Cum să gestionați controalele interne pentru conturile de plătit

Toate companiile trebuie să gestioneze cu experiență plățile pe care le datorează altor persoane sau entități. Această funcție, denumită creanţe, este esențială pentru operațiunile de afaceri, managementul financiar și construirea de relații pe termen lung în fiecare industrie. 

Echipele de plăți trebuie să găsească echilibrul între rapiditate și acuratețe pentru a obține plățile potrivite către partenerii potriviți la timp. Posibilitatea de erori în legătură cu plățile necesită implementarea mai multor controale pentru conturile plătibile pe tot parcursul procesul de plată a conturilor. 

Conturile interne de control au fost dezvoltate cu atenție, implementate pe scară largă și perfecționate în mod continuu pentru a proteja companiile de riscurile de plată, indiferent de locul în care provin din procesul AP. Vom examina diferitele tipuri de controale AP, cele mai bune practici privind controalele interne ale conturilor de plătit și cum să gestionăm controalele AP în peisajul digital de astăzi.

Înțelegerea controalelor interne pentru conturile de plătibile

Când vine vorba de debursarea fondurilor – fie că este vorba de un client care face o retur, un vânzător care trimite materii prime sau o entitate guvernamentală care colectează taxe sau taxe – este important ca erorile de procesare să nu stea în cale. Afacerea căreia i se datorează bani va trimite o factură, acea factură va fi procesată de echipa AP, iar apoi echipa AP va trimite fonduri proprietarului facturii. Odată ce fondurile sunt eliminate, procesul va fi finalizat, iar afacerile pot continua ca de obicei. 

Controale interne pentru conturile de plătit reprezintă un set de standarde și cerințe care fac procesele AP mai eficiente, reduc riscurile de afaceri asociate funcției și optimizează gestionarea numerarului pe termen lung. Pe scurt, an echipa AP eficientă și eficientă va avea un impact pozitiv asupra fiecărei funcții de afaceri din aval. 

Riscurile pentru conturile de plată

Creanțe riscurile depășesc cu mult plățile întârziate și relațiile de afaceri deteriorate; dacă este suficient de gravă, viabilitatea afacerii poate fi pusă sub semnul întrebării din cauza problemelor legate de conturile plătibile. Unele dintre cele mai mari riscuri în cadrul acestei funcții de afaceri sunt:

• Fraudă
• Plăți întârziate sau incomplete
• Nerespectarea cerințelor de audit
• Gestionarea necorespunzătoare a facturilor
• Plăți în exces

Funcția de afaceri a controalelor pentru conturile de plată

Atunci când sunt implementate corect, controalele interne ale conturilor plătibile împart rolurile și responsabilitățile pe tot parcursul procesului, asigură acuratețea facturii și a plăților, atenuează riscul plăților multiple, mențin o urmărire pe hârtie care poate fi auditată și reduc erorile umane de la început până la sfârșit. 

Cu controalele AP potrivite, liderii de afaceri, clienții și alți furnizori pot dormi liniștit, știind că riscul de fraudă este redus, transferul de fonduri va fi rapid și precis și gestionarea financiară a organizației dumneavoastră este de încredere. Există multe practici de control intern pentru conturile plătibile pe care fiecare companie ar trebui să le acorde prioritate; hai sa intram in ele.

Tipuri de controale interne pentru conturile de plată

Controalele interne ale conturilor de plătit sunt împărțite în trei subcategorii principale: controale privind obligația de plată, controalele de introducere a datelor și controalele de intrare a plăților. Fiecare categorie se aliniază cu etapele majore din procesul de plată: validarea facturilor primite, asigurarea că datele sunt înregistrate corect intern și debursarea sumei corecte de fonduri către destinatarul plății. 

Obligația de a plăti controale

Primul tip de controale interne pentru conturile de plată se concentrează pe obligația de plată a unei companii. Atunci când facturile primite sunt trimise unei companii, aceasta trebuie să facă acest lucru valida fiecare factură. Acestea ar trebui să se alinieze cu bunurile sau serviciile primite și nu trebuie să fie duplicate ale facturilor care au fost deja procesate. În această parte a procesului, echipa dvs. AP trebuie să-și depună diligența, folosind următoarele metode:

1. Aprobarea facturii

În funcție de structura organizației dvs., rolul exact care este responsabil aprobări de facturi poate varia, dar, în general, există o persoană sau o echipă mică de oameni care examinează facturile primite, verifică dacă suma datorată este corectă și aprobă plata pentru respectiva factură. 

Acest lucru poate fi mai greu de făcut decât ai crede. Aprobatorul trebuie să știe cât de mult dintr-un produs este achiziționat, care este prețul de vânzare convenit și dacă acel produs a fost primit. Cu factura, comanda de achiziție inițială și chitanțele de expediere, aceștia pot verifica informațiile pentru a asigura exactitatea acestora.

2. Aprobarea comenzii de achiziție

Atunci când o companie decide să facă o achiziție, echipa de achiziții trebuie să emită și să aprobe comanda de cumparare. Odată ce comanda de cumpărare este aprobată, i se atribuie un număr de comandă și se distribuie vânzătorului. Acest lucru îi oferă aprobătorului facturii o simplă verificare înainte de aprobarea plății fiecărei facturi. Aceasta este o modalitate excelentă de a reduce cheltuielile excesive și de a gestiona previziunile de cheltuieli. 

3. Potrivire în trei

Se numește procesul de comparare a facturilor cu comenzile de achiziție și de primire a informațiilor potrivire în trei. Acest lucru asigură că articolele pentru care sunt plătite au fost primite. Potrivirea trebuie făcută înainte de a autoriza plata. 

4. Duplicare factură sau audit de plată

Finalul este de a verifica dacă plata nu a fost deja trimisă unui furnizor pentru elementele rând de pe factură. Odinioară era manual, dar acum, majoritatea companiilor se bazează pe un instrument software precum Nanonets pentru a parcurge sistemul lor, pentru a căuta numărul facturii asociate și numărul comenzii și pentru a semnala orice plăți duplicate.  

Controale pentru introducerea datelor

Controale pentru introducerea datelor - în special cu soluțiile digitale utilizate în majoritatea funcții de contabilitate și FP&A – sunt controale interne cheie pentru echipele de conturi de plătitori astăzi. După ce ați stabilit obligația dvs. de plată, controalele de introducere a datelor sunt în vigoare pentru a obține datele corecte în software-ul dvs. de plată. Indiferent dacă utilizați un ERP, o platformă de automatizare sau o combinație de instrumente, trebuie să acordați prioritate introducerii exacte a datelor. Există două modalități de a naviga prin aceste controale interne pentru conturile de plăți:

1. Înregistrați factura înainte de aprobare

Cu această abordare, o factură și debitul respectiv sunt înregistrate imediat ce echipa AP o primește de la expeditor. Acesta este apoi trimis prin procesul de aprobare, ceea ce duce adesea la o procesare mai rapidă și o plată de fonduri.

2. Înregistrați factura după aprobare

Dacă vă îngrijorează plățile duplicate, alegeți să înregistrați factura în sistemul dvs. după ce aceasta a fost aprobată de către autoritatea competentă la nivel intern. Dacă greșești din partea prudenței, aceasta este abordarea recomandată. 

3. Controale de intrare a plăților

Ultimul tip major de controale interne pentru procesele de conturi de plată este toate controalele de intrare a plăților. Acestea se concentrează pe trimiterea plăților asociate cu facturile care au fost aprobate și încărcate în sistemul dvs. Controalele pentru conturile de plată din această categorie sunt:

4. Separarea atribuțiilor

Nu desemnați aceeași persoană să pregătească și să semneze cecurile; păstrați-le separate pentru a crea un strat suplimentar de securitate. Acest lucru asigură, de asemenea, că o a doua persoană verifică totul înainte de efectuarea unei plăți. Acest lucru poate părea simplu, dar joacă un rol major în controalele interne generale ale conturilor de plăți. 

5. Semnarea manuală a cecurilor

Stați departe de ștampile de semnătură și obligați semnarea manuală a cecurilor de modă veche pentru toate plățile furnizorilor. Timbrele ar putea fi folosite de persoane neautorizate, pot crește riscul de fraudă și pot provoca plăți duplicate accidentale.

6. Verificare depozitare în siguranță

Păstrați cecurile într-o zonă de depozitare încuiată, care este separată de orice ștampile de semnătură pe care organizația dvs. le folosește.

7. Urmărirea numerelor de verificare

Urmărind îndeaproape toate cecurile care au fost trimise cu ajutorul unui test de verificare, echipele AP pot identifica dacă vreun cec lipsește și semnalează problema prin canalele adecvate.

8. Semnarea dublă

Controalele conturilor de plată nu ar fi complete fără o politică de semnare dublă pentru orice plată peste o anumită sumă. Un manager sau un director de nivel superior poate servi drept garanții eficiente atunci când mulți bani sunt în joc.

Cele mai bune practici de control intern pentru conturile de plată

Toate categoriile de controale AP vin cu recomandări de bune practici. Este important să rămâi la curent cu cele mai bune practici de control intern pentru conturile curente de plătibile, mai ales că noile tehnologii modifică procesul AP la nivel intern și extern. 

Cele mai bune practici: Obligația de a plăti controale

Pentru a obține cea mai mare protecție împotriva obligației de a plăti controalele, asigurați-vă că utilizați o soluție coerentă de stocare a documentelor. Dacă afacerea dvs. acceptă facturi pe hârtie, le păstrează pe toate în locuri diferite și nu are un proces standard pentru locul în care se duc, lucrurile se vor pierde.

În schimb, investește în Software-ul AP precum Nanonets, care pot păstra o copie digitală a fiecărei facturi, pot urmări fluxul de aprobare și pot potrivi datele facturilor cu alte sisteme din organizația dvs. Soluțiile software pot semnala, de asemenea, duplicatele sau pot notifica persoanele atunci când o plată a fost deja trimisă. Chiar și cu un instrument digital, asigurați-vă că evitați conflictele de interese și mențineți mai multe persoane implicate în procesele de aprobare și plată pentru a ajuta la separarea rolurilor și responsabilităților. 

Cele mai bune practici: controale pentru introducerea datelor

Introducerea datelor este un candidat masiv pentru eroarea umană. În loc să vă bazați pe unul dintre membrii personalului dvs. AP pentru a introduce manual informațiile din fiecare factură sau comandă de achiziție, scanați documentele într-un instrument de citire a documentelor care poate extrage automat informațiile și le poate distribui prin sistemele de afaceri pe care le utilizați. Flow by Nanonets este personalizat pentru eliminați introducerea manuală a datelor și comunică perfect cu toți ERP-uri de top, CRM-uri și alte instrumente de afaceri. 

Cele mai bune practici: controale pentru intrarea plăților

În conformitate cu controalele de intrare a plăților în sine, asigurați-vă că păstrați o anumită segregare a sarcinilor în proces. Nu vrei ca aceeasi persoana care a aprobat factura sa fie cea care scrie si semneaza cecul; un alt set de ochi ar trebui să privească totul înainte de efectuarea unei plăți. Și mai bine, luați în considerare trecerea la plăți ACH sau transferuri bancare în loc de cecuri tipărite. Lucrurile nu se pot pierde, urma de hârtie este indestructibilă, iar plățile se primesc aproape imediat. 

Controalele interne pentru conturile de plată vă protejează afacerea, furnizorii și clienții

Dacă sunteți dornic să implementați noi controale AP, dar nu sunteți sigur de unde să începeți. Stați și auditați procesul de la început până la sfârșit. Cine este implicat? Care sunt pașii exacti care au loc de la primirea unei facturi și până la plata acesteia? Care sunt punctele dureroase ale procesului actual? Cum intervine tehnologia

Odată ce ai răspunsul la aceste întrebări ca punct de referință, poți începe să identifici fructele care stă la greu și modificările mai complexe înainte de a intra. Veți avea nevoie de oameni care înțeleg foarte bine funcția pentru a ajuta la implementarea de noi controale sau procese actualizate, dar odată finalizate, aceste controale vă vor proteja afacerea și fiecare persoană sau organizație care este implicată în aceasta.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/