și linii directoare clare în materie de achiziții este esențială. Aceste politici ar trebui să acopere aspecte precum fluxurile de lucru de aprobare, limitele de cheltuieli și cerințele de conformitate. Ei se asigură că procesul de achiziție este transparent, consecvent și aliniat cu obiectivele organizaționale.
9. Monitorizare și îmbunătățire continuă: În cele din urmă, o strategie eficientă de achiziții necesită monitorizare și îmbunătățire continuă. Aceasta presupune revizuirea periodică a performanței furnizorilor, analizarea tiparelor de cheltuieli și adaptarea strategiei la nevoile în schimbare și la condițiile pieței.

Cadrul Strategiei de Achiziții

Un cadru de strategie de achiziții este o abordare structurată care aliniază procesul de achiziții cu scopurile și obiectivele generale ale unei organizații. Acesta servește drept ghid pentru luarea deciziilor de achiziție și gestionarea activităților de achiziție. Iată cum se desfășoară de obicei:

1. Alinierea la strategia corporativă: Începeți prin a vă asigura că strategia de achiziții este sincronizată cu strategia corporativă generală a organizației. Aceasta înseamnă că deciziile de achiziție ar trebui să sprijine și să contribuie la obiectivele de afaceri mai largi, fie că sunt economii de costuri, îmbunătățirea calității, inovare, creșterea rentabilității investiției, construirea de relații mai bune cu furnizorii sau obiective de sustenabilitate.
2. Definirea obiectivelor de achiziții: Următorul pas este definirea clară a obiectivelor specifice ale funcției de achiziții. Aceste obiective ar putea varia de la reducerea costurilor de achiziție, îmbunătățirea relațiilor cu furnizorii, îmbunătățirea calității produselor, până la asigurarea aprovizionării etice și durabile, printre altele.
3. Dezvoltarea indicatorilor cheie de performanță (KPI): Pentru a măsura succesul strategiei de achiziții, este esențial să se stabilească indicatori cheie de performanță. În funcție de obiectivul general de afaceri vizat, KPI-ul ar putea include valori precum economiile de costuri realizate, scorurile de performanță ale furnizorilor, ratele de conformitate cu contract și timpul de lansare pe piață pentru articolele achiziționate.
4. Managementul riscurilor: Cadrul ar trebui să includă un plan cuprinzător de gestionare a riscurilor. Aceasta implică identificarea riscurilor potențiale în procesul de achiziție (cum ar fi întreruperile lanțului de aprovizionare sau volatilitatea prețurilor) și dezvoltarea strategiilor pentru a le atenua. De asemenea, include monitorizarea și actualizarea continuă a strategiilor de gestionare a riscurilor pe măsură ce condițiile pieței se schimbă.
5. Implicarea părților interesate: Achizițiile eficiente necesită implicarea și acceptarea diverșilor părți interesate din cadrul organizației. Cadrul ar trebui să sublinieze modul de a se angaja cu aceste părți interesate, inclusiv definirea rolurilor și responsabilităților și stabilirea canalelor de comunicare.
6. Furnizor Relationship Management: O componentă esențială a cadrului este gestionarea relațiilor cu furnizorii. Aceasta include strategii pentru selectarea și evaluarea furnizorilor, negocierea contractelor și gestionarea relațiilor în curs. Accentul pe construirea de relații puternice, reciproc avantajoase cu furnizorii poate duce la prețuri, calitate și servicii mai bune.
7. Imbunatatire continua: Cadrul ar trebui să promoveze o cultură a îmbunătățirii continue a proceselor de achiziții. Aceasta implică revizuirea și actualizarea regulată a practicilor de achiziții, rămânerea la curent cu cele mai bune practici și tendințele pieței și valorificarea tehnologiei pentru o mai bună eficiență a achizițiilor.
8. Integrarea tehnologiei: În era digitală de astăzi, încorporarea tehnologiei în strategia de achiziții este vitală. Aceasta ar putea însemna utilizarea sistemelor de achiziții electronice, instrumente digitale de gestionare a contractelor și platforme de analiză a datelor. Tehnologia poate eficientiza procesele de achiziție, poate oferi informații mai bune despre date și poate îmbunătăți procesul decizional.

Importanța unei bune strategii de achiziții

O bună strategie de achiziții este vitală pentru orice organizație care urmărește eficiența operațională și succesul financiar. 

Unul dintre beneficiile principale ale unei strategii de achiziții bine elaborate este semnificativ economii și prin urmare îmbunătățită sănătate financiară. Prin negocierea unor condiții mai bune cu furnizorii, reducerea risipei și optimizarea cheltuielilor, organizațiile pot avea un impact pozitiv asupra profitului lor. Cercetările indică faptul că strategiile eficiente de achiziții pot duce la îmbunătățiri ale costurilor, variind de la 10% la 25% în diferite categorii de cheltuieli.

O bună strategie de achiziții promovează relații puternice cu furnizorii, ceea ce poate duce la numeroase beneficii, cum ar fi calitatea îmbunătățită a produsului, condiții de plată mai favorabile și servicii mai bune. Relațiile puternice cu furnizorii sunt esențiale pentru asigurarea rezistenței și fiabilității lanțului de aprovizionare.

Strategiile eficiente de achiziții ajută la identificarea, evaluarea și riscuri atenuante asociate cu întreruperile lanțului de aprovizionare, volatilitatea prețurilor și problemele de performanță a furnizorilor. Această abordare proactivă a managementului riscului este esențială pentru menținerea operațiunilor de afaceri bune.

O strategie de achiziții bine definită simplifică, de asemenea, procesul de achiziție, reduce cheltuielile administrative și îmbunătățește procesarea tranzacțiilor. Acest eficienta operationala nu numai că economisește timp, dar reduce și probabilitatea erorilor și întârzierilor.

O bună strategie de achiziții asigură respectarea cerințelor legale și de reglementare. De asemenea, promovează practicile etice de aprovizionare, care sunt din ce în ce mai importante pentru consumatori și pot spori reputația și valoarea mărcii unei companii.

Prin alinierea achizițiilor cu strategia de afaceri, organizațiile își pot valorifica puterea de cumpărare impulsionează inovația. Aceasta poate include aprovizionarea de la furnizori care furnizează produse și servicii inovatoare, oferind astfel organizației un avantaj competitiv pe piață, potențial ridicându-și marca și puterea de stabilire a prețurilor.

Din ce în ce mai mult, organizațiile își folosesc și strategiile de achiziții pentru a realiza obiective de sustenabilitate. Aceasta include aprovizionarea de la furnizori care aderă la practici ecologice și promovarea utilizării materialelor și produselor durabile. Pe lângă faptul că contribuie la bunăstarea mediului înconjurător, există mai multe beneficii pentru mărcile și companiile care lucrează pentru atingerea obiectivelor corporative responsabile din punct de vedere social.

Concluzie

O strategie de achiziții bine concepută este mai mult decât un instrument de economisire a costurilor. Poate deveni o componentă critică și un motiv pentru succesul organizației. Prin gestionarea eficientă a proceselor de achiziții, organizațiile pot nu numai să obțină reduceri substanțiale de costuri, ci și să îmbunătățească relațiile cu furnizorii, să atenueze riscurile și să alinieze deciziile de cumpărare cu obiectivele de afaceri mai largi. 

Importanța strategică a achizițiilor este subliniată de impactul acesteia asupra eficienței operaționale, conformității, inovației și durabilității. Ca atare, investirea timpului și a resurselor în dezvoltarea unei strategii robuste de achiziții nu este doar o bună practică de afaceri, ci este una esențială pentru orice organizație cu gândire de viitor.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/procurement-strategy/