Optimizarea proceselor de afaceri – Ghid pentru 2022

Conducerea unei afaceri nu este o sarcină ușoară.

Sunt multe lucruri care trebuie făcute, la timp. Dar ei? Unii fac, iar alții nu.

Cum vă asigurați că toate sarcinile dumneavoastră sunt finalizate înainte de termenul limită?

Urmând un proces optimizat. Când micșorați, o afacere este un rezultat al modului în care toate procesele de afaceri funcționează împreună. Dacă toate procesele sunt eficiente, totul este bine. Dacă procesele tale sunt ineficiente, practic pierzi timpul și efortul angajaților.

Pentru a profita la maximum de procesele de afaceri, liderii trebuie să se gândească la: optimizarea proceselor de afaceri.

Cum să începi cu el? Cum ar trebui să selectați cea mai bună stivă de tehnologie pentru a implementa strategiile BPO adecvate? Vom arunca o privire la toate acestea în blogul de mai jos.

---

Ce este un proces de afaceri?

Un proces de afaceri este secvența de pași, activități și sarcini pe care o companie le efectuează pentru a produce un produs sau a furniza un serviciu.

Tipuri de procese de afaceri

Procesele de afaceri sunt împărțite în trei tipuri principale: operaționale, de management și suport.

Procese operaționale sunt direct legate de livrarea unui produs sau serviciu. Acestea includ lucruri precum efectuarea unei vânzări, livrarea comenzilor și răspunsul la biletele de asistență pentru clienți.

Procese de management implică să te asiguri că angajații tăi își fac treaba corect (și nu doar își pierd timpul). Acestea includ lucruri precum analize de performanță, desfășurarea de cursuri de formare și crearea de noi poziții în cadrul companiei.

Utilizarea unui cadru de management al proceselor de afaceri crește rata de succes a unui proiect prin 70%.

Procese de sprijin furnizează servicii esențiale pentru afacerea în sine (spre deosebire de clienții săi). Acestea ar putea fi orice, de la documente de HR până la ținerea evidenței pachetelor de beneficii ale angajaților și a evidențelor de salarizare.

Când creați o strategie nouă sau revizuită pentru organizația dvs., este esențial să înțelegeți modul în care fiecare element de flux afectează alte funcții și departamente din cadrul companiei dvs.

De exemplu, dacă lucrați la modernizarea fluxului de lucru al unui departament, dar neglijând impactul pe care îl va avea asupra altui departament – ​​cum ar fi serviciile IT – puteți ajunge cu o problemă de nerezolvat pe drum.

---

Peste 500 de întreprinderi au încredere în Nanonets pentru a automatiza peste 30 de milioane de documente anual.

Începe perioada gratuită de testare or programează un apel pentru a vedea cum vă puteți automatiza procesele de afaceri în <30 de minute.

---

Ce este optimizarea proceselor de afaceri?

Optimizarea proceselor de afaceri (BPO) este o strategie pentru a vă transforma compania într-una mai eficientă, mai eficientă și mai profitabilă.

Aceasta implică identificarea proceselor care sunt esențiale pentru afacerea dvs. și îmbunătățirea acestora pentru a obține o eficiență și eficacitate mai bune. În acest fel, poate duce la un serviciu mai bun pentru clienți și la prețuri mai competitive - toate lucrurile care îi fac pe clienți să dorească să facă mai multe afaceri cu dvs. în timp.

---

De ce aveți nevoie de optimizarea proceselor de afaceri?

De ce optimizarea proceselor de afaceri? Răspunsul pare simplu.

Concurența este acerbă. Concurenții tăi încearcă totul să devină mai buni și tu la fel ar trebui. Optimizarea proceselor de afaceri oferă multiple beneficii care vă pot ajuta să abordați concurența cu încredere.

Creșterea eficienței

Optimizarea proceselor de afaceri vă poate ajuta să reduceți risipa, să îmbunătățiți calitatea și să creșteți capacitatea.

Reduce costurile

Când procesele dumneavoastră sunt optimizate, vă finalizați sarcinile cu cât mai puține resurse posibil. Acest lucru reduce costurile de producție, distribuție, asistență și administrare prin optimizarea proceselor, vă poate ajuta să creșteți profitabilitatea fără a crește prețurile sau a reduce standardele de calitate.

Reduceți erorile

Optimizarea proceselor metode precum lean sau six sigma caută să vă facă procesele fără erori prin înlocuirea eforturilor manuale cu automatizare inteligentă sau alte măsuri.

Creșteți capacitatea

Optimizarea proceselor poate crește eficiența angajaților. Optimizarea procesului de afaceri poate identifica blocajele procesului de afaceri și poate încerca să reducă risipa de resurse în alte părți ale procesului. De exemplu. În loc să folosiți angajații pentru sortarea documentelor, puteți utiliza sisteme de gestionare a documentelor pentru a clasifica documentele.

Creșteți profitabilitatea

Acest lucru este de la sine înțeles. Optimizarea proceselor vă poate ajuta să minimizați costurile, îmbunătățind în același timp nivelurile de producție, făcând astfel procesele dvs. de afaceri mai profitabile.

---

Integrați platforma Nanonets BPM cu peste 5000 de software. Automatizați procesele manuale de afaceri în <30 de minute și economisiți 90% timp și 80% costuri. Începeți un proces gratuit or solicitați un callback.

---

Beneficiile optimizării proceselor de afaceri

Optimizarea proceselor de afaceri (BPO) eficientizează procesele dvs. de afaceri prin îmbunătățirea adoptării tehnologiei moderne pentru a elimina blocajele. Să aruncăm o privire la beneficiile oferite de utilizarea strategiilor BPO în organizația dvs.

Reduceți riscurile și fraudele

Îmbunătățirea proceselor reduce riscul de eroare, riscul de fraudă și încălcările reglementărilor. În plus, dacă aveți mai puține erori în loc, vă puteți concentra resursele pe domeniile în care sunt cele mai necesare.

Îmbunătățiți capacitatea de rezolvare a problemelor

Bune abilități de rezolvare a problemelor sunt esențiale pentru succes. Cu optimizarea eficientă a procesului de afaceri, o companie poate. În timpul procesului de optimizare, puteți descoperi, de asemenea, noi modalități de a rezolva problemele mai rapid și mai eficient, ceea ce va duce la rezultate și mai bune.

De exemplu. În loc să plătiți facturile o dată pe lună după clasificarea, analizarea și aprobarea acestora, puteți utiliza o platformă automată de procesare a facturilor pentru a încărca, procesa, clasifica, aproba și plăti facturile.

Îmbunătățiți conformitatea

Conformitatea este unul dintre cele mai importante aspecte ale unei afaceri. Nerespectarea reglementărilor poate duce la amenzi mari și alte penalități care vă pot afecta grav profitul. Cu toate acestea, conformarea nu este întotdeauna ușoară sau ieftină.

De exemplu, dacă sunteți o companie de asigurări, trebuie să vă asigurați că procesul de îmbarcare a clienților are proceduri adecvate de verificare a documentelor și KYC. Pentru aceasta, în loc de procese manuale, puteți utiliza o platformă automată de onboarding pentru a menține jurnalele tuturor documentelor, a stoca informații în stocare securizată și a cripta informațiile primite pentru a preveni scurgerile de date.

Modernizarea proceselor

Companiile vechi folosesc procese vechi care ar putea să nu fie cele mai bune. Dar doar pentru că „funcționează” nu înseamnă că ar trebui să-l urmărești în continuare. Optimizarea proceselor de afaceri poate identifica astfel de procese și le poate moderniza pentru o performanță mai bună.

---

Treceți la Nanonets, un software de gestionare a proceselor de afaceri, fără cod, ușor de utilizat, care vă permite să vă automatizați procesul în 15 minute.

---

5 pași pentru optimizarea proceselor de afaceri

Urmați acești cinci pași pentru a începe optimizarea procesului în afacerea dvs.:

Identificați/cartografiați-l

Înainte de a vă putea optimiza procesul, trebuie să știți care este procesul și cum funcționează. Aceasta include identificarea etapelor, etapelor și etapelor sale și a materialelor (sau informațiilor) implicate în fiecare locație. Cu cât ai mai multe detalii despre fiecare etapă, cu atât îți va fi mai ușor să faci modificări, mai târziu, pentru a îmbunătăți eficiența sau a reduce costurile.

Odată ce ați identificat procesul, mapați-l pe hârtie și identificați orice blocaje sau alte zone care ar putea fi îmbunătățite. Făcând acest lucru, puteți vedea dacă există zone în care se lucrează prea mult sau nu este suficient.

Relansăm

Al doilea pas în optimizarea procesului este regândirea. Aceasta implică a pune la îndoială motivul proceselor tale curente și apoi a face schimbări pe baza acelei reflecții. De exemplu, să presupunem că utilizați în prezent o anumită metodă pentru că era o practică standard la o altă companie sau pentru că așa ați procedat întotdeauna. În acest caz, acesta este un exemplu de mentalitate defectuoasă.

Dacă conduceți o afacere, luați sute de decizii cu privire la alocarea resurselor și asupra activităților pe care să vă concentrați. Scopul tău ar trebui să fie să îmbunătățești performanța luând decizii mai bune – și o modalitate de a face acest lucru este prin optimizarea proceselor.

Analiza

Următorul pas este analizarea procesului. În această fază, trebuie să determinați exact ce activități sunt implicate, cine le va efectua și cum sunt efectuate. De asemenea, trebuie să identificați indicatori cheie de performanță care indică când un proces a fost finalizat cu succes. Odată ce ați plasat operațiunile și activitățile curente, puteți începe să căutați modalități de îmbunătățire a acestora.

Automatizați

Utilizați un sistem de management al proceselor de afaceri pentru a automatiza procesele care altfel ar fi prea complexe pentru manipularea manuală. (Cu toate acestea, puteți alege în continuare să gestionați manual unele dintre aceste procese.) De exemplu, dacă aveți mai mulți angajați care trebuie să aprobe rapoartele de cheltuieli înainte de a fi trimise pentru procesare, creați un flux de lucru de aprobare în care este necesară aprobarea fiecărui angajat. înainte de a continua procesul. Totul se întâmplă automat și poate fi urmărit de la început până la sfârșit.

monitor

Monitorizarea este o parte esențială a optimizării procesului. Monitorizarea are loc în timpul procesului, deci nu este doar o autopsie a ceea ce sa întâmplat. În schimb, vă permite să monitorizați și să faceți modificări din mers, ceea ce poate fi de mare ajutor pentru a preveni repetarea greșelilor. Dacă echipa dvs. își monitorizează îndeaproape fluxurile de lucru, ar trebui să poată identifica potențiale probleme înainte ca acestea să devină probleme pentru compania sau clienții dvs.

---

Ce vă împiedică să vă automatizați procesele de afaceri? Treceți la Nanonets și bucurați-vă de prețuri transparente, interfață de utilizare ușor de utilizat și asistență 24/7.

Începe perioada gratuită de testare or vorbiți cu echipa noastră.

---

Nanonet pentru optimizarea proceselor de afaceri

Nanonets este un Software de automatizare a fluxului de lucru bazat pe inteligență artificială cu software OCR încorporat. Nanonets poate automatiza orice proces manual cu fluxuri de lucru bazate pe reguli fără cod în 15 minute.

Cu peste 5000 de integrări, o interfață ușor de utilizat și modele pre-instruite vă facilitează digitizarea proceselor manuale. Nanonets oferă asistență pentru clienți 24×7, probă gratuită și asistență completă pentru migrare pentru toți clienții.

[Conținutul încorporat]

Puteți folosi Nanonets pentru:

• Prelucrarea facturilor
• Extragerea datelor din PDF-uri, imagini sau documente scrise de mână
• Automatizarea contului de datorii
• Automatizarea fluxului de lucru
• Plată automată a facturilor
• Procese de aprobare
• Automatizare inteligentă

Și altele. Orice proces manual care urmează un set de reguli, îl puteți automatiza cu Nanonets.

Ce vă împiedică să vă automatizați procesele de afaceri?

Treceți la Nanonets și bucurați-vă de prețuri transparente, interfață de utilizare ușor de utilizat și asistență 24/7.

Începe perioada gratuită de testare or vorbiți cu echipa noastră.

---

Cum să alegi software-ul perfect pentru optimizarea procesului?

Software-ul de optimizare a proceselor de afaceri este o tendință în creștere în marketingul digital. Este o modalitate de a automatiza procesul de îmbunătățire a site-urilor web ale clienților și a paginilor de destinație, inclusiv modul în care le structurați și ce conținut utilizați. Software-ul de optimizare ajută companiile să-și atingă publicul țintă cu mai puțin efort și costuri mai mici decât ar fi posibil altfel prin automatizarea acestui proces.

Determinați-vă nevoile

Înainte de a alege software-ul potrivit pentru afacerea dvs., trebuie să vă înțelegeți obiectivele. De exemplu, îl veți folosi în scopuri de raportare? Doriți să identificați oportunități pe baza datelor istorice? Sau doriți să puteți face modificări în timp real pe baza datelor live? Odată ce ați determinat acest lucru, luați în considerare câte date pot fi procesate la un moment dat și cât timp durează software-ul să genereze rapoarte.

În cele din urmă, gândiți-vă la cât de vitală este ușurința de utilizare pentru fiecare program. Unele instrumente sunt mai ușor decât altele și oferă mai multe funcții dacă nu sunt la fel de ușor de utilizat. De exemplu, instrumentele mai simple pot necesita mai mulți pași sau intervenție manuală, în timp ce altele vor permite utilizatorilor să acceseze o interfață web simplă fără a avea nevoie de abilități tehnice avansate.      

Creați o listă scurtă de soluții de optimizare

O listă scurtă a furnizorilor de software este un loc bun pentru a începe. Le poți găsi căutând pe web sau întrebând colegii tăi. Când consultați site-urile lor web, căutați următoarele:

• O listă de caracteristici și beneficii care vă vor satisface nevoile de optimizare
• Informații despre prețuri
• Opțiuni de licențiere, inclusiv soluții bazate pe cloud (dacă este cazul)
• Opțiuni de asistență pentru clienți

Înțelegeți timpul și bugetul necesar implementării

Înainte de a începe căutarea software-ului de optimizare perfect, trebuie să înțelegeți cât timp și buget va fi necesar pentru implementarea software-ului. Aceasta înseamnă să luați în considerare cât timp va dura pentru a vă pune personalul la curent cu noul sistem și cât timp înainte de a vedea rezultate tangibile din munca lor.

De asemenea, este important să luați în considerare dacă există sau nu costuri suplimentare asociate cu implementarea unei soluții de optimizare. De exemplu, unele companii pot necesita un server dedicat deoarece au volume mari de trafic și algoritmi complexi pe care îi rulează în fiecare zi.

Identificați furnizorul potrivit

Un furnizor bun oferă o încercare gratuită și are un model de asistență în vigoare pentru a ajuta clienții să reușească. De asemenea, este esențial să înțelegeți cât de mult va costa utilizarea software-ului, precum și cum arată viitoarele foi de parcurs ale produselor și dacă există planuri pentru upgrade-uri. Acest lucru se poate face vorbind cu referințele clienților sau verificând recenziile de pe site-uri terțe, cum ar fi G2 Crowd, Capterra sau TrustRadius, care oferă informații detaliate despre produsele și serviciile furnizorilor.

Software-ul de optimizare poate fi un instrument puternic.

Software-ul de optimizare este cel mai eficient pentru site-urile web care au deja performanțe bune. Vă poate ajuta să vă îmbunătățiți strategia SEO existentă, oferind date și informații despre modul în care oamenii vă găsesc site-ul și unde pot fi aduse îmbunătățiri. Poate fi un instrument puternic în arsenalul tău de marketing digital, dar are unele limitări. Software-ul de optimizare nu este neapărat cea mai bună alegere pentru toate site-urile web, deoarece poate fi prea complex sau costisitor pentru unele companii. De asemenea, va dura timp și efort pentru a implementa optimizarea cu succes pe site-ul dvs. web.

În cele din urmă, trebuie să iei cea mai bună decizie pentru afacerea ta. Dacă sunteți o companie nouă, a ști ce tip de software va funcționa cel mai bine pentru dvs. ar putea fi o provocare. Cu toate acestea, este esențial să cercetați și să aflați mai multe despre modul în care fiecare instrument de optimizare poate beneficia compania dumneavoastră înainte de a lua orice decizie finală.

---

Folosiți șabloane gata de utilizare și automatizați-vă procesele de afaceri în 15 minute.

Începe perioada gratuită de testare or Consultați gratuit echipa noastră de experți.

---

Concluzie

Dacă doriți să conduceți o afacere de succes și profitabilă, trebuie să înțelegeți și să acordați prioritate îmbunătățirii continue. Pentru a implementa îmbunătățirea procesului, trebuie să vă evaluați performanța actuală, să identificați blocajele și să descoperiți cauzele acestora. Apoi, colaborați cu echipele dvs. pentru a aborda provocările direct și pentru a evalua rezultatele.

Analizând în mod regulat eficacitatea proceselor dvs., veți putea elimina obstacolele în calea succesului și veți putea oferi oamenilor puteri mai mari.

---

FAQ

Cum să vă îmbunătățiți procesele de afaceri?

Eficientizarea eficacității generale a unui proces existent implică recunoașterea și îmbunătățirea acestuia. Cu alte cuvinte, luați un proces și veniți cu o abordare mai bună pentru a-l finaliza.

Compania dvs. se bazează probabil pe multe proceduri, cum ar fi monitorizarea comenzilor de achiziție și aprobarea cererilor de călătorie în fiecare zi. Fiecare este esențial pentru sănătatea și funcționarea companiei dumneavoastră.

Cu toate acestea, dacă nu sunt actualizate sau efectuate manual, astfel de proceduri pot deveni ineficiente, costând bani și pierzând timp.

Următoarele șapte etape sunt necesare pentru îmbunătățirea proceselor:

• Alegeți un proces pentru a îmbunătăți și subliniați procedura curentă
• Găsiți blocaje și zone potențiale de îmbunătățire
• Desenați un aspect al noului proces potențial
• Testarea și revizuirea procesului
• Implementați și monitorizați noul proces

---

Uvezi software-ul Nanonets BPM pentru a elimina procesele manuale. Economisiți 90% timp și 90% din costuri cu o tranziție simplă.

---