Top software de scanare a facturilor în 2022

Republicat de Platon

Urmaritori: 0

Tungsten este o soluție software-as-a-service (SaaS) de facturare și facturare bazată pe cloud, care este concepută pentru a ajuta întreprinderile mici să își țină evidența finanțelor.

Platforma oferă toate instrumentele necesare pentru a crea, trimite și urmări cu ușurință facturile - toate în timp ce păstrează informațiile financiare ale companiei dvs. în siguranță în cloud. În plus, tungstenul a fost lăudat pe scară largă pentru capacitatea sa de a se integra perfect cu alte aplicații de afaceri, cum ar fi software-ul de contabilitate precum Xero sau Freshbooks sau chiar platformele de social media precum LinkedIn pentru trimiterea de e-mailuri promoționale despre serviciile companiei tale.

Platforma include, de asemenea, notificări încorporate atunci când plata a fost primită de la clienți prin e-mail sau mesaj text SMS - ceva care vă poate economisi ore în fiecare lună dacă aveți de-a face cu un volum mare de clienți în mod continuu.

Stampli este un instrument de scanare a facturilor bazat pe cloud, care vă ajută să vă gestionați finanțele afacerii și să facturați clienții. Este disponibil pe web, Android și iOS.

Puteți crea și trimite facturi de pe telefonul sau tableta dvs., ceea ce este excelent pentru întreprinderile mici care doresc să economisească timp fără a fi nevoite să folosească un computer real. Stampli oferă, de asemenea, mementouri pentru plăți restante, urmărirea prin e-mail a facturilor primite și șabloane personalizabile pentru diferite tipuri de clienți (cum ar fi abonamentele recurente).

Doriți să automatizați sarcinile manuale repetitive? Verificați software-ul nostru de procesare a facturilor bazat pe fluxul de lucru Nanonets. Extrageți date din facturi, cărți de identitate sau orice document pe pilot automat!

Care este cel mai bun software de scanare a facturilor de pe piață?

Cel mai bun software de scanare a facturilor este cel care se potrivește nevoilor dvs. de afaceri și este ușor de utilizat. Un scaner de facturi poate fi folosit pentru a transforma facturile pe hârtie în copii digitale, economisind timp făcând posibilă scanarea mai multor facturi rapid și eficient.

Software-ul de facturare vă va permite să importați facturile în program și să le organizați în funcție de numele clientului sau al proiectului, permițându-vă să urmăriți cine datorează ce sumă de bani la un moment dat. Acest lucru permite, de asemenea, o evidență ușoară în cazul în care un client contestă vreodată plata cu compania cardului bancar sau emitentul cardului de credit, deoarece a primit o sumă incorectă în extrasul său din cauza taxelor duplicate de la alt furnizor/furnizor de servicii care a lucrat la proiecte cu clienți similari. de asemenea.

Caracteristicile obligatorii ale platformei de scanare a facturilor

O platformă de scanare a facturilor poate ajuta companiile să economisească timp, efort și bani. Cheia este să vă asigurați că alegeți soluția potrivită pentru nevoile dvs. de afaceri. Iată câteva dintre caracteristicile obligatorii pentru o platformă de scanare a facturilor:

Introducere de date sigură și excepțională

Doriți ca datele pe care le captați să fie în siguranță, precum și clienții dvs. Prin urmare, aveți nevoie de un sistem care este:

Securizat și criptat: platforma dvs. de scanare a facturilor ar trebui să utilizeze algoritmi de criptare (cum ar fi AES 256) pentru a se asigura că toate datele dvs. nu sunt doar securizate de utilizatorii rău intenționați, ci și împotriva accesului neautorizat al hackerilor.
Introducerea securizată a datelor: atunci când înregistrați facturile, doriți să știți cu siguranță că fiecare informație despre compania sau clientul dvs. a fost introdusă corect de către o singură persoană și fără nicio interferență din partea altor părți - astfel încât nimeni altcineva să nu poată modifica o factură după ce aceasta este fost capturat de altcineva din birou.

Nanonets poate extrage text din facturi cu o precizie de peste 95%. Cu accesul bazat pe roluri, puteți, de asemenea, să restricționați utilizatorii să modifice informațiile extrase. Nanonetele au încredere de peste 30,000 de utilizatori pentru a automatiza sarcinile manuale.

Rezervați un apel de 10 minute cu experții noștri în automatizare pentru a vedea cum puteți folosi Nanonets pentru a vă rezolva problemele.

Utilizarea câmpurilor de factură pentru a denumi și a salva facturile

Uneori, tot ce aveți nevoie este o metodă de încredere de recunoaștere și păstrare a facturilor, bazată pe câteva câmpuri cheie.

În scopul argumentării, să presupunem că facturile scanate sunt depuse în funcție de numele furnizorilor respectivi. Documentul va fi plasat în folderul corespunzător furnizorului relevant cu numărul facturii și data marcate clar.

De exemplu, numele vânzătorului, numărul facturii și data facturii pot fi extrase din documentul scanat folosind cel mai bun software de scanare a facturilor folosind metode automate de colectare. Odată ce factura a fost elaborată cu aceste caracteristici, aceasta poate fi exportată într-un document și i se poate primi un nume unic.

Platforma inteligentă Nanonets poate extrage în mod selectiv informații din facturile dumneavoastră. Am primit o factură de 15 pagini, dar vreau doar informații din paginile a 2-a și a 3-a. Consideră-l gata cu Nanonets.

Vedeți Nanonets în acțiune

Captură de date de factură

Captura de date vă permite să importați și să gestionați facturile dintr-o singură locație. Vă ajută să vă asigurați că toate datele de facturare sunt stocate într-un singur loc, oferindu-vă acces în orice moment la informațiile de care aveți nevoie.

Cea mai importantă parte de captare a datelor este importarea fișierelor originale de factură PDF în sistemul dumneavoastră. Cu toate acestea, este important nu numai pentru capturarea facturii, ci și pentru crearea unei piste de audit pentru fiecare tranzacție și stocarea informațiilor relevante despre fiecare tranzacție (cum ar fi momentul în care a fost creată), cine a creat-o, cine a revizuit-o sau a aprobat-o și ce acțiuni au fost efectuate. luate odată aprobate.

Deoarece fiecare companie are propriul set de cerințe pentru sistemele de captare a datelor (și diferite tipuri de facturi), există multe moduri diferite în care puteți utiliza această funcție în cadrul platformei dvs. software.

Automatizați captarea datelor, crearea jurnalelor de audit și salvarea informațiilor într-o bază de date cu Nanonets.

Începeți să capturați date din facturi.

Precizie și ieșire fără erori

O platformă adecvată de scanare a facturilor va asigura că datele sunt introduse corect și prompt. În acest fel, dumneavoastră și angajații dumneavoastră puteți evita erorile în timpul introducerii datelor.

Informațiile inexacte sau incorecte de pe facturi pot duce la greșeli costisitoare și situații jenante. Erorile pot fi, de asemenea, consumatoare de timp, ducând la pierderi de venituri din cauza taxelor de întârziere a plății sau a penalităților.

Automatizați fiecare aspect al procesului de facturare cu Nanonets. Încercați-l gratuit.

Economisiți timp, efort și bani

Scanarea facturilor este procesul de captare a facturilor, chitanțelor, facturilor și a altor documente în format digital, astfel încât acestea să poată fi stocate și gestionate cu ușurință. Când utilizați software-ul de scanare a facturilor, economisiți timp și efort prin automatizarea acestui proces. De asemenea, puteți automatiza procesul de contabilitate pentru a reduce erorile și a economisi costuri. Unele funcții precum stocarea documentelor, accesul multi-utilizator sau stocarea în cloud ajută la reducerea costurilor, asigurând în același timp securitatea datelor dvs.

Dacă lucrați cu facturi și chitanțe sau vă faceți griji cu privire la verificarea ID-ului, consultați Nanonets OCR online or Extractor de text PDF pentru a extrage text din documente PDF gratuit. Faceți clic mai jos pentru a afla mai multe despre Soluție de automatizare pentru întreprinderi Nanonets.

Cine folosește software-ul de gestionare a facturilor?

Multe companii folosesc tehnologia pentru a-și face viața mai ușoară în lumea modernă. Unul dintre cele mai importante domenii în care se întâmplă acest lucru este cu software-ul de facturare și contabilitate. Un sistem de gestionare a facturilor vă ajută să creați și să vă gestionați facturile, astfel încât acestea să fie întotdeauna disponibile atunci când trebuie trimise, ținând evidența cine le-a plătit și când. Aceste sisteme pot, de asemenea, eficientiza procesele, cum ar fi trimiterea de mementouri sau obținerea istoricului plăților, dacă este necesar.

Software-ul de gestionare a facturilor poate beneficia companiile de toate dimensiunile. Indiferent dacă sunteți o afacere mică care abia începe sau o firmă consacrată cu sute de angajați, acesta este unul dintre cele mai importante instrumente care vă ajută să vă mențineți compania pe drumul cel bun. Software-ul de gestionare a facturilor este utilizat de:

Proprietarii de afaceri mici

Pentru proprietarii de afaceri mici și liber profesioniști, software-ul de gestionare a facturilor este un instrument cheie pentru a ține evidența datelor financiare și a facturilor. Aceste instrumente vă permit să vedeți ce vine și ce iese, permițându-vă să vă planificați cu ușurință finanțele. Îl puteți folosi pentru a crea facturi, a le gestiona pe parcursul ciclului lor de viață (proces de aprobare) și pentru a urmări cheltuielile și vânzările din mers, folosind dispozitive mobile.

Instrumentul de scanare a facturilor ajută, de asemenea, la prevenirea greșelilor contabile prin calcularea automată a taxelor fiecărei facturi, astfel încât acestea să fie colectate la momentul potrivit.

Organizații de dimensiuni medii

Organizațiile de dimensiuni medii sunt adesea cele care au un număr mare de furnizori și clienți, dar nu atât de mulți încât au nevoie de software la nivel de întreprindere. Aceste companii caută o soluție simplă, simplă, cu suficientă funcționalitate pentru a le satisface nevoile.

În acest caz, software-ul de procesare a facturilor poate fi deosebit de util, deoarece este relativ ușor de configurat și personalizat pentru afacerea dvs. În plus, procesele de facturare mai complexe pot fi automatizate folosind acest tip de software - economisind timp la introducerea manuală sau erorile de introducere a datelor - oferindu-vă în același timp o transparență deplină asupra a ceea ce se întâmplă cu facturile dvs. la un moment dat.

Marile corporații

Marile corporații au adesea un număr mare de facturi de procesat, precum și mulți angajați și furnizori de facturat. De asemenea, au mulți clienți pe care trebuie să-i factureze în numele acestor angajați și furnizori.

Ca atare, este probabil ca aceștia să aibă procese de contabilitate complexe care pot fi simplificate prin utilizarea unui software de scanare a facturilor.

Doriți să automatizați sarcinile manuale repetitive? Economisiți timp, efort și bani sporind în același timp eficiența!

Cum să selectezi cel mai bun software de scanare a facturilor?

Facturarea este unul dintre elementele esențiale pentru ca fiecare companie să își îndeplinească obligațiile financiare. Antreprenorii trebuie să aleagă cea mai bună platformă de scanare a facturilor pentru a-i ajuta să gestioneze toate datele și să genereze facturi cu aspect profesional.

Găsirea celei mai bune platforme de scanare a facturilor poate fi o provocare, deoarece sunt disponibile multe opțiuni. Luați o decizie în cunoștință de cauză și finalizați facturarea mai rapid utilizând pașii de mai jos.

Obțineți o înțelegere a cerințelor companiei dvs

Cunoașterea nevoilor dvs. de afaceri este cel mai important lucru pe care îl puteți face atunci când căutați un software de automatizare a facturilor. Acesta vă va ajuta să determinați ce caracteristici și funcționalități sunt esențiale pentru afacerea dvs. și vă va oferi o perspectivă asupra aplicațiilor specifice care ar putea fi cele mai potrivite pentru a răspunde acestor nevoi.

De exemplu, dacă aveți un magazin de vânzare cu amănuntul care vinde produse de ultimă generație, este posibil ca o platformă online să nu fie potrivită pentru dvs., deoarece clienții ar avea dificultăți în accesarea acesteia de pe telefoanele sau tabletele lor.

În schimb, o soluție bună ar fi o aplicație desktop tradițională, cu capabilități puternice de raportare, care le permit managerilor de la sediu să urmărească vânzările în funcție de locație, astfel încât să poată planifica programul personalului în consecință.

Aflați ce aveți nevoie din integrarea software-ului dvs

Înainte de a lua decizia, software-ul trebuie să se integreze cu sistemele și procesele existente. Nu vrei să fii blocat cu un sistem care nu se potrivește modelului tău de afaceri. Deci, de unde știi ce cerințe de integrare sunt importante? Iată câteva întrebări de pus:

Alte aplicații trebuie să se integreze cu instrumentul de scanare a facturilor? Dacă da, ce fel de integrare necesită?
Această aplicație funcționează pe mai multe platforme? Va rula atât pe Mac, cât și pe PC-uri, sau numai pe unul sau pe altul?
Mai există ceva, în special, pe care ar trebui să-l cauți atunci când alegi un sistem de scanare a facturilor?

Fii atent la bugetul tău.

Având în vedere costul software-ului, este important să luați în considerare nu doar taxa lunară, ci și costurile suplimentare. Unii furnizori oferă teste gratuite sau versiuni de software gratuite, care vă pot ajuta să decideți dacă soluția este potrivită pentru afacerea dvs. înainte de a vă angaja la un plan de abonament plătit. Alți furnizori oferă reduceri generoase dacă plătiți în avans timp de câteva luni, așa că merită să cercetați aceste tipuri de oferte și să aflați ce este disponibil.

În plus, nu uitați de costurile de formare sau de taxele de asistență. Multe soluții de scanare a facturilor necesită ca personalul să obțină o pregătire suplimentară pentru a le utiliza în mod eficient; unele oferă, de asemenea, ajutor limitat în direct sau asistență telefonică la o taxă suplimentară – iar unele chiar nu includ servicii pentru clienți! Furnizorul de software de scanare a facturilor ar trebui să fie capabil să explice exact cât vor costa aceste servicii și ce implică ele, astfel încât să nu existe surprize atunci când vine timpul pentru implementare și utilizare continuă.

Comparați funcțiile software-ului de scanare a facturilor

Când comparați pachetele de scanare a facturilor, asigurați-vă că căutați următoarele:

Pachetul trebuie să aibă toate caracteristicile de care aveți nevoie. Dacă doriți să adăugați noi produse sau servicii afacerii dvs., software-ul vă va permite?
Este usor de folosit? Va afecta acest lucru timpul necesar angajaților dvs. pentru a crea noi facturi? Se integrează cu alte aplicații, cum ar fi sistemele de contabilitate sau de gestionare a stocurilor, dacă este necesar?
Este suficient de sigur și scalabil pentru o companie în creștere? Luați în considerare ce s-ar putea întâmpla dacă într-o zi aveți brusc 100 de angajați în loc de 10. Doriți un sistem de creare a facturilor care să facă față sarcinii fără să se prăbușească sau să încetinească productivitatea, deoarece baza sa de date nu este echipată pentru creșterea dimensiunii locurilor de muncă și a numărului de tranzacții procesate în fiecare lună (sau săptămână)?

Aflați ce metode folosesc alte companii.

Verificați numărul de recenzii pe care le are un pachet de software. Dacă sunt prea puține, nu înseamnă că produsul este rău; nu a fost pe piață suficient de mult pentru a obține ratinguri bune. Cu toate acestea, dacă vedeți ceva cu peste 100 de recenzii și o evaluare medie de 4 stele sau mai mare, acesta este un indicator destul de bun că alte companii care folosesc software-ul sunt mulțumite de el.

O altă modalitate de a verifica dacă un software de scanare a facturilor merită timpul dvs. este să vă uitați la baza de instalare - numărul de ori a fost descărcat de utilizatori. Cu cât acest număr este mai mare, cu atât va fi mai interesat de afacerea dvs. acel segment de piață (presupunând că au nevoi similare). Dacă nu există instalări listate pentru un anumit furnizor de servicii. Cu toate acestea, ei pretind că sunt populari în zona lor, caută feedback-ul altor clienți și recenzii online înainte de a se înscrie pentru ceva prea scump sau complicat pentru ceea ce aveți nevoie.

În cele din urmă, verifică câte evaluări primește fiecare! Acest lucru poate oferi o perspectivă asupra cât de mulțumiți se simt oamenii care folosesc produse similare pe parcursul zilei lor de lucru înainte de a lua decizii de investiții bazate doar pe informații limitate.

Concluzie

În concluzie, software-ul de scanare a facturilor este un instrument care vă permite să vă scanați facturile și să le trimiteți ca fișiere PDF. Acestea sunt concepute pentru a face mai ușor pentru companii să își gestioneze conturile de plăți, oferind o modalitate simplă de a încărca documente și de a urmări ceea ce a fost plătit până acum. Unele dintre cele mai bune programe de facturare sunt menționate în acest blog pentru a vă ajuta să alegeți cel mai bun software de acolo.

Nanoneți API OCR și OCR online au multe interesante cazuri de utilizare tHat ar putea optimiza performanța afacerii dvs., economisi costuri și crește creșterea. Afla modul în care cazurile de utilizare Nanonets se pot aplica produsului dvs.

Citeşte mai mult:

Instrumente OCR arabe

Instrumente OCR chineze

Software OCR hindi

Software coreean OCR

Instrumente OCR rusești

Instrumente OCR sanscrită

Top software OCR pentru Mac

Cum se utilizează Google Drive OCR?

Instrumente OCR japoneze

Software de automatizare financiară

Software de automatizare a asigurărilor