Cum să exportați e-mailurile Outlook în Excel

Outlook este un serviciu de e-mail popular pentru comunicarea de afaceri și este adesea prima alegere pentru utilizatorii de afaceri mari.

Deși oferă o gamă largă de funcții și integrări puternice, Outlook nu oferă o modalitate ușoară de a analiza/extrage date din e-mailuri. Datele de afaceri primite prin e-mailuri sau atașamente Outlook sunt de obicei extrase manual în foi de calcul Excel sau în alte aplicații de afaceri.

---

Automatizați-vă e-mailul în fluxurile de lucru cu foi de calcul cu Nanonets. Analizați datele de e-mail în date structurate potrivite pentru aplicațiile de afaceri.

Programează o demonstrație

---

De ce exportați e-mailurile din Outlook în Excel?

E-mailurile conțin o mulțime de date vitale de afaceri. Companiile primesc prin e-mail facturi, chitanțe, cotații, cereri de vânzări și multe altele. Este greu să organizezi și să dai sens tuturor acestor date din Outlook în sine.

Exportarea datelor de e-mail din Outlook în Excel permite companiilor să examineze toate aceste date pentru a obține informații valoroase. De asemenea, este posibil să doriți să exportați e-mailurile Outlook în Excel pur și simplu pentru a vă salva toate datele sau pentru a vă muta la alt furnizor/server de e-mail.

În acest articol, analizăm diferite moduri de a exporta date din e-mailurile Outlook în foi de calcul Excel. Niciuna dintre aceste metode nu este complet perfectă, să fiu sincer – formatarea este adesea modificată în timpul exportului.

De asemenea, ne uităm la cum să exportăm automat e-mailurile Outlook în Excel fără pierderi de date sau formatare.

Cum să exportați e-mailurile Outlook în Excel

Iată câteva dintre cele mai utilizate metode de export de date de e-mail din Outlook în Excel:

Copiere și lipire manuală a datelor din Outlook în Excel

Probabil cea mai proastă abordare aici - dar încă funcționează.

Deschideți e-mailurile sau atașamentele unul câte unul, copiați toate datele relevante și inserați într-o foaie Excel.

Exportați direct din Outlook în Excel

Exportul direct de e-mailuri din Outlook în Excel este destul de ușor.

Dar această metodă va păstra doar textul simplu și linkurile de bază - toate celelalte formatări se vor pierde.

1. Deschideți Outlook >> faceți clic pe „Fișier” >> și selectați „Deschideți și exportați”
2. Faceți clic pe „Import/Export” >> selectați „Export într-un fișier” >> și selectați Excel sau csv ca tip de fișier
3. Selectați un folder de destinație în care să salvați fișierul
4. Faceți clic pe „Finalizați”

Ieșiți din Outlook, deschideți folderul și verificați fișierul Excel/csv pe care tocmai l-ați exportat din Outlook.

---

Automatizați-vă e-mailul în fluxurile de lucru cu foi de calcul cu Nanonets. Analizați datele de e-mail în date structurate potrivite pentru aplicațiile de afaceri.

Programează o demonstrație

---

Automatizați-vă e-mailul Outlook în fluxurile de lucru Excel

Vă puteți automatiza e-mailul Outlook în fluxurile de lucru Excel cu o aplicație bazată pe inteligență artificială parser de e-mail or extractor de e-mailuri precum Nanonețele.

Cu Nanonets puteți redirecționa automat toate e-mailurile primite către o căsuță de e-mail Nanonets. Acest lucru vă va ajuta să efectuați acțiuni în bloc fără a fi nevoie să deschideți e-mailurile sau atașamentele individuale pe rând.

Nanonets poate ajuta, de asemenea, la păstrarea formatării originale a datelor și la extragerea numai a datelor specifice de care aveți nevoie.

Iată pașii

Creează un cont

Înregistrează-te pentru a începe cu Nanonets.

Creați un parser de date de e-mail personalizat

Încărcați câteva exemple de capturi de ecran de e-mail, marcați datele sau câmpurile pe care doriți să le extrageți și antrenați un analizator de e-mail personalizat.

Inteligența artificială va învăța să identifice date similare pe baza exemplelor pe care le afișați – cu cât sunt mai multe, cu atât mai bine. De asemenea, puteți defini reguli de analizare pentru a procesa datele extrase în formate de ieșire adecvate.

S-ar putea să aveți nevoie de mai mult de unul parser de e-mail pentru a gestiona diferite cazuri de utilizare – de exemplu, captarea datelor de plumb sau capturarea facturii sau extragerea datelor din e-mailurile de livrare a alimentelor.

Creați o căsuță de e-mail Nanonets

Configurați o căsuță de e-mail Nanonets sau o adresă de primire. Va trebui să redirecționați automat toate e-mailurile către această căsuță de e-mail dedicată Nanonets.

De asemenea, puteți configura un import automat de fișiere din stocarea în cloud, baze de date sau vă puteți conecta la alte surse printr-un API.

Pro tip – De asemenea, puteți antrena un parser de e-mail pentru a vă clasifica toate e-mailurile. Acest lucru ar putea ajuta la eliminarea pasului manual de redirecționare a unor e-mailuri selectate. Puteți redirecționa toate e-mailurile primite către căsuța de e-mail Nanonets, iar clasificatorul de e-mail se va ocupa de restul.

Exportați ca Excel sau csv

Finalizați întregul flux de lucru selectând formatul de ieșire preferat - Excel sau csv (printre alte opțiuni).

De asemenea, puteți defini unde doriți să salvați acest fișier exportat – într-un anumit folder de pe desktop sau în spațiul de stocare în cloud.

La pachet

Exportarea e-mailurilor Outlook în Excel are avantaje clare – pentru stocarea și analiza datelor.

Efectuarea manuală a acestui proces pur și simplu nu se va scala și este extrem de intensivă în muncă.

Analizatoarele de e-mail și instrumentele inteligente de extragere a datelor vă pot ajuta să vă automatizați fluxurile de lucru de e-mail Outlook către Excel. Vă puteți concentra mai mult timp pe analiza datelor și mai puțin pe copierea-lipirea datelor în Excel!

Aflați mai multe despre cele mai bune analizoare de e-mail Aici- https://nanonets.com/blog/best-email-parser/

Nanonetele pot, de asemenea converti imaginile în Excel.