Comandă de vânzare vs Factură: diferențe cheie, rol și tipuri

Urmărirea vânzării de la început până la sfârșit ajută companiile să mențină nivelurile corecte de inventar, să implementeze cele mai bune tactici de flux de numerar și să se asigure că clienții primesc produsele potrivite. Deoarece majoritatea companiilor monitorizează vânzările multiple simultan, este esențială păstrarea unei evidențe exacte a fiecărui pas de-a lungul drumului.

Indiferent de tipul afacerii, industria de exploatare sau chiar regiune, companiile se bazează pe comenzile de vânzare și pe facturi pentru a se asigura că fiecare vânzare este executată corect, plata este primită și există o urmărire pe hârtie. Cu toate acestea, comenzile de vânzare și facturile nu sunt același lucru; de fapt, ele sunt folosite în scopuri complet diferite. Ambele sunt la fel de importante, dar înțelegerea diferenței dintre o comandă de vânzare și o factură vă va asigura că afacerea dvs. beneficiază de ambele. 

La un nivel înalt, o comandă de vânzare este pe primul loc. Este documentul creat atunci când un client își exprimă dorința de a cumpăra ceva și lucrează cu echipa de vânzări pentru a conveni asupra unui termen de livrare pentru bunurile sau serviciile incluse în comanda de vânzare. Odată ce comanda este expediată, echipa dvs. de creanțe va trimite clientului o factură pentru a colecta fondurile care sunt datorate pentru comandă.

Indiferent de cum arată procesul dvs. de vânzare, sunt șanse ca acesta să înceapă cu o comandă de vânzare și să se încheie cu o factură plată.

Ce este o comandă de vânzare?

Dacă sunteți vânzător sau vânzător, atunci echipa dvs. va crea o comandă de vânzare odată ce clientul și-a exprimat interesul de a face o achiziție. De obicei, un client își exprimă interesul printr-un comanda de cumparare. Comanda de vânzare confirmă primirea comenzii, finalizează detaliile și servește ca document sursă pentru echipele interne de vânzări și sistemele de urmărire a vânzărilor la finalizarea fiecărei vânzări.

O comandă de vânzare necesită informații detaliate, așa că, dacă nu aveți deja toate informațiile necesare despre client, echipa dvs. poate avea nevoie de intrări de la clientul care face comanda pentru a completa comanda de vânzare. Informațiile care sunt incluse într-o comandă de vânzare sunt: 

• Numele companiei dvs
• Informațiile de contact ale companiei dvs
• Informații despre client (nume, informații de facturare, adresă)
• Descrierea produsului sau serviciului vândut
• Cantitatea de bunuri sau servicii incluse în vânzare
• Prețul bunurilor sau serviciilor
• Livrare, transport și taxe
• Costul total al comenzii

Există mai multe tipuri de comenzi de vânzare pe care afacerea dvs. le poate folosi. În funcție de situație sau de peisajul vânzărilor, multe companii folosesc toate cele 4 următoarele în mod regulat:

Comandă de vânzare în numerar

Când un client plasează o comandă, ridică produsul și plătește în numerar, se utilizează o comandă de vânzare în numerar. Pentru că clientul plătește în numerar, nu există creante contabile intrare asociată tranzacției. Achiziția clientului afectează direct conturile dvs. de numerar și livrarea se face imediat.

Comandă de vânzare urgentă

Dacă un client solicită un termen de livrare anormal de rapid, o comandă de vânzare urgentă va fi utilizată intern. Echipa dvs. de vânzări poate semnala aceste tipuri de comenzi de vânzare ca fiind prioritare pentru a se asigura că sunt finalizate la timp. Clientul poate ridica mărfurile sau poate plăti suplimentar pentru ca acestea să fie livrate rapid, în funcție de circumstanțe. După livrarea produsului, echipa dvs. AR va trimite o factură clientului pentru a încasa plata.

Acord de programare

Într-o situație în care un client solicită o anumită cantitate de produse livrate la date diferite, un acord de programare poate fi un instrument excelent pentru a menține fiecare livrare separată. Dacă un client dorește 10 widget-uri într-o săptămână, 5 în două săptămâni și 7 în trei săptămâni, toate aceste tranzacții pot merge pe un singur acord de programare care apoi este actualizat după livrare. 

Comandă de vânzare terță parte

În unele cazuri, în special pentru întreprinderile mici, o comandă de vânzare terță parte este utilizată atunci când afacerea dvs. nu livrează bunurile sau serviciile direct clienților. În schimb, le trimiteți unei terțe părți vânzător care finalizează apoi etapa finală de livrare către client.

Ce este o factură?

Când vânzătorii sau vânzătorii finalizează o comandă de vânzare și livrează produsul convenit, ei vor genera apoi un factură și trimiteți-l clientului pentru a încasa plata pentru bunurile sau serviciile livrate. Unul dintre pașii finali ai procesului de vânzare, trimiterea unei facturi inițiază plata clienților și colectarea numerarului, două componente vitale pentru menținerea afacerii dumneavoastră sănătoase. Astăzi, facturile sunt de obicei trimise electronic și apelate facturi electronice.

Factura va avea cele mai multe informații pe care le are comanda de vânzare, dar va include și următoarele: 

· Termeni de plată
·  Reduceri pentru plata anticipată
· Cod postal
· Număr de factură
·  Taxe de plată cu întârziere
·  Informații de plată pentru ACH, fire sau plăți EDI

În același mod în care există mai multe comenzi de vânzare utilizate în situații diferite, diferite tipuri de facturi sunt adesea folosite în tranzacțiile comerciale.

Factura proforma

De obicei, facturile sunt considerate cereri de plată contractuale, dar a factură proformă nu are aceeasi intrebuintare. Este folosit atunci când o factură comercială nu este disponibilă și poate fi considerată o „prefactură”. Conține încă o defalcare a costurilor, dar este mai mult o estimare pe care clientul o poate folosi ca referință.

Atunci când exportați mărfuri în Statele Unite ale Americii, vama S.U.A. solicită ca la comandă să fie atașată o factură pro forma, astfel încât să fie clar ce se trimite în diferite țări. 

Factură intermediară

Dacă există un proiect mare sau o comandă cu mai multe părți care trebuie împărțit în mai multe plăți sau etape, o factură intermediară este utilă. În loc să așteptați până la sfârșitul proiectului pentru a trimite o factură mare, facturile intermediare pot fi folosite pentru a colecta plăți suplimentare pe parcurs. Din partea vânzătorului, facturile intermediare ajută la atenuarea provocărilor legate de fluxul de numerar, iar din partea cumpărătorului, împart plățile în sume mai gestionabile. Acesta este opusul plasă facturi multiple într-o singură plată.

Factura finală

Cel mai frecvent tip de factură utilizat este factura finală. Acesta tinde să fie unul dintre cele mai simple tipuri de factură pentru decontarea facturilor, făcându-l standardul pentru majoritatea întreprinderilor. Acestea sunt trimise clienților odată ce bunurile sau serviciile sunt livrate.

Comandă de vânzare vs. Factură: diferențele

Pentru a ne asigura că diferența dintre „comanda de vânzare” și „factură” este clară, am întocmit o listă cu unele dintre cele mai importante diferențe dintre cele două. Companiile se bazează pe ambele documente pentru a efectua tranzacții regulate de vânzare, dar scopul pe care îl servesc variază.

Comanda de vânzare de factura este ușor de diferențiat dacă luați în considerare factorii de mai jos:

Momentul Creației

O comandă de vânzare începe procesul de vânzare; este ceea ce vă permite echipei dvs. de realizare să înceapă să pregătească bunuri sau servicii pentru livrare. Apoi, la finalul procesului de vânzare, odată ce livrarea a fost finalizată, o factură va fi trimisă clientului.

Scopul documentului

Când priviți o factură față de o comandă de vânzare, este important să luați în considerare scopul fiecărui document. O comandă de vânzări este mai orientată spre interior, informând echipele că a fost inițiată o comandă și că este necesară o acțiune. O factură, pe de altă parte, este orientată spre exterior. Acesta este trimis clientului ca cerere formală de plată. Dacă data scadentă a unei facturi nu este îndeplinită, clientului ar putea fi impuse taxe de întârziere sau alte penalități.

Informații listate

În timp ce diferența dintre o comandă de vânzare și o factură este mai mult despre când și cum este utilizat fiecare document, există o ușoară variație în ceea ce privește informațiile pe care fiecare le conține. Ambele vor conține informații precum numele clientului și informațiile de contact, cantitatea și prețul produselor achiziționate și informațiile vânzătorului, dar o factură va include detalii suplimentare. Aceste detalii pot fi taxe de întârziere, date scadente ale plății și multe altele. Consultați listele noastre de mai sus pentru o defalcare exactă a ceea ce este pe fiecare. 

Implicații contabile

O comandă de vânzare nu va fi văzută sau atinsă de obicei de echipa dvs. de contabilitate. Cu excepția cazului în care doresc să potrivească o comandă de vânzare cu o anumită factură, nu se vor baza pe comenzile de vânzare. Facturile, pe de altă parte, sunt piese critice ale documentației contabile. Acestea sunt necesare pentru a oferi piste de audit precise și pentru a se asigura că intrările sunt corecte.

Concluzie

Ar putea fi ușor să te uiți la un articol care acoperă diferența dintre comandă de vânzare și factură și să crezi că impactul său este neglijabil. Dar, dimpotrivă, înțelegerea scopului fundamental al documentelor de afaceri majore va ajuta afacerea dvs. să funcționeze mai eficient, să atenueze potențialele erori de îndeplinire și contabile și să creeze procese interne cu controalele și echilibrele potrivite pentru a vă proteja afacerea de riscuri.

La sfârșitul zilei, echipele dvs. vor avea nevoie de comenzi de vânzare și de facturi deopotrivă, dar modul în care diferitele echipe le vor folosi pe fiecare va varia. Echipa dvs. de vânzări are nevoie de comenzi de vânzări pentru a se asigura că livrările sunt finalizate conform promisiunii, dar experții în conturi de creanțe vor trăi și emite facturi în fiecare zi. Este nevoie de aceste echipe să lucreze la unison și să aibă resursele necesare pentru a-și face treaba pentru ca afacerea dvs. să își atingă potențialul maxim. 

Înțelegerea comenzii de vânzare în comparație cu factura poate să nu pară o prioritate strategică de conducere, dar pentru mulți oameni din organizația dvs., nu este nimic mai important. Dacă sunteți gata să vă gestionați comenzile de vânzări și procesarea facturii la nivelul următor, investind în dreptul automatizat software de procesare a facturilor - ca. Nanoneți - poate face o lume de diferență.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/