Monitorizarea angajaților: este „bossware” potrivit pentru compania dumneavoastră?

Confidențialitate, securitate în afaceri

În timp ce software-ul de monitorizare a angajaților poate crește productivitatea, poate fi, de asemenea, un potențial câmp minat de confidențialitate și vă poate afecta relația cu angajații dvs.

Phil Muncaster

Iunie 29 2023  •  , 4 min. citit

Lucrurile s-ar putea să nu funcționeze întotdeauna bine la locul de muncă, iar șefii și muncitorii s-ar putea să nu se întâlnească întotdeauna cu multe lucruri. Dar poate exista o altă „amenințare” în oraș: monitorizarea de la distanță a angajaților. În unele cazuri, software-ul de supraveghere a angajaților, numit și „bossware” și „tattleware”, amenință să creeze o pană între angajatori și angajați.

Făcut bine, bossware-ul poate ajuta la izolarea unei organizații de furt și riscul legal și chiar poate duce la îmbunătățiri importante ale productivității. Dar este, de asemenea, un câmp minat de confidențialitate care ar putea ajunge să-ți demotiveze angajații și să-ți expună organizația la procese.

Totuși într-un nou era munca-de-oriunde, este din ce în ce mai tentant pentru manageri să-și monitorizeze forța de muncă distribuită. Având în vedere ce este în joc, planificarea atentă ar trebui să fie cuvântul de ordine pentru orice organizație care are în vedere monitorizarea angajaților.

Ce este bossware-ul?

Bossware este un termen umbrelă pentru o varietate de instrumente de urmărire a angajaților. În timp ce funcționalitatea unui astfel de software variază, la un nivel înalt va urmări ce programe folosește un lucrător în timpul zilei și pentru cât timp. O supraveghere mai intruzivă ar putea înregistra ecranul lucrătorului și ar putea înregistra apăsările de taste ale acestuia. În mod ideal, Bossware ar fi instalat pe computerul sau dispozitivul unui angajat cu cunoștințele și consimțământul lor explicit, deși nu este întotdeauna cazul.

Monitorizarea angajaților este mai populară decât ați crede, determinată de creșterea muncii la distanță precipitată de pandemie. Un studiu constată că 60% dintre companiile cu lucrători la distanță folosesc acum o formă de bossware, iar 88% dintre ele au concediat lucrători după implementarea software-ului. Acest lucru s-ar putea datora faptului că peste jumătate (53%) dintre lucrătorii a căror activitate a fost monitorizată s-a dovedit că petrec trei sau mai multe ore în fiecare zi pentru activități non-muncă.

Monitorizarea ar putea acoperi:

• E-mailuri (conținut și expeditori/destinatari)
• Istoricul browserului
• Utilizarea aplicației
• Ecranul computerului și apăsarea tastelor
• Camere web
• Utilizarea telefonului și conținutul apelurilor
• Imagini CCTV (la birou)
• Urmărirea GPS a vehiculului
• Accesați urmărirea locației insignei
• Urmărirea fitness-ului a semnelor vitale și a stărilor de spirit

Argumente pro şi contra

Susținătorii Bossware spun că utilizarea judicioasă a software-ului de monitorizare poate ajuta organizația lor în mai multe moduri, inclusiv:

• Urmărire nivelul de stres în rândul forței de muncă
• Ajutând la creșterea productivității – arătând care lucrători nu se concentrează și care petrec prea mult timp sarcinilor manuale, repetitive care ar putea fi optimizate
• Construirea unui loc de muncă mai echitabil, asigurându-vă că toată lumea își trage greutatea
• Atenuarea riscului de scurgere intenționată/accidentală de date și de igienă precară de securitate

Pe de altă parte, există potențiale dezavantaje, cum ar fi:

• Angajații pot găsi soluții, anulând astfel orice beneficiu potențial
• Urmărirea limitată pe computer/dispozitiv poate să nu înregistreze timpul petrecut cu gândirea, rezolvarea problemelor și alte sarcini non-digitale - oferind managerilor o viziune miopă asupra productivității lucrătorilor
• Crește nivelul de stres și poate demotiva personalul și poate slăbi moralul
• Confidențialitate și implicații legale pentru angajator

Implicații legale și de confidențialitate

Legile moderne privind confidențialitatea și protecția datelor adaugă un nivel suplimentar de risc pentru organizațiile care doresc să implementeze bossware. Este important ca orice scheme să fie implementate în conformitate cu legile și reglementările locale.

• GDPR la nivelul UE face permite monitorizarea locului de muncă, dar în cadrul unui set specific de linii directoare. Organizațiile trebuie să creeze politici clare care să-și informeze personalul cu privire la orice scheme de monitorizare a angajaților și să muncească din greu pentru a face implementările cât mai discrete posibil. Nu este permisă monitorizarea ascunsă și exhaustivă a lucrurilor precum utilizarea internetului și conținutul comunicațiilor. Organizațiile care doresc să monitorizeze comunicările private, cum ar fi e-mailurile, trebuie, de asemenea, să prezinte o bază legală clară pentru a face acest lucru. Și există reguli stricte cu privire la protejarea oricăror date ale angajaților, asigurându-se că acestea sunt utilizate numai în scopurile pentru care au fost colectate și că sunt colectate numai informații relevante, pentru timpul minim necesar.
• In Statele Unite ale Americii, legea federală privind confidențialitatea Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice (ECPA) permite monitorizarea comunicațiilor electronice, cum ar fi e-mailul, atâta timp cât este în scopuri comerciale legitime și se realizează pe un dispozitiv/computer de serviciu. De asemenea, sancționează monitorizarea rețelelor sociale și a activității de pe internet și chiar înregistrările de taste și înregistrările de ecran. Cu toate acestea, în timp ce legile federale nu necesită notificarea prealabilă a unei astfel de activități, unele legi de stat pot cere angajatorilor să obțină consimțământul înainte de implementarea monitorizării angajaților. Organizațiile sunt, de asemenea, responsabile pentru securitatea oricăror date pe care le colectează și toate trebuie să aibă o politică clar definită privind monitorizarea angajaților.

Implementarea unor practici corecte de monitorizare a personalului

Ar trebui să fie clar din cele de mai sus că monitorizarea angajaților nu este o inițiativă la locul de muncă care trebuie luată cu ușurință. Nu există două organizații sau cadre juridice identice, dar unele dintre cele mai bune practici la nivel înalt pot include:

• Luați în considerare și schițați baza legală pentru implementarea schemei.
• Asigurați-vă că monitorizarea este necesară și proporțională și nu interferează excesiv în viața angajaților dvs.
• Luați în considerare amploarea monitorizării dvs. Va include e-mailurile, utilizarea aplicațiilor și a internetului și apelurile? Pentru a evita problemele legale, poate fi util să reamintiți personalului să folosească numai dispozitivele personale pentru probleme personale și numai dispozitivele de lucru pentru probleme corporative.
• Fiți cât mai transparenți cu personalul cu privire la ceea ce intenționați să faceți și de ce - documentați în întregime într-o politică clară și standardizată.
• Asigurați-vă că toate datele colectate sunt protejate împotriva pierderii, deteriorarii sau furtului și că sunt vizibile numai pentru utilizatorii autorizați.
• Urmați practicile de minimizare a datelor ștergând toate datele colectate de îndată ce acestea nu mai sunt necesare.
• Luați în considerare alternative la monitorizarea personalului, cum ar fi sesiunile de instruire și/sau evaluările periodice ale performanței.
• Luați în considerare dacă monitorizarea este necesară în întreaga organizație sau dacă ar putea fi limitată la o parte mai mică a afacerii.

Cele mai bune politici vor atinge un echilibru dificil, dar necesar, între cerințele de afaceri ale organizației și drepturile de confidențialitate ale angajaților săi. Transparența și dialogul sunt cheia pentru menținerea personalului la bord într-o nouă eră de lucru hibridă.