Potrivit unui Raport 2020 privind studiul privind frauda și abuzul ocupațional de către Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), suma de bani pierdută din cauza fraudei profesionale în fiecare an reprezintă o scurgere uluitoare pentru economia globală și are un impact direct asupra abilităților organizațiilor de a crea locuri de muncă, de a produce bunuri și servicii și de a furniza servicii publice. . Potrivit studiului, cele mai comune scheme de fraudă ocupațională din industrie includ scheme de facturare. O schemă de facturare este o schemă de plăți frauduloase în care o persoană îi determină angajatorului să emită plăți prin depunerea de facturi pentru bunuri sau servicii fictive, facturi umflate sau facturi pentru achiziții personale.
Cu înșelătorii de genul acesta, este mai logic să fii mai bine să te asiguri decât să-ți pară rău. În acest blog, vom aprofunda ce presupune auditurile facturilor și de ce sunt esențiale pentru integritatea financiară a afacerilor.
Ce este un audit al conturilor de plată?
Un audit al contului de plătit este un proces prin care evidențele financiare ale departamentului de conturi de plăți sunt examinate de către un auditor. În acest proces, auditorii examinează acuratețea, completitudinea, conformitatea cu principiile contabile general acceptate (GAAP) și validitatea tranzacțiilor.
Toate afacerile trebuie auditate?
Legea Sarbanes-Oxley din 2002 impune ca companiile publice să furnizeze toate înregistrările lor pentru un audit independent. După examinarea procedurilor și înregistrărilor, auditorul își dă opinia asupra situațiilor financiare. Auditorul extern testează procedurile contabile și controalele interne ale companiei, împărtășindu-și opinia despre cât de bine funcționează. Aceasta înseamnă că companiile publice nu pot evita auditarea conturilor.
Deși micile întreprinderi nu pot fi obligate să auditeze prin lege, este în interesul lor să se asigure că cel puțin facturile lor sunt auditate corespunzător.
Ce este un audit al facturii?
Auditurile facturilor implică o examinare meticuloasă a documentelor financiare pentru a verifica acuratețea acestora, respectarea politicilor companiei și conformitatea cu standardele și reglementările din industrie. Aceste audituri joacă un rol esențial în menținerea transparenței financiare și prevenirea discrepanțelor.
Prin auditarea facturilor, companiile pot minimiza în mod eficient riscul de fraudă și furt, atât de către clienți, cât și de către angajați.
Cine efectuează un audit al facturii?
Auditul facturilor și auditul contului de plătit pot fi efectuate intern de către angajați sau prin auditori externi terți.
Auditorii interni
Auditorii interni au anumite avantaje, cum ar fi înțelegerea nevoilor specifice ale unității în comparație cu auditorii externi. Serviciile lor sunt mai puțin costisitoare. Cu toate acestea, auditorii interni pot să nu fie obiectivi în evaluarea lor și tind să aibă prejudecăți.
Auditori externi
Auditorii externi sunt obiectivi și independenți în evaluarea lor și au cunoștințe mai ample despre funcționarea sistemelor financiare ale întreprinderilor. Ei sunt, de asemenea, echipați cu cunoștințe mai bune și practice ale legilor și reglementărilor. Prin urmare, auditorii externi au un avantaj față de auditorii interni în ceea ce privește rezultatul general al auditului.
Este de remarcat faptul că un audit al contului de plătibil stabilit de lege trebuie să fie efectuat numai de auditori externi. Compania poate efectua un audit intern pe lângă auditul efectuat de un auditor extern.
Lista de verificare a auditului facturilor
- Chitanța și documentația: Facturile sunt primite de la furnizori și furnizori. Toată documentația relevantă, inclusiv comenzile de achiziție, contractele și chitanțele, este colectată și asociată cu facturile.
- Introducerea și verificarea datelor: Detaliile facturii, cum ar fi sumele, datele și descrierile articolelor, sunt introduse în sistemul de contabilitate. Verificarea datelor introduse în raport cu documentele justificative este efectuată pentru a asigura acuratețea.
- Codificare și clasificare: Facturile sunt codificate în funcție de natura cheltuielilor sau a serviciului. Clasificarea asigură alocarea corectă către centrele de cost sau conturile corecte.
- Verificarea conformității: Facturile sunt verificate în raport cu politicile companiei, comenzile de cumpărare și acordurile contractuale pentru a asigura conformitatea. Orice discrepanțe sau abateri sunt semnalate pentru investigații suplimentare.
- Evaluarea acurateței: Se verifică acuratețea matematică a calculelor facturii. Cantitățile, prețurile unitare și orice taxe sau reduceri aplicabile sunt verificate încrucișat.
- Evaluarea controlului intern: Sunt evaluate procedurile de control intern ale companiei legate de procesarea facturilor. Aceasta include revizuirea proceselor de autorizare, separarea sarcinilor și fluxurile de lucru de aprobare.
- Analiza de optimizare: Experții pot analiza facturile pentru a identifica economii de costuri sau oportunități de îmbunătățire a eficienței. Acest lucru poate implica negocierea cu vânzătorii pentru condiții mai bune sau reduceri.
- Comunicarea cu părțile interesate: Dacă se constată discrepanțe, se inițiază comunicarea cu părțile interesate relevante, cum ar fi furnizorii sau departamentele interne, pentru clarificare. Discrepanțele pot fi rezolvate prin negociere sau prin actualizarea înregistrărilor contabile.
- Documentația pista de audit: Este menținută o pistă de audit cuprinzătoare, documentând fiecare pas al procesului de audit. Această documentație este o dovadă a auditului și este esențială în scopuri de conformitate și raportare.
- Raportare și analiză: Un raport de sinteză evidențiază constatările auditului și orice acțiuni corective luate. Tendințele sau problemele recurente pot fi analizate pentru a îmbunătăți eficiența viitoare de procesare a facturilor.
Cea mai crucială parte a auditului facturilor
Verificarea acurateții unei facturi este un aspect esențial al procesului de audit al facturii și există trei metode principale pentru verificarea manuală:
- Potrivire în două sensuri
În această metodă, detaliile facturii sunt comparate cu bonul de expediere. Scopul este de a confirma că elementele rând de pe factură reprezintă cu exactitate ceea ce a fost livrat. Acest lucru asigură că bunurile sau serviciile enumerate pe factură se aliniază cu primirea efectivă a articolelor.
- Potrivire în trei
Această abordare presupune compararea detaliilor facturii nu numai cu chitanța de expediere, ci și cu comanda de cumpărare. Procesul de potrivire în trei direcții verifică dacă bunurile sau serviciile au fost atât comandate, cât și primite. Acesta asigură alinierea între datele de pe factură, comanda de cumpărare și chitanța de expediere, oferind un proces de verificare mai cuprinzător.
- Verificare fără comandă de achiziție
În cazurile în care nu a fost emisă o comandă de cumpărare, departamentul de conturi de plătibile poate verifica în continuare factura. Acest lucru poate implica confirmarea directă cu departamentul de achiziții, expeditorul sau trimiterea la alte documente ale tranzacției, cum ar fi factura de transport. Această metodă este o alternativă la potrivirea tradițională în două sensuri atunci când o comandă formală de cumpărare nu a făcut parte din tranzacție.
Dacă sunt identificate discrepanțe în timpul procesului de verificare, practica standard este de a respinge factura și de a o trimite înapoi furnizorului pentru corectare. Acest lucru asigură păstrarea informațiilor corecte și valide în evidențele financiare. În cazurile în care există dovezi de fraudă sau activitate suspectă, factura semnalată este de obicei pusă deoparte pentru investigații suplimentare pentru a determina natura și amploarea problemei.
Odată ce echipa Accounts Payable (AP) a validat cu succes factura, confirmând acuratețea și conformitatea cu documentele relevante, poate trece la trimiterea acesteia spre aprobare și inițiază procesarea plății. Acest pas marchează etapa finală a auditului facturilor, asigurându-se că numai facturile legitime și exacte sunt aprobate pentru plată, contribuind la integritatea financiară și conformitatea în cadrul organizației.
Cum AP Automation îmbunătățește auditarea facturilor?
Automatizarea conturi de plătibile (AP) joacă un rol esențial în îmbunătățirea eficienței și acurateței procesului de auditare a facturilor. Un avantaj semnificativ este accelerarea procesării facturilor prin funcții precum recunoașterea optică a caracterelor (OCR), eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor. Această viteză nu numai că accelerează procesul general, dar permite și audituri mai frecvente și mai oportune.
În plus, automatizarea AP reduce riscul introducerii manuale a datelor și erorilor de procesare. Automatizarea extragerii și validării datelor asigură că informațiile relevante sunt capturate cu acuratețe, minimizând probabilitatea discrepanțelor în timpul auditului. Această acuratețe este esențială în menținerea integrității înregistrărilor financiare.
Capacitățile de potrivire ale automatizării AP sunt un alt beneficiu demn de remarcat. Sistemul potrivește perfect facturile cu documentele justificative, cum ar fi comenzile de achiziție și chitanțele de expediere, asigurându-se că toate detaliile sunt aliniate. Această capacitate cuprinzătoare de potrivire îmbunătățește acuratețea și minimizează șansele de a trece cu vederea discrepanțele în timpul procesului de audit.
Vizibilitatea și transparența în timp real sunt facilitate prin automatizarea AP. Părțile interesate pot urmări starea facturilor, aprobărilor și plăților, oferind informații despre fluxul de lucru. Această transparență este esențială pentru identificarea blocajelor, abordarea promptă a problemelor și asigurarea conformității cu orientările stabilite.
În plus, automatizarea AP oferă analize strategice care oferă informații despre modelele de cheltuieli și performanța furnizorilor. Aceste analize permit organizațiilor să ia decizii informate în timpul procesului de audit, identificând domeniile pentru optimizarea costurilor și îmbunătățirea eficienței.
În plus, automatizarea AP impune respectarea politicilor companiei și a cerințelor de reglementare. Fluxurile de lucru automate pot fi configurate pentru a urma regulile predefinite și ierarhiile de aprobare, reducând riscul de neconformitate. Acest lucru asigură că facturile sunt auditate în mod consecvent și în conformitate cu liniile directoare stabilite.
Menținerea unei piste de audit cuprinzătoare este o caracteristică cheie a automatizării AP. Acest istoric detaliat al acțiunilor întreprinse, al aprobărilor și al oricăror modificări oferă o pistă solidă de documentare, facilitând auditurile interne și externe. Sistemul automatizat asigură că toate activitățile legate de procesarea facturilor sunt înregistrate pentru responsabilitate și transparență.
Revoluționați-vă afacerea cu soluția de automatizare Nanonets AP
În lumea în ritm rapid a finanțelor, nevoia de procese raționalizate și fără erori pentru conturi de plăți este mai critică ca niciodată. Nanonets vă oferă o soluție avansată de automatizare AP concepută pentru a vă transforma experiența de auditare a facturilor și pentru a crește eficiența în întreaga organizație.
- Deblocarea eficienței cu tehnologia OCR: Nanonets folosește tehnologia de ultimă oră de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a elimina problemele cu introducerea manuală a datelor. Sistemul nostru extrage și validează fără probleme informații esențiale din facturi, accelerând viteza de procesare și reducând riscul erorilor umane. Experimentați audituri mai rapide și mai precise cu Nanonets la cârmă.
- Capacități de potrivire cuprinzătoare: Soluția noastră de automatizare AP se mândrește cu capabilități complete de potrivire, asigurând că detaliile facturii se aliniază perfect cu documentele justificative, cum ar fi comenzile de achiziție și chitanțele de expediere. Acest proces meticulos de potrivire îmbunătățește acuratețea, fără a lăsa loc pentru discrepanțe în timpul auditului dumneavoastră.
- Vizibilitate și transparență în timp real: Nanonets oferă vizibilitate în timp real asupra fluxului de lucru de procesare a facturilor. Urmăriți cu ușurință starea facturilor, aprobărilor și plăților, oferind echipei dvs. informații pentru a lua decizii informate. Spuneți la revedere blocajelor și salutați o nouă eră a transparenței în procesele dumneavoastră financiare.
- Analize strategice pentru luarea deciziilor în cunoștință de cauză: Înțelegem importanța luării deciziilor strategice în finanțe. Nanonets oferă analize puternice care oferă informații despre modelele de cheltuieli și performanța furnizorilor. Identificați oportunitățile de optimizare a costurilor și sporiți eficiența în timpul procesului dvs. de audit cu ajutorul analizei noastre inteligente.
- Implementați conformitatea cu fluxurile de lucru automatizate: Automatizarea Nanonets AP asigură respectarea strictă a politicilor companiei dumneavoastră și a cerințelor de reglementare. Fluxurile noastre automate de lucru urmează reguli predefinite și ierarhii de aprobare, reducând riscul de neconformitate. Stați liniștit știind că facturile dvs. sunt auditate în mod constant în conformitate cu liniile directoare stabilite.
- Pista de audit cuprinzătoare pentru responsabilitate: Cu Nanonets, aveți o pistă de audit cuprinzătoare a tuturor activităților legate de procesarea facturilor. Acest istoric detaliat al acțiunilor, aprobărilor și modificărilor oferă o pistă solidă de documentare atât pentru audituri interne, cât și externe. Asigurați-vă responsabilitatea și transparența în fiecare pas al operațiunilor dumneavoastră financiare.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
- PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/invoice-audit/
- :are
- :este
- :nu
- :Unde
- 2024
- a
- abilități
- Despre Noi
- accelerarea
- admis
- conform
- Conform
- Cont
- responsabilitate
- Contabilitate
- Conturi
- creanţe
- precizie
- precis
- precis
- peste
- act
- acțiuni
- activităţi de
- activitate
- curent
- plus
- adresare
- aderare
- avansat
- Avantaj
- Avantajele
- După
- împotriva
- acorduri
- AI
- alinia
- aliniere
- TOATE
- alocare
- permite
- de asemenea
- alternativă
- printre
- sumă
- Sume
- an
- analiză
- Google Analytics
- analiza
- analizate
- și
- O alta
- Orice
- automatizare ap
- aplicabil
- abordare
- aprobare
- aprobări
- aprobat
- SUNT
- domenii
- AS
- deoparte
- aspect
- evaluat
- evaluare
- asociate
- Asociație
- At
- de audit
- auditate
- audit
- auditori
- audituri
- autorizare
- Automata
- automatizarea
- Automatizare
- evita
- înapoi
- bazat
- BE
- beneficia
- CEL MAI BUN
- Mai bine
- Proiect de lege
- facturare
- Blog
- se mândreşte cu
- atât
- blocaje
- Aduce
- afaceri
- întreprinderi
- dar
- by
- calcule
- CAN
- nu poti
- capacități
- capacitate
- capturat
- cazuri
- cauze
- Centre
- sigur
- Certificate
- șansele
- caracter
- recunoașterea personajelor
- verifica
- verificat
- creanțe
- clasificare
- cifrat
- Comun
- Comunicare
- Companii
- companie
- comparație
- compararea
- conformitate
- cuprinzător
- conduite
- configurat
- Confirma
- confirmare
- consecvent
- contracte
- contractual
- contribuind
- Control
- controale
- corecta
- A costat
- economii
- crea
- critic
- crucial
- clienţii care
- ultima generație
- de date
- de introducere a datelor
- Date
- Luarea deciziilor
- Deciziile
- livrate
- se îngropa
- Departament
- departamente
- proiectat
- detaliat
- detalii
- Determina
- direcționa
- direct
- reduceri
- documentaţie
- documente
- face
- scurge
- conduce
- în timpul
- fiecare
- cu ușurință
- uşor
- economie
- Margine
- în mod eficient
- eficiență
- elimina
- eliminarea
- de angajați
- împuternici
- împuternicirea
- spori
- Îmbunătăţeşte
- consolidarea
- asigura
- asigură
- asigurare
- a intrat
- intrare
- echipat
- Eră
- Erori
- esenţial
- stabilit
- stabilire
- evaluare
- EVER
- Fiecare
- dovadă
- examina
- examinator
- accelerează
- scump
- experienţă
- experți
- măsură
- extern
- extracţie
- extracte
- facilitat
- facilitând
- ritm rapid
- mai repede
- Caracteristică
- DESCRIERE
- final
- finanţa
- financiar
- sistemele financiare
- transparență financiară
- constatările
- fanionat
- urma
- Pentru
- formal
- găsit
- fraudă
- necinstit
- frecvent
- din
- mai mult
- viitor
- GAAP
- în general
- gif
- oferă
- Caritate
- Economia globala
- scop
- bunuri
- ghida
- orientări
- Avea
- având în
- de asistență medicală
- Held
- highlights-uri
- istorie
- Cum
- Totuși
- HTTPS
- uman
- identificat
- identifica
- identificarea
- Impacturi
- importanță
- îmbunătăţi
- îmbunătățire
- in
- include
- include
- Inclusiv
- independent
- industrie
- standardele industriei
- informații
- informat
- iniția
- iniţiat
- perspective
- integritate
- Inteligent
- interes
- intern
- intern
- în
- investigaţie
- factură
- procesarea facturii
- facturi
- implica
- problema
- Emis
- probleme de
- IT
- articole
- ESTE
- Locuri de munca
- Cheie
- Cunoaștere
- cunoştinţe
- Drept
- legii
- Legi și reglementări
- lăsând
- legitim
- mai puțin
- pîrghii
- ca
- probabilitate
- Linie
- listat
- ll
- pierdut
- Mentine
- face
- FACE
- manual
- meciuri
- potrivire
- Mai..
- mijloace
- metodă
- Metode
- meticulos
- minimizează
- minimizând
- modificările aduse
- bani
- Bani Pierduți
- mai mult
- cele mai multe
- Natură
- necesar
- Nevoie
- nevoilor
- Nou
- Nu.
- notat
- remarcabil
- obiectiv
- ocupațională
- OCR
- of
- promoții
- on
- ONE
- afară
- operaţie
- Operațiuni
- Opinie
- Oportunităţi
- recunoaștere optică a caracterelor
- optimizare
- or
- comandă
- comenzilor
- organizație
- organizații
- Altele
- al nostru
- Rezultat
- peste
- global
- parte
- modele
- plată
- procesarea plății
- plăți
- ciudat
- performanță
- efectuată
- persoană
- personal
- pivot
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- Joaca
- joacă
- Politicile
- puternic
- Practic
- practică
- predefinite
- prejudecăți
- prevenirea
- Prețuri
- primar
- Principiile
- Proceduri
- continua
- proces
- procese
- prelucrare
- produce
- adecvat
- cum se cuvine
- furniza
- furnizează
- furnizarea
- public
- public
- cumpărare
- comanda de cumparare
- achiziții
- de cumpărare
- scopuri
- în timp real
- încasări
- primit
- recunoaştere
- inregistrata
- înregistrări
- recurente
- reduce
- reducerea
- referință
- regulament
- autoritățile de reglementare
- legate de
- raportează
- Raportarea
- reprezenta
- reprezintă
- necesar
- Cerinţe
- hotărât
- REST
- revizuirea
- Risc
- robust
- Rol
- Cameră
- norme
- s
- sigur
- Economie
- Spune
- escrocherii
- schemă
- scheme
- perfect
- vedea
- trimite
- sens
- serviciu
- Servicii
- set
- partajarea
- Livrarea
- semnificativ
- mic
- întreprinderile mici
- soluţie
- viteză
- Cheltuire
- Etapă
- amețitor
- părțile interesate
- standard
- standarde
- Declarații
- Stare
- Pas
- Încă
- Strategic
- raționalizate
- Strict
- Studiu
- Reușit
- astfel de
- REZUMAT
- furnizorul
- furnizori
- De sprijin
- suspicios
- sistem
- sisteme
- luate
- Impozite
- echipă
- Tehnologia
- Tind
- termeni
- teste
- decât
- acea
- Linia
- furt
- lor
- Acolo.
- prin urmare
- Acestea
- ei
- terț
- acest
- trei
- Prin
- oportun
- la
- urmări
- tradiţional
- traseu
- tranzacție
- Tranzacții
- Transforma
- Transparență
- Tendinţe
- tipic
- înţelege
- înţelegere
- întreprinde
- unitate
- actualizarea
- valabil
- validate
- validare
- vânzător
- furnizori
- Verificare
- verificat
- verifica
- vizibilitate
- a fost
- we
- bun venit
- BINE
- au fost
- Ce
- cand
- care
- de ce
- mai larg
- cu
- în
- fără
- Apartamente
- flux de lucru
- fluxuri de lucru
- lume
- an
- Tu
- Ta
- zephyrnet