Cum să construiți un caz de afaceri pentru automatizarea proceselor sursă de plată Partea 4 (Jussi Karjalainen)

Cum să construiți un caz de afaceri de jos în sus, bazat pe valoare, pentru automatizarea proceselor de sursă de plată care sunt aprobate. Partea 4. 

My last article covered the import steps of identifying the right technology and designing a realistic transformation roadmap. This article will look at the process of building your business case from a non financial point of view. My next piece will look
at the financials.  It is imporant to remember that a business case that is solely focussed on high level financials is probably not going to get signed off and approved. On the other hand, a business case that covers all aspects of your proposed changes and
provides a bottom-up value assessment is far more likely to be. A robust assessment is also likely to help you to drive the tranasformation project through during implementation.

Construiește-ți cazul de afaceri

By this point in the process, you will know what you want to do, with who, and over what timeframe. The next step in the process is to collate everything you know into a business case document, and then seek approval for investment in the project from your
executive team and / or board members. Interestingly this step is often viewed as being the most stressful part of the whole process. Where do you start? What documentation do you need to prepare? How will it be received? What extra questions will your execs
ask? Do you have a compelling enough story? Will the changes you have proposed be approved?

Despite the focus and importance of a business case document, it is typically the step that gets oversimplified and ends up being numbers focused – rather than being the honest assessment execs are generally looking for. Your business case is not a spreadsheet.
Financials are an important component of the business case, but they are not the only component.

Cazul dvs. de afaceri trebuie să abordeze trei puncte generale pentru a fi aprobat și pentru a vă ajuta să vă conduceți proiectul de transformare:   

• Încrederea – dumneavoastră cazul de afaceri trebuie să fie suficient de solid pentru a se asigura că directorii dvs. au încredere că știți despre ce vorbiți 
• Onestitate - ar trebui să fie o evaluare sinceră a proiectului propus. Stabilirea componentelor care ar putea accelera sau încetini proiectul și definirea ipotezelor financiare și de livrare a proiectului pe care le-ați făcut 
• Guvernanță – it needs to plot a clear path with robust monitoring and evaluation points that will ensure that the project delivers on its promises. Having a robust plan that outlines the key ‘transformation’ metrics that need to be achieved and what
  corrective action can be applied. 

Cazul dvs. de afaceri trebuie să includă următoarele elemente: 

O evaluare a managementului schimbării 

Any business case needs to include a detailed assessment of the impact your project is likely to have on your team. You need to outline the ‘people factors’ that are going to both support the implementation of your project, as well as hinder it. To do that
luați în considerare următoarele: 

• Cultura dvs. actuală și sistemul de valori 
• Capacitatea de schimbare a afacerii dvs., inclusiv cât de multă schimbare este deja în curs sau este planificată 
• Stilurile de conducere și distribuția puterii care există în cadrul organizației 
• Percepții asupra proiectelor anterioare de transformare și schimbare 
• Your middle management’s attitude toward the proposed changes, as they will be key in driving end user adoption 
• Sponsorizarea executivă necesară pentru a conduce schimbarea în întreaga organizație 

Aliniați-vă planul la obiectivele strategice mai largi 

Any business case needs to draw a very clear and obvious line from the proposed project to one or more of your organisation’s strategic goals. Then linking that back to the transformation that your proposed changes will deliver. This is vital to gaining
executive support for the project and getting their approval on any spend. This needs to be more detailed than just ‘X
se aliniază obiectivului Y în ceea ce privește transformarea digitală, deoarece este un proiect digital. Deci, cum demonstrezi nivelul de detaliu necesar? 

• Examinați-vă planurile strategice corporative și departamentale. Dacă nu există, întâlniți-vă cu echipa executivă senior și întrebați-i despre prioritățile lor strategice cheie. 
• Apoi identificați rezultatele specifice ale proiectului dvs. care vor sprijini acele priorități.
• Aliniați-vă valorile de succes și cronologia proiectului cu planul strategic mai larg corporativ și/sau departamental. 

Testați-vă descoperirile cu câțiva părți interesate cheie pentru a vă asigura că au sens - acest lucru ajută, de asemenea, să însămânați ideea proiectului dvs. cu acea parte interesată.  

Faceți față cu Riscul 

Riscul este o parte extrem de importantă a oricărui proces de luare a deciziilor de caz de afaceri, așa că trebuie să demonstrezi că ți-ai făcut temele și că înțelegi riscurile asociate proiectului tău în trei domenii cheie: 

• Riscurile proiectului – care sunt riscurile implicate în livrarea proiectului 
• Riscuri de inacțiune – care sunt riscurile corporative cu care afacerea continuă să se confrunte în timp ce nu realizează proiectul 
• Riscuri ROI – care sunt riscurile nerealizării rentabilității așteptate a investiției. 

For each of the risks, you need to identify the likelihood, impact, risk rating and mitigation strategy and an owner. Project risks should be derived from your project planning process, these are usually the risks that are highlighted in the business case.
The areas that are usually missed are the inaction risks and the ROI risks. 

Risc de inacțiune 

The risk of inaction refers to the very real corporate risks that a business faces when they are changing their procurement and accounts payable process. Every business faces these risks, the question is to how high those risks are, based on the systems
and processes you already have in place. There are generally 10 corporate risks across a business’s procurement and accounts payable processes that you need to be aware of: 

• Facturi frauduloase - riscul să plătiți o factură pe care nu ar trebui să o plătiți 
• Nerespectarea furnizorului – this incorporates a whole range of supplier-side non-compliance risks around the types of documentation/processes that you require them to hold. The risk here is that you start working with a supplier that doesn’t have the
  required documentation in place or an existing supplier’s documentation lapses. This could include compliance to: 
  • Cerințe de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) 
  • Sclavia modernă 
  • Asigurări  
  • Acreditări în industrie 
  • Evaluări ale industriei  
• Facturi duplicate - riscul să plătiți aceeași factură de două ori pentru un furnizor. 
• Respectare a obligațiilor fiscale - riscul ca nu sunteți în măsură să vă conformați declarațiilor/legilor fiscale relevante din cauza problemelor legate de datele sau procesele dvs. 
• Cheltuieli Maverick - riscul că există cheltuieli corporative neautorizate pentru bunuri/servicii. 
• Cheltuiește aprobarea – riscul ca nu puteți demonstra aprobarea cheltuielilor corporative pentru bunuri/servicii în conformitate cu politicile și procedurile dumneavoastră financiare. 
• Captură incorectă a datelor pe factură – riscul de a captura incorect datele facturilor, ceea ce duce la probleme legate de plățile furnizorilor  
• Conflict de interese - riscul ca deciziile corporative privind cheltuielile să fie luate fără o evaluare clară a conflictului de interese (de exemplu, un contract este atribuit unui prieten al unui angajat sau unui alt interes comercial. 
• Contract lifecycle risk – acest risc încorporează o întreagă gamă de riscuri legate de contract, inclusiv domenii precum: 
  • Condiții contractuale nefavorabile și/sau potențial dăunătoare care sunt convenite fără o evaluare adecvată a riscurilor contractuale 
  • Lipsește documentația contractului 
  • Aprobarea contractelor de către angajați neautorizați 
  • Contractele se apropie, fără să știe, de sfârșit 
• Dăunarea relațiilor cu furnizorii – acest risc se referă la probleme care pot apărea în procesul dumneavoastră de achiziție pentru a plăti, care ar putea deteriora relația pe care o aveți cu furnizorii dumneavoastră. Aceasta ar putea include factori precum: 
  • Plăți întârziate, întârziate sau ratate ale facturilor 
  • Cost ridicat pentru service datorită proceselor manuale de urmărire 
  • Comenzi ratate sau incorecte din cauza proceselor de comandă manuală 
• Perturbarea afacerii - acest risc se referă la posibilitatea ca operațiunile de afaceri de bază de procurare a plății să fie întrerupte din cauza părăsirii personalului cheie care deține cunoștințe cheie despre proces manual. 

Risc pe rentabilitatea investiției

If you have been able to follow the process up to this point, you should have a clear idea of how and when value will be delivered through your proposed project, all of which will be determined by a series of assumptions. The risks on ROI are the risks of
those assumptions not being met.

For example, if you’ve calculated that lowering your invoice processing costs will be driven by supplier adoption of more automated invoicing channels, what happens if the adoption is slower than expected? What mitigation strategies can you put in place
to ensure that the assumptions are close to reality?

Recomand să revizuiți toate domeniile de beneficii așteptate:

• Beneficiile procesului de facturare
• Beneficiile procesării PO
• Beneficii legate de achiziții
• Beneficii legate de oameni
• Beneficii legate de eficiență

Și apoi efectuarea unei evaluări a riscurilor pe baza acelor zone pentru a identifica probabilitatea, impactul și o strategie de atenuare.

In our experience, articulating non-financial aspects of a business case go a long way to build trust, demonstrate your expertise and prime your Executive for the financial side of the business case. In my next piece, I will look at adding these key financials
to your business case.