Ghidul definitiv pentru indexarea documentelor

Multe corporații care au trecut de la procedurile de depunere pe hârtie la cele bazate pe computer au înțeles că fișierele digitale pot fi la fel de dezorganizate și dezordonate ca și cele analogice. In orice caz, digitizarea documentelor economisește mult efort și timp pe termen lung; funcționează doar dacă este făcut corect. Acolo ajunge indexarea documentelor.

Document indexing is an excellent way to enable your corporation to get your digital files organized and save future files organized. It also pertains to files involved in procedures across your institution, from accounts receivable and accounts payable to procure-to-pay and more.

---

Ce este indexarea documentelor?

Indexarea documentelor organizează documentele cu etichete sau atribute adecvate pentru o mai bună vizibilitate în timpul căutării sau regăsirii documentelor în viitor.

For example, a firm might index documents by customer number, client name, employee name, date, or other vital traits that could be related later. It is a significant part of the foundation upon which an organization’s document management networks are built.

Let’s take an example of a dictionary. A dictionary comprises a broad range of words and their meanings. If you have to discover a particular work from the whole dictionary, looking at each and every page would take hours.

But by utilizing the index, your hunt shrinks to just minutes or seconds. Document indexing regulates a similar hypothesis. By attaching particular tags to a digital document, you can utilize the terms in those tags to more effortlessly find the information you require, rather than manually analyzing through a mountain of files.

---

Concepte de indexare a documentelor

Se poate înțelege și cunoaște despre indexarea documentelor în mai multe concepte. Să le vizităm pe scurt:

Bază de date: A database is an electronic collection of documents that are kept in one place and made accessible to many users for many different purposes. It might also be an organized collection of documents or data stored on a computer, which a program can use to discuss and provide quick, flexible answers to inquiries.

RDBMS: Termenul „RDBMS” (Sistem de management al bazelor de date relaționale) se referă la un sistem de gestionare a bazelor de date în care datele și relațiile dintre date sunt menținute în tabele.

Câmpuri cheie—also known as index fields—are database fields used to categorize and arrange documents. They are typically defined by the user and can be used to scan and retrieve documents. Examples include the invoice number, the customer’s name, the date, and the address.

Potriviți, îmbinați și completați indexarea areas with index data that already exists in other systems, such as accounting systems. It allows you to index one or more fields and automatically fill in the remaining fields with data from a table lookup or text file provided by another network, such as an accounting or human resources system, that matches.

---

De ce este importantă indexarea documentelor?

Document indexing enables more than just quick document retrieval. There are many advantages to document indexing, including:

Organizare îmbunătățită a documentelor

88% of office workers cited the need for a dependable, unified search platform that would help them do their jobs better.

Employees can save a lot of time searching for the right document with the right document indexing system.

Conformitate mai ușoară a auditului

Puteți renunța cu ușurință la lupta de a aduna documente la timp pentru un audit, dacă documentele sunt deja indexate și organizate în funcție de anul fiscal și alte valori pertinente.

Salveaza timp

50% dintre profesioniști petrec mai mult timp căutând fișiere decât la serviciu.

However, if you and your team have the proper document indexing protocols in place, you may use the time you spend searching for productive work.

---

Tipuri de indexare a documentelor

In addition to the many benefits of document indexing, there are many different indexing approaches as well, so you can choose whatever one (or a combination of ways) best suits your workflow. These strategies consist of:

Indexarea textului integral

Cu indexarea textului integral, întregul conținut al unui document este scanat, permițându-vă să căutați expresii sau cuvinte cheie oriunde în text.

Este identic cu instrumentul „Find” (Ctrl+F sau Command+F) inclus în majoritatea procesoarelor de text și browserelor web. Natura ușor de utilizat a acestui tip de indexare îl face cel mai ușor, dar necesită mult spațiu de stocare.

Sursă

Indexare automată

Indexarea automată, cunoscută și sub denumirea de indexare a căutării variabile, indexează selectiv părți esențiale ale unui document care se potrivesc cu o bază de date, cum ar fi numerele sau numele clienților, în loc să indexeze întreaga pagină.

This is a more complicated procedure that uses document indexing software, but it may be quite beneficial for businesses indexing documents like bills that always include fields that match data in databases.

Indexarea metadatelor

„Date despre date” este un termen care este folosit frecvent pentru a se referi la metadate, dar este foarte detaliat. Un exemplu în acest sens ar putea fi în timp ce capturați imagini pentru a crea un fișier pdf; surprinde timpul în care este luată.

Moreover, it also allows you to add additional “tags, ” known as PDF metadata. Metadata, such as tags and other information you want to utilize for later searches, can be used while digitizing or scanning a document. Then, when it comes to obtaining a document, it scans the metadata rather than using your document retrieval program to scan entire documents.

Indexare automată folosind date de câmp

Field-based indexing refers to various data sources within a database, also known as fields. It is conceptually identical to metadata indexing. You can use field-based indexing, for instance, to search your database for records with the same name in the customer column.

---

Cum funcționează indexarea documentelor?

Ce indexare a documentelor este cea mai bună pentru dvs. va depinde de modul în care fiecare dintre părțile implicate intenționează să folosească documentele pe care le indexați. Informațiile pe care angajații sunt cel mai probabil să le caute online și termenii de căutare pe care sunt cel mai probabil să îi folosească pentru a le găsi trebuie să vă fie cunoscute. Înțelegerea nevoilor angajaților este singura modalitate de a vă asigura că indexați într-un mod care va face posibilă recuperarea rapidă a documentelor.

Este simplu să indexați documentele odată ce înțelegeți cum vor fi utilizate lucrările dvs. indexate și ce tip de indexare are cel mai mult sens pentru organizația dvs. Procesul de indexare presupune scanarea și clasificarea materialelor digitizate și scanate pentru a localiza expresii cheie predeterminate manual sau automat. O explicație a procesului de indexare mai detaliat este oferită mai jos:

Înțelegeți cazul de utilizare a indexării documentelor

Tipul de indexare pe care ar trebui să-l utilizați va depinde de documentele pe care le indexați, fie că sunt evidențe de personal, facturi sau altceva; este important să știi cine va prelua aceste documente și de ce.

Finalizați tipul de indexare a documentului pe care doriți să îl utilizați

It’s possible that some types of papers can be easily found without needing as much information to be indexed. For example, you could only need the basic information from invoices like the account number or vendor name.

Indexați datele aplicabile

Puteți indexa datele manual sau, de preferință, să vă bazați pe software-ul care ar putea indexa datele după ce ați determinat ce formă de indexare are sens.

The double key method is the most effective indexing technique when done manually. Two individuals tag each scanned document using this method with the necessary indexing phrases by entering the information they see into the appropriate metadata fields for the file. This makes it possible for a cross-comparison to find any errors. The double key saves a lot of time but also drastically cuts down on errors.

You must specify the guidelines for which parts of the document the software should take from if you rely on software. For example, the right exing software collaborates with OCR technology to allow the computer to read text from images, which is crucial for indexing pertinent data and digitizing physical copies of documents.

---

Nanonets for Document Indexing

[Conținutul încorporat]

Nanonets este un Sistem de management al documentelor bazat pe inteligență artificială care permite utilizatorilor cu o platformă fără cod pentru managementul documentelor de la capăt la capăt. Nanonets automatizează toate procesele documentelor, cum ar fi

And more. Nanonets has an in-built OCR software that uses keyword extraction to identify documents and index them accordingly to the respective databases. Nanonets AI algorithm learns with time and handles nestructurat, semi-structurat, or custom documents easily.

Nanonets is trusted by 30,000+ professionals from 500+ enterprises to manage documents efficiently.

Using Nanonets can bring in a host of benefits that includes cost savings, enhanced compliance, and improved productivity. Here are some unique benefits that set Nanonets apart are:

• Nu este necesară codificarea
• Funcționează cu toate tipurile de documente
• Modele personalizate AI
• Nu este necesară nicio post-procesare sau pre-procesare.
• Se ocupă de documente în mai multe limbi
• Recunoaște peste 200 de limbi
• Configurare de 1 zi
• Peste 5000 de integrări cu API și Zapier
• Suport live 24×7
• Opțiuni transparente de preț
• Soluție etichetă albă
• Găzduire on-premise și în cloud

Cum se utilizează Nanonets pentru indexarea documentelor?

Pasul 1: Creează un cont pe Nanonets (Începe gratuit acum) și conectați-vă.

Pasul 2: Selectați modelul de clasificare a documentelor din ecranul principal.

Pasul 3: selectați etichetele de document pe care doriți să le includeți.

Pasul 4: algoritmul Nanonets AI are nevoie de doar 25 de documente pentru a antrena modelul AI pentru a vă recunoaște tipul de document. Încărcați 25 de documente pentru fiecare etichetă de document și lăsați modelul să se antreneze.

Pasul 5: Odată terminat, puteți utiliza fluxul de lucru pentru a trimite automat documente, le indexați și le trimiteți la baza de date după cum este necesar. Puteți utiliza fluxurile de lucru pentru documente pentru a extrage date din documente, pentru a procesa documente sau pentru a le trimite printr-un proces de aprobare. Imaginația ta este limitarea.

---

Cum vă ajută să găsiți documente?

Document indexing is a fundamental element of any business document management technique and is a tremendous way to build more efficient workflows. With adequate indexing, any document your workers need is simple to search for and retrieve with just a limited keystroke. But it can be complicated to implement powerful document indexing if you do not have adequate tools at your disposal.

Concluzie

Indexarea documentelor este o abordare puternică pentru a ajuta la recuperarea ulterioară a documentelor din arhive uriașe, inclusiv mii de documente. Documentele pot fi indexate după conținutul lor integral (ca orice cuvânt din date poate fi accesat) sau după informații legate de document, cum ar fi o zi de producție, un identificator unic sau tema centrală a documentului.

FAQ

Care sunt datele folosite pentru indexarea documentelor?

O decizie importantă pentru a profita la maximum de noile fișiere digitale este să selectați ce standarde de indexare să utilizați. Unele cazuri de date utilizate pentru indexare includ:

• Numar de ordine
• Adresele
• Date
• Numele și prenumele
• Numere de telefon
• Număr de factură
• Numere de clienți
• Numere de cont
• Descriptori de cuvinte cheie

Care este scopul indexării?

Scopul fundamental al indexării este de a avea capacitatea de a scana și de a prelua rapid informațiile incluse în documentele scanate. De asemenea, vă poate îmbunătăți eficiența biroului, permițând angajaților să caute informații fără a rula manual cutii de fișiere.

Care sunt calitățile unei bune indexări?

Obiectivul final al unui proiect de indexare este de a construi un sistem în care utilizatorii să poată prelua în mod eficient datele. Acest lucru se realizează prin:

• Afiliați-vă cu utilizatorii finali (șefi de departament, manageri, angajați) pentru a le obține opiniile.
• Un sistem ușor de utilizat.
• Include opțiunea de a căuta anumite câmpuri dintr-un document și text complet.
• Implicarea unor profesioniști calificați în indexare pentru a vă ajuta să vă ghideze și să vă consilieze pe parcursul procesului.

Cum variază de la o industrie la alta?

Unul dintre factorii esențiali în selectarea termenilor de indexare este modul în care vor fi analizate documentele. De exemplu, într-o serie de dosare de personal, în principal numele și prenumele și datele angajării ar fi mijloace populare de căutare

Dimpotrivă, certificatele medicale pot face referire la datele de naștere sau la numerele polițelor de asigurare. Includerea termenilor de căutare folosiți în mod obișnuit în timpul indexării documentelor va oferi rezultate mai bune.

Cum funcționează indexarea documentelor?

Document indexing functions by attributing particular information to scanned documents, enabling efficient and fast information retrieval. There are various methods for document indexing, each with its own unique benefits.

Care este cea mai bună opțiune de indexare a documentelor?

Document indexing creates the search and retrieval of vast quantities of documents seamlessly when applied appropriately. Nonetheless, the proper indexing procedure is not one-size-fits-all. Whether documents are indexed by their entire text, organized by areas, or supplemented with good metadata, this option drives the success of the whole system. A skilled partner can enable your team to select the proper indexing techniques that fit your team’s unique exercises.