Imaginați-vă că descoperiți că o simplă neglijență în gestionarea cheltuielilor de afaceri a dus la cheltuirea involuntară a unei mici averi pentru costuri evitabile.
Acesta nu este doar un scenariu ipotetic; este o realitate pentru organizațiile care trec cu vederea importanța strategică a unei politici de cheltuieli concepute meticulos.
În această piesă, vom oferi un șablon de politică de cheltuieli conceput pentru a servi drept referință pentru elaborarea propriei politici de cheltuieli pentru afacerea dvs.
Cadrul este conceput atât pentru împuternicirea angajaților, cât și pentru protejarea sănătății financiare a organizației.
Vom parcurge esența unei politici de cheltuieli, vom dezvălui un șablon versatil și vom oferi îndrumări cu privire la aplicarea și automatizarea sa practică.
Recapitulare: Politica de cheltuieli
O politică de cheltuieli este un set de reguli care dictează angajații
- cum pot cheltui banii companiei pe cheltuieli.
- cum pot rambursa cheltuielile.
- ce se întâmplă în cazurile de nerespectare.
Principalele obiective ale unei politici de cheltuieli sunt duble.
În primul rând, această politică joacă un rol crucial în gestionarea finanțelor companiei și în asigurarea faptului că angajații știu ce se așteaptă atunci când suportă cheltuieli în numele organizației.
În al doilea rând, ajută compania să rămână în conformitate cu legile și reglementările financiare, evitând problemele legale și amenzile. Acest dublu scop face din politica de cheltuieli un instrument vital atât pentru angajați, cât și pentru sănătatea financiară a companiei.
Implementarea unei politici clare de cheltuieli aduce mai multe beneficii cheie:
- Previne frauda: Prin stabilirea unor linii directoare stricte privind cheltuielile, se reduce șansele de revendicări necinstite.
- Asigură corectitudine: Toată lumea știe ce este permis și ce nu, făcând cererile de cheltuieli mai simple și mai corecte.
- Controlează bugetul: Ajută la menținerea sub control a cheltuielilor, asigurându-se că cheltuielile sunt aliniate cu constrângerile bugetare ale companiei.
Șablon de politică de cheltuieli
Crearea unui document eficient privind politica de cheltuieli este esențială pentru menținerea controlului financiar, asigurarea conformității și oferirea de claritate angajaților dumneavoastră.
Iată documentul șablon de politică de cheltuieli pentru a vă ghida în elaborarea propriei politici de cheltuieli:
Format cuvânt:
De asemenea, puteți salva o copie a șablonului ca document Google:
Șablon de politică de cheltuieli (previzualizare)
[Numele Companiei] Document de politică de cheltuieli
[Numele Companiei]
[Data]
Versiunea numarul
Acest document poate fi modificat și poate fi actualizat periodic pentru a reflecta nevoile în evoluție ale [Numele companiei] și ale angajaților săi.
Acest document privind politica de cheltuieli este conceput pentru a ghida angajații [Numele companiei] în luarea unor decizii informate și responsabile cu privire la suportarea și raportarea cheltuielilor legate de muncă. Scopul nostru este să ne asigurăm că toate cheltuielile sunt necesare, rezonabile și aliniate cu obiectivele și valorile companiei noastre. Prin aderarea la această politică, promovăm transparența, responsabilitatea și eficiența în practicile noastre financiare.
Cheltuieli
Pentru a facilita gestionarea corectă și consecventă a cheltuielilor, este esențial să definiți în mod clar ceea ce constituie o cheltuială rambursabilă în [Numele companiei]. Mai jos sunt categoriile de cheltuieli care sunt considerate rambursabile, împreună cu exemple pentru fiecare categorie pentru a elimina orice ambiguitate:
- Voiaj: Cheltuieli legate de călătoriile de afaceri, inclusiv biletele de avion, transportul la sol și cazarea. De exemplu, un bilet de avion dus-întors pentru o conferință de afaceri sau un bilet de tren pentru o întâlnire cu clienții.
- Cazare: Costuri suportate în timpul călătoriei de afaceri pentru sejururi la hotel sau alte aranjamente de cazare. Un exemplu ar putea fi un sejur de două nopți într-un hotel pentru un seminar de afaceri.
- Mesele: Cheltuieli rezonabile pentru mese în timpul călătoriilor de afaceri sau întâlnirilor cu clienții. Aceasta include micul dejun, prânzul și cina, cu un exemplu fiind o întâlnire de cină cu un potențial client.
- Divertisment pentru clienți: Cheltuieli pentru divertismentul clienților, cum ar fi costurile cu masă sau biletele la eveniment, cu condiția ca acestea să fie direct legate de dezvoltarea sau păstrarea afacerii. Un exemplu este găzduirea unui client la un eveniment sportiv pentru a discuta despre viitoarele oportunități de afaceri.
- Papetărie: Costuri pentru articolele necesare operațiunilor zilnice ale biroului, inclusiv articole de papetărie, materiale de imprimare și echipamente de birou mici. De exemplu, achiziționarea de pixuri, hârtie și cartușe de cerneală pentru uz la birou.
- Tehnologia: Cheltuieli legate de tehnologia care susține productivitatea muncii, inclusiv abonamentele software și achizițiile hardware de urgență. Un exemplu ar putea fi un abonament la un instrument de management de proiect sau achiziționarea unei noi tastaturi din cauza unei defecțiuni neașteptate.
Non-cheltuieli
Este la fel de important să specificați cheltuielile pe care [Numele companiei] nu le va rambursa. Acestea includ, dar nu se limitează la:
- Cheltuieli personale care nu au legătură cu activitățile de afaceri.
- Amenzi sau penalități, cum ar fi încălcări ale traficului sau taxe de întârziere.
- Cheltuieli care depășesc limitele predeterminate pentru anumite categorii fără aprobare prealabilă.
Limite de cheltuieli
Am stabilit limite clare de cheltuieli pentru fiecare categorie de cheltuieli rambursabile. Aceste limite sunt concepute pentru a ghida angajații în luarea unor decizii judicioase de cheltuieli care se aliniază cu considerentele bugetare ale companiei și cu obiectivele financiare. În plus, sunt incluse derogări specifice departamentului pentru a răspunde nevoilor unice și modelelor de cheltuieli ale diferitelor zone din cadrul companiei.
Limite generale de cheltuieli
Mai jos este un tabel care prezintă limitele maxime admisibile de cheltuieli pentru fiecare categorie de cheltuieli, menit să se asigure că toate cheltuielile sunt atât necesare, cât și rezonabile:
Categoria de cheltuieli | Limită maximă | notițe |
---|---|---|
Călătorii (tarife de avion) | $500 | Clasa Economy pentru zboruri interne |
Călătorii (cazare) | $ 150 pe noapte | Tariful camerei standard |
Mesele | 25 USD pe masă | Exclude băuturile alcoolice |
Divertisment pentru clienți | $100 | De persoană, necesită aprobare prealabilă pentru excepții |
Papetărie | 50 USD per comandă | Doar articole esențiale |
Tehnologia | $300 | Este necesară aprobarea prealabilă pentru articolele care depășesc această limită |
Limitele de cheltuieli specifice departamentului
Pentru a satisface nevoile specializate ale diferitelor departamente din [Numele companiei], stabilim, de asemenea, limite de cheltuieli specifice departamentului, după cum urmează:
- Departamentul de vânzări:
- Divertisment pentru clienți: Limită crescută la 150 USD de persoană pentru a găzdui potențialele întâlniri cu clienții de mare valoare.
- Călătorii: flexibilitate suplimentară în tarifele aeriene de până la 700 USD pentru călătorii internaționale cu aprobare prealabilă.
- Departamentul IT:
- Tehnologie: Limita crescută la 500 USD pentru a sprijini achiziționarea de software sau hardware specializat esențial pentru operațiunile departamentale.
Orice cheltuieli anticipate a depăși aceste limite trebuie prezentate pentru aprobare prealabilă pentru a asigura alinierea la constrângerile bugetare și la obiectivele operaționale.
Proceduri de aprobare
Eficiența și responsabilitatea procesului de gestionare a cheltuielilor [Numele companiei] sunt primordiale. Pentru a asigura acest lucru, sunt stabilite următoarele proceduri detaliate și cerințe de documentare, ghidând angajații prin procesul de aprobare și rambursare a cheltuielilor.
Călătorie și cazare
- Aprobare înainte de călătorie:
- Angajații care planifică călătorii de afaceri trebuie să trimită un itinerar și un buget estimativ pentru aprobare prin portalul nostru online desemnat.
- Această transmitere ar trebui să aibă loc cu cel puțin două săptămâni înainte de data planificată a plecării, pentru a permite suficient timp pentru revizuire și aprobare.
- Documentație post-călătorie:
- La întoarcere, angajații sunt obligați să depună toate chitanțele legate de cheltuielile de călătorie și cazare în termen de o săptămână.
- Acestea includ zboruri, hoteluri și alte cheltuieli legate de călătorie, care trebuie încărcate pe platforma noastră digitală de gestionare a cheltuielilor.
Cheltuieli de afaceri
- Pentru cheltuielile efectuate în timpul întâlnirilor cu clienții, achiziționarea de rechizite de birou sau orice alte nevoi legate de afaceri, angajații trebuie să furnizeze o chitanță și o scurtă descriere a scopului comercial.
- Aceste trimiteri trebuie făcute prin instrumentul nostru de raportare a cheltuielilor în termen de trei zile de la cheltuielile efectuate.
Cheltuieli mari
- Cheltuielile mari sunt definite ca orice cheltuială unică care depășește 2500 USD sau o serie de cheltuieli aferente care depășesc, în mod colectiv, 2500 USD într-o lună.
- O propunere detaliată, inclusiv justificarea, beneficiile așteptate și costul total, trebuie să fie transmisă și aprobată de conducerea de nivel superior înainte de a suporta cheltuielile.
Documentație și chitanțe
Pentru a facilita procesarea eficientă a cheltuielilor, este necesară prezentarea următoarei documentații la efectuarea unei cereri de rambursare prin intermediul portalului:
- Chitanțe pentru toate cheltuielile, care să demonstreze dovada plății.
- O scurtă descriere a scopului de afaceri al fiecărei cheltuieli, sporind transparența și justificarea.
- Pentru cheltuielile legate de călătorie, itinerariile complete și dovada cheltuielilor sunt necesare pentru a finaliza trimiterea.
cronologii
- Rapoartele de cheltuieli pentru cheltuielile legate de călătorie trebuie depuse în termen de o săptămână de la călătorie.
- Rapoartele pentru alte cheltuieli de afaceri sunt datorate în termen de trei zile de la apariția cheltuielilor.
- Aprobarea sau feedback-ul cu privire la cheltuielile transmise vor fi furnizate în termen de trei zile lucrătoare, asigurând rambursarea promptă și claritatea angajaților.
Trimitere și procesare digitală
[Numele companiei] utilizează o platformă digitală de gestionare a cheltuielilor [Link] pentru toate trimiterile și aprobările cheltuielilor.
Această secțiune oferă instrucțiuni pas cu pas despre cum să accesați și să utilizați portalul în mod eficient.
- Adresa URL de conectare: Navigați la [Portal Link] utilizând orice browser web. Acest link este disponibil și pe intranetul companiei în secțiunea „Resurse pentru angajați”.
- Numele de utilizator și parola: Acreditările dvs. de conectare sunt adresa de e-mail a companiei și o parolă furnizată inițial de departamentul IT. Dacă vă conectați pentru prima dată, vi se va solicita să vă schimbați parola.
- Autentificare cu doi factori (2FA): Pentru securitate sporită, portalul necesită autentificare cu doi factori. Veți primi un cod prin SMS sau e-mail, pe care trebuie să îl introduceți pe ecranul de conectare.
Odată autentificat, veți găsi următoarele secțiuni principale:
- Contul Meu: Vedeți trimiterile dvs. recente de cheltuieli și starea acestora (în așteptare, aprobate sau respinse).
- Trimiteți o nouă cheltuială: introduceți o nouă cerere de cheltuieli, inclusiv încărcarea chitanțelor și adăugarea detaliilor de cheltuieli.
- Rapoarte: generați rapoarte ale cheltuielilor trimise de dvs. pe perioade de timp selectate.
- Setări cont: Actualizați-vă informațiile personale, schimbați parola și configurați setările 2FA.
Pentru a trimite o nouă cheltuială:
- Accesați „Trimiteți o nouă cheltuială”: Faceți clic pe această opțiune din tabloul de bord.
- Detalii cheltuieli: completați formularul de cheltuieli cu detalii precum data, categoria (de ex., Călătorie, Mese), suma și o scurtă descriere.
- Încărcați Chitanțe: Atașați copii digitale ale chitanțelor dvs. făcând clic pe butonul „Încărcați”. Portalul acceptă fișiere JPG, PNG și PDF.
- Trimiteți pentru aprobare: verificați acuratețea intrării dvs., apoi faceți clic pe „Trimite”. Veți primi un e-mail de confirmare a trimiterii dvs.
Pentru verificarea stării și a rapoartelor,
- Pentru a verifica starea cheltuielilor trimise, accesați „Tabloul de bord”. Fiecare intrare va arăta starea sa actuală.
- Pentru rapoarte detaliate privind cheltuielile dvs., accesați secțiunea „Rapoarte” și personalizați criteriile raportului în funcție de intervalul de date, categorie sau stare.
Dacă întâmpinați probleme sau aveți întrebări despre utilizarea portalului:
- Întrebări frecvente și Ghidul utilizatorului: Consultați întrebările frecvente cuprinzătoare și ghidul utilizatorului disponibile în secțiunea „Ajutor” a portalului.
- Contactați biroul de asistență IT: Pentru asistență tehnică, inclusiv probleme de conectare sau probleme de încărcare a documentelor, contactați biroul de asistență IT la ithelp@[companyname].com sau (123) 456-7892.
Considerații speciale
În situațiile în care aderarea la politică prezintă provocări, angajații sunt încurajați să se angajeze într-o comunicare proactivă cu supervizorul lor direct sau cu echipa financiară. Această abordare este menită să caute îndrumări sau să discute potențialele excepții, asigurând că nevoile operaționale sunt îndeplinite fără a compromite integritatea politicii.
Cele mai bune practici, resurse și parteneriate
Pentru a sprijini angajații [Company Name] în gestionarea eficientă a cheltuielilor și pentru a spori potențialele economii prin parteneriate strategice, această secțiune oferă resurse valoroase, bune practici și detalii despre parteneriate benefice.
Cele mai bune practici și sfaturi
- Rezervați în avans: Planificarea și rezervarea călătoriilor și cazării cât mai curând posibil poate reduce semnificativ costurile. Intenționați să le rezervați cu cel puțin trei săptămâni în avans.
- Utilizați furnizori preferați: Ori de câte ori este posibil, utilizați furnizorii preferați pentru călătorii, cazare, rechizite de birou și tehnologie. Acești furnizori au fost verificați pentru valoare și calitatea serviciilor.
- Chitanțe digitale: Păstrați copii digitale ale tuturor chitanțelor. Majoritatea furnizorilor oferă chitanțe electronice, care sunt mai ușor de gestionat și de trimis împreună cu rapoartele de cheltuieli.
- Raportul de cheltuieli Actualitatea: Trimiteți rapoartele de cheltuieli cu promptitudine pentru a asigura procesarea și rambursarea rapidă. Trimiterile întârziate pot duce la întârzieri în rambursare și pot complica urmărirea bugetului.
Resurse
- Platformă digitală de gestionare a cheltuielilor: [Numele companiei] oferă o platformă online de urmărire și transmitere a cheltuielilor, accesibilă prin intranetul companiei. Sesiunile de instruire privind utilizarea acestei platforme sunt disponibile trimestrial.
- Departamentul financiar Slack Channel: Pentru întrebări sau clarificări cu privire la politicile de cheltuieli, angajații pot contacta Departamentul Financiar Slack Channel, disponibil în timpul programului de lucru la #expense-queries.
Parteneriate strategice
[Numele companiei] a stabilit parteneriate cu mai mulți furnizori externi pentru a oferi angajaților reduceri și condiții speciale, sporind valoarea și eficiența cheltuielilor legate de afaceri.
- Parteneriat de călătorie: Cu TravelCo, angajații pot beneficia de tarife reduse pentru zboruri și rezervări la hotel. Utilizați codul corporativ [TC123] atunci când rezervați prin platforma sau aplicația TravelCo. [Legătură]
- Materiale tehnologice: TechSolutions oferă angajaților [Numele companiei] prețuri speciale pentru accesorii și software pentru computere. Accesați aceasta prin link-ul furnizat pe intranetul nostru, folosind contul companiei. [Legătură]
- Reducere articole de birou: OfficeMax a colaborat cu noi pentru a oferi reduceri la rechizite de birou. Comenzile pot fi plasate direct prin sistemul nostru de achiziții, cu reduceri aplicate automat. [Legătură]
Pentru a utiliza aceste parteneriate, angajații trebuie să consulte codurile și linkurile specifice furnizate pe intranetul companiei. Pentru prima accesare sau dacă întâmpinați dificultăți, echipa de achiziții este disponibilă să asiste și să se asigure că angajații pot profita din plin de aceste oferte.
Politica de neconformitate
Asigurarea aderării la politica de cheltuieli a [Numele companiei] este crucială pentru menținerea integrității financiare și a răspunderii în cadrul organizației. Această secțiune prezintă consecințele nerespectării politicii de cheltuieli și procesul de revizuire și contestare a problemelor de neconformitate.
Nerespectarea politicii de cheltuieli poate duce la o serie de acțiuni, în funcție de natura și frecvența încălcărilor:
- Prima abatere: Angajații care nu respectă politica de cheltuieli pentru prima dată vor primi un avertisment scris și pot fi solicitați să participe la o sesiune de instruire privind respectarea politicii de cheltuieli.
- Infracțiuni repetate: Nerespectarea continuă va duce la acțiuni mai severe, inclusiv refuzul rambursării pentru cheltuielile neconforme, o revizuire oficială cu șeful departamentului și potențiale acțiuni disciplinare până la și inclusiv reziliere.
- Încălcări grave: cererile de cheltuieli frauduloase sau înșelătoare în mod intenționat vor fi supuse unor măsuri disciplinare imediate, care pot include încetarea angajării și proceduri judiciare.
Procesul de revizuire și contestare este documentat după cum urmează:
- Recenzia inițială: Dacă raportul de cheltuieli al unui angajat este semnalat pentru neconformitate, angajatul va primi o notificare care detaliază problema specifică. Angajatul va avea posibilitatea de a furniza documente suplimentare sau clarificări pentru a rezolva problema.
- Apel formal: În cazul în care angajatul nu este de acord cu decizia luată în urma revizuirii inițiale, acesta are dreptul de a contesta în mod oficial decizia. Contestația trebuie depusă în scris la Departamentul de Finanțe în termen de 10 zile lucrătoare de la decizia inițială.
- Comitetul de examinare a contestațiilor: Un comitet de examinare a contestațiilor, format din reprezentanți ai Finanțelor, HR și departamentul angajatului, va examina contestația. Acest comitet va lua în considerare toată documentația și argumentele prezentate pentru a lua o decizie finală.
- Decizia finala: Decizia comisiei este definitivă și va fi comunicată salariatului în termen de 10 zile lucrătoare de la depunerea contestației. Decizia va evidenția orice acțiuni care trebuie întreprinse sau va confirma rezolvarea problemei.
Politica de neconformitate a [Numele companiei] este concepută pentru a promova înțelegerea și aderarea la politica de cheltuieli, oferind în același timp un proces echitabil pentru abordarea și rezolvarea problemelor. Această abordare asigură că angajații sunt conștienți de importanța conformității și de consecințele nerespectării liniilor directoare stabilite, menținând astfel sănătatea financiară și standardele etice ale organizației.
Contacte și asistență
Pentru a se asigura că toți angajații [Numele companiei] au acces la îndrumări și asistență cu privire la politica de cheltuieli, această secțiune oferă informații detaliate de contact pentru persoanele și departamentele responsabile cu supravegherea și asistența cu întrebările și procesele legate de cheltuieli.
- Întrebări și clarificări privind politica de cheltuieli: Pentru întrebări legate de regulile politicii de cheltuieli, cheltuielile permise sau procesele de rambursare.
- Persoană de contact: Jane Doe, managerul politicii de cheltuieli
- E-mail: jane.doe@[companyname].com
- Telefon: (123) 456-7890
- Instruire și conformitate: Pentru întrebări despre sesiunile de instruire privind politica de cheltuieli, probleme de conformitate sau pentru a raporta preocupări legate de rambursările de cheltuieli.
- Contact: John Smith, HR Compliance Officer
- E-mail: john.smith@[companyname].com
- Telefon: (123) 456-7891
- Platformă de asistență digitală pentru managementul cheltuielilor: Pentru asistență tehnică cu platforma online de trimitere a cheltuielilor, inclusiv probleme de conectare, erori de trimitere sau cum să încărcați documentația.
- Contact: IT Help Desk
- E-mail: ithelp@[companyname].com
- Telefon: (123) 456-7892
- Parteneriate cu furnizori și reduceri: Pentru asistență pentru accesarea reducerilor pentru furnizori preferați, pentru comenzi prin conturile companiei sau pentru întrebări despre furnizorii aprobați.
- Contact: Lisa Green, specialist în achiziții
- E-mail: lisa.green@[companyname].com
- Telefon: (123) 456-7893
- Anchete generale: Pentru orice alte întrebări sau asistență care nu sunt enumerate în mod special mai sus, angajații pot contacta linia generală de asistență sau e-mail, unde întrebările vor fi direcționate către departamentul sau persoana corespunzătoare.
- E-mail general de asistență: support@[companyname].com
- Telefon de asistență generală: (123) 456-7894
Acest document privind politica de cheltuieli, conceput pentru [Numele companiei], servește ca un ghid cuprinzător pentru gestionarea cheltuielilor legate de muncă într-o manieră care se aliniază cu valorile organizației noastre de integritate, responsabilitate și responsabilitate fiscală.
Încurajăm toți angajații să se familiarizeze cu această politică, să utilizeze resursele și contactele oferite și să se angajeze să susțină cele mai înalte standarde de administrare financiară.
Evaluările și actualizările regulate ale acestei politici vor fi comunicate pentru a reflecta schimbările din mediul nostru de afaceri, cerințele de reglementare sau nevoile companiei.
Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de clarificări suplimentare, vă rugăm să nu ezitați să contactați persoanele de contact adecvate enumerate în secțiunea anterioară.
Înțelegerea, cooperarea și implicarea dumneavoastră proactivă cu această politică sunt de neprețuit pentru menținerea reputației și succesului [Numele companiei].
Vă mulțumim pentru angajamentul dumneavoastră de a respecta aceste standarde și de a contribui la cultura de excelență și integritate a companiei noastre.
Sfârșitul documentului
Cum să implementați șablonul de politică de cheltuieli pentru afacerea dvs.?
Odată ce ați terminat de elaborat politica de cheltuieli în funcție de nevoile dvs. de afaceri, următorul pas este să o implementați în operațiunile zilnice ale afacerii.
Vom explora acum cum să gestionăm eficient cheltuielile cu un flux de lucru manual simplu, inclusiv pași de la partajarea politicii până la actualizarea procedurilor.
Mergând mai departe, vom arunca o privire și asupra modului în care software-ul de gestionare a cheltuielilor, cum ar fi Nanonets, poate simplifica procesul prin gestionarea automată a cheltuielilor, oferind funcții precum trimiteri online, scanarea chitanțelor și aprobări directe.
Flux de lucru manual: pași simplificați și practici
- Distribuiți politica: Politica de cheltuieli prin e-mail tuturor și postați-o pe intranetul companiei. Asigurați-vă că o primesc și noii angajați.
- Antrenează-i pe toți: Organizați sesiuni pentru a explica politica. Includeți o sesiune specială pentru manageri despre cum să supravegheze cheltuielile echipei lor.
- Cheltuieli de transmitere: Angajații completează un formular standard de cheltuieli ori de câte ori suportă o cheltuială de afaceri. Acestea ar trebui să includă pentru ce a fost cheltuiala, cât a costat și data la care s-a întâmplat.
- Clasificarea cheltuielilor: După introducerea detaliilor, persoana financiară sortează fiecare cheltuială în categorii precum călătoria sau mesele. Acest lucru ajută la menținerea lucrurilor organizate și facilitează raportarea.
- Atașarea chitanțelor: Angajații trebuie să furnizeze chitanțe împreună cu formularele lor. Dacă chitanțele sunt pe hârtie, ar trebui să facă o fotografie clară sau să facă o scanare.
- Introducerea datelor: Cineva din domeniul financiar introduce detaliile din chitanțele atașate în sistemul de urmărire a cheltuielilor companiei. Acest lucru vă asigură că toate cheltuielile sunt corecte și înregistrate într-un singur loc.
- Examinați și aprobați: Cheltuielile trec printr-un proces de revizuire, de obicei mai întâi de către managerul angajatului și apoi de către departamentul financiar, pentru a se asigura că respectă politica.
- Emite rambursări: Odată aprobată, departamentul financiar aranjează rambursarea cheltuielii pe următorul statul de plată sau conform programului de rambursare al companiei.
- Verificați și auditați: Periodic, echipa financiară verifică rapoartele de cheltuieli în raport cu politica pentru a detecta orice problemă sau fraudă.
- Actualizare și feedback: Colectați feedback de la angajați cu privire la procesul de cheltuieli și actualizați politica sau procedurile după cum este necesar pentru ca lucrurile să funcționeze fără probleme.
Flux de lucru automatizat cu software de management al cheltuielilor
Un software automat de gestionare a cheltuielilor precum Nanonets implementează politica de cheltuieli într-un flux de lucru simplificat.
Să vedem cum.
- Incepe: Înscrieți-vă app.nanonets.com.
- Înființat: Configurați-vă politica de cheltuieli în contul NanoNets. Adăugați verificări de validare și rutare de aprobare.
- Trimitere online: Angajații își înregistrează imediat cheltuielile în NanoNets, pur și simplu încărcând o copie scanată sau digitală a chitanței lor!
- Extragerea datelor: NanoNets extrage automat date din chitanțele trimise, cum ar fi data, suma și comerciantul, eliminând astfel necesitatea introducerii manuale a datelor și asigurându-vă că datele dvs. de cheltuieli sunt întotdeauna exacte.
- Sortare automată: NanoNets sortează apoi fiecare cheltuială în categoria potrivită în funcție de contextul politicii și cadrul de clasificare, cum ar fi călătoriile sau mesele.
- Verificări ale politicii: După cum clasifică, NanoNets verifică fiecare cheltuială în raport cu regulile politicii tale. Se semnalează automat pe orice nu se potrivește pentru revizuire.
- Aprobare directă: Sistemul direcționează fiecare cheltuială către managerul potrivit pentru aprobare pe baza regulilor pe care le-ați stabilit, cum ar fi valoarea cheltuielilor sau departamentul. Acest lucru accelerează procesul de aprobare.
- Rambursare rapidă: Odată aprobate, cheltuielile sunt aliniate automat pentru rambursare. NanoNets se poate conecta la software-ul dvs. de contabilitate pentru a face acest lucru să se întâmple fără pași suplimentari.
- Informații și rapoarte: NanoNets oferă rapoarte și analize privind modelele de cheltuieli și conformitatea cu politicile, oferindu-vă o imagine clară a unde se îndreaptă banii.
Pentru a citi în continuare, iată o listă cu cele mai bune software de gestionare a cheltuielilor de pe piață, care vă vor ajuta să vă implementați cu ușurință politica de cheltuieli.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
- PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/
- :are
- :este
- :nu
- :Unde
- $UP
- 1
- 10
- 2000
- 2024
- 2FA
- 32
- 35%
- a
- Despre Noi
- mai sus
- acceptă
- acces
- accesibil
- accesarea
- accesorii
- găzdui
- cazare
- Conform
- Cont
- responsabilitate
- Contabilitate
- Conturi
- precizie
- precis
- Acțiune
- acțiuni
- activităţi de
- adăuga
- adăugat
- adăugare
- Suplimentar
- În plus,
- adresa
- adresare
- adera
- aderare
- aderare
- avansa
- Avantaj
- După
- împotriva
- urmări
- alinia
- aliniat
- aliniere
- Se aliniază
- TOATE
- permite
- permis
- de-a lungul
- de asemenea
- mereu
- Ambiguitate
- sumă
- an
- Google Analytics
- și
- Anticipat
- Orice
- aplicaţia
- recurs
- aplicație
- aplicat
- abordare
- adecvat
- aprobare
- aprobări
- aproba
- aprobat
- SUNT
- domenii
- argumente
- AS
- ajuta
- Asistență
- asistarea
- At
- atașa
- asista la
- de audit
- Autentificare
- Automata
- în mod automat
- Automatizare
- folos
- disponibil
- evitarea
- conştient
- departe
- bazat
- BE
- fost
- înainte
- folosul
- fiind
- de mai jos
- benefică
- Beneficiile
- CEL MAI BUN
- Cele mai bune practici
- carte
- rezervare
- rezervările
- atât
- Mic dejun
- Aduce
- browser-ul
- buget
- afaceri
- dezvoltarea afacerii
- dar
- buton
- by
- CAN
- cazuri
- Captură
- categorii
- Categorii
- provocări
- șansele
- Schimbare
- Modificări
- Canal
- verifica
- control
- Verificări
- Alege
- pretinde
- creanțe
- claritate
- clasă
- clar
- clar
- clic
- client
- clientii
- cod
- Coduri
- colecta
- colectiv
- COM
- comite
- angajament
- comitet
- comunicate
- Comunicare
- companie
- Compania
- Completă
- conformitate
- se conforma
- cuprinzător
- compromisor
- calculator
- preocupările
- Conferință
- Confirma
- confirmare
- Consecințele
- Lua în considerare
- Considerații
- luate în considerare
- consistent
- Constând
- constrângeri
- consulta
- contactați-ne
- contacte
- context
- a continuat
- contribuind
- Control
- cooperare
- copiaţi
- Istoria
- A costat
- Cheltuieli
- ar putea
- crafting
- scrisori de acreditare
- Criteriile de
- crucial
- Cultură
- Curent
- personaliza
- zilnic
- tablou de bord
- de date
- de introducere a datelor
- Data
- Zi
- decizie
- Deciziile
- defini
- definit
- Întârziat
- întârzieri
- demonstrând
- Departament
- departamente
- plecare
- În funcție
- descriere
- desemnat
- proiectat
- birou
- detaliat
- detalierea
- detalii
- Dezvoltare
- dicteaza
- diferit
- dificultăți
- digital
- Cină
- direcționa
- dirijat
- direct
- disciplinar
- actualizate
- reduceri
- descoperi
- descoperirea
- discuta
- necinstit
- do
- document
- documentaţie
- documente
- căprioară
- Intern
- don
- făcut
- dual
- două
- în timpul
- e
- fiecare
- Devreme
- uşura
- mai ușor
- Eficace
- în mod eficient
- eficiență
- eficient
- eficient
- elimina
- eliminarea
- caz de urgență
- Angajat
- de angajați
- ocuparea forţei de muncă
- împuternicirea
- întâlni
- întâlnire
- încuraja
- incurajata
- angaja
- angajament
- consolidarea
- asigura
- asigură
- asigurare
- Intrați
- intrarea
- intră
- distractiv
- Divertisment
- intrare
- Mediu inconjurator
- la fel de
- echipament
- Erori
- esenţă
- esenţial
- stabili
- stabilit
- estimativ
- etic
- eveniment
- toată lumea
- evoluție
- exemplu
- exemple
- depăși
- depășire
- Excelență
- de aşteptat
- cheltuieli
- Explica
- explora
- extern
- suplimentar
- extracţie
- facilita
- FAIL
- în lipsa
- echitabil
- cinste
- familiariza
- DESCRIERE
- feedback-ul
- Taxe
- Fişiere
- umple
- final
- finanţa
- Finanţe
- financiar
- Găsi
- capăt
- First
- prima dată
- Fiscal
- potrivi
- fanionat
- steaguri
- Flexibilitate
- zbor
- Zboruri
- urma
- următor
- urmează
- Pentru
- formă
- formal
- Oficial
- format
- formulare
- Avere
- Foster
- Cadru
- fraudă
- necinstit
- Frecvență
- din
- Complet
- mai mult
- viitor
- General
- genera
- obține
- Oferirea
- Go
- Goluri
- merge
- Verde
- Teren
- îndrumare
- ghida
- orientări
- călăuzitor
- Manipularea
- întâmpla
- sa întâmplat
- se întâmplă
- Piese metalice
- Avea
- cap
- Sănătate
- ajutor
- ajută
- aici
- cea mai mare
- Hires
- deţine
- găzduire
- hotel
- Hoteluri
- ORE
- Cum
- Cum Pentru a
- hr
- HTTPS
- if
- imediat
- punerea în aplicare a
- ustensile
- importanță
- important
- in
- include
- inclus
- include
- Inclusiv
- a crescut
- suportate
- individ
- persoane fizice
- informații
- informat
- inițială
- inițial
- Cereri
- instanță
- instrucțiuni
- integritate
- destinate
- intentionat
- Internațional
- în
- neprețuit
- ISN
- problema
- probleme de
- IT
- articole
- ESTE
- jane
- Ioan
- călătorie
- jpeg
- jpg
- doar
- A pastra
- Cheie
- Cunoaște
- știe
- Târziu
- legii
- Legi și reglementări
- conduce
- AFLAȚI
- cel mai puțin
- Led
- Legal
- Probleme legale
- proceduri legale
- Pârghie
- ca
- LIMITĂ
- Limitat
- Limitele
- Linie
- căptușită
- LINK
- Link-uri
- Listă
- listat
- ll
- log
- autentificat
- logare
- Logare
- Uite
- prânz
- făcut
- Principal
- Mentine
- face
- FACE
- Efectuarea
- administra
- administrare
- manager
- Manageri
- de conducere
- manieră
- manual
- Piață
- Materiale
- maxim
- Mai..
- mese
- Reuniunea
- reuniuni
- Comerciant
- cu
- meticulos
- derutant
- bani
- Lună
- mai mult
- cele mai multe
- mult
- trebuie sa
- nume
- Natură
- Navigaţi
- necesar
- Nevoie
- necesar
- nevoilor
- Nou
- următor
- notificare
- acum
- Obiectivele
- avea loc
- apariţie
- of
- oferi
- oferind
- promoții
- Birou
- on
- dată
- ONE
- on-line
- operațional
- Operațiuni
- Oportunităţi
- Oportunitate
- Opțiune
- or
- comenzilor
- organizație
- organizații
- Organizat
- Altele
- al nostru
- Compania noastra
- afară
- schiță
- contururi
- conturând
- peste
- supraveghea
- supravegherea
- Supraveghere
- propriu
- Hârtie
- Suprem
- parteneriat
- parteneriate
- Parolă
- modele
- plată
- stat de plată
- penalități
- în așteptarea
- pentru
- perioadele
- persoană
- personal
- telefon
- imagine
- bucată
- Loc
- planificat
- planificare
- platformă
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- joacă
- "vă rog"
- Politicile
- Politica
- Portal
- posibil
- Post
- potenţial
- Practic
- practicile
- preferat
- cadouri
- Anunţ
- precedent
- de stabilire a prețurilor
- tipărire
- anterior
- Proactivă
- probleme
- Proceduri
- Proceedings
- proces
- procese
- prelucrare
- de achiziții publice
- productivitate
- proiect
- management de proiect
- promova
- prompt
- dovadă
- propunere
- furniza
- prevăzut
- furnizează
- furnizarea
- Trage
- cumpărare
- achiziții
- de cumpărare
- scop
- calitate
- trimestrial
- interogări
- Întrebări
- gamă
- tarife
- Argumentare
- ajunge
- Citind
- Realitate
- rezonabil
- încasări
- a primi
- recent
- inregistrata
- reduce
- reduce
- trimite
- referință
- reflecta
- cu privire la
- regulament
- autoritățile de reglementare
- Respins..
- legate de
- raportează
- Raportarea
- Rapoarte
- Reprezentanții
- reputație
- solicita
- necesita
- necesar
- Cerinţe
- Necesită
- Rezoluţie
- rezolvă
- rezolvarea
- Resurse
- responsabilitate
- responsabil
- rezultat
- retenţie
- reveni
- revizuiască
- revizuirea
- Recenzii
- dreapta
- Rol
- Cameră
- rute
- rutare
- norme
- funcţionare
- s
- salvgardare
- probă
- Economisiți
- Economie
- scanare
- scanare
- scenariu
- programa
- Ecran
- Secțiune
- secțiuni
- securitate
- vedea
- Căuta
- selectate
- seminar
- serie
- servi
- servește
- serviciu
- sesiune
- Sesiunile
- set
- instalare
- setări
- câteva
- sever
- partajarea
- să
- Arăta
- semna
- semnificativ
- simplu
- simplificată
- simplifica
- pur şi simplu
- singur
- situații
- moale
- mic
- fierar
- lin
- SMS-uri
- Software
- soluţii
- Cineva
- special
- de specialitate
- specific
- specific
- viteze
- petrece
- Cheltuire
- uzat
- sportiv
- standard
- standarde
- început
- papetărie
- Stare
- şedere
- Pas
- paşi
- Stewardship
- simplu
- Strategic
- Parteneriate strategice
- raționalizate
- Strict
- subiect
- supunere
- Subscrieri
- prezenta
- prezentat
- depunere
- abonament
- Abonamente
- succes
- astfel de
- suficient
- furnituri
- a sustine
- Sprijină
- sigur
- SWIFT
- sistem
- tabel
- Lua
- luate
- echipă
- Tehnic
- Tehnologia
- șablon
- termeni
- acea
- lumea
- lor
- se
- apoi
- astfel
- Acestea
- ei
- lucruri
- acest
- trei
- Prin
- Prin urmare
- bilet
- bilete
- timp
- cronologii
- la
- de asemenea
- instrument
- Total
- Urmărire
- trafic
- Tren
- Pregătire
- Transparență
- transport
- călătorie
- excursie
- Două
- în
- înţelegere
- Neașteptat
- unic
- dezvălui
- Actualizează
- actualizat
- actualizări
- actualizarea
- susținător
- încărcat
- Se încarcă
- us
- utilizare
- Utilizator
- folosind
- obișnuit
- folosi
- utilizează
- validare
- Valoros
- valoare
- Valori
- Ve
- vânzător
- furnizori
- multilateral
- verificat
- de
- Vizualizare
- încălcări
- Vizita
- vital
- de avertizare
- a fost
- we
- web
- browser web
- săptămână
- săptămâni
- Ce
- cand
- oricând
- care
- în timp ce
- OMS
- voi
- cu
- în
- fără
- Apartamente
- flux de lucru
- de lucru
- lume
- ar
- scris
- scris
- Tu
- Ta
- zephyrnet