Ghid pentru procesul de reconciliere a contului furnizorului
Conducerea unei afaceri implică colaborarea cu diferiți furnizori care oferă diferite tipuri de produse și servicii. Reconcilierea furnizorilor, o parte esențială a acestui proces, implică examinarea documentelor legate de achiziție pentru a asigura acuratețea în toate tranzacțiile furnizorilor. În acest articol, vom discuta despre importanța procesului de reconciliere a furnizorilor și beneficiile utilizării unor instrumente îmbunătățite de IA, cum ar fi Nanonets.
Ce este Reconcilierea furnizorilor
In conturi de plătit (AP) activități, un vânzător este o persoană fizică sau o entitate care furnizează bunuri sau servicii companiei. Un termen alternativ pentru vânzător este „furnizor”.
Reconciliere în contabilitate se referă la compararea detaliilor tranzacțiilor și activităților financiare între diverse documente.
Procesul de reconciliere a furnizorilor este procedura sistematică de verificare și aliniere a evidențelor financiare ale unei companii cu cele ale vânzătorilor săi. Acest proces implică compararea datelor din conturile de plăți ale companiei, care includ facturi, comenzi de cumpărare, chitanțe și extrase de cont, cu înregistrările corespunzătoare păstrate de furnizori.
De ce este importantă reconcilierea furnizorilor?
Reconcilierea furnizorilor oferă numeroase beneficii care contribuie la sănătatea financiară și stabilitatea unei organizații.
Acuratețe și transparență: Reconcilierea furnizorilor se asigură că înregistrările financiare reprezintă cu exactitate tranzacțiile companiei. Această acuratețe promovează transparența, permițând părților interesate, cum ar fi investitorii, clienții, alți furnizori, acționarii și organismele de reglementare, să aibă încredere în integritatea informațiilor financiare.
Detectarea și prevenirea fraudei: Prin reconcilierea furnizorilor, companiile pot detecta discrepanțe care pot indica activități frauduloase, cum ar fi suprafacturarea, facturile duplicate sau furnizorii fictive. De exemplu, dacă factura unui furnizor apare de mai multe ori în procesul de reconciliere fără bunuri sau servicii corespunzătoare primite, ar putea ridica un semnal roșu pentru investigații suplimentare.
Managementul fluxului de numerar: Reconcilierea eficientă a furnizorilor ajută la optimizarea gestionării fluxului de numerar, asigurându-se că plățile către furnizori sunt aliniate cu bunurile sau serviciile primite. Prin reconciliere facturi și plăți cu promptitudine, companiile pot evita plățile excesive sau lipsa plăților, menținând astfel niveluri sănătoase ale fluxului de numerar.
Managementul relațiilor cu furnizorii: Reconcilierea regulată favorizează relații mai puternice cu furnizorii prin promovarea încrederii. Prin abordarea promptă a discrepanțelor și rezolvarea problemelor de plată, companiile demonstrează fiabilitate și profesionalism. De asemenea, vânzătorii sunt mai predispuși să vadă compania ca pe un partener de încredere, oferind potențial prețuri preferențiale sau servicii prioritizate.
Conformitate și pregătire pentru audit: Reconcilierea furnizorilor joacă un rol crucial în asigurarea conformității cu cerințele de reglementare și de audit standardele. Prin menținerea unor înregistrări precise și reconcilierea tranzacțiilor furnizorilor, companiile pot furniza cu ușurință dovezi ale integrității financiare și ale respectării reglementărilor aplicabile în timpul auditurilor sau inspecțiilor de reglementare.
Flux de lucru de reconciliere a furnizorilor
Desfășurat de obicei lunar, procesul de reconciliere a furnizorului începe la primirea unei facturi de la un furnizor. Reconcilierea eficientă a furnizorilor implică de obicei următorii pași:
Colectarea și standardizarea înregistrărilor: Toate înregistrările trebuie colectate și consolidate într-un format unificat, cum ar fi un PDF sau o foaie de calcul. Acest lucru asigură coerența și facilitează organizarea și gestionarea datelor.
Verificarea facturilor furnizorilor: Facturile furnizorilor trebuie să fie inspectate amănunțit pentru a asigura acuratețea și caracterul complet. Toate elementele rând trebuie examinate pentru erori în numele furnizorilor, numerele facturii, sumele de plată și termenii. Este esențial să vă asigurați că toate facturile sunt înregistrate cu acuratețe în sistemul de conturi de plătit.
Verificarea înregistrărilor plăților: Înregistrările de plată, cum ar fi cecurile sau confirmările electronice, trebuie comparate cu facturile și intrările corespunzătoare ale furnizorilor din sistemul de conturi de plăți. Orice discrepanțe, cum ar fi plăți duplicate sau intrări lipsă, trebuie identificate.
Comparații și potrivire: Extrasele furnizorului trebuie să fie corelate cu înregistrările contului de plătit pentru a confirma că soldurile restante se aliniază corect. Orice discrepanțe găsite, cum ar fi lipsa plăților sau facturilor, ar trebui investigate și rezolvate.
Verificare dublă cu extrasele bancare: O comparație amănunțită între înregistrările plăților din sistemul de conturi de plăți și extrase de cont este necesar.
Tratarea discrepanțelor: Trebuie luate măsuri imediate pentru a rezolva orice neconcordanțe identificate în timpul reconciliere. Aceasta poate implica contactarea furnizorilor, examinarea documentației de plată sau reconcilierea înregistrărilor cu extrasele bancare. Ar trebui păstrate înregistrări detaliate ale tuturor discrepanțelor și ale rezoluțiilor acestora.
Efectuarea de ajustări și corecții: Toate ajustările necesare pentru rectificarea erorilor sau discrepanțelor în sistemul de conturi de plătit trebuie să fie înregistrate. Aceasta ar putea include introducerea facturilor lipsă, corectarea sumelor de plată sau actualizarea termenilor de plată, după caz.
Review: Odată ce toate discrepanțele sunt rezolvate, înregistrările reconciliate ale contului de plătit ar trebui să fie revizuite cu atenție pentru a asigura acuratețea și caracterul complet. Ar trebui pregătit un raport de sinteză care să detalieze orice ajustări și constatări și trebuie obținute aprobările necesare.
Rămâi vigilent: Monitorizarea și revizuirea continuă a înregistrărilor conturilor de plăti sunt necesare. Controalele interne, cum ar fi utilizarea instrumentelor de automatizare și segregarea responsabilităților, ar trebui implementate pentru a preveni erorile și frauda în procesul de conturi de plăți.
Un proces standardizat de reconciliere a furnizorilor facilitează coerența și claritatea în AP. Câmpurile cheie, cum ar fi contul de reconciliere, contul furnizorului, data extrasului, soldurile de deschidere și de închidere, data scadenței, referințele și notele oferă o documentație completă pentru fiecare tranzacție. Stabilirea unui program este esențială pentru a preveni grăbiile de ultim moment și întreruperile sarcinilor în curs. De asemenea, este important să se determine durata, fie în zile sau în ore, dedicată acestui proces pentru a fi mai bine pregătit.
Provocări comune în reconcilierea declarațiilor furnizorului
Reconcilierea furnizorilor prezintă un labirint de complexități și obstacole pentru afaceri:
Volumul tranzacției: Gestionarea unui volum mare de tranzacții cu furnizorii, în special într-o întreprindere în expansiune rapidă, poate pune provocări semnificative. Afluxul de furnizori și facturi stresează resursele și extinde termenele de reconciliere.
Discrepanțe în date: Rezolvarea disparităților dintre înregistrările unei companii și declarațiile furnizorului necesită timp și efort substanțial. Identificarea cauzelor fundamentale ale acestor discrepanțe necesită o analiză atentă a datelor financiare.
Erori la introducerea datelor: Riscul inerent al erorilor asociate cu introducerea manuală a datelor complică procesul de reconciliere. Inexactitățile care decurg din greșelile de introducere a datelor pot compromite fiabilitatea raportării financiare, necesitând o supraveghere vigilentă.
Riscul de plăți duplicate: Amenințarea continuă a plăților duplicate prezintă un risc substanțial pentru integritatea financiară. Detectarea și rectificarea unor astfel de erori necesită o atenție meticuloasă la detalii pentru a preveni pierderile financiare și pentru a menține încrederea furnizorilor.
Provocări de comunicare: Comunicarea eficientă cu furnizorii este crucială pentru soluționarea promptă a disputelor și reconcilierea discrepanțelor. Canalele de comunicare inadecvate pot împiedica procesul de reconciliere, ducând la neînțelegeri și tranzacții prelungite.
Întârzieri: Întârzierile în reconcilierea furnizorilor pot perturba gestionarea fluxului de numerar și pot tensiona relațiile cu furnizorii. Plățile în timp util sunt esențiale pentru a menține relația pozitivă cu furnizorii și pentru a evita eventualele penalități sau taxe de întârziere.
Sarcinile conformității cu reglementările: Navigarea prin reglementările fiscale, standardele contabile și regulile specifice industriei adaugă complexitate procesului de reconciliere. Asigurarea conformității necesită aderarea neclintită la mandatele de reglementare, care poate necesita timp și efort.
Limitări de resurse: Constrângerile de resurse, inclusiv personalul limitat, tehnologia învechită și instrumentele inadecvate, exacerba provocările reconcilierii eficiente. Depășirea acestor limitări implică adesea investiții în soluții de externalizare și îmbunătățirea controalelor interne pentru eficientizarea operațiunilor.
Abordarea acestor provocări necesită inițiative strategice precum automatizarea, externalizarea, îmbunătățirea canalelor de comunicare cu furnizorii și consolidarea controalelor interne.
De ce să automatizăm reconcilierea furnizorilor?
Automatizare este un activ indispensabil pentru orice operațiune financiară care se ocupă cu volume substanțiale de date financiare și tranzacționale, în special pe măsură ce o afacere se extinde. Automatizarea reconcilierii furnizorilor ușurează sarcinile asociate cu procesele manuale și îmbunătățește eficiența generală în următoarele moduri.
Utilizarea instrumentelor de automatizare economisește timp și efort angajaților. Prin automatizarea sarcinilor repetitive, angajații se pot concentra pe activități mai strategice, sporind productivitatea și reducând riscul erorilor.
Automatizarea ajută la atenuarea erorilor de plată inerente proceselor de reconciliere manuală. Erorile umane, cum ar fi plata excesivă a furnizorilor, ratarea plăților întârziate sau efectuarea de intrări duplicate, pot fi costisitoare de rectificat. Automatizarea procesului de reconciliere minimizează astfel de riscuri.
Automatizarea îmbunătățește urmărirea facturilor, eliminând problema de a verifica grămezile de documente pentru a identifica facturile lipsă. Software-ul de gestionare a cheltuielilor facilitează identificarea rapidă a discrepanțelor, permițând procese contabile mai fluide și un management financiar mai bun.
Majoritatea instrumentelor de automatizare se conectează la alte software-uri de contabilitate utilizate de companii și, prin urmare, oferă un tablou de bord centralizat pentru urmărirea plăților automate ale facturilor, fluxurile de lucru personalizate de aprobare și procedurile de reconciliere.
Automatizarea ușurează procesele de raportare și audit, permițând companiilor să genereze rapoarte financiare și de audit instantaneu. Prin eficientizarea procedurilor de reconciliere, software-ul de automatizare îmbunătățește conformitatea și transparența economisind în același timp timp și resurse.
Cum poate beneficia afacerea dvs. de reconcilierea automată a furnizorilor?
Prin eficientizarea procesului de reconciliere, automatizarea reduce timpul și efortul necesar pentru a potrivi facturile cu înregistrările plăților, rezultând fluxuri de lucru mai eficiente. Automatizarea minimizează riscul erorii umane, asigurând o mai mare acuratețe în înregistrările dumneavoastră financiare și reducând probabilitatea discrepanțelor. Această acuratețe sporită se traduce în economii de costuri prin scăderea nevoii de muncă manuală și prevenirea cheltuielilor inutile, cum ar fi plățile duplicate. Sistemele automate vin adesea cu funcții de conformitate încorporate, ajutându-vă afacerea să rămână în conformitate cu cerințele de reglementare și standardele din industrie. Ciclurile de plată mai rapide și comunicarea îmbunătățită facilitată de automatizare pot consolida relațiile cu furnizorii, stimulând încrederea și fiabilitatea. Cu acces la datele de reconciliere în timp real, afacerea dvs. poate lua decizii mai informate, conducând cu încredere inițiative strategice. În plus, soluțiile de reconciliere automată oferă flexibilitate și scalabilitate, permițând afacerii dvs. să se adapteze la schimbările în volumul tranzacțiilor și să se adapteze mai ușor la creșterea.
Nanonets ca partener de reconciliere a furnizorilor
Utilizarea avansată Tehnologii AI și ML, Nanonets accelerează comunicarea cu furnizorii și procesarea facturilor, facilitând aprobările prompte și păstrarea corectă a evidențelor. Iată cum Nanonets poate ajuta cu activitățile de reconciliere a furnizorilor:
Căutați un software de reconciliere?
Finalizează comanda Nanonets Reconciliere unde puteți integra cu ușurință Nanonets cu instrumentele existente pentru a vă potrivi instantaneu cărțile și pentru a identifica discrepanțele.
Extragerea eficientă a datelor: Nanonets automatizează extragerea datelor din diverse documente. Această caracteristică reduce timpul și erorile asociate cu introducerea manuală a datelor.
Procesare fără atingere: Prin procesarea facturilor fără atingere condusă de inteligență artificială și învățarea automată, Nanonets minimizează intervenția manuală, reducând astfel riscul de erori. Această caracteristică îmbunătățește acuratețea și asigură integritatea financiară.
Reguli avansate de potrivire: Nanonets folosește reguli avansate de potrivire pentru a detecta discrepanțe și pentru a preveni activitățile frauduloase. Această capacitate îmbunătățește și mai mult acuratețea și întărește securitatea financiară.
Notificări în timp real: Platforma oferă notificări în timp real pentru facturile care necesită atenție, permițând utilizatorilor să abordeze cu promptitudine orice discrepanțe sau probleme restante.
Reconciliere transparentă: Nanonets simplifică reconcilierea prin extragerea datelor din diverse surse și identificarea precisă a erorilor. Acest lucru încurajează practici contabile transparente și fără erori, oferind afacerilor informații financiare de încredere.
Scalabilitate și integrare: Adaptat pentru întreprinderile mari, Nanonets oferă scalabilitate robustă și integrare perfectă cu sistemele existente. Acest lucru asigură că platforma poate satisface nevoile în creștere ale afacerii fără întreruperi.
Măsuri stricte de securitate: Aderând la standarde stricte de securitate, Nanonets asigură confidențialitatea datelor și criptarea celor mai înalte standarde. Acest lucru oferă companiilor liniște sufletească în ceea ce privește securitatea datelor lor financiare.
Raportare cuprinzătoare: Prin raportare automatizată, Nanonets oferă informații complete asupra reconciliărilor, facilitând trasee de audit transparente și procese de luare a deciziilor în cunoștință de cauză.
Scoateți-vă
Reconcilierea contului furnizorului este importantă pentru companii pentru a asigura plăți corecte, pentru a evita erorile și pentru a economisi timp prețios. Prin adoptarea de soluții eficiente de automatizare, cum ar fi Nanonets, organizațiile își pot eficientiza procesele de reconciliere, pot accelera comunicarea cu furnizorii și pot îmbunătăți integritatea financiară. Prin tehnologii avansate precum AI și învățarea automată, intervenția manuală este redusă la minimum, erorile sunt atenuate și eficiența este maximizată. Valorificând puterea automatizării, companiile își pot optimiza eforturile de reconciliere a furnizorilor, conducând la rezultate mai bune.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
- PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/vendor-account-reconciliation/
- :este
- :Unde
- 7
- a
- acces
- găzdui
- Cont
- Contabilitate
- Conturi
- creanţe
- precizie
- precis
- precis
- Acțiune
- activităţi de
- adapta
- adresa
- adresare
- Adaugă
- aderare
- aderare
- ajustări
- Adoptarea
- avansat
- AI
- SIDA
- alinia
- alinierea
- TOATE
- Permiterea
- de asemenea
- alternativă
- Sume
- an
- și
- Orice
- apare
- aplicabil
- aprobare
- aprobări
- SUNT
- articol
- AS
- activ
- ajuta
- asociate
- atenţie
- de audit
- audit
- audituri
- automatizarea
- Automata
- automate
- automatizarea
- Automatizare
- evita
- soldurile
- Bancă
- BE
- începe
- beneficia
- Beneficiile
- CEL MAI BUN
- Cele mai bune practici
- Mai bine
- între
- Proiect de lege
- organisme
- Manuale
- stimularea
- De jos
- construit-in
- afaceri
- întreprinderi
- by
- CAN
- capacitate
- cu grijă
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- cauze
- centralizat
- provocări
- Modificări
- canale
- Verificări
- claritate
- închidere
- colaborare
- COM
- cum
- Comunicare
- companie
- comparație
- compararea
- comparație
- complexități
- complexitate
- conformitate
- conforme
- cuprinzător
- compromis
- efectuat
- încredere
- confidențialitate
- Confirma
- confirmări
- Conectați
- constrângeri
- continuu
- a contribui
- controale
- Corectarea
- corect
- Corespunzător
- A costat
- economii
- costisitor
- ar putea
- crucial
- personalizat
- clienţii care
- cicluri
- tablou de bord
- de date
- de introducere a datelor
- Data
- Zi
- abuzive
- Luarea deciziilor
- Deciziile
- dedicat
- întârzieri
- Oferă
- cererile
- demonstra
- detaliu
- detaliat
- detalierea
- detalii
- detecta
- Detectare
- Determina
- diferit
- discuta
- Disputa
- Soluționare a litigiilor
- distruge
- perturbări
- documentaţie
- documente
- condus
- conducere
- două
- durată
- în timpul
- fiecare
- faciliteaza
- cu ușurință
- Eficace
- eficiență
- eficient
- efort
- Eforturile
- Electronic
- eliminarea
- Angajat
- de angajați
- angajarea
- angajează
- permițând
- criptare
- spori
- Îmbunătăţeşte
- consolidarea
- asigura
- asigură
- asigurare
- intrarea
- Afacere
- Companii
- entitate
- intrare
- eroare
- Erori
- esenţial
- stabilirea
- dovadă
- exacerba
- existent
- extinderea
- se extinde
- accelera
- accelerează
- cheltuieli
- extinde
- extracţie
- facilitat
- facilitează
- facilitând
- mai repede
- Caracteristică
- DESCRIERE
- Taxe
- Domenii
- financiar
- date financiare
- informatie financiara
- securitate financiara
- constatările
- Flexibilitate
- debit
- Concentra
- următor
- Pentru
- format
- promovarea
- plasează
- găsit
- fraudă
- necinstit
- din
- mai mult
- În plus
- genera
- bunuri
- mai mare
- În creştere
- Creștere
- ghida
- Cablaje
- Avea
- Sănătate
- sănătos
- ajutor
- ajută
- aici
- Înalt
- cea mai mare
- împiedica
- ORE
- Cum
- HTTPS
- uman
- obstacole
- Identificare
- identificat
- identifica
- identificarea
- if
- imediat
- implementat
- importanță
- important
- îmbunătățit
- îmbunătăţeşte
- in
- include
- include
- Inclusiv
- incoerențe
- a crescut
- indica
- indispensabil
- individ
- industrie
- standardele industriei
- specifice industriei
- aflux
- informații
- informat
- inerent
- inițiative
- perspective
- instanță
- imediat
- integra
- integrare
- integritate
- intern
- intervenţie
- în
- investigaţie
- investind
- Investitori
- factură
- procesarea facturii
- facturi
- implica
- implică
- probleme de
- IT
- articole
- ESTE
- Cheie
- tipurile
- muncă
- mare
- Întreprinderi mari
- Târziu
- conducere
- învăţare
- nivelurile de
- ca
- probabilitate
- Probabil
- limitări
- Limitat
- Linie
- linii
- pierderi
- maşină
- masina de învățare
- menține
- menținut
- Mentine
- face
- Efectuarea
- administrare
- de conducere
- mandate
- manual
- Meci
- potrivire
- potrivire
- Mai..
- măsuri
- meticulos
- minte
- minimizează
- dispărut
- greşeli
- diminua
- ML
- Monitorizarea
- lunar
- mai mult
- mai eficient
- multiplu
- trebuie sa
- nume
- navigând
- necesar
- este necesar ca
- necesitand
- Nevoie
- necesar
- nevoilor
- notițe
- notificări
- numere
- numeroși
- numeroase beneficii
- obținut
- of
- oferi
- oferind
- promoții
- de multe ori
- on
- dată
- în curs de desfășurare
- de deschidere
- operaţie
- Operațiuni
- Optimizați
- optimizarea
- or
- comenzilor
- organizație
- organizații
- Altele
- afară
- învechit
- tehnologie învechită
- Outsourcing
- remarcabil
- global
- depășirea
- Supraveghere
- parte
- în special
- partener
- plată
- plăți
- pace
- penalități
- platformă
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- joacă
- pune
- pozitiv
- potenţial
- potenţial
- putere
- practicile
- tocmai
- preferenţial
- pregătit
- cadouri
- împiedica
- prevenirea
- Prevenirea
- de stabilire a prețurilor
- prioritizate
- procedură
- Proceduri
- proces
- procese
- prelucrare
- productivitate
- Produse
- profesionalism
- promovează
- Promovarea
- prompt
- furniza
- furnizează
- furnizarea
- cumpărare
- Rapid
- ridica
- repede
- uşor
- promptitudine
- în timp real
- încasări
- primit
- reconciliere
- reconciliatoare
- evidența
- inregistrata
- înregistrări
- Roșu
- reduce
- reducerea
- referințe
- se referă
- cu privire la
- regulat
- regulament
- autoritățile de reglementare
- relaţie
- Relaţii
- încredere
- de încredere
- repetitiv
- raportează
- Raportarea
- Rapoarte
- reprezenta
- necesar
- Cerinţe
- Necesită
- Rezoluţie
- rezolvă
- hotărât
- rezolvarea
- resursă
- Resurse
- responsabilităţi
- rezultând
- revizuiască
- revizuite
- revizuirea
- Risc
- Riscurile
- robust
- Rol
- rădăcină
- norme
- s
- Economisiți
- economisire
- Economie
- scalabilitate
- programa
- control
- fără sudură
- securitate
- Măsuri de securitate
- Servicii
- Acționarii
- coală
- să
- semnificativ
- Simplifică
- mai lin
- Software
- soluţii
- Surse
- Spreadsheet
- Stabilitate
- Personal
- părțile interesate
- standardizare
- standarde
- Declarație
- Declarații
- şedere
- paşi
- tulpinile
- Strategic
- simplifica
- raționalizarea
- A intari
- intareste
- stringent
- puternic
- substanțial
- astfel de
- REZUMAT
- furnizorul
- furnizori
- sistem
- sisteme
- adaptate
- luate
- sarcini
- impozit
- Tehnologii
- Tehnologia
- durată
- termeni
- acea
- lor
- astfel
- Acestea
- acest
- minuțios
- complet
- aceste
- amenințare
- Prin
- timp
- cronologii
- oportun
- ori
- la
- Unelte
- fără atingere
- Urmărire
- tranzacție
- tranzacțional
- Tranzacții
- Transparență
- transparent
- Încredere
- tipic
- unificat
- inutil
- neclintit
- actualizarea
- susține
- pe
- utilizare
- utilizat
- utilizatorii
- folosind
- Valoros
- diverse
- vânzător
- furnizori
- verificarea
- Vizualizare
- volum
- volume
- modalități de
- we
- dacă
- care
- în timp ce
- OMS
- voi
- cu
- în
- fără
- fluxuri de lucru
- Tu
- Ta
- zephyrnet