Se presupune că sistemul de scriere a evoluat în rândul oamenilor pentru a înregistra tranzacțiile financiare; cele mai vechi tăbliţe de lut datând din anul 3000 î.Hr. sunt conturi ale înregistrărilor financiare – „Conturile de plătit” ale civilizațiilor mesopotamiene și egiptene, ca să spunem așa.
De atunci, sistemul de urmărire a interacțiunilor financiare dintre vânzători și clienți a evoluat prin intermediul lui Contrugli sistem de contabilitate în partidă dublă, a lui Pacioli legendarul sistem de contabilitate, raționalizarea procesului de conturi de plătibile de către industria de transport din SUA în anii 1960, la actualele procese de conturi de plătibile îmbunătățite digital, adoptate la nivel mondial.
Să aflăm mai multe despre Cele mai bune practici pentru conturile de plată și Procesul de conturi de plătibile.
Caut un AI bazat pe AI Soluție AP Automation? Consultați Nanonets pentru o mai bună acuratețe, o mai mare flexibilitate și un set larg de integrări cu alte sisteme de contabilitate, ERP și multe altele!
Cuprins
- Introducere
- Procesul de bază al fluxului de lucru AP
- Documente asociate cu procesul AP
- Importanța managementului AP
- Amploarea procesului AP
- Provocări pentru procesul AP
- Eficientizarea ciclului contului de plătit
- Automatizarea procesului de management al AP
Automatizați captarea datelor, creați fluxuri de lucru și eficientizați procesele AP în secunde. Nu este necesar niciun cod.
Introducere
Toate afacerile rulează pe cicluri interconectate de venituri și cheltuieli. Conturile de încasat (AR) se încadrează în ciclul veniturilor, în timp ce Conturile de plătit se încadrează în ciclurile de cheltuieli și achiziții asociate.
Conturile de plătit sau contul de plătit (AP) reprezintă suma de bani pe care o entitate comercială o datorează vânzătorilor/furnizorilor pentru folosirea bunurilor/serviciilor lor. Procesul de conturi de plată este gestionarea și executarea obligațiilor de plată pe termen scurt ale companiei către vânzător/furnizor.
În termeni profani, Procesarea conturi de plătibil este procesul care este responsabil pentru plata furnizorilor și vânzătorilor pentru bunurile și serviciile de care dispune orice companie. Scopul procesului AP este de a asigura legitimitatea și acuratețea oricărei plăți care provine din afacere. Face parte din procesul P2P (procure-to-pay) care acoperă toate activitățile, de la achiziții până la procesarea facturilor și plățile furnizorilor.
Majoritatea companiilor au un departament AP separat care se ocupă de facturile/facturile primite și plățile efectuate către furnizori. Responsabilitățile departamentului pot varia în funcție de natura și dimensiunea întreprinderii.
Procesul de bază al fluxului de lucru AP
Amploarea procesării conturilor de plată a oricărei organizații depinde de:
- numărul de furnizori/furnizori de servicii care răspund nevoilor acestuia
- cuantumul plății care se preconizează a fi efectuată într-o perioadă scurtă de timp
- tipurile de documentație necesare pentru validarea procesului de achiziție
Departamentul AP poate, de asemenea, interfața cu alte departamente, cum ar fi departamentul de achiziții, în operațiunile sale.
De exemplu, un magazin mic de tip mom-and-pop ar necesita doar o procedură de bază pentru contul plătibil. Un singur registru poate înregistra facturile și facturile, în două coloane – una pentru facturile primite și cealaltă pentru plățile efectuate. Aici departamentul de achiziții se dublează ca departamentul AP.
Departamentele de procesare a conturilor de plată ale întreprinderilor mai mari cu mai multe părți interesate nu pot funcționa în acest sistem de registru unic. Ei ar avea nevoie de proceduri care implică mai mulți pași: primirea comenzii de achiziție (PO) de la departamentul de achiziții, primirea facturilor de la furnizor, potrivirea detaliilor de pe PO și factură, validare, aprobare și plăți de facturi către furnizor.
În astfel de cazuri, un flux de lucru mai elaborat devine esențial pentru a gestiona eficient valoarea și volumul ridicat al tranzacțiilor.
Un flux de lucru simplu al procesului AP include următorii pași:
La sfârșitul procesului, suma care a fost „plătibilă” la primul pas, nu ar mai fi o datorie. Poate interveni procese care implică comenzi de cumpărare, verificări și aprobări, dar cei cinci pași de bază sunt esențiali pentru a evita erorile și frauda în cheltuieli.
Documente asociate cu procesul AP
În funcție de amploarea operațiunilor, procedurile de conturi de plăți ale unei companii pot include multe sau toate documentele următoare:
Ordinul de achiziție – OP: OP este un acord obligatoriu din punct de vedere juridic emis de companie către vânzător, care informează despre tipul de produs/serviciu comandat și despre cantitatea și prețurile convenite. Pentru companiile mari, în procesul PO sunt implicate mai multe entități, inclusiv persoana/departamentul care solicită bunurile/serviciile, departamentul de achiziții, departamentul de conturi plătibile, departamentul de primire și furnizorul.
Raport de primire: Raportul de primire a bunurilor/serviciilor este o confirmare a achiziției produsului/serviciului comandat de la furnizor. Detaliile din raportul de primire trebuie să se potrivească cu cele din OP emisă anterior.
Factura furnizorului: Concomitent cu sau după primirea mărfurilor comandate, afacerea va primi factura/factura pentru produs de la furnizorul bunurilor/serviciilor. La capătul afacerii, se numește factură de furnizor. Procesarea facturii furnizorului este responsabilitatea exclusivă a departamentului AP, care verifică detaliile de pe factură printr-o potrivire în trei dintre OP, raportul de primire și factura furnizorului și programează plățile după aprobare.
Vouchere: Voucherele sunt uneori folosite pentru a „garanta” completitatea procesului de aprobare – este ca un index al documentelor justificative, cum ar fi OP, raportul de primire, factura furnizorului etc. și conține informații despre aprobări, numere de caz și alte informații legate de acea anumită achiziție.
Aceste documente sunt păstrate într-un dosar „deschis” până la procesarea integrală a plății, după care este etichetată „închisă”.
Pentru a ilustra, să presupunem că un cumpărător, Buyer Inc., necesită 10 pen drive-uri pentru companie. Emite o comandă de cumpărare către furnizorul său, Supplier Inc., pentru cele zece articole, la un preț de, să zicem, 15 USD per pen drive, care urmează să fie livrate în cinci zile. PO este generat de departamentul de achiziții, o copie a căreia este trimisă către Supplier Inc., una către departamentul AP, una către departamentul beneficiar și una care urmează să fie reținută de către departamentul de achiziții. Când Supplier Inc. furnizează pen drive-urile, un raport de primire (sau un raport de primire) este pregătit de către ABC Inc., de către departamentul de achiziții, iar factura vânzătorului este depusă de către departamentul AP. În acest moment, departamentul AP face o potrivire în trei direcții între OP, raportul de primire și factura de achiziție pentru a verifica dacă descrierea, cantitatea, costul și termenii se potrivesc în toate cele trei documente. Odată ce potrivirea este verificată de către departamentul AP, plata este inițiată. Nu toate companiile pot avea potrivirea în trei direcții, dar o potrivire în două sensuri între OP și factură este necesară pentru a preveni gestionarea defectuoasă a fondurilor.
Importanța managementului AP și a fluxului de lucru pentru conturile plătibile
Gestionarea proceselor de conturi de plată este esențială pentru funcționarea eficientă și fără erori a unei sedii de afaceri. Importanța sa se datorează faptului că:
- Ajută la plata promptă a facturilor, ceea ce este important pentru bonitatea companiei și ajută la stabilirea unor relații sănătoase între vânzător și companie.
- Plățile prompte previn, de asemenea, plățile restante, penalitățile sau comisioanele de întârziere.
- Procesarea conturi de plătibile ține sub control cheltuielile excesive și previne plățile multiple/duplicate pentru același produs/serviciu.
- Ține evidența nevoilor și achizițiilor companiei, ceea ce ajută la evitarea întârzierilor și întreruperilor în funcționarea de zi cu zi a companiei.
- Consolidează toate acțiunile de cumpărare pentru o recuperare ușoară.
- Procesarea AP elimină frauda printr-o urmărire și verificări stricte în fiecare etapă a procesului.
- Ajută la o mai bună gestionare a fluxului de numerar, permițând plățile numai la scadență, folosind facilitatea de credit oferită de furnizori etc.
Amploarea procesului AP
Procesul Conturi de plătibile cuprinde aproape toate plățile efectuate de o întreprindere pentru bunuri și servicii; Salarizarea, cu toate acestea, nu face parte din procesul AP, ci intră în clasa managementului resurselor umane. AP menține înregistrări ale tuturor aspectelor financiare ale achizițiilor efectuate de companie, ceea ce este crucial pentru audit și în scopuri fiscale.
Principalele obiective ale AP sunt:
- Pentru a vă asigura că plățile sunt legitime și exacte
- Pentru a beneficia de plăți anticipate sau reduceri dinamice.
Integrarea controalelor interne în procesul AP, în special în procesele automatizate, elimină plățile frauduloase sau inexacte, asigurând în același timp că toate facturile sunt contabilizate.
Provocări pentru procesul AP
Unele provocări comune ale procesării AP sunt:
- Întârzieri: Acest lucru este valabil mai ales în cazul procesării manuale a AP, deoarece documentele pe hârtie trebuie mutate în tabele și departamente. Acest lucru poate cauza întârzieri în procesarea unei facturi și plata către furnizor. Întârzierile de-a lungul ciclului contului de plătit pot duce la primirea întârziată a articolelor comandate, evaluarea slabă a creditului, relațiile slabe cu vânzătorii și comisioane/amenzi.
- Erori de potrivire: potrivirea în trei direcții este necesară pentru a se asigura că toate facturile furnizorilor sunt plătite corect. Discrepanțele pot apărea atunci când există erori de introducere a datelor sau informații de facturare incorecte, care pot dura timp pentru a identifica sau remedia.
- Gestionarea excepțiilor: departamentele de plată trebuie să se ocupe de excepții, cum ar fi informațiile incomplete și care nu se potrivesc din facturi, care pot duce la întârzieri costisitoare.
- Achiziții inutile: absența controalelor și a punctelor de control adecvate în ciclul contului de plătit poate duce la achiziții inutile sau neautorizate.
- Fraudă și furt: echipele AP trebuie să fie constant vigilente împotriva fraudei și furtului, atât din interiorul companiei, cât și din exterior.
- Documente lipsă: documentele pot duce la deplasarea greșită și pierderea documentelor importante, cum ar fi facturile. Acest lucru poate duce la o multitudine de probleme de-a lungul ciclului de plată contabilă, începând cu frecarea cu vânzătorul până la operațiunile întârziate.
- Plată dublă: inconsecvențele și ineficiența documentației pot face ca o singură factură să fie plătită de două ori. Plățile duble pot apărea și dacă sunt utilizate mai multe programe financiare, în loc de un singur sistem integrat.
- Puncte moarte: procesele de hârtie și manuale sunt asociate cu opacitatea care împiedică echipele AP să urmărească fluxul de numerar al companiei în timp real.
- Outsourcing de conturi de plătit activități vs automatizarea responsabilităților AP
Eficientizarea ciclului contului de plătit
Procesarea conturilor de plată poate fi simplificată prin centralizarea tuturor documentelor AP relevante și prin depunerea lor pentru un acces ușor. O astfel de simplificare poate fi activată prin automatizare. Automatizarea servește următoarelor scopuri:
- Elimină dezordinea hârtiei, reducând astfel timpul de procesare și ratele de eroare
- Conectează OP-urile și facturile cu plățile electronice, care prezintă imaginea completă a ciclului conturilor de plătit
- Ajută la o mai bună gestionare a furnizorilor și prevenirea fraudei furnizorilor
- Permite potrivirea fără probleme în trei căi
- Permite integrarea procesului de conturi de plată cu alte sisteme de afaceri de bază, cum ar fi ERP și CRM
- Permite configurarea mai multor puncte de control în ciclul de plată contabilă pentru a evita cheltuirea excesivă sau achizițiile inutile
- Avertismentele și alarmele pot fi setate atunci când sunt detectate discrepanțe în orice etapă a fluxului de lucru al contului de plătit
- Permite stabilirea termenelor limită de plată
- Permite generarea de rapoarte periodice pentru a înțelege modelele de cheltuieli ale companiei și pentru a se pregăti pentru audituri și impozitare
Automatizarea procesului de management al AP
Se crede că fluxul de lucru îmbunătățit digital pentru conturile de plăți a început în 1978, cu Visical, primul software pentru foi de calcul care ar putea fi folosit pentru gestionarea conturilor. Acesta a fost urmat de software similar care ar putea ajuta companiile să-și computerizeze contabilitatea. Astăzi, procesul digital de conturi de plătibile include capturarea datelor facturilor, codificarea facturilor cu contul și centrul de cost corect, aprobarea facturilor, potrivirea facturilor cu comenzile de achiziție și înregistrarea acestora pentru plăți.
O varietate de software pentru fluxul de lucru pentru conturi de plătit utilizează funcții precum Recunoaștere optică a caracterelor (OCR) și captura inteligentă de date (IDC) pentru a captura automat biți cheie de date, cum ar fi numărul PO, cantitatea și data. De asemenea, folosesc șabloane prestabilite pentru a converti toate documentele asociate cu gestionarea AP în versiuni digitale.
Mai recent, toate sarcinile de contabilitate, inclusiv conturile de plată, sunt automatizate folosind tehnologii bazate pe inteligență artificială. Învățarea automată permite sistemului AP să învețe din elementele obișnuite ale procesului și să facă sugestii semnificative despre cum să gestioneze aceste elemente în viitor. O astfel de automatizare AI a proceselor AP poate oferi echipei AP mai mult timp pentru a-l dedica funcțiilor analitice și administrative de care beneficiază compania.
Articole pe aceeaşi temă
- &
- 10
- Despre Noi
- acces
- Cont
- Contabilitate
- achiziție
- peste
- acțiuni
- activităţi de
- Acord
- AI
- TOATE
- printre
- sumă
- Analitic
- AR
- Automata
- automatizarea
- Automatizare
- fundal
- fiind
- beneficia
- CEL MAI BUN
- Proiect de lege
- facturare
- Bancnote
- frontieră
- construi
- afaceri
- întreprinderi
- captura
- cazuri
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- Provoca
- provocări
- taxe
- Verificări
- clasă
- clientii
- cod
- Codificare
- Comun
- Companii
- companie
- conține
- Nucleu
- ar putea
- credit
- critic
- crucial
- Curent
- de date
- datare
- afacere
- întârzieri
- livrate
- În funcție
- detectat
- digital
- digital
- documente
- dubla
- conduce
- dinamic
- Devreme
- eficient
- eficient
- Elaborat
- Componente electronice
- element
- permițând
- asigurare
- Afacere
- entități
- mai ales
- esenţial
- stabili
- exemplu
- execuție
- de aşteptat
- Facilitate
- DESCRIERE
- Taxe
- financiar
- First
- Repara
- Flexibilitate
- debit
- următor
- fraudă
- Complet
- funcţie
- funcționare
- Fondurile
- viitor
- generaţie
- scop
- Goluri
- bunuri
- mai mare
- ajutor
- ajută
- aici
- Înalt
- Cum
- Cum Pentru a
- hr
- HTTPS
- Oamenii
- identifica
- importanță
- important
- Inc
- include
- include
- Inclusiv
- index
- informații
- integrate
- integrare
- integrările
- Inteligent
- interfaţă
- implicat
- probleme de
- IT
- Cheie
- mare
- mai mare
- conduce
- AFLAȚI
- învăţare
- carte mare
- legitimitate
- Pârghie
- răspundere
- maşină
- masina de învățare
- făcut
- administra
- administrare
- manual
- Meci
- potrivire
- bani
- mai mult
- multiplu
- Natură
- necesar
- număr
- numere
- obligațiuni
- Operațiuni
- comandă
- comenzilor
- organizație
- Altele
- p2p
- plătit
- Hârtie
- în special
- plată
- plăți
- imagine
- Punct
- sărac
- PoS
- preţ
- proces
- procese
- prelucrare
- Produs
- cumpărare
- achiziții
- scopuri
- Cuantic
- evaluare
- a primi
- primit
- record
- înregistrări
- reducerea
- Relaţii
- raportează
- Rapoarte
- necesita
- necesar
- responsabilitate
- responsabil
- venituri
- Alerga
- Scară
- secunde
- Servicii
- set
- instalare
- Pantaloni scurți
- Pe termen scurt
- asemănător
- simplu
- Mărimea
- mic
- So
- Software
- Cheltuire
- Etapă
- început
- stoca
- raționalizate
- furnizori
- De sprijin
- sistem
- sisteme
- sarcini
- impozit
- echipă
- Tehnologii
- furt
- Prin
- timp
- astăzi
- urmări
- Urmărire
- Tranzacții
- transport
- înţelege
- us
- utilizare
- validare
- valoare
- varietate
- furnizori
- volum
- în timp ce
- în
- fără
- la nivel internațional.
- ar
- scris