Xero este un software de contabilitate SaaS, bazat pe cloud, pentru clienții întreprinderilor mici din multe țări. Compania Xero, fondată în 2006, are sediul în Noua Zeelandă. Software-ul Xero gestionează conturile de plătit ca un sistem tradițional care necesită introducerea manuală a datelor. Pentru automatizarea conturilor de plăți Xero, clienții Xero integrează software-ul de automatizare AP de la terți.
Cum să gestionați AP pe Xero
Gestionați conturile de plătit (AP) pe Xero prin efectuarea acestor procese necesare:
- Primiți o factură de furnizor sau o altă factură prin e-mail către sistemul de contabilitate Xero sau prin scanare
- Aprobați factura
- Programează plata
- Xero adaugă factura/factura la conturile de plătit
- Plată efectuată
- Factura/factura marcată ca plătită
Dar observați că acești pași realizabili în Xero nu acoperă o mulțime de sarcini manuale. De exemplu, angajații departamentului de plăți trebuie să determine vizual acest lucru facturi sunt corecte prin procese de verificare manuală și obțin aprobări.
Aceste procese de verificare a acurateții includ potrivirea în trei direcții (sau potrivirea în două direcții) a facturii cu comanda de achiziție (PO) și un raport de primire, dacă este cazul, pentru primirea mărfurilor.
Personalul AP trebuie să determine care manager(i) bugetar desemnat(i) trebuie să aprobe factura, în conformitate cu politica de cheltuieli a companiei. Apoi, conturile de plăți direcționează documentele corelate (deseori pe hârtie) către aprobatorul potrivit și urmăresc aprobatorii atunci când aprobarea acestora nu este la timp.
Conturile de plată plătesc facturile într-un lot. Poate că conturile de plătit încă folosesc cecuri de hârtie vechi. Când utilizați cecuri pe hârtie, sunt necesari acești pași manuali:
- Cererea de către directorul financiar sau controlorul să aprobe executarea verificării
- Obținerea de semnături de cec autorizate
- Tipărirea cecurilor pe hârtie
- Separarea și depunerea unei copii de cec cu copiile documentului facturii corelate
- Umplerea și expedierea plicurilor cu cecurile și sfaturile de remitere atașate
- Răspunsul la apelurile primite de la furnizori sau e-mailurile care solicită starea curentă a plății
Fluxuri de lucru pentru conturile de plătibile Xero
Următoarele descrieri se referă la fluxurile de lucru pentru conturile de plătibile Xero pentru efectuarea proceselor de conturi de plătibile în software-ul principal Xero pentru conturile de plătibile.
Capturați și introduceți facturile/facturile furnizorilor
Utilizatorii planurilor Xero Business Edition, care includ planuri de preț SaaS timpurii, în creștere și stabilit, primesc Hubdoc încorporat caracteristică care captează facturile și chitanțele în Xero. Hubdoc este un partener Xero pentru captarea datelor OCR care extrage date din documente și creează tranzacții în Xero. Adresa de e-mail pentru facturi Xero apare în orice filă de stare din pagina de prezentare generală Achiziții.
Pentru a captura facturile și facturile furnizorilor în Xero utilizând caracteristica Hubdoc, factura trebuie să fie un atașament de e-mail și nu să fie încorporată în e-mailul în sine. Pentru acest proces de captare a e-mailurilor, veți redirecționa facturile primite de la orice furnizor către adresa dvs. de e-mail pentru facturi Xero.
Majoritatea formatelor de documente și imagini funcționează când facturi de e-mail la adresa de e-mail unică a organizației dvs. Xero pentru a crea un proiect de lege cu o factură atașată prin e-mail. Puteți trimite prin e-mail până la 10 facturi într-un singur e-mail, ceea ce va crea facturi separate în Xero. Dimensiunea maximă a e-mailului este de 25 MB.
Factura trimisă prin e-mail va fi în moneda de bază a companiei dvs. și nu într-o monedă străină. Doar cu un abonament care include mai multe monede, puteți schimba manual moneda de pe proiectul de plată sau de pe factură în valută străină în Xero.
Numai dacă Xero poate citi factura trimisă prin e-mail cu succes, unele câmpuri, inclusiv acestea, se vor completa automat și vor fi desemnate în Xero printr-o pictogramă fulger:
- Contact
- Data
- Total
- Data scadenței
- Referinţă
Observați că este posibil ca acest proces de captare a facturii să nu fie complet sau precis și necesită totuși efectuarea de pași manuali (indicați în linkul Xero pentru facturile prin e-mail) în meniul Business/Bills to Pay și pentru conversia valutară necesară.
Dacă nu utilizați caracteristica Hubdoc de la Xero pentru capturarea datelor de factură prin e-mail, trebuie să efectuați introducerea manuală a datelor la adauga facturi și facturi în sistemul software de contabilitate Xero. În meniul Business/Bills to Pay, selectați New Bill și introduceți detalii pentru câmpuri. Salvați factura și trimiteți-o spre aprobare înainte de a plăti factura.
Veți codifica manual aceste facturi de plată în contul corect de cheltuieli sau de active, cum ar fi inventarul.
Plătiți facturile și înregistrați plățile
La plateste facturile, programați facturile în sistem (pe lot) introducând data plății și aplicând o bifă facturilor în curs de plată. Când factura este plătită, Xero înregistrează tranzacția ca o reducere a conturilor de plătit sub formă de debit și un credit de evidență dublă în numerar (și orice reducere de plată anticipată luată).
Adăugarea de noi furnizori
În software-ul de contabilitate Xero, Xero stabilește noi furnizori ca Contacte și determină modul în care utilizați aceste Contacte, fie ca Furnizori, fie Clienți, sau ambele. Dacă încărcați o factură, contactul este folosit ca furnizor. Prin urmare, nu trebuie să mutați contactele la furnizori. Când utilizați Hubdoc în Xero, Hubdoc va fi automat configurați furnizorul în Xero sistem software de contabilitate pentru dvs. la primirea facturii. În caz contrar, este necesară introducerea manuală a datelor pentru a configura furnizorii în Xero.
Gestionați cheltuielile și rambursările
Cu Xero, puteți vedea și gestiona facturile, cheltuielile și rambursările din software-ul online bazat pe cloud sau cu un dispozitiv mobil care utilizează aplicația Xero. Vizibilitatea dumneavoastră în gestionarea cheltuielilor nu va fi la fel de cuprinzătoare precum ar fi cu integrarea software-ului de automatizare AP.
Automatizarea fluxului de lucru Xero AP cu Nanonets
Puteți automatiza complet tot fluxul de lucru Xero AP pentru primirea și procesarea facturii, inclusiv plățile, cu Nanonets Flow, automatizarea AP și software de procesare a facturilor pentru conturile de plătit. Utilizări Nanonets cele mai bune practici pentru conturile de plătibile în software-ul său de automatizare AP.
Nanonets te ajută să obții integrarea furnizorului cu ușurință și au un management excelent al documentelor legate de conturile de plătit. Furnizorii aleg o metodă de plată.
Software-ul de automatizare Nanonets Flow AP vă permite să redirecționați e-mailurile sau să scanați facturile în Nanonets cu OCR inteligent îmbunătățit AI/ML (recunoaștere optică a caracterelor) pentru a capta datele facturilor în mod electronic prin element rând cu anteturi. Dar Nanonets este un expert în OCR și are o rată de acuratețe mult mai mare de captare a datelor pe factură decât poate oferi Xero cu HubDocs în mod fiabil pentru fiecare factură. Nanonet Introducerea datelor AI este cheia pentru a debloca acuratețea și eficiența.
Nanonets oferă afacerii dvs. procesarea în timp util, fără atingere a facturilor, fără intervenție umană sau procese manuale care sunt alimentate de inteligența artificială (AI) și subsetul său, învățarea automată (ML). Software automat Procesarea facturilor include pași pentru verificarea facturilor, potrivirea facturii, aprobarea facturilor pentru plată și plata facturilor și facturilor aprobate în loturi.
Veți putea solicita reducerile de plată anticipată ale furnizorului atunci când plătiți în numărul scurt de zile indicat în termenii de plată a facturii, cum ar fi plata în termen de 10 zile pentru 2/10, net 30 pentru a primi o reducere de 10% din soldul facturat datorat în loc să plătiți întreaga sumă a facturii în 30 de zile. Când beneficiați de reduceri pentru plată anticipată datorii comerciale pentru articolele de inventar, economiile de costuri sunt impresionante.
Cu Nanonets, după ce capturați datele facturilor, Nanonets verifică facturile și codificarea contului și sincronizează datele respective cu sistemul dvs. de contabilitate. Nanonets potrivește facturile cu documente justificative, inclusiv ordine de achiziție (OP-uri) și bonuri de mărfuri, atunci când este cazul.
Compania dvs. poate configura autorizatori de facturi și limite de cheltuieli în conformitate cu politica companiei dvs. sau poate lăsa AI să se ocupe fluxurile de lucru pentru aprobarea facturilor automat pentru dvs. în Nanonets, dacă preferați. Aprobatorii au posibilitatea de a Respinge sau Aproba facturile pentru plată.
Programați și efectuați plăți electronice globale într-o varietate de monede folosind loturi mari eficiente cu Nanonets. Apoi Nanonets va reconcilia și va potrivi înregistrările interne sau tranzacțiile sau plățile cu conturi bancare, extrase de card de credit sau alte surse pentru reconcilierea contului.
Nanonets oferă echipei dvs. de afaceri vederi inteligente cu vizibilitate asupra cheltuielilor de afaceri, oferindu-vă mai mult control pentru a gestiona costurile afacerii.
Concluzie
Fluxurile de lucru pentru conturile de plătibile Xero necesită foarte mult timp. Când afacerea dvs. începe să eficientizeze fluxurile de lucru cu Xero + AP Automation, personalul pentru conturi de plătit nu va trebui să efectueze acești pași manuali repetitivi de introducere a datelor pentru fiecare furnizor, factură sau raport de cheltuieli pentru angajat care necesită rambursare.
Afla cum Flux prin Nanonets poate supraalimenta fluxurile de lucru de automatizare a plăților pentru conturile Xero și poate oferi mai multă acuratețe și controale financiare.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
- PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- :are
- :este
- :nu
- $UP
- 10
- 2006
- 30
- a
- Capabil
- conform
- Cont
- Contabilitate
- Conturi
- creanţe
- automatizarea conturilor de plată
- precizie
- precis
- Obține
- adresa
- Adaugă
- După
- AI
- TOATE
- sumă
- an
- și
- O alta
- Orice
- automatizare ap
- aplicaţia
- aplicabil
- Aplicarea
- aprobare
- aprobări
- aproba
- aprobat
- SUNT
- artificial
- inteligență artificială
- Inteligența artificială (AI)
- AS
- activ
- autorizat
- automatizarea
- Automata
- în mod automat
- Automatizare
- Sold
- de echilibrare
- Bancă
- conturi bancare
- de bază
- BE
- înainte
- fiind
- CEL MAI BUN
- Proiect de lege
- Bancnote
- Bolt
- atât
- afaceri
- clienții de afaceri
- dar
- by
- apeluri
- CAN
- captura
- capturi
- capturarea
- card
- Bani gheata
- CFO
- Schimbare
- caracter
- recunoașterea personajelor
- verifica
- bifă
- Verificări
- alegere
- Alege
- pretinde
- cod
- Codificare
- companie
- Compania
- Completă
- conforme
- cuprinzător
- concluzie
- contactați-ne
- contacte
- Control
- controlor
- controale
- Convertire
- Nucleu
- corecta
- A costat
- economii
- Cheltuieli
- țări
- acoperi
- crea
- creează
- credit
- card de credit
- Moneda
- Monedă
- Curent
- clienţii care
- de date
- de introducere a datelor
- Data
- Zi
- Debit
- Departament
- desemnat
- detalii
- Determina
- determină
- dispozitiv
- Reducere
- reduceri
- document
- de management al documentelor
- documente
- Dont
- proiect
- două
- Devreme
- cu ușurință
- ediţie
- eficiență
- eficient
- Electronic
- electronic
- e-mailuri
- încorporat
- Angajat
- de angajați
- Intrați
- intrarea
- intrare
- stabilit
- Fiecare
- exemplu
- excelent
- cheltuieli
- expert
- extracte
- Caracteristică
- Domenii
- Depunerea
- financiar
- debit
- următor
- urmează
- Pentru
- străin
- moneda straina
- Înainte
- Fondat
- din
- Complet
- complet
- oferă
- Oferirea
- Caritate
- bunuri
- În creştere
- manipula
- Mânere
- Avea
- anteturile
- ajută
- superior
- Cum
- HTTPS
- uman
- ICON
- if
- imagine
- impresionant
- in
- include
- include
- Inclusiv
- Intrare
- indicată
- in schimb
- integra
- integrare
- Inteligență
- Inteligent
- intern
- intervenţie
- în
- inventar
- factură
- procesarea facturii
- facturi
- IT
- articole
- ESTE
- în sine
- Cheie
- mare
- învăţare
- lăsa
- Permite
- fulger
- ca
- Limitele
- Linie
- LINK
- listat
- încărca
- situat
- Lot
- maşină
- masina de învățare
- discuții
- face
- administra
- administrare
- de conducere
- manual
- manual
- multe
- marcat
- Meci
- potrivire
- meciuri
- potrivire
- maxim
- Mai..
- Meniu
- metodă
- ML
- Mobil
- dispozitiv mobil
- mai mult
- muta
- mult
- trebuie sa
- necesar
- Nevoie
- nevoilor
- net
- Nou
- Înștiințare..
- număr
- obține
- OCR
- of
- de multe ori
- on
- on-line
- afară
- recunoaștere optică a caracterelor
- or
- comandă
- Altele
- in caz contrar
- afară
- Prezentare generală
- pagină
- plătit
- Hârtie
- pe bază de hârtie
- partener
- Plătește
- de plată
- plată
- Modalitate de plată
- plăți
- țară
- Efectua
- efectuarea
- poate
- Planurile
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- PO
- Politica
- PoS
- alimentat
- a prefera
- de stabilire a prețurilor
- proces
- procese
- prelucrare
- furniza
- cumpărare
- comanda de cumparare
- achiziții
- rată
- mai degraba
- Citeste
- încasări
- a primi
- primit
- primire
- recunoaştere
- record
- înregistrări
- reducere
- legate de
- remitere
- repetitiv
- raportează
- solicitând
- necesar
- Necesită
- dreapta
- rute
- s
- SaaS
- Economisiți
- Economie
- scanare
- programa
- vedea
- selecta
- trimite
- distinct
- set
- Seturi
- Pantaloni scurți
- Emisiuni
- singur
- Mărimea
- mic
- mici afaceri
- Software
- unele
- Surse
- petrece
- Personal
- Declarații
- Stare
- paşi
- Încă
- raționalizarea
- abonament
- Reușit
- astfel de
- Supraîncărcare
- furnizorul
- furnizori
- De sprijin
- sistem
- Lua
- luate
- sarcini
- echipă
- termeni
- decât
- acea
- lor
- apoi
- prin urmare
- Acestea
- terț
- acest
- Prin
- consumă timp
- oportun
- la
- fără atingere
- tradiţional
- tranzacție
- Tranzacții
- unic
- deblocare
- utilizare
- utilizat
- utilizări
- folosind
- vânzător
- Verificare
- verificarea
- foarte
- vizualizari
- vizibilitate
- vizual
- cand
- care
- voi
- cu
- în
- fără
- Apartamente
- flux de lucru
- fluxuri de lucru
- ar
- Xero
- Tu
- Ta
- zephyrnet