Cele 9 documente logistice de automatizat cu IDP

În rețeaua complexă a comerțului global, industria logistică este coloana vertebrală, conectând producătorii de consumatori pe distanțe mari. Cu toate acestea, această interconexiune vine cu o parte echitabilă de provocări. Din momentul în care un produs este fabricat și până la livrarea sa finală, o serie de documente însoțește călătoria acestuia, creând adesea blocaje în fluxul fără întreruperi al operațiunilor.

Unul dintre obstacolele esențiale cu care se confruntă sectorul logistic se învârte în jurul managementului documentelor logistice. Comenzile de achiziție, facturile, conosamentul și diverse alte documente necesită o atenție meticuloasă, dar procesarea manuală poate fi consumatoare de timp, predispusă la erori și consumatoare de resurse. În acest labirint de documente, necesitatea unei soluții transformatoare este incontestabilă.

Aici intervine Procesarea inteligentă a documentelor (IDP) ca un schimbător de joc. IDP folosește tehnologii de ultimă oră, cum ar fi inteligența artificială și învățarea automată, pentru a automatiza extragerea, interpretarea și procesarea informațiilor din diverse documente. Căsătoria dintre logistică și IDP oferă o promisiune imensă în eficientizarea operațiunilor, reducerea erorilor și creșterea eficienței generale.

Pe măsură ce ne aprofundăm în detalii, să explorăm 9 documente logistice critice care pot beneficia în mod semnificativ de implementarea procesării inteligente a documentelor. Aceste îmbunătățiri promit nu numai să atenueze provocările cu care se confruntă industrie, ci și să catalizeze o nouă eră a managementului logistic raționalizat și fără erori.

Ce este Procesarea inteligentă a documentelor?

Procesarea inteligentă a documentelor (IDP) reprezintă o tehnologie de ultimă oră care combină inteligența artificială (AI), învățarea automată (ML) și procesarea limbajului natural (NLP) pentru a automatiza extragerea, interpretarea și procesarea informațiilor dintr-o varietate de documente. IDP este conceput pentru a imita abilitățile cognitive asemănătoare omului, permițându-i să înțeleagă, să clasifice și să extragă cu precizie date valoroase din documente nestructurate.

Componentele cheie ale IDP:

1. Extragerea datelor: IDP excelează în extragerea de informații relevante din diverse tipuri de documente, inclusiv facturi, comenzi de achiziție, documente de expediere și multe altele.
2. Clasificarea documentului: Tehnologia clasifică documentele în funcție de conținutul lor, permițând o procesare simplificată și o organizare eficientă.
3. Data validarii: IDP poate verifica încrucișat datele extrase cu reguli predefinite sau baze de date externe, asigurând acuratețea și fiabilitatea.
4. Automatizarea fluxurilor de lucru: IDP se integrează perfect cu fluxurile de lucru existente, automatizează sarcinile repetitive și accelerează procesele centrate pe documente.

De ce are nevoie sectorul logisticii IDP?

1. Precizie îmbunătățită și erori reduse: Extragerea automată a datelor asigură un nivel mai ridicat de acuratețe, reducând probabilitatea discrepanțelor în documentele logistice.
2. Eficiență operațională sporită: Automatizarea fluxurilor de lucru centrate pe documente duce la timpi de procesare mai rapidi, permițând companiilor de logistică să gestioneze mai eficient volume mai mari de expedieri. De fapt, procesele care necesită timp, cum ar fi vămuirea și onorarea comenzilor, beneficiază de procesarea simplificată a documentelor.
3. Vizibilitate și urmărire în timp real: IDP permite extragerea rapidă a informațiilor relevante pentru urmărirea și monitorizarea în timp real a transporturilor. Profesioniștii în logistică obțin informații instantanee despre starea și locația mărfurilor, facilitând luarea proactivă a deciziilor.
4. Reducerea costurilor: Prin automatizarea sarcinilor de procesare a documentelor, IDP reduce nevoia de muncă manuală, ceea ce duce la economii de costuri pentru companiile de logistică. Mai puține erori și o eficiență îmbunătățită pot contribui, de asemenea, la reducerea generală a costurilor operaționale.
5. Conformitate îmbunătățită: IDP se asigură că documentele logistice, cum ar fi declarațiile vamale și conosamentul, respectă standardele de reglementare. Procesele automate de validare reduc riscul de neconformitate, evitând potențialele probleme legale și întârzierile în lanțul de aprovizionare.
6. Satisfacție sporită a clienților: Timpii de procesare mai rapizi și erorile reduse contribuie la o experiență logistică mai fluidă și mai fiabilă pentru clienți. IDP sprijină, de asemenea, comunicarea în timp util și precisă cu clienții, stimulând încrederea și satisfacția.

Pe măsură ce industria continuă să evolueze, adoptarea IDP devine un imperativ strategic pentru cei care doresc să prospere în peisajul dinamic și competitiv al logisticii.

#1: Conosamentul (BoL)

Bill of Lading (BoL), un document de bază în domeniul logisticii, servește ca o primire detaliată a mărfurilor expediate, oferind informații esențiale despre încărcătură și condițiile de transport ale acesteia. Automatizarea procesării BoL aduce o multitudine de avantaje, revoluționând modul în care părțile interesate din logistică gestionează transporturile și asigură conformitatea.

Precizie îmbunătățită în verificare

Verificarea manuală a documentelor BoL este în mod inerent predispusă la erori umane, ceea ce duce la potențiale discrepanțe în informațiile înregistrate. Procesarea inteligentă a documentelor (IDP) excelează în extragerea meticuloasă și încrucișarea punctelor de date, asigurând o precizie mai mare în verificarea expedierilor. Prin automatizarea BoL, companiile de logistică își pot lua rămas bun de la riscurile asociate cu supravegherea umană, creând o bază mai fiabilă pentru întregul lanț de aprovizionare.

Procese de urmărire accelerată

Într-un peisaj logistic în ritm rapid, capacitatea de a urmări expedierile în timp real este primordială. Automatizarea BoL accelerează procesul de urmărire prin extragerea rapidă a detaliilor relevante, cum ar fi datele de expediere, destinațiile și destinatarii. Acest lucru le permite profesioniștilor în logistică să monitorizeze rapid mișcările mărfurilor și facilitează luarea proactivă a deciziilor ca răspuns la evenimente neașteptate, sporind în cele din urmă eficiența întregului lanț logistic.

Asigurarea conformității cu reglementările

Navigarea în rețeaua complexă de reglementări internaționale și interne este o provocare constantă pentru companiile de logistică. BoL, fiind un document legal, trebuie să adere la standarde specifice pentru a asigura conformitatea. IDP aduce un nivel de consecvență verificărilor de conformitate prin validarea automată a conținutului BoL în raport cu cerințele de reglementare. Acest lucru reduce riscul de neconformitate, atenuează complicațiile legale și asigură că transporturile se deplasează fără probleme peste granițe, contribuind la o operațiune logistică globală mai fluidă.

Automatizarea procesului de conosament prin procesarea inteligentă a documentelor apare ca o strategie de transformare pentru părțile interesate din logistică. Nu numai că optimizează acuratețea verificării și accelerează procesele de urmărire, ci și întărește măsurile de conformitate, creând un ecosistem logistic mai rezistent și mai eficient.

#2: Comenzi de achiziție (PO)

Automatizarea procesării comenzilor de achiziție (PO) are o importanță imensă în logistică, având un impact semnificativ asupra onorării comenzilor, reducerea erorilor și eficiența operațională generală. Companiile de logistică pot eficientiza întregul ciclu de viață al comenzii utilizând procesarea inteligentă a documentelor (IDP) pentru comenzile de achiziție. Automatizarea accelerează gestionarea OP-urilor, ceea ce duce la onorarea mai rapidă a comenzilor și la termene de livrare mai scurte. Acest lucru satisface așteptările clienților pentru livrarea la timp și îmbunătățește capacitatea de răspuns a lanțului de aprovizionare.

Mai mult, automatizarea minimizează riscul erorilor asociate în mod obișnuit cu introducerea manuală a datelor și procesarea comenzilor de achiziție. IDP asigură extragerea corectă a informațiilor din OP, reducând discrepanțele în cantitățile de produse, prețuri și detaliile de livrare. Acest lucru, la rândul său, atenuează potențialul de erori costisitoare și îmbunătățește fiabilitatea globală a procesului logistic.

În ceea ce privește eficiența, procesarea automată a comenzilor de achiziție permite integrarea perfectă cu sistemele de gestionare a stocurilor, optimizând nivelurile stocurilor și reducând probabilitatea suprastocurilor sau epuizării stocurilor. Automatizarea end-to-end a fluxului de lucru PO, de la creare până la aprobare și îndeplinire, eficientizează procesele interne, permițând companiilor de logistică să aloce resursele mai eficient.

Procesul de potrivire în trei direcții, crucial în logistică, implică potrivirea facturii cu o comandă de achiziție și chitanțele de livrare pentru a finaliza achiziția și a iniția plățile. Soluțiile IDP excelează în realizarea acestor potriviri în trei direcții cu acuratețe și rapiditate, accelerând procesul de aprobare și asigurând că toate componentele ciclului de achiziții se aliniază perfect.

#3: Facturi de marfă

1. Timpi de procesare mai rapid: Automatizarea accelerează extragerea și verificarea informațiilor din facturile de marfă, reducând timpul de procesare. Acest lucru accelerează întregul flux de lucru de facturare, permițând aprobări mai rapide și procesarea plăților.
2. Erori și discrepanțe reduse: Extragerea automată a datelor minimizează riscul erorilor umane asociate cu introducerea manuală, asigurând acuratețea înregistrării detaliilor cruciale, cum ar fi costurile de expediere, cantitățile și alte informații relevante. Această reducere a erorilor sporește fiabilitatea tranzacțiilor financiare și reduce nevoia de corecții care necesită timp.
3. Urmărire și vizibilitate în timp real: Automatizarea facilitează urmărirea în timp real a facturilor de marfă, oferind vizibilitate imediată asupra tranzacțiilor financiare. Această transparență permite profesioniștilor în logistică să monitorizeze costurile, să analizeze tiparele de cheltuieli și să ia prompt decizii informate.
4. Conformitate îmbunătățită: Automatizarea asigură că facturile de marfă respectă cerințele de reglementare și politicile interne. Prin validarea automată a informațiilor în raport cu regulile predefinite, riscul de neconformitate este minimizat, atenuând potențialele probleme și întârzieri legale.
5. Fluxuri de lucru simplificate de aprobare: Procesarea automată a facturilor de marfă permite eficientizarea fluxurilor de lucru de aprobare. Aprobarile și notificările electronice accelerează ciclul de aprobare, prevenind blocajele și asigurând plata la timp către furnizori și furnizori de servicii.
6. Management îmbunătățit al costurilor: Automatizarea oferă o imagine cuprinzătoare a cheltuielilor legate de transport, permițând o mai bună gestionare a costurilor. Această vizibilitate permite companiilor de logistică să identifice oportunități de economisire a costurilor, să negocieze condiții favorabile cu furnizorii și să optimizeze cheltuielile generale.
7. Integrare cu sisteme ERP: Sistemele automate se integrează perfect cu sistemele Enterprise Resource Planning (ERP), asigurând o abordare coerentă și sincronizată a gestionării datelor financiare. Această integrare îmbunătățește acuratețea datelor, reduce sarcinile de introducere manuală a datelor și facilitează o operațiune logistică globală mai eficientă.
8. Productivitate crescută și alocare de resurse: Automatizarea eliberează resurse umane valoroase de sarcini manuale repetitive, permițând profesioniștilor din logistică să se concentreze pe activități strategice. Această productivitate sporită sporește eficiența generală a echipei de logistică, contribuind la îmbunătățirea nivelurilor de servicii.

#4: Etichete de expediere

Automatizarea creării și procesării etichetelor de expediere reprezintă o îmbunătățire esențială a preciziei logisticii, atenuând riscul de livrare greșită și optimizând eficiența globală a fluxului de lucru logistic. Potențialul de erori umane este redus semnificativ prin extragerea automată a datelor din documente pertinente, cum ar fi comenzile de achiziție și listele de ambalare. Acest lucru asigură că detaliile cruciale, cum ar fi adresele, numele produselor și cantitățile sunt transcrise cu acuratețe pe etichetele de expediere și promovează coerența standardelor de etichetare, esențiale pentru conformitatea transportatorului și eficiența tranzitului.

Mai mult decât atât, integrarea în timp real a proceselor automate de etichete de expediere cu sistemele de management logistic oferă actualizări în timp util, minimizând decalajul dintre confirmarea comenzii și crearea etichetei. Încorporarea mecanismelor de verificare a adreselor întărește și mai mult acuratețea prin eliminarea erorilor care decurg din adresele destinatarilor incomplete sau inexacte. Verificările de control al calității în cadrul sistemelor automate validează dimensiunile etichetelor, lizibilitatea codurilor de bare și conformitatea cu cerințele specifice operatorului.

În scenariile logistice dinamice în care detaliile de expediere se pot schimba, automatizarea permite adaptarea etichetelor în timp real, prevenind livrarea greșită din cauza informațiilor învechite sau învechite. Trasabilitatea îmbunătățită facilitată de automatizare asigură că fiecare pachet este legat cu exactitate de eticheta corespunzătoare și asociat cu comanda și expedierea corecte în sistemul logistic. În general, automatizarea proceselor de etichetă de expediere reduce erorile și contribuie la eficientizarea fluxurilor de lucru logistice, îmbunătățind eficiența și acuratețea întregului lanț de aprovizionare.

#5: Declarații vamale

Un formular de declarație vamală servește ca o înregistrare completă a mărfurilor importate sau exportate, cuprinzând detalii esențiale, cum ar fi țara de origine, o descriere a mărfurilor, detalii CIF (cost, asigurări și marfă), numere de clasificare vamală și taxe asociate . Procesarea manuală tradițională a acestor formulare implică extragerea datelor din diverse documente, cum ar fi facturi, borderouri, certificate de origine și liste de ambalare. Această abordare manuală nu este doar plictisitoare, ci și consumatoare de timp. Soluțiile Intelligent Document Processing (IDP) prezintă o soluție transformatoare prin automatizarea procesării formularelor de declarații vamale.

Când se primesc formulare de declarație de import sau export, soluțiile IDP recunosc și captează rapid câmpurile relevante, indiferent de locația acestora în document. Această automatizare implică clasificarea inteligentă a informațiilor, asigurându-se că datele sunt extrase și procesate cu acuratețe. Motorul IDP indexează aceste informații, stochându-le în tabele adecvate pentru o regăsire ușoară în timpul procesării ulterioare sau verificărilor de verificare. Prin automatizarea acestor activități manuale, IDP sporește eficiența și reduce potențialul de erori, contribuind la un proces de vămuire mai eficient și mai rapid.

#6: Dovada livrării (PoD)

Majoritatea documentelor de dovadă a livrării (POD) au fost în mod tradițional pe hârtie, necesitând o semnătură fizică din partea destinatarului. Cu toate acestea, există o schimbare vizibilă către digitalizarea acestor documente pentru a aborda ineficiențele inerente asociate comunicării pe hârtie. Trecerea la documentele digitale POD este logică, având în vedere că hârtia este predispusă la pierdere sau deteriorare, ceea ce duce la întârzieri la facturare. Mai mult, formatul digital atenuează riscul de fraudă, în cazul în care părțile necinstite pot pretinde în mod fals neprimirea unui transport livrat, ceea ce poate duce la livrări multiple, credite nejustificate pentru clienți și pierderi pentru furnizori.

În domeniul digital, clienții semnează adesea electronic folosind un stilou digital sau degetul pe un dispozitiv portabil, iar aceste semnături sunt stocate în siguranță într-o bază de date. POD-ul digital include nu numai semnătura destinatarului, ci și detalii cruciale, cum ar fi numele și adresele furnizorului și destinatarului, împreună cu o descriere cuprinzătoare a bunurilor livrate. În timp ce această transformare digitală îmbunătățește securitatea și eficiența, procesul necesită încă transferul precis al acestor informații în depozitul global de date logistice. Este de remarcat faptul că erorile pot persista, indiferent de format (digital sau hârtie), mai ales dacă lucrătorii umani sunt implicați în introducerea manuală a datelor în orice etapă a fluxului de lucru. Provocarea continuă constă în integrarea perfectă a acestor progrese digitale pentru a maximiza acuratețea și eficiența în ecosistemul documentației logistice.

Automatizarea asigură că detaliile din documentele POD sunt capturate rapid și precis, permițând actualizări în timp real privind starea livrării mărfurilor. Această vizibilitate sporită permite profesioniștilor în logistică să monitorizeze rapid mișcarea transporturilor, să anticipeze eventualele întârzieri și să abordeze în mod proactiv problemele din procesul de livrare.

În plus, procesarea automată a documentelor POD contribuie la o reducere semnificativă a litigiilor. Prin furnizarea unui traseu digital al dovezilor concludente, inclusiv marcajele de timp și semnăturile destinatarului, automatizarea minimizează ambiguitatea și disputele cu privire la livrarea cu succes a bunurilor. Aceasta eficientizează procesele de soluționare a litigiilor și încurajează încrederea între părțile interesate, inclusiv clienți, transportatori și furnizori.

#7: Liste de ambalare

O listă de ambalare, denumită și document de livrare, joacă un rol crucial în comerțul internațional, oferind informații detaliate despre exportator, expeditor și destinatar, împreună cu detalii despre articolul expediat și detaliile de ambalare, cum ar fi dimensiunile și greutățile. Acesta servește ca o înregistrare esențială a articolului expediat, acționând ca dovadă atât pentru conosamentul intern, cât și pentru cel internațional.

Lista de ambalare include date privind siguranța materialelor și servește ca document justificativ pentru rambursare în baza unei scrisori de credit. Deși formatele pot varia, toate listele de ambalare includ detalii critice, cum ar fi data, informațiile de contact ale exportatorului și destinatarului, adresele de origine și destinație, numărul total de pachete, descrieri detaliate ale pachetelor și specificații de volum/greutate.

Extragerea informațiilor din listele de împachetare este vitală pentru verificările automate, permițând verificări încrucișate cu comenzile de cumpărare și facturile pentru cumpărători, vânzători și intermediari. Această extragere a datelor ajută, de asemenea, la revizuirea inventarului și la evaluările performanței.

#8: Declarații de mărfuri periculoase (DGD)

Mărfurile periculoase, inclusiv substanțele inflamabile, substanțele chimice corozive și pericolele pentru sănătate, sunt adesea transportate pe diferite moduri, cum ar fi rutier, feroviar, aerian sau maritim. Pentru a respecta reglementările, astfel de expedieri necesită o Declarație de mărfuri periculoase (DGD). Acest formular certifică faptul că expedierea respectă atât reglementările țării sursă, cât și cele de destinație privind etichetarea și ambalarea materialelor periculoase. DGD conține informații critice, cum ar fi adresa și detaliile de contact ale expeditorului și destinatarului, informații de contact în caz de urgență, numele corecte ale articolelor expediate, cantitatea, numărul ONU, greutatea, grupul de ambalare, radioactivitatea și informațiile de manipulare.

Datorită diferitelor formate și complexități de la o țară la alta, sistemele de gestionare a documentelor activate cu inteligență artificială joacă un rol crucial în extragerea automată a informațiilor din DGD, indiferent de formatare și aspectul conținutului. Această automatizare reduce semnificativ eforturile de introducere manuală a datelor, eliminând o bună parte din astfel de sarcini și asigură procesarea corectă și eficientă a formularelor de declarații de mărfuri periculoase.

#9: Manifeste de marfă

Manifestele de marfă sunt documente cuprinzătoare care oferă o listă detaliată a tuturor articolelor sau mărfurilor încărcate într-un anumit vehicul de transport, cum ar fi o navă, o aeronavă sau un camion. Aceste manifeste sunt cruciale pentru managementul logisticii și al transportului, servind drept evidență de inventar pentru articolele expediate. Manifestele de marfă includ detalii cheie, cum ar fi descrieri ale articolelor, cantități, greutăți, informații despre ambalare și, uneori, identitățile atât ale expeditorului (expeditorului), cât și ale destinatarului (destinatarului). Acestea sunt esențiale în facilitarea manipulării fără probleme a mărfurilor, vămuirii și operațiunilor logistice generale.

IDP asigură extragerea corectă a informațiilor din manifestele de marfă, contribuind la respectarea cerințelor de reglementare. Acest lucru este esențial pentru transporturile internaționale, deoarece datele manifeste precise sunt esențiale pentru vămuirea și respectarea reglementărilor comerciale. Facilitează comunicarea fără întreruperi cu diverse părți interesate, inclusiv autoritățile vamale, partenerii de transport și organismele de reglementare. Informațiile exacte și la timp din manifestele de marfă asigură interacțiuni fluide și conformitate cu toate părțile implicate în procesul logistic.

Cum poate ajuta Nanonets?

Nanonets, o soluție de ultimă oră IDP, este o schimbare de joc pentru furnizorii de logistică care caută automatizarea perfectă a documentelor. Cu capabilitățile sale avansate de învățare automată, Nanonets revoluționează procesarea documentelor prin automatizarea extragerii datelor din diverse documente logistice, inclusiv liste de ambalare, facturi și manifeste de marfă. Nanonets se remarcă prin acuratețea sa excepțională în diverse formate de documente.

Nanonets excelează în transformarea datelor nestructurate în informații utile, oferind vizibilitate în timp real asupra transporturilor, îmbunătățind conformitatea și accelerând vămuirea. Interfața sa ușor de utilizat și caracteristicile personalizabile răspund în mod specific nevoilor unice ale fluxurilor de lucru logistice. Alegând Nanonets, furnizorii de logistică își împuternicesc echipele cu o soluție de ultimă oră care accelerează procesarea documentelor și îmbunătățește performanța globală a lanțului de aprovizionare.

Folosiți Nanonets pentru o operațiune logistică pregătită pentru viitor, care crește eficiența, reduce costurile și îmbunătățește experiența clienților.

Solicita o Demo

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/logistics-documents/