Aprobarea facturii

Introducere

Departamentele de conturi de plată (AP) ale majorității companiilor au reguli interne pentru gestionarea facturilor care includ aprobări. Ce sunt aprobările facturilor? Ce este un flux de lucru pentru aprobarea manuală a facturilor? De ce să automatizăm fluxul de lucru de aprobare a facturilor?

Citiți mai departe pentru a înțelege procesul de aprobare a facturii.

---

---

---

Doriți să vă automatizați procesele AP manuale? Rezervați o demonstrație live de 30 de minute pentru a vedea cum Nanonets vă poate ajuta echipa să implementeze de la capăt la capăt Automatizarea AP.

Programează o demonstrație

---

Funcționarea departamentului Accounts Payable (AP) într-o afacere, fie că este orientată către produse sau servicii, este esențială pentru productivitatea companiei și pentru menținerea unor bune relații cu furnizorii. Un departament AP eficient, care oferă suport financiar, administrativ și administrativ procesului de achiziție al unei companii, trebuie să aibă un sistem organizat care să integreze perfect diferitele funcții ale procesului de procurare la plată, care cuprinde gestionarea comenzilor de achiziție, comunicarea cu furnizorul, facturarea. management, urmărirea produselor și plată.

Gestionarea facturilor începe când o factură este primită de o companie și se termină cu plata facturii, este una dintre cele mai importante funcții ale departamentului AP al companiei. Oricât de simplist ar suna, gestionarea facturilor nu este, sau nu ar trebui să fie, un proces în două etape de „primire factură, plătire factura”. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile care fac multe achiziții și ajung la un număr mare de facturi. Un bun protocol de gestionare a facturilor trebuie să implice în mod necesar verificarea legitimității tuturor facturilor și a aprobărilor pe mai multe niveluri înainte de a putea fi procesate pentru plată.

Fluxul de lucru pentru aprobarea facturii

Fluxul de lucru pentru aprobarea facturii este o cascadă de pași în procesul de achiziție până la plată, care sunt luați pentru a se asigura că o factură primită de companie este legitimă și se potrivește cu comanda efectuată. Aprobarea facturii implică mai multe niveluri de verificare de către personalul responsabil pentru o comandă de achiziție și/sau un furnizor. Fiecare companie poate avea propriul flux de lucru unic de aprobare

Un flux de lucru tipic de aprobare a facturii cuprinde următorii pași:

O factură ajunge la o companie. Factura poate fi sub forma unei copii pe hârtie, a unui atașament PDF sau a unei forme mai avansate de factură digitală, care trebuie depusă în secțiunea corespunzătoare pentru procesare.

• Validarea facturii: Odată depusă, factura este legată de orice alte documente legate de respectiva tranzacție, cum ar fi cererea de achiziție, comanda de cumpărare, cotația de la furnizor, alte comunicări de la furnizor etc. Aceasta este denumită în mod obișnuit „potrivire în trei direcții” , cele trei documente care trebuie potrivite fiind Comanda de achiziție, Factura și Bonul de livrare, dar potrivirea poate include și alte documente. Alți factori de luat în considerare pentru validare includ:
  Termenele de plată se potrivesc?
  Sunt incluse reducerile promise?
  A fost codificată factura în conturile de cheltuieli corespunzătoare?
  Există probleme de performanță după primire care justifică reținerea plății?
• Excepții de factură: O excepție este ridicată atunci când o factură conține informații incomplete sau incorecte. Factura este redirecționată către angajații corespunzători pentru a urmări și corecta eroarea. Aceasta este urmată de reemiterea facturii, reverificarea și potrivirea în cazul corectării erorilor sau investigarea fraudei în cazul excepțiilor nerezolvate.
• Aprobare: Odată verificată, factura este direcționată către personal la diferite niveluri, în funcție de politicile companiei. Numărul și natura aprobărilor variază între companii, departamente, tipul de produs și valoarea facturii. De exemplu, departamentul de achiziții poate fi nevoit să aprobe o factură pentru a confirma acuratețea facturării furnizorului înainte ca plata să poată fi procesată. Unele companii solicită sume ale facturilor mai mari decât un prag pentru a solicita aprobări suplimentare de la un manager sau CFO.
• Plata: Factura intră în coada de plată după ce au fost obținute toate aprobările.

Multe companii mici și mijlocii continuă să aibă fluxuri de lucru de aprobare manuală a facturilor. Acestea pot implica acțiuni la fel de rudimentare precum a avea un document de procesare de text à la un SOP, cu pași delimitați și distribuirea documentului către diferiții participanți ai fluxului de lucru pentru a fi folosit ca ghid. Acesta este, după cum se poate imagina, un proces dezorganizat care impune participanților să continue să se refere la document urmând pașii, ceea ce poate duce la erori.

În multe companii mici, nici măcar nu există un astfel de POS și există doar o procedură generală care este transmisă din gură diverșilor participanți, care este o rețetă pentru dezastru atunci când compania suferă orice formă de modificare, fie că este vorba extinderea sau schimbarea bazei de angajați.

---

Configurați fluxuri de lucru AP fără atingere și eficientizați procesul de conturi de plătit în secunde. Rezervați acum o demonstrație live de 30 de minute.

Programează o demonstrație

---

Probleme cu fluxul de lucru pentru aprobarea manuală a facturilor

Unele dintre provocările specifice ale fluxului de lucru manual de aprobare a facturilor sunt:

• Erori: Erorile umane cauzate de suprasolicitare sau pur și simplu de supraveghere pot duce la plăți duble, plăți insuficiente, plăți întârziate sau plăți ratate, toate acestea putând costa compania mai mulți bani și timp.
• Documente lipsa: Documentele pot duce la deplasarea greșită și pierderea documentelor importante, cum ar fi facturile. Acest lucru poate duce la o multitudine de probleme de-a lungul ciclului de plată contabilă, începând cu frecarea cu vânzătorul până la operațiunile întârziate.
• Risipirea efortului uman: Procesele de aprobare manuală risipesc efortul uman care poate fi folosit mai constructiv în activități mai productive.
• Întârzieri: Atunci când sunt necesare mai multe aprobări pentru ca o factură să fie aprobată și când compania se ocupă de mai multe facturi pe parcursul zilei sale lucrătoare, obținerea aprobărilor înainte de procesarea facturii poate fi consumatoare de timp. Până la 20% din facturi conțin în mod regulat informații incorecte sau incomplete, iar un flux de lucru de aprobare manuală a facturilor duce la ca departamentul AP să-și petreacă 25% din timp rezolvând problemele și urmărind informațiile lipsă.
• Plăți întârziate: Întârzierile în obținerea aprobărilor pot duce, la rândul lor, la întârzieri în plăți, care, după cum sa menționat mai devreme, pot fi costisitoare pentru companie. În SUA, 3 de miliarde de dolari au fost legate de plățile întârziate în rândul întreprinderilor mici în 2019, ceea ce a dus la pauze de angajare, limite de cumpărare a stocurilor și o reducere a orelor de muncă ale angajaților pentru a face rost. Întârzierile pot, de asemenea, să ajungă la primirea cu întârziere a articolelor comandate, evaluarea slabă a creditului, relațiile slabe cu vânzătorii și taxele/amenzile.
• Opacitatea căii facturii: Este dificil sau chiar imposibil să urmăriți starea unei facturi în calea ei de validare și aprobare, ceea ce face dificilă verificarea și planificarea anticipată.
• Vulnerabilitatea la fraudă: Frauda de facturare poate fi fraudă terță parte, taxare greșită a forței de muncă, plăți duplicate din cauza întârzierilor sau interne. Este necesar un proces de aprobare etanș pentru a preveni frauda. Acest lucru este valabil mai ales în perioadele de criză. De exemplu, pandemia de Covid-19 a crescut incidența fraudei pe facturi în 2020. Fraudele cu facturi se pot manifesta ca volum anormal al facturii, lipsa de răspundere a mărfurilor față de factură, discrepanțe între PO și factură și comportament dubios al angajaților. Acestea nu pot fi detectate manual, mai ales când volumul de afaceri este mare.

Automatizarea fluxului de lucru pentru aprobarea facturii

Automatizarea aprobării facturilor poate ajuta la ușurarea procesului și la economisirea de timp. Unele dintre avantajele automatizării aprobării facturilor sunt:

• Validare mai rapidă: Acesta este poate cel mai important beneficiu al automatizării. Compararea automată a facturii cu alte documente conexe poate elimina întârzierile asociate cu potrivirea manuală în trei direcții, deoarece toate documentele legate de o tranzacție sunt stocate digital în același loc și pot fi comparate cu ușurință fie vizual, fie printr-un software bazat pe inteligență artificială. Fluxurile de lucru automate de aprobare a facturilor pot fi integrate cu baze de date și alte sisteme de contabilitate pentru potrivirea automată fără intervenție umană.
• Aprobari mai rapide: Notificările și mementourile automate pot elimina întârzierile în aprobarea facturilor. Integrarea semnăturilor electronice și a formularelor digitale poate permite aprobările din mers din partea diferiților participanți la proces, astfel încât absența fizică de la birou să nu întârzie procesul de aprobare.
• Economii: Un raport din 2018 al lui Levvel (fost Paystream Advisors) a arătat că reducerile ratate (44%), plățile întârziate (39%) și plățile duplicate (29%) au fost principalele procesarea facturii preocupările în afaceri și toate trei pot fi depășite folosind automatizarea.
• Responsabilitate: Urmărirea automată a tranzacțiilor în timp real permite vizibilitatea asupra stării facturii în lanțul de aprobare. Includerea situațiilor neprevăzute și a mementourilor în fluxul de lucru poate elimina blocajele și permite transparență pentru aprobări mai rapide. Automatizarea procesului de aprobare creează, de asemenea, o pistă de audit care arată diferitele niveluri de aprobări care au fost finalizate și acele niveluri care nu sunt.
• Siguranța documentelor: Digitalizarea tuturor documentelor ca parte a fluxului de lucru automatizat de aprobare a facturilor poate preveni pierderea documentelor asociate în mod obișnuit cu mutarea fizică a documentului în cadrul companiei pentru validare și aprobare. Automatizarea permite integrarea fluxului de lucru cu sistemul de management al documentelor al companiei și cu alte instrumente de contabilitate pentru actualizarea și arhivarea automată a înregistrărilor.
• Respectarea reglementărilor: Fluxul de lucru automatizat pentru aprobarea facturilor permite accesul ușor la toate datele relevante în timpul auditurilor, ceea ce facilitează conformitatea cu reglementările.
• Inteligență de afaceri mai bună: Fluxurile de lucru automate de aprobare a facturilor pot permite accesul și evaluarea ușoară a datelor de achiziție și a cheltuielilor, permițând astfel mecanisme de raportare și luare a deciziilor mai bune.
• O mai bună gestionare și relație cu furnizorii: Organizarea sistematică a proceselor de aprobare a facturilor poate ajuta la o mai bună gestionare a furnizorilor, iar evitarea întârzierilor la plată poate aduce beneficii relațiilor cu furnizorii.
• Eliminarea fraudei: Automatizarea fluxului de lucru pentru aprobarea facturilor poate elimina frauda permițând verificări în fluxul de lucru și sporind vizibilitatea. Neregulile pot fi semnalate automat în timpul potrivirii automate în trei, iar verificarea semnăturii electronice poate preveni atât fraudele interne cât și externe și pierderile asociate.

---

Rezervați această demonstrație live de 30 de minute pentru ca aceasta să fie ultima dată când va trebui să introduceți manual datele din facturi sau chitanțe în software-ul ERP.

Programează o demonstrație

---

Proces complet automat de aprobare a facturilor

• Digitalizarea facturii: Facturile în diverse formate trebuie mai întâi digitizate într-un format standard. Deoarece fiecare factură conține date cheie care sunt utilizate în planificarea resurselor contabile și în luarea deciziilor în cadrul afacerii, acuratețea în extragerea datelor este esențială. Datele care sunt citite de pe facturi sunt de obicei transferate pe platformele ERP, contabile sau de analiză a datelor utilizate de companie pentru procesarea ulterioară.
• Validare automată: Potrivirea automată în trei direcții poate capta date pertinente din facturi, PO și chitanțe și le poate procesa automat într-un mod care imită mintea umană. Dintre acestea, procesarea activată de AI poate compara și potrivi înregistrările și poate lua decizii precum trecerea tranzacției, semnalarea erorilor sau ridicarea de excepții.
• Gestionarea automată a excepțiilor: Atunci când sunt semnalate erori sau sunt ridicate excepții, factura este imediat direcționată către personalul corespunzător care poate remedia erorile. Acest lucru poate reduce întârzierile asociate cu gestionarea manuală a erorilor.
• Aprobari automate: După potrivire și validare, facturile sunt transmise automat personalului corespunzător pentru aprobare. Aplicarea semnăturilor digitale și a aprobărilor în formă digitală poate preveni întârzierile.
• Procesează plata: După aprobare, sistemul automatizat înaintează factura către echipa financiară pentru procesarea plăților după care tranzacția este închisă și datele sunt arhivate.

Companiile care doresc să adopte sisteme automate de flux de lucru pentru aprobarea facturilor trebuie să ia în considerare următorii factori în alegerea instrumentului pentru aceasta:

• Infrastructura și resursele IT necesare pentru a susține software-ul
• Angajamentul financiar implicat în înființarea și funcționarea sistemului
• Integrarea cu alte sisteme din cadrul companiei
• Nivelurile de automatizare și intervenție umană necesare/posibile în cadrul afacerii
• Disponibilitatea know-how-ului în cadrul companiei și asistența clienților de la producătorul software-ului
• Nivelurile de securitate a datelor necesare
• Nivelul de acces – acesta ar decide unde vor fi stocate datele – într-o mașină locală, un server central sau în cloud.

Nanonets pentru aprobarea automată a facturilor

Motorul Nanonets OCR bazat pe inteligență artificială vă poate ajuta să automatizați procesarea facturilor și să o transformați într-un proces fără probleme. Acceptă o varietate de tipuri de fișiere și gestionează atât facturile structurate, cât și cele nestructurate. Factura OCR API al Nanonets poate ajuta la minimizarea sarcinilor manuale de introducere a datelor în software-ul dvs. de contabilitate.

Datele pot fi încărcate automat, adnotate și modelate antrenate pentru predicție fără o singură linie de cod, să vă faceți griji pentru GPU-uri sau să găsiți arhitecturile potrivite pentru modelele dvs. de deep learning. De asemenea, puteți obține răspunsurile JSON ale fiecărei predicții pentru a le integra cu propriile sisteme și pentru a crea aplicații bazate pe învățare automată, bazate pe algoritmi de ultimă generație și o infrastructură puternică pentru gestionarea și aprobarea facturilor.

Tehnologia Nanonets acceptă integrări cu alte sisteme, cum ar fi integrarea într-o bază de date Mysql, QuickBooks sau Salesforce și este independentă de platformă. Nanonets este precis și scalabil, economisește timp și bani pentru departamentul dvs. AP și supraalimentează procesul de aprobare a facturilor, întărind astfel relațiile cu furnizorii.

Alăturați-vă ligii a peste 20,000 de companii de pe 4 continente folosind Nanonets pentru operațiunile dvs. de gestionare a facturilor.

---

Doriți să automatizați procesul de aprobare a facturilor? Dă Nanonets™ un spin pentru o precizie mai mare, o flexibilitate mai mare, post-procesare și un set larg de integrări cu alte sisteme de contabilitate, ERP și multe altele!

---

Concluzie

Avantajele digitalizării aspectelor financiare ale operațiunilor unei companii sunt din ce în ce mai mult recunoscute de companii. Acest lucru a necesitat adoptarea automatizării în structurile fluxului de lucru. Automatizarea fluxului de lucru pentru aprobarea facturilor poate ajuta companiile să petreacă mai puțin timp activităților banale, cum ar fi gestionarea manuală a facturilor și, în schimb, să se concentreze pe competențele lor de bază pentru a îmbunătăți profitul și a rămâne competitive.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/