Automatizarea managementului înregistrărilor și impactul acesteia asupra performanței

Republicat de Platon

Urmaritori: 0

Automatizarea managementului înregistrărilor și impactul acestuia asupra performanței

Căutați o soluție de automatizare pentru întreprinderi? Nu mai căuta!

.cta-first-blue{ tranziție: toate 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; chenar-rază: 0px; greutate font: bold; dimensiunea fontului: 16px; înălțimea liniei: 24px; umplutură: 12px 24px; fundal: #546fff; culoare albă; înălțime: 56px; text-align: stânga; display: inline-flex; flex-direcție: rând; -moz-box-align: center; alinierea elementelor: centru; spațiere între litere: 0px; dimensionare cutie: chenar-cutie; border-width:2px !important; chenar: solid #546fff !important; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; fundal:alb; tranziție: toate 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !important; chenar: solid #546fff !important; } .cta-second-black{ tranziție: toate 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; chenar-rază: 0px; greutate font: bold; dimensiunea fontului: 16px; înălțimea liniei: 24px; umplutură: 12px 24px; fundal: alb; culoare: #333; înălțime: 56px; text-align: stânga; display: inline-flex; flex-direcție: rând; -moz-box-align: center; alinierea elementelor: centru; spațiere între litere: 0px; dimensionare cutie: chenar-cutie; border-width:2px !important; chenar: solid #333 !important; } .cta-second-black:hover{ culoare:alb; fundal:#333; tranziție: toate 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !important; chenar: solid #333 !important; } .coloană1{ lățime min: 240px; max-width: potrivire-conținut; umplutura-dreapta: 4%; } .coloană2{ lățime minimă: 200px; max-width: potrivire-conținut; } .cta-main{ display: flex; }

Gestionarea înregistrărilor este o parte integrantă a afacerilor moderne. Și multe companii de succes investesc acum în automatizarea gestiunii înregistrărilor pe măsură ce trec printr-o transformare digitală.

Dar, înainte de a aborda subiecte complexe, cum ar fi motivul pentru care gestionarea înregistrărilor este vitală pentru afacerea dvs. sau modul în care automatizarea vă poate îmbunătăți organizația, trebuie să înțelegem ce înseamnă de fapt.

Deci, în această notă, haideți să ne aprofundăm și să ne dăm seama ce este gestionarea înregistrărilor.

var contentsTitle = „Cuprins”; // Setați-vă titlul aici, pentru a evita să faceți un titlu pentru acesta mai târziu var ToC = “

„+conținutTitlu+”

„; ToC += “

„; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Ce este managementul înregistrărilor?

Potrivit Organizației Internaționale pentru Standardizare, cunoscută și sub numele de ISO, înregistrările sunt „informații create, primite și păstrate ca dovezi și informații de către o organizație sau persoană, în conformitate cu obligațiile legale sau în tranzacția comercială. "

Aceste înregistrări pot fi sub diferite forme. Unele dintre cele mai frecvent utilizate înregistrări sunt,

Fișiere digitale.
Înregistrări audio.
Înregistrări video.
Fotografii.
Înregistrări pe hârtie.

Aceste înregistrări pot deține diverse informații vitale legate de aspectele legale ale organizației, documentație financiară, informații despre proces privind funcționarea zilnică și multe altele. Și gestionarea înregistrărilor este practic actul de creare și întreținere a acestor înregistrări.

Automatizarea managementului înregistrărilor și impactul acestuia asupra performanței

Cu toate acestea, să o exprim în cuvinte atât de simple nu este suficient pentru a înțelege pe deplin toate aspectele legate de managementul înregistrărilor. Pe lângă simpla creare a fișierelor de înregistrare, managementul înregistrărilor implică și diverse sarcini aprofundate care ajută la eficientizarea procesului companiei.

Unele dintre sarcinile care intră în domeniul de aplicare al gestionării înregistrărilor sunt:

Crearea de rapoarte și alte publicații.
Asigurarea protectiei datelor.
Arhivarea înregistrărilor finalizate.
Asigurați-vă că toate înregistrările sunt ușor accesibile părților atunci când este necesar.
Stabilirea liniilor directoare, politicilor și standardelor organizației.

Și mult mai mult.

Ce este Electronic Records Management (ERM)?

Conform standardului ISO 15489: 2001, managementul înregistrărilor este „domeniul managementului responsabil pentru controlul eficient și sistematic al creării, primirii, menținerii, utilizării și dispoziției înregistrărilor, inclusiv procesele de captare și păstrare a dovezilor și informațiilor despre activitățile și tranzacțiile comerciale sub formă de înregistrări.”

Gestionarea înregistrărilor electronice este întregul proces de gestionare pentru anumite fișiere sau înregistrări care sunt electronice. Există o diferență critică între gestionarea tradițională a înregistrărilor, unde accentul principal este pe înregistrările fizice, și ERM, unde accentul principal este pe datele electronice.

Pe măsură ce majoritatea companiilor moderne adoptă digitalizarea datelor, ERM devine o parte integrantă a organizațiilor. ERM este responsabil pentru captarea înregistrărilor pentru a îmbunătăți procesul de afaceri digital al companiei.

Deoarece nu cheltuiți pentru stocuri pentru a avea copii pe hârtie ale înregistrărilor, ERM vă permite să îmbunătățiți eficacitatea și productivitatea organizației. În plus, vă permite să adoptați cu ușurință automatizarea proceselor de afaceri. De asemenea, vă ajută prin furnizarea de auditare precisă.

Vrei sa răzuiește datele din PDF documente, converti PDF în XML or automatizarea extragerii mesei? Vezi Nanonets Scraper PDF or analizator PDF a converti PDF-uri în baza de date intrări!

Încercați gratuit Nanonets

Care sunt tipurile de înregistrări?

Pe măsură ce companiile devin din ce în ce mai diverse în domeniul lor de operare, diferite tipuri de înregistrări sunt folosite pentru a crea, primi și menține date. Aceste tipuri diferite de înregistrări sunt utilizate în scopuri specifice.

Mai jos sunt enumerate cele mai frecvente tipuri de înregistrări utilizate în afacerile moderne.

Înregistrări de audit

Înregistrările de audit permit companiei să arunce o privire și să verifice ce angajat respectă reglementările industriei (atât reglementările interne, cât și cele externe)

Înregistrările politicilor

Înregistrările politicilor includ totul, de la planificare și tehnici până la metode și reguli operaționale în cadrul organizației.

Înregistrările organizației care se referă la toate planurile bugetare, diagramele funcționale înregistrările fiscale fac parte din evidența politicii. Poate implica, de asemenea, orice formă de ordin sau directivă furnizată de autoritatea de nivel superior, oficiali la nivel înalt, instrucțiuni, memorii și alte rapoarte legate de metodele de performanță.

Înregistrări juridice

Evidențele juridice sunt în esență niște tipuri specifice de documente pe care companiile sunt obligate să le înregistreze prin lege. Aceste înregistrări pot fi diferite în funcție de cerințele statului.

Acestea pot include,

Reguli legate de reglementările de conformitate
ordinelor executive și opiniile judiciare.
Registrele de salarizare și documentele personale de stat de bază.

Înregistrări electronice

Înregistrările electronice sunt în principiu înregistrări care fie sunt create electronic, fie sunt stocate prin orice mijloace electronice. Deoarece nu ocupă spațiu fizic și pot fi întreținute cu ușurință, înregistrările electronice sunt cea mai populară formă de soluție de stocare a înregistrărilor în companiile moderne.

Înregistrări de arhivă

Înregistrările de arhivă sunt în principal înregistrările care sunt utilizate pentru moment și sunt arhivate fie pentru valoare istorică, fie pentru probleme juridice viitoare.

Care este scopul managementului înregistrărilor?

Motivul principal din spatele implementării managementului înregistrărilor este simplu. Oferă unei afaceri să stocheze cu ușurință toate informațiile valoroase pe care le are și le face ușor disponibile pentru cazurile de utilizare viitoare.

O abordare mai tradițională a managementului înregistrărilor a fost doar urmărirea tuturor informațiilor necesare sub forma unei foi de calcul. Chiar dacă aceasta ar putea părea o idee grozavă de a face acest lucru, în cazuri practice, de fapt nu este.

Se datorează faptului că, pe măsură ce organizațiile tind să devină mai mari cu fiecare an care trece, volumul de informații de care au nevoie în mână crește semnificativ. A avea toate acestea documentate într-o simplă foaie de calcul poate face de fapt mai mult rău companiei decât bine.

Nu numai că găsirea informațiilor devine mai complexă cu fiecare nevoie de informații adăugate, dar și procesul de stocare devine complex. De aceea, fiecare companie trebuie să aibă în mână o strategie simplificată de gestionare a înregistrărilor pentru a menține totul pe deplin organizat.

Mai mult, înregistrările vor fi ușor disponibile pentru oricine are nevoie de ele în cadrul companiei. Acest lucru vă asigură că nu se pierde timp din cauza căutării complexe a înregistrărilor. Drept urmare, angajații pot petrece mai mult timp pe sarcini de mare valoare și își măresc productivitatea.

În conformitate cu record stocare, peste 7.5% din toate documentele pe hârtie se pot pierde cu ușurință în acest proces. Și dacă documentele pierdute dețin date esențiale, acest lucru poate duce la probleme grave, cum ar fi,

Pierderea licenței.
Daune reputației.
Amenzi mari.
Pierderea productivității.
Stres.
Comanda anulata.

Și mult mai mult.

Pentru a rezolva această problemă, pe piață există și diverse programe de documentare. Acest software vă poate ajuta să rezolvați problema și să asigurați o soluție simplificată de gestionare a înregistrărilor pentru organizația dvs.

Doriți să automatizați sarcinile manuale repetitive? Verificați software-ul nostru de procesare a documentelor bazat pe fluxul de lucru Nanonets. Extrageți date din facturi, cărți de identitate sau orice document pe pilot automat!

Încercați gratuit Nanonets

De ce este important managementul înregistrărilor?

Potrivit unui sondaj realizat de IBM, 90% din toate datele din lume a fost creat în numai doi ani. Acest lucru spune rapid cât de important este pentru noi să ne monitorizăm toate datele. Pentru că, cu un volum atât de masiv de informații disponibil astăzi, fără a avea o monitorizare adecvată, gestionarea acestor date este aproape imposibilă.

Mai mult, diverse probleme de reglementare aruncă unele provocări mari către întreprinderile mici. Acest lucru face ca gestionarea corectă a înregistrărilor să fie o parte vitală a fiecărei companii moderne. De la reforma fiscală obișnuită până la Legea privind îngrijirea la prețuri accesibile (ACA), legile privind concediile plătite în continuă schimbare și verificarea angajaților, gestionarea înregistrărilor este imperativă pentru toate întreprinderile. Fără procesul de gestionare a înregistrărilor impus, o afacere se poate confrunta cu diverse audituri inutile, pierderi de productivitate și amenzi accidentale pentru neconformitate.

Gestionarea înregistrărilor este, de asemenea, foarte importantă, deoarece vă ajută să vă conformați legea federală de gestionare a înregistrărilor.

Care este procesul de gestionare a înregistrărilor?

Procesul de gestionare a înregistrărilor implică întregul ciclu de viață al înregistrărilor. Asta înseamnă că aveți totul, de la crearea și modificarea până la întreținerea, eliminarea și arhivarea înregistrărilor. Mai jos am enumerat fiecare pas al procesului și l-am explicat în continuare pentru o mai bună înțelegere a întregului ciclu de viață.

Crearea înregistrărilor

Pentru a începe orice proces de gestionare a înregistrărilor, primul lucru care vine în ciclul de viață este crearea înregistrărilor. Poate fi creat fie intern, fie poate fi primit de la o terță parte. Iată câteva dintre modalitățile prin care pot fi create înregistrări,

Primirea oricărui e-mail.
Crearea foii de calcul
Crearea bazei de date sau a documentelor
Document primit din exterior.

De asemenea, ar putea exista diverse forme de contracte, lista bugetară, politică, extrase de cont, manuale și documente de reglementare, care sunt considerate înregistrări. Totuși, rețineți că orice formă de date sau document care intră pe ușă nu este supusă gestionării înregistrărilor. Ceea ce compania dorește să păstreze ca evidență depinde de compania însăși să stabilească.

Utilizare sau modificare

Utilizarea sau modificarea este un proces activ în ciclul de viață al managementului înregistrărilor. Aceasta implică orice formă de distribuire sau modificare a datelor înregistrărilor.

De exemplu, gândiți-vă la o politică de concediu plătit deja creată de departamentul dvs. de resurse umane în urmă cu câteva luni. Această înregistrare este arhivată pentru orice utilizare ulterioară. Cu toate acestea, atunci când există o modificare a politicii, departamentul de resurse umane poate schimba cu ușurință înregistrarea și o poate redistribui la toți angajații. Acest proces va fi notat ca faza de utilizare sau modificare a unei înregistrări.

Mentinerea sau protectia

Odată ce înregistrările sunt create și utilizate, compania trebuie să lase înregistrarea să treacă printr-o clasificare de securitate. Acest lucru permite organizației să documenteze complet datele. După aceea, înregistrările sunt clasificate în diferite categorii și organizate conform structurii de organizare a înregistrărilor companiei.

Acest proces de organizare poate avea loc într-un dulap de fișiere la fața locului, stocare offsite sau chiar în platforma digitală. Cu toate acestea, lucrul cheie de reținut despre acest proces este că este conceput pentru a ajuta la prevenirea oricărei forme de acces neautorizat și deteriorarea înregistrării în sine.

Eliminarea înregistrărilor

Eliminarea înregistrărilor este un proces vital pentru orice ciclu de viață de gestionare a înregistrărilor. Nu doriți să păstrați înregistrări nedorite ani la rând. Deoarece excesul de înregistrări decât nevoile poate crește semnificativ costurile generale fără ca tu să observi. De asemenea, poate lăsa mai mult spațiu pentru daune în cazul încălcării datelor. Deci, de ce ați păstra fișierele cu mult peste cerințele legale și ați păstra riscul unei penalități?

Odată ce fișierele sunt complet organizate și protejate, trebuie să eliminați toate documentele care nu sunt necesare. O regulă generală bună este să alegeți o companie certificată NAID care să se ocupe de toate înregistrările.

Arhivarea înregistrărilor

Pasul final este să arhivați acele înregistrări pe care trebuie să le păstrați permanent. În cazul în care întâlniți înregistrări în acest fel, este timpul să le mutați în orice arhivă securizată.

Mai mult, arhiva ar trebui să fie indexată și ușor de căutat pentru a asigura o experiență fără probleme atunci când este nevoie de recuperare.

Doriți să utilizați automatizarea proceselor robotizate? Consultați software-ul de procesare a documentelor bazat pe fluxul de lucru Nanonets. Fără cod. Platformă fără probleme.

Încercați gratuit Nanonets

Ce este un record în managementul înregistrărilor?

Înregistrarea în gestionarea înregistrărilor este orice formă de document creată de dumneavoastră sau primită de dumneavoastră sau de organizația dumneavoastră. Aceste înregistrări vă ajută să vă conduceți afacerea în mod corespunzător. Mai mult, înregistrarea poate fi de orice format, fie că este pe hârtie sau complet electronic. Uneori, chiar și videoclipurile mari pot fi considerate înregistrări.

Rețineți că valoarea înregistrărilor dvs. nu depinde de tipul de format, ci de conținutul pe care îl deține.

Există patru criterii pe care articolul trebuie să le îndeplinească pentru a fi considerat o înregistrare. Sunt,

Autenticitate.
Fiabilitate.
Integritate.
Utilizare.

Înregistrarea trebuie să fie autentică și să fie o reprezentare exactă a pentru care a fost menită să fie creată. În plus, sursa formei trebuie să fie de încredere pentru a asigura un sentiment puternic al realității în conținut. Elementul trebuie apoi verificat pentru a vedea dacă a fost modificat sau manipulat. În caz contrar, nu poate fi considerată o înregistrare. Și, în sfârșit, elementul poate fi folosit pentru a fi o sursă de informații pe tot parcursul ciclului său de viață.

Odată ce orice articol se potrivește cu toate aceste criterii, acesta poate fi considerat o înregistrare în managementul înregistrărilor.

Care sunt componentele managementului înregistrărilor?

Spre deosebire de programul tradițional de înregistrări, gestionarea înregistrărilor moderne implică o mulțime de componente cheie pentru a funcționa eficient. Acestea fiind spuse, ele vin și cu un impact semnificativ mai mare asupra companiei.

Iată care sunt componentele cheie pe care le va avea managementul modern al înregistrărilor.

Politica înregistrărilor

O politică de înregistrare implică definirea categoriilor de înregistrări, înregistrările care trebuie păstrate în cadrul categoriei și perioadele de păstrare a acestora. Acest program poate conține uneori și tipuri de înregistrări eșantion.

Politica clarifică, de asemenea, toate obiectivele, domeniile și liniile directoare ale programului de gestionare a înregistrărilor.

Strategia de plasare a datelor

Odată ce ați implementat politica, ar trebui să aveți o strategie cu privire la modul în care o executați corect. Această strategie va combina atât politica, cât și tehnologia în mână pentru a face întregul proces mai eficient.

Managementul schimbării comportamentului angajaților

Odată ce strategia este pusă în aplicare, este timpul ca organizația să verifice modul în care angajații reacționează la noile schimbări și instrumente. Această componentă include,

Unități de adopție.
Test de consistență.
Demonstrație de conformitate.

Înregistrează procesele

Organizația trebuie să stabilească un proces care ajută la clasificarea, eliminarea și gestionarea înregistrărilor printr-un proces automat.

Dezvoltarea organizației pentru managementul înregistrărilor

Componenta finală a managementului înregistrărilor este dezvoltarea organizației. Gestionarea înregistrărilor este o sarcină masivă care nu poate fi realizată de unul singur de un singur departament.

Trebuie să creați un comitet de organizare pentru management care să includă,

unități juridice,
unități IT.
Unități de conformitate.
Unități de risc.
unități HR.
Unitati de afaceri. Unități de audit.

Dacă lucrați cu facturi și chitanțe sau vă faceți griji cu privire la verificarea ID-ului, consultați Nanonets OCR online or Extractor de text PDF pentru a extrage text din documente PDF gratuit. Faceți clic mai jos pentru a afla mai multe despre Soluție de automatizare pentru întreprinderi Nanonets.

Încercați gratuit Nanonets

Care sunt beneficiile managementului înregistrărilor?

Dacă puteți configura un sistem bun de gestionare a înregistrărilor, acesta vă va oferi numeroase beneficii de la început. Datorită numărului mare de beneficii, tot mai multe organizații adoptă managementul înregistrărilor ca parte a sistemului lor de operare. De la fluxuri de lucru îmbunătățite la eficiență îmbunătățită, managementul înregistrărilor are totul.

Mai jos este lista celor mai importante beneficii ale unui sistem de management al înregistrărilor.

Reducerea costurilor de depozitare

Unul dintre cele mai mari dezavantaje ale înregistrărilor fizice este cantitatea masivă de stocare necesară. Dar ați putea crede că toate înregistrările sunt vitale pentru afacere și dețin date esențiale pentru a asigura buna funcționare a companiei.

Dar în viața practică, cel mai adesea nu este cazul. Conform secțiunea Arhivele Națiunilor Unite și gestionarea înregistrărilor, doar 5 până la 10 la sută din înregistrări oferă vreo valoare semnificativă pentru afacere.

Acum gândiți-vă la câte rapoarte, e-mailuri și fișiere poate avea o organizație la scară largă în fiecare zi. Și din tot acel număr masiv de înregistrări, doar o mână este nevoie să fie păstrată.

Și tocmai aici intervine managementul rapoartelor.

Odată ce este configurat un sistem eficient de gestionare a înregistrărilor, acesta poate oferi organizației șansa de a păstra doar înregistrările necesare. De asemenea, puteți configura un program pentru cât timp doriți să țineți mâinile pe anumite documente. De exemplu, dacă aveți nevoie de un dosar legal doar până la sfârșitul unui anumit an, nu este nevoie să suportați sarcina de stocare și pentru anul următor.

Pentru lucrări, trebuie să aveți înregistrările fizice dezactivate; le puteți păstra în orice soluție de stocare offshore. Pe de altă parte, pentru documentele care necesită verificare și utilizare regulată, puteți scana și utiliza versiunea digitală a acestora în sistemul dumneavoastră de gestionare a evidenței.

Preluare ușoară a înregistrărilor

Informațiile din înregistrările pe care le aveți vă oferă beneficii doar dacă le puteți recupera chiar atunci când aveți nevoie de ele. Și gestionarea informațiilor înregistrărilor sau RIM vă permite să indexați și să vă organizați rapid înregistrările.

Acest lucru face înregistrările ușor accesibile pentru oricine are nevoie de ele și face procesul de recuperare a documentelor mult mai simplu. De asemenea, puteți configura un sistem în care acordați permisiunea specifică unui anumit angajat, astfel încât acesta să poată accesa doar înregistrările pentru care au autorizația. Acest lucru vă permite să vă îmbunătățiți securitatea organizațională și să ridicați productivitatea la următorul nivel.

Reducerea oricărui risc de litigiu

Prin implementarea unui sistem eficient de gestionare a înregistrărilor, puteți reduce semnificativ riscul eventualelor penalități sau litigii. În plus, dacă aveți un program de gestionare a înregistrărilor conceput cu atenție, acesta vă va ajuta, de asemenea, să minimizați orice litigiu legat de eliminarea documentelor.

Automatizarea fluxului de lucru

Una dintre cele mai mari probleme cu companiile moderne este că acestea tind să calculeze cât timp este petrecut cu stocarea și căutarea înregistrărilor. Majoritatea documentelor sunt de obicei stocate la fața locului și sunt plasate foarte haotic. Ca rezultat, atunci când cineva trebuie să găsească orice informație specifică, poate dura o perioadă enormă de timp. Acest timp ar putea fi petrecut mai bine pe sarcini valoroase de către angajat.

Mai mult, odată ce procesul de recuperare este finalizat, persoana trebuie să treacă printr-un proces de reumplere, deoarece înregistrările erau foarte dezorganizate în primul rând.

Cu toate acestea, atunci când avem de-a face cu un sistem de management al înregistrărilor complet optimizat, toate datele sunt de obicei stocate într-o poziție centralizată. Înregistrările sunt, de asemenea, clasificate în funcție de diverși factori, ceea ce face foarte ușor să le regăsești. Această automatizare vă permite să accelerați fluxul de lucru și să ajutați angajații să reducă timpul de recuperare.

Împuternicirea continuității afacerii

Unul dintre cele mai mari beneficii ale utilizării RIM este că se poate asigura că toate activele vitale ale companiei dumneavoastră sunt prezentate într-un depozit centralizat. Când vine vorba de afacerile moderne, informațiile sunt unul dintre cele mai importante atuuri ale sale. Și nimic nu poate răni o companie mai mult decât pierderea informațiilor vitale din sistemul lor.

Dezastrele nu vin niciodată să bată la uşă. Și nu știi niciodată când un dezastru vă poate afecta afacerea și poate compromite complet toate înregistrările deținute fizic pentru totdeauna. Pierderea unor astfel de date valoroase poate face foarte dificil, nu imposibil, pentru companii să o ia de la capăt. Aici intervine managementul înregistrărilor.

O politică de gestionare a înregistrărilor concepută strategic poate proteja toate datele vitale în cazul unui accident. Mai mult, a avea o înregistrare electronică înseamnă că poți avea copii de rezervă atât on-site, cât și off-site (Uneori în cloud) pentru a asigura continuitatea afacerii tale.

Creșterea moralului

Gestionarea înregistrărilor are mai multe beneficii decât putem măsura cu pixul și hârtie. De exemplu, știm cu toții că înregistrările prost documentate și un sistem haotic de arhivare pot crea un mediu de lucru suboptim. Acest mediu de lucru poate dăuna semnificativ moralului tuturor angajaților și poate duce la pierderea motivației de a se ocupa de noi locuri de muncă.

După cum am menționat anterior, este destul de dificil să măsurați un astfel de impact prin creion și hârtie. Acestea fiind spuse, putem spune fără nicio îndoială că dăunează moralului și productivității într-o cantitate semnificativă. Această problemă poate fi rezolvată cu ușurință prin implementarea unui sistem de gestionare a înregistrărilor.

Oferirea tuturor încrederii de a ști că pot avea în mână orice înregistrări pe care le doresc în câteva secunde va spori sentimentul tuturor de a face față noilor provocări la locul de muncă.

Cele mai bune practici în managementul înregistrărilor

Pentru a profita la maximum de sistemul dvs. de gestionare a înregistrărilor, trebuie să urmați cele mai bune practici. Iată câteva dintre cele mai bune practici pe care le recomandăm pentru a asigura cel mai bun rezultat posibil.

Definirea obiectivului dvs. de afaceri

Fără a avea un obiectiv clar, este greu să utilizați în mod corespunzător gestionarea înregistrărilor. Așadar, asigurați-vă că aveți un cadru bun de obiective și nevoi pentru a utiliza eficient managementul înregistrărilor pentru crearea, arhivarea și eliminarea înregistrărilor.

Clasificare și indexare

Este vital pentru organizație să știe exact cum și unde se află toate informațiile. De aceea ar trebui să clasificați în mod corespunzător înregistrările și să le indexați pentru utilizare ulterioară.

Înregistrează securitatea

Șaizeci și opt de înregistrări fie se pierd, fie sunt furate în fiecare secundă pe măsură ce citiți articolul de astăzi. Prevenirea accesului neautorizat și protejarea documentului împotriva fraudei sau a dezastrelor ar trebui să fie una dintre cele mai mari priorități ale dumneavoastră.

Pregătirea angajaților

Nu puteți obține un rezultat eficient al sistemului dvs. de gestionare a înregistrărilor dacă angajații dvs. nu știu cum să fie în conformitate cu politica de gestionare a înregistrărilor.

Având un program de întreținere a înregistrărilor

Pentru a minimiza riscul de a pierde înregistrările, trebuie să aveți un program de întreținere a înregistrărilor. Aceasta va determina cât timp vor fi păstrate înregistrările specifice și când ar trebui să fie revizuite sau eliminate.

Doriți să automatizați sarcinile manuale repetitive? Economisiți timp, efort și bani sporind în același timp eficiența!

Încercați gratuit Nanonets

De ce să folosiți sistemul automat de gestionare a înregistrărilor?

Pentru a face față fluxului de informații, angajarea de noi angajați nu va fi niciodată soluția finală. Pe măsură ce se creează din ce în ce mai multe înregistrări în fiecare zi, este vital pentru orice organizație să folosească un sistem automat de gestionare a înregistrărilor.

Automatizarea vă scapă de bătăi de cap și vă oferă beneficii de neimaginat pe care altfel nu le veți avea niciodată.

Iată câteva dintre motivele pentru care ar trebui să utilizați sistemul automat de gestionare a înregistrărilor.

1. Poate fi schimbat cu ușurință odată cu schimbarea cadrelor de conformitate

2. Capacitatea de a implementa planuri flexibile de fișiere

3. Scalabilitate superioară în ceea ce privește viitoarele activități de cercetare și dezvoltare.

4. Risc redus de pierdere a datelor.

5. Protecție îmbunătățită a înregistrărilor comerciale.

6. Evaluare de încredere a performanței.

7. Protecția împotriva dezastrelor naturale.

8. Reducerea timpului masiv petrecut urmărind diferite urme de hârtie

9. Facerea tuturor înregistrărilor mai ușor disponibile în rețeaua centralizată.

10. Capacitatea de a gestiona toate înregistrările digitale de pe o singură platformă unificată.

11. Păstrarea dovezilor de integritate.

12. Generarea certificatelor de distrugere.

FAQ

Care sunt abilitățile de gestionare a înregistrărilor?

Ca manager de înregistrări, trebuie să ai niște abilități cheie pentru a excela. Unele dintre abilitățile de top pe care trebuie să le dețineți sunt,

Abilitati analitice.
Abilități administrative.
Aptitudini organizatorice.
Abilități de rezolvare a problemelor
Răbdare.
Abilități de comunicare.

Care sunt cele două tipuri de înregistrări?

Înregistrările pot avea multe forme și forme. Dar principalele două tipuri de înregistrări sunt înregistrările fizice și înregistrările digitale.

Care sunt etapele managementului înregistrărilor?

Principalii pași ai gestionării înregistrărilor sunt:

Modificare
Întreținere
dispoziție
Arhivare.

Gânduri finale

Aceasta se încheie discuția noastră de astăzi despre cum automatizarea managementului înregistrărilor poate afecta performanța companiei dumneavoastră. Pentru a face față inundațiilor informaționale, managementul înregistrărilor este singura soluție pe care organizațiile ar trebui să o urmeze.

Și cu atât de multe beneficii pe care managementul înregistrărilor le aduce la masă, implementarea unui sistem eficient în cadrul afacerii dvs. este o idee simplă.

var contentsTitle = „Cuprins”; // Setați-vă titlul aici, pentru a evita să faceți un titlu pentru acesta mai târziu var ToC = “

„+conținutTitlu+”

„; ToC += “

„; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanoneți API OCR și OCR online au multe interesante cazuri de utilizare tHat ar putea optimiza performanța afacerii dvs., economisi costuri și crește creșterea. Afla modul în care cazurile de utilizare ale Nanonets se pot aplica produsului dvs.

Timestamp-ul: 16 Iunie, 2022

Timestamp-ul: Februarie 20, 2023

Republicat de Platon

Integrarea Stripe QuickBooks: eficientizați-vă finanțele acum

OCR bazat pe învățare profundă pentru text în sălbăticie

Extrageți tabelul din PDF - Cum să extrageți tabelele din PDF?

Cum să gestionați controalele interne pentru conturile de plătit

Invoice Parse – Extragerea datelor de factură pentru PDF-uri și documente scanate

Automatizare Excel: Transformarea foilor de calcul în Super Tools

Ce este reconcilierea facturii?

Cele mai bune practici ale celor mai bune 10 conturi de plătit pentru a îmbunătăți procesul AP în 2024

Despre noi

Căutare verticală și Ai

Platformă

Rămâneți conectat

Cont