Într-o lume în care timpul înseamnă bani, atât companiile, cât și clienții caută metode de plată fără probleme care economisesc timp și sporesc eficiența.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to 25 zile pentru a finaliza procesarea unei singure facturi?
Introduceți automatizarea plăților – o soluție care a câștigat popularitate în ultimul timp datorită pandemiei și noului peisaj competitiv. Prin automatizarea procesului de plată, companiile și persoanele fizice pot economisi timp și pot minimiza riscul erorilor.
În acest articol, vom explora avantajele automatizării plăților, cum funcționează și cum poate fi implementată pentru a simplifica procesele de plată și pentru a crește profitul pentru companiile de toate dimensiunile. Indiferent dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri sau un CFO al unei mari corporații, automatizarea plăților ar putea fi soluția de care aveți nevoie.
Ce este automatizarea plăților?
Automatizarea plăților este un sistem care prelucrează date legate de plăți și realizează acțiuni cu implicare umană minimă.
Dezavantajele asociate proceselor de plată manuale au dus la necesitatea automatizării plăților. Provocările comune includ eroarea umană, sarcinile consumatoare de timp, lipsa de transparență, riscurile de securitate și productivitatea redusă.
Automatizarea proceselor de plată reduce riscul de erori, accelerează timpul de procesare a plăților, îmbunătățește transparența, sporește securitatea și crește productivitatea. Automatizarea plăților nu mai este doar un lux pentru marile corporații, ci devine din ce în ce mai necesară pentru întreprinderile de toate dimensiunile.
La nivel individual, automatizarea plăților poate implica plata automată a facturilor de card de credit, plăți ipotecare, plăți împrumuturi și depozite de economii.
La nivel de afaceri, automatizarea plăților implică utilizarea instrumentelor software pentru a gestiona și finaliza procesul de plată a furnizorilor. Aceasta include aprobarea plăților, trimiterea acestora prin diferite metode de plată, cum ar fi transferuri ACH, cecuri, transferuri și plăți cu cardul virtual.
Automatizarea accelerează timpul de procesare a plăților, asigurând că plățile sunt efectuate cu acuratețe și la timp. Cele mai bune servicii de plată automatizate integrează perfect aceste procese, reducând riscul de erori și economisind timp și bani companiilor.
Cum funcționează automatizarea plăților?
Afacerile primesc facturi de la furnizori pentru produse sau servicii primite de la aceștia din urmă. Factura este procesată, de obicei în departamentul AP și, odată trecută, este validată pentru plată.
Sistemele de automatizare a plăților sunt, de obicei, încorporate într-un sistem de automatizare AP cuprinzător care cuprinde diverse procese, inclusiv captarea facturii, codificarea, revizuirea, aprobarea, autorizarea plății și executarea plăților.
În faza de autorizare a plății, automatizarea poate presupune stabilirea unor reguli de codare în cadrul software-ului pentru inițierea plăților.
Într-un proces manual, un manager AP ar trimite un lot de plăți pentru examinare de către un autorizator de plată, care ar determina apoi ce plăți să elibereze, să rețină sau să respingă. Cu toate acestea, în absența autorizatorului de plată, procesul de eliberare a plății poate fi întârziat, punând un obstacol semnificativ în calea operațiunilor manuale.
Cu automatizare, plata unei facturi poate fi aprobată sau refuzată din orice locație, fie la birou, acasă sau în deplasare. În această etapă, autorizatorul de plată poate decide, de asemenea, când să programeze plata, cum ar fi amânarea acesteia până la data scadentă pentru a economisi numerar sau plata anticipată pentru a primi o reducere.
În timpul fazei de execuție a plăților a procesului automatizat, plățile aprobate sunt programate și transmise. Odată ce plata este efectuată, detaliile sunt sincronizate înapoi cu sistemul de contabilitate, iar factura este marcată ca plătită. În plus, toate înregistrările de aprobare, copiile facturilor, chitanțele și înregistrările plăților sunt legate de factură, permițând oricui care trebuie să investigheze tranzacția în viitor să găsească toate informațiile relevante într-un singur loc.
Una dintre cele mai comune metode de sisteme automate de plată este transferurile ACH. Procesul de plată folosind transferuri ACH implică beneficiarul să creeze un ordin de plată care este primit de banca inițiatoare. Banca inițiatoare compilează toate OP-urile și le trimite către un ACH pentru procesare. Operatorul ACH aprobă apoi și eliberează suma PO către banca destinatară. Acest proces permite serviciilor de automatizare a plăților să proceseze rapid și precis plățile fără o implicare umană semnificativă, reducând riscul de erori și îmbunătățind eficiența generală a procesului de plată.
Tipuri de automatizare a plăților
Automatizarea plăților poate veni în diferite forme, fiecare cu beneficiile sale unice. Iată câteva dintre cele mai comune tipuri de automatizare a plăților:
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Beneficiile automatizării plăților
Iată câteva dintre avantajele principale ale automatizării plăților:
Plăți prompte
Soluțiile de plată automată pot promova plata promptă pentru companii cu toate nivelurile de volume de tranzacții. În cazul companiilor cu volum redus de facturi, sistemele automatizate au fost indicat să aibă plăți la timp 33% din timp, față de 24% fără automatizare. În mod similar, afacerile cu volum moderat de facturi au experimentat o tendință similară, cu 42% din facturile PO plătite la timp cu automatizare, față de 25% fără aceasta.
Niveluri mai mari de precizie
Automatizarea procesării plăților îmbunătățește acuratețea prin validarea datelor facturilor în raport cu ERP sau sistemele de contabilitate, eliminând procesele manuale și transferurile de hârtie care cauzează erori și semnalând facturile duplicate.
Colaborarea între furnizori și părțile interesate interne este facilitată, iar business intelligence este folosită pentru a identifica furnizorii cu probleme. Unii furnizori de tehnologie garantează acuratețea. Colaborarea electronică permite rezolvarea eficientă a erorilor în comparație cu metodele manuale care se bazează pe e-mailuri și apeluri telefonice neurmărite. Conform "Cum, de ce și rentabilitatea investiției AP Automation” raportează, 23% dintre companii au înregistrat o reducere a facturilor duplicate ca urmare a implementării automatizării.
Reducerea costurilor
Sistemele automate de plată oferă companiilor beneficii semnificative din punct de vedere al costurilor prin creșterea ratei de captare a reducerilor de plată anticipată și reducerea penalităților pentru plata întârziată. Benchmark-uri IOFM arată că cele mai multe departamente de plătibile captează mai puțin de 21% din toate reducerile de plată anticipată, dar automatizarea ajută companiile să-și plătească mai mult din facturile în perioada de reducere prin eficientizarea ciclului de aprobare a facturilor. Raportul IOFM arată, de asemenea, că un departament de conturi de plăți care procesează 5,000 de facturi pe lună poate economisi 55,650 USD pe lună folosind automatizarea.
productivitate crescută
Automatizarea plăților permite profesioniștilor contabili să se concentreze pe sarcini strategice, cum ar fi planificarea lichidității. De asemenea, reduce nevoia de angajați cu normă întreagă, crescând productivitatea și profitabilitatea. Colaborarea în timp real asupra documentelor partajate eficientizează procesele și elimină întârzierile inutile, facilitând munca lucrătorilor de la distanță. Acest lucru are ca rezultat un confort sporit, mai puține frustrări și dispute și un mediu de lucru mai pașnic. Angajații pot contribui la îmbunătățirea continuă a procesului de conturi de plăți, ajutând la creșterea continuă a afacerii.
Reduce oportunitățile de fraudă
Procesele de plată manuale descentralizate reprezintă o vulnerabilitate semnificativă la fraudă, deoarece există mai multe puncte de intrare pentru facturile false care trebuie plătite și vizibilitate limitată asupra cine este plătit pentru ce. Cu toate acestea, automatizarea simplifică procesul, permițând tuturor facturilor să circule printr-un singur sistem online pentru o vizibilitate completă și o identificare ușoară a plăților suspecte. Soluțiile AP Automation stabilesc controale automate ale plăților, inclusiv segregarea sarcinilor, autentificarea cu dublu factor și fișierele de plată pozitive, care previn frauda internă și protejează împotriva preluării conturilor. Positive Pay Files transmit zilnic un fișier de cecuri emise către băncile corespunzătoare, permițând verificarea plăților autorizate.
Cele mai bune practici de automatizare a plăților
Configurarea și implementarea serviciilor de plată automată nu asigură automat că o companie își va culege beneficiile. Pentru a beneficia cu adevărat de automatizarea plăților, este esențial să urmați cele mai bune practici pentru implementarea și gestionarea acesteia. Aceste practici nu numai că ajută la evitarea greșelilor costisitoare, ci și asigură succesul și sustenabilitatea pe termen lung pentru rezultatul final al companiei. Urmând câteva dintre cele mai bune practici enumerate mai jos, companiile pot automatiza plățile cu o eficiență mai mare și pot reduce costurile.
- Asigurarea conformității cu reglementările: companiile ar trebui să se asigure că procesele lor de automatizare a plăților respectă toate reglementările relevante, cum ar fi Standardul de securitate a datelor din industria cardurilor de plată (PCI DSS), Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și reglementările împotriva spălării banilor (AML). . Respectarea acestor reglementări poate ajuta la protejarea afacerii de riscurile legale și financiare.
- Verificarea informațiilor de plată: înainte de a iniția o plată, companiile trebuie să verifice acuratețea informațiilor de plată, cum ar fi numele destinatarului, numărul contului bancar și numărul de rutare. Acest lucru poate ajuta la prevenirea erorilor și la evitarea trimiterii plăților către destinatarul greșit.
- Menținerea securității și a confidențialității datelor: procesele de automatizare a plăților ar trebui concepute cu măsuri de securitate robuste pentru a proteja împotriva fraudei, hackingului și încălcării datelor. Aceasta include implementarea de criptare, autentificare multi-factor și monitorizare regulată a jurnalelor de acces. De asemenea, companiile ar trebui să se asigure că respectă reglementările privind confidențialitatea datelor și protejează informațiile sensibile, cum ar fi detaliile contului bancar și datele personale.
- Procesele de revizuire și actualizare regulată: procesele de automatizare a plăților trebuie revizuite și actualizate în mod regulat pentru a se asigura că sunt în continuare eficiente și eficiente. Aceasta include monitorizarea oricăror erori sau probleme, revizuirea fluxurilor de lucru și a proceselor de aprobare și includerea feedback-ului de la părțile interesate. Prin revizuirea și actualizarea regulată a proceselor de automatizare a plăților, companiile își pot îmbunătăți continuu operațiunile și pot obține rezultate mai bune.
Nanonets ca parte a călătoriei dvs. de automatizare a plăților
Nanonets are o ofertă internă numită Debit care automatizează datoriile de la capăt la capăt. Este o platformă ideală pentru întreprinderile mici și mijlocii care doresc să-și automatizeze procesul AP într-un mod complet personalizabil, dar scalabil.
Cu importul automat, extragerea de date de cea mai bună calitate, aprobări flexibile și toate opțiunile de plată acceptate, Flow este ideal pentru companiile în creștere care doresc să își oficializeze funcția financiară.
Nanonets poate ajuta, de asemenea, la automatizarea procesului de conturi de plată prin:
- Importarea și consolidarea datelor din mai multe surse – e-mail, documente scanate, fișiere/imagini digitale, stocare în cloud, ERP, API etc.
- Captarea și extragerea inteligentă a datelor din facturi, chitanțe, facturi și alte documente financiare.
- Clasificarea și codificarea tranzacțiilor pe baza regulilor de afaceri.
- Configurarea fluxurilor de lucru automate de aprobare pentru a obține aprobări interne și a gestiona excepțiile.
- Efectuați plăți în peste 45 de valute la nivel global, folosind ACH, card sau transferuri bancare.
- Reconcilierea tuturor tranzacțiilor.
- Integrarea perfectă cu ERP-uri sau software de contabilitate, cum ar fi Quickbooks, Sage, Xero și multe altele.
La pachet
Automatizarea procesului de plată poate beneficia foarte mult afacerilor și clienților acestora. Ea eficientizează procesarea plăților, reduce erorile și oferă clienților o gamă mai largă de opțiuni de plată. Prin adoptarea tehnologiilor de automatizare a plăților, cum ar fi sistemele de plată bazate pe inteligență artificială, software-ul de contabilitate inteligent și opțiunile de plată mobilă, companiile își pot îmbunătăți sănătatea financiară, pot crește eficiența și să îmbunătățească satisfacția clienților. Investind în automatizarea plăților, companiile pot rămâne în fruntea curbei, pot elibera resurse valoroase și se pot concentra pe competențele lor de bază.
Pe măsură ce procesarea automată a plăților continuă să evolueze, aceasta va juca, fără îndoială, un rol din ce în ce mai important în succesul afacerilor din toate industriile.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- :este
- $UP
- 000
- 7
- a
- Accelerează
- acces
- Conform
- Cont
- Contabilitate
- Conturi
- creanţe
- precizie
- precis
- ach
- Obține
- peste
- acțiuni
- Adoptarea
- Avantajele
- împotriva
- înainte
- AI-alimentat
- TOATE
- Toate tranzacțiile
- Permiterea
- permite
- CSB
- sumă
- și
- împotriva spălării de bani
- oricine
- automatizare ap
- api
- aprobare
- aprobat
- SUNT
- articol
- AS
- asociate
- At
- Autentificare
- autorizare
- automatizarea
- Automata
- automate
- Automat
- în mod automat
- automatizarea
- Automatizare
- înapoi
- Bancă
- cont bancar
- conturi bancare
- Băncile
- bazat
- BE
- devenire
- înainte
- de mai jos
- beneficia
- Beneficiile
- CEL MAI BUN
- Cele mai bune practici
- Mai bine
- între
- Bancnote
- a stimula
- De jos
- încălcări
- construit
- afaceri
- business intelligence
- întreprinderi
- by
- denumit
- apeluri
- CAN
- captura
- card
- plățile prin card
- caz
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- Provoca
- CFO
- provocări
- Verificări
- clar
- Cliring
- Cloud
- Stocare in cloud
- Codificare
- colaborare
- COM
- cum
- Comun
- comunica
- Companii
- companie
- comparație
- competitiv
- Completă
- conformitate
- cuprinzător
- consolidarea
- conţinut
- a continuat
- continuă
- continuu
- a contribui
- controale
- comoditate
- Nucleu
- CORPORAȚIE
- Corporații
- Corespunzător
- A costat
- cost-eficiente
- Cheltuieli
- ar putea
- Crearea
- credit
- card de credit
- critic
- Moneda
- curba
- client
- Satisfactia clientului
- clienţii care
- personalizabil
- ciclu
- zilnic
- de date
- Încălcări de date
- confidențialitatea datelor
- protejarea datelor
- securitatea datelor
- Data
- descentralizată
- decide
- Întârziat
- întârzieri
- Departament
- departamente
- depozite
- proiectat
- detalii
- Determina
- diferit
- digital
- Reducere
- reduceri
- dispute
- documente
- dezavantaje
- fiecare
- Devreme
- mai ușor
- Eficace
- eficiență
- eficient
- eficient
- Electronic
- electronic
- elimină
- eliminarea
- e-mailuri
- încorporat
- de angajați
- permite
- permițând
- , acoperă
- criptare
- un capăt la altul
- Îmbunătăţeşte
- asigura
- asigurare
- intrare
- Mediu inconjurator
- ERP
- eroare
- Erori
- esenţial
- stabili
- stabilirea
- etc
- evolua
- execuție
- scump
- cu experienţă
- explora
- facilitat
- fals
- FAST
- feedback-ul
- puțini
- Fișier
- Fişiere
- finanţa
- financiar
- Găsi
- flexibil
- debit
- Concentra
- urma
- următor
- Pentru
- formă
- formulare
- fraudă
- Gratuit
- din
- complet
- funcţie
- Fondurile
- În plus
- viitor
- GDPR
- General
- date generale
- Regulamentul general privind protecția datelor
- obține
- obtinerea
- La nivel global
- Go
- mai mare
- foarte mult
- În creştere
- Creștere
- garanta
- hacking
- Avea
- Sănătate
- ajutor
- ajută
- aici
- deţine
- Acasă
- casă
- Cum
- Totuși
- HTTPS
- uman
- ideal
- Identificare
- identifica
- implementarea
- implementat
- Punere în aplicare a
- import
- îmbunătăţi
- îmbunătățire
- îmbunătățirea
- in
- include
- include
- Inclusiv
- care încorporează
- Crește
- a crescut
- Creșteri
- crescând
- tot mai mult
- individ
- persoane fizice
- industrii
- industrie
- informații
- iniția
- integra
- Inteligență
- Inteligent
- intern
- investiga
- investind
- implica
- implicare
- Emis
- probleme de
- IT
- ESTE
- Cunoaște
- lipsă
- peisaj
- mare
- Târziu
- Spălarea
- Led
- Legal
- Nivel
- nivelurile de
- ca
- Limitat
- Linie
- legate de
- Lichiditate
- listat
- împrumut
- locaţie
- pe termen lung
- mai lung
- cautati
- Jos
- Colectii de lux
- făcut
- face
- Efectuarea
- administra
- administrare
- manager
- manual
- marcat
- măsuri
- metodă
- Metode
- minim
- greşeli
- Mobil
- bani
- Monitorizarea
- Lună
- mai mult
- mai eficient
- Ipotecare
- cele mai multe
- multiplu
- nume
- necesar
- Nevoie
- nevoilor
- Nou
- număr
- obstacol
- of
- oferi
- oferind
- promoții
- Birou
- on
- ONE
- în curs de desfășurare
- on-line
- Operațiuni
- operator
- Oportunităţi
- Opțiune
- Opţiuni
- comandă
- Altele
- global
- proprietar
- plătit
- pandemie
- Hârtie
- parte
- în special
- Trecut
- Plătește
- de plată
- plată
- Card de plată
- Metode de plata
- procesarea plății
- Servicii de plată
- Sisteme de plată
- plăți
- stat de plată
- la sută
- efectuează
- perioadă
- personal
- date personale
- fază
- telefon
- apeluri telefonice
- Loc
- planificare
- platformă
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- Joaca
- PO
- puncte
- Popular
- popularitate
- PoS
- pozitiv
- practicile
- împiedica
- primar
- intimitate
- Problemă
- proces
- Procesat
- procese
- prelucrare
- productivitate
- Produse
- profesioniști
- rentabilitatea
- promova
- proteja
- protecţie
- furnizori
- achiziții
- cărți rapide
- repede
- gamă
- rată
- mai degraba
- RE
- real
- în timp real
- încasări
- a primi
- primit
- recent
- înregistrări
- recurente
- reduce
- Redus
- reduce
- reducerea
- regulat
- regulat
- Regulament
- regulament
- eliberaţi
- Lansări
- de încredere
- la distanta
- lucrători la distanță
- raportează
- Rezoluţie
- Resurse
- rezultat
- REZULTATE
- revizuiască
- revizuite
- revizuirea
- Risc
- Riscurile
- robust
- ROI
- Rol
- norme
- s
- satisfacție
- Economisiți
- economisire
- Economie
- scalabil
- programa
- programată
- perfect
- sigur
- securitate
- riscuri de securitate
- Căuta
- trimitere
- sensibil
- Servicii
- comun
- să
- Arăta
- Emisiuni
- semnificativ
- asemănător
- asemănător
- simplifica
- singur
- dimensiuni
- mic
- mici afaceri
- Software
- soluţie
- soluţii
- unele
- Surse
- viteze
- Etapă
- părțile interesate
- standard
- Standuri
- Statele
- şedere
- Încă
- depozitare
- Strategic
- raționalizarea
- prezenta
- succes
- astfel de
- furnizori
- Suportat
- suspicios
- Durabilitate
- sistem
- sisteme
- Lua
- sarcini
- Tehnologii
- Tehnologia
- acea
- Viitorul
- lor
- Lor
- Acestea
- Prin
- timp
- consumă timp
- ori
- la
- Unelte
- urmări
- tranzacție
- Tranzacții
- transferare
- Transferuri
- transmite
- Transparență
- călătorie
- tendință
- Tipuri
- tipic
- fara indoiala
- unic
- Unit
- Statele Unite
- Unsplash
- actualizat
- actualizarea
- urgent
- obișnuit
- Valoros
- diverse
- vânzător
- furnizori
- Verificare
- verifica
- Impotriva
- Virtual
- vizibilitate
- volum
- volume
- vulnerabilitate
- Cale..
- Ce
- dacă
- care
- OMS
- pe larg
- mai larg
- voi
- Fire de sârmă
- cu
- în
- fără
- Apartamente
- muncitorii
- fluxuri de lucru
- de lucru
- fabrică
- lume
- ar
- Greșit
- Xero
- Tu
- Ta
- youtube
- zephyrnet