10 cel mai bun software de gestionare a documentelor din 2022

Birourile din întreaga lume devin fără hârtie. Sistemele de gestionare a documentelor au înlocuit încăperile pline de documente de afaceri. În plus, vine cu beneficii precum automatizarea inteligentă, mai puține erori, economii suplimentare, securitate sporită și multe altele.

Și crește rapid.

Piața software-ului pentru managementul documentelor se ridică în prezent la 5.5 miliarde USD în 2022 și urmează să crească la 16.4 miliarde USD până în 2029, cu un 16.8% CAGR.

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

În cazul în care nu aveți timp, iată primele 5 recomandări de software de gestionare a documentelor din 2022 și cum se compară între ele:

---

Ce este managementul documentelor?

Gestionarea documentelor este un proces de simplificare a captării, urmăririi, extragerii, verificării, aprobărilor și stocării documentelor precum imagini, e-mailuri, documente Word, PDF-uri și alte formate de documente legate de afaceri.

Managementul documentelor cuprinde totul din ciclul de viață al documentului – de la generare până la eliminare.

---

Ce este software-ul de gestionare a documentelor?

Software-ul de gestionare a documentelor (DMS) este un software inteligent de automatizare care automatizează fiecare aspect al ciclului de viață a documentului cu automatizarea fluxului de lucru, cum ar fi crearea, capturarea, extragerea datelor, clasificarea, verificarea, aprobările, modificarea, sincronizarea bazei de date, stocarea și securitatea.

Sistemul de gestionare a documentelor facilitează găsirea și lucrul cu fișierele dvs. cu funcții precum etichetarea documentelor, căutarea text integral (aceasta vă permite să căutați fișiere prin căutarea de cuvinte cheie) și facilități de stocare cu acces bazat pe roluri.

Cu toate acestea, este mai mult decât stocarea documentelor; vă organizează baza de date, automatizează sarcinile manuale precum introducerea datelor, îmbunătățește productivitatea angajaților și menține jurnalele de activitate pentru audituri.

---

Caracteristici de căutat atunci când alegeți un sistem de gestionare a documentelor

Urmăriți aceste funcții în timp ce căutați un sistem de gestionare a documentelor:

• Introducere documente – Puteți captura automat documente din mai multe surse?
• Indexarea documentelor – Puteți sorta automat documentele?
• Căutare document – ​​Puteți căuta documente folosind cuvinte cheie?
• Procesarea documentelor – Puteți extrage date din documente folosind OCR?
• Automatizarea fluxului de lucru – Puteți utiliza fluxurile de lucru pentru a automatiza procesarea documentelor?
• Securitatea documentelor – Documentele sunt găzduite în stocare securizată? Aveți acces bazat pe roluri?
• Personalizare – Puteți personaliza fluxurile de lucru și procesele?
• Integrari – Se integrează cu instrumentele de afaceri pe care le utilizați?
• Gazduire flexibila – Puteți opta pentru opțiuni de stocare on-premise sau cloud?

---

Top 5 software de gestionare a documentelor în 2022

#1. Nanonet

Nanonets este un software de gestionare a documentelor bazat pe inteligență artificială, cu OCR puternic încorporat, fluxuri de lucru fără cod și stocare sigură. Nanonets poate automatiza toate procesele documentelor, cum ar fi captarea documentelor, extragerea datelor, verificarea documentelor, căutarea documentelor, arhivarea documentelor și multe altele. Vă puteți controla documentele cu acces bazat pe roluri și opțiuni flexibile de găzduire.

Nanonets simplifică gestionarea documentelor cu fluxuri de lucru personalizate fără cod, peste 5000 de integrări și software OCR avansat.

Pro-uri

• Capturați cu ușurință documente din surse de date precum Gmail, Drive, Outlook și multe altele.
• Fluxuri de lucru automatizate pentru a captura, digitiza, verifica și stoca documente
• Fluxuri de lucru de aprobare pentru a obține aprobarea pentru toate documentele marcate
• Integrare ușoară cu peste 5000 de aplicații prin API și Zapier
• Modele API OCR pre-instruite pentru a extrage informații din documente
• Extrageți date din înregistrări cu o acuratețe >95%.
• Interfață ușor de utilizat – învață cum să o folosești în 30 de minute sau mai puțin
• Șabloane și opțiuni ușoare de personalizare
• Controlul accesului bazat pe roluri
• Suport 24 × 7

Contra

• Nu există opțiuni de generare a documentelor
• Nu poate fi folosit pentru documente de semnare electronică

---

#2. Ghemui

Huddle oferă un sistem online de gestionare a documentelor pentru ca organizațiile să creeze un hub online pentru a gestiona colaborarea, revizuirea, aprobările și discuțiile documentelor pe o platformă securizată.

La fel ca stocarea online Google Drive, puteți partaja fără probleme, puteți oferi acces limitat sau vă puteți securiza fișierele pentru a îmbunătăți securitatea. Huddle oferă, de asemenea, planuri plătite care oferă spațiu de stocare suplimentar, suplimente precum aplicații mobile, capabilități de conferințe video etc.

Pro-uri

• Ușor de utilizat și de învățat
• Documentarea versiunii
• Stocare securizată a documentelor în cloud
• Opțiuni ușoare de partajare a fișierelor pentru utilizatorii externi
• Proces ușor de îmbarcare
• Integrari ușoare cu Microsoft Office Suite

Contra

• Funcțiile de colaborare ar putea fi îmbunătățite
• Lipsesc funcții de înaltă securitate precum autentificarea cu doi factori.

---

#3. Alfresco Unu

Software-ul de gestionare a documentelor Alfresco One a fost conceput pentru managementul continutului intreprinderii. Poate fi folosit fie ca serviciu bazat pe cloud, fie instalat la nivel local. Software-ul permite gestionarea eficientă a conținutului întreprinderii cu căutare de documente de întreprindere, stocare securizată, procesare a documentelor OCR și analiză inteligentă a documentelor.

Pro-uri

• Funcții excelente de stocare și partajare a documentelor
• O mulțime de opțiuni de personalizare
• Cazuri de utilizare complexe și ample.

Contra

• Interfața cu utilizatorul nu este foarte intuitivă.
• Greu de configurat
• Fluxurile de lucru sunt complexe de înțeles.

---

#4. OpenKM

OpenKM este un sistem de gestionare a documentelor all-in-one care combină toate aspectele de gestionare a documentelor, colaborare, distribuție și stocare într-o singură platformă. Software-ul de gestionare a documentelor pentru întreprindere permite controlul complet asupra conținutului întreprinderii, îmbunătățește securitatea cu jurnalele de activitate detaliate și menține fluxul de documente cu automatizare.

Pro-uri

• Platformă DMS bogată în funcții
• Bun pentru oamenii non-tech
• Integrare ușoară
• Timp de funcționare excelent
• Scanează pentru viruși pe toate documentele actualizate

Contra

• UI este datată
• OCR nu este întotdeauna precis

---

eFileCabinet

eFileCabinet este un software de gestionare a documentelor de nivel enterprise, bazat pe cloud, pentru întreprinderile mici și mijlocii. eFileCabinet vă permite să gestionați toate documentele pe hârtie, e-mailurile, facturile, contractele și alte informații importante într-un singur loc.

Pro-uri

• Șabloane pentru structura folderelor
• Generatorul de flux de lucru trageți și plasați
• Stocare securizată a fișierelor

Contra

• Proces lung de integrare
• Nu acceptă modificări în bloc
• Întârzie uneori

---

Iată mai multe sisteme de gestionare a documentelor care necesită o mențiune specială:

Documente Google

Google Docs este un software gratuit de gestionare a documentelor care poate fi accesat de oriunde, ceea ce îl face o alegere ideală pentru freelanceri și întreprinderile mici care lucrează de la distanță cu clienți din alte părți ale lumii. Ca bonus, Google Docs OCR poate converti imaginile în text editabil.

Microsoft SharePoint

SharePoint ajută organizațiile să partajeze documente, să conecteze oamenii și să eficientizeze procesele documentelor. SharePoint este similar cu Google Drive, unde angajații pot colabora și menține o listă internă de documente pentru un acces ușor. Puteți combina Microsoft Sharepoint cu Microsoft Power Automate Și utilizarea fluxuri de lucru automate pentru documente.

Echipa Viewpoint

Viewpoint Team este un sistem puternic de gestionare a documentelor pentru profesioniștii în construcții. Este singura soluție care oferă instrumentele de care aveți nevoie gestionarea cazurilor de la început până la sfârșit, inclusiv fluxuri de lucru în colaborare cu clienții, revizuire și aprobare sigure procese pentru documente, și controlul drepturilor de acces.

Odoo

Odoo este un software ERP și CRM open-source cu un modul gratuit de sistem de gestionare a documentelor pentru profesioniștii din domeniul finanțelor. Odoo permite organizațiilor să aibă un departament de contabilitate fără hârtie prin digitizarea documentelor, automatizarea proceselor documentelor și integrarea perfectă cu alte aplicații Odoo.

Dokmee

Dokmee este un software de gestionare a documentelor care vă permite să stocați, să organizați și să partajați documentele, e-mailurile și alte fișiere importante.

---

Care este cel mai bun sistem de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. în 2023?

Am mapat caracteristicile semnificative ale celor mai bune cinci software de gestionare a documentelor menționate în articolul de mai sus pentru a vă ușura selecția celui mai bun software de gestionare a documentelor pentru afacerea și cerințele dvs. Aruncă o privire la instantaneu, încearcă versiunea de încercare gratuită, elaborează cerințele tale și selectează cel mai bun instrument.

Conform instantaneului, Nanonets este cel mai bun software de gestionare a documentelor. Deși Nanonets nu are capabilități de generare de documente, puteți utiliza integrări ușoare cu Google Suite pentru a genera rapid documente. Nanonets oferă, de asemenea, o probă gratuită și o configurare gratuită a contului cu asistență pentru migrare.

Urmat de Nanonets, OpenKM este următorul cel mai bun sistem de gestionare a documentelor. Este un software ERM open-source. Cazul de utilizare pentru gestionarea documentelor este limitat la profesioniștii din domeniul finanțelor și oferă o probă gratuită timp de 15 zile.

---

Nanonets ca sistem de gestionare a documentelor

[Conținutul încorporat]

Nanonets este un software ușor de utilizat care nu necesită antrenament intens sau configurare pentru a începe să îl utilizați. Aici, enumerăm de ce ar trebui să considerați Nanonets ca software-ul dumneavoastră de gestionare a documentelor.

Inteligent Captarea datelor:

Companiile au o mulțime de documente, cum ar fi formulare, facturi, chitanțe, comenzi etc. Nanonets ajută companiile să digitalizeze și să extragă informații relevante din aceste documente folosind API OCR inteligent.

Fluxuri de lucru automatizate:

Accelerați ritmul proceselor de afaceri prin automatizarea tuturor pașilor manuali, cum ar fi colectarea documentelor, verificarea documentelor, Potrivire în trei căi, aprobări și multe altele.

Tablouri de bord în timp real:

Utilizați tablouri de bord pentru a vă monitoriza cheltuielile, a eticheta cheltuielile și pentru a înțelege tendințele în timp real. Monitorizați KPI relevanți, cum ar fi facturi %STP, facturi %plătite etc. cu date de la Nanonets.

Opțiuni de găzduire în cloud și on-premise:

Alegeți opțiunea de găzduire care se potrivește cerințelor dvs.

integrările:

Integrarea ușoară este o necesitate. Nu vă puteți schimba stiva de tehnologie pentru a găzdui un singur software. Nanonets se integrează cu tot software-ul dvs. cu ușurință Zapier și integrări API. Nanonets se integrează cu Xero, Quickbooks, SAP etc.

Șabloane și modele personalizate:

Cu Nanonets, puteți fie să utilizați fluxuri de lucru predefinite, cum ar fi facturi, conosament, comenzi de achiziție sau conturi de plătit, fie să vă creați propriul mod AI personalizat.

Prețuri transparente:

Nanonets are o politică transparentă de prețuri de 499 USD/lună și 0.1 USD/scanare document. Fără taxe ascunse pentru niciun client.

Concluzie

Cu transformarea digitală în creștere, este timpul să investești într-un sistem de management al documentelor pentru afacerea ta. Face mai mult decât să digitizeze fișierele. Un sistem de management al documentelor eficientizează fluxul de documente în cadrul organizației și oferă un nivel suplimentar de securitate documentelor de afaceri. Beneficiile managementului documentelor permit organizațiilor să rămână competitive și productive.

Cu toate acestea, alegerea cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. necesită o înțelegere aprofundată a ceea ce are nevoie compania dvs. și ce tip de DMS i se potrivește. Așa că asigurați-vă că explorați opțiunile dvs. și încercați-le singur.

secțiunea Întrebări frecvente