Departamentul de Conturi de Plătibile (AP) al unei companii poartă responsabilitatea foarte importantă de a urmări ceea ce afacerea datorează furnizorilor și vânzătorilor și de a verifica dacă plățile sunt aprobate și efectuate către aceste contrapărți. Fără un departament AP, o afacere ar avea dificultăți în a urmări toate facturile pe care le primește de la furnizorii săi și a se asigura că aceste obligații sunt îndeplinite. Aceste datorii pe termen scurt pe care compania le are sunt conturile de plătit și reprezintă o obligație importantă pe care trebuie să o respecte întreprinderea.
Ce este conturile de plătit?
O conturi de plătit este pur și simplu o datorie curentă pe care o companie o are față de un vânzător sau furnizor. În general, un cont de plătit trebuie plătit de către departamentul AP în aproximativ 30 de zile. Suma totală a conturilor de plătit apare în bilanţul societăţii în secţiunea pentru pasive curente.
O conturi de plătit reprezintă o sumă datorată; nu este o tranzacție care a fost deja plătită în numerar. Sunt bani datorați pentru o achiziție pe care compania a făcut-o pe credit.
O conturi de plătit nu este o factură. Factura este un document pe hârtie sau digital care taxează afacerea pentru achiziția de bunuri sau servicii pe care le-a realizat. Conturile de plătit sunt suma datorată. O conturi de plătit nu este, de asemenea, o creanță, care este o sumă care este datorată unei întreprinderi pentru bunurile sau serviciile sale pe care le-a vândut altor întreprinderi în condiții de credit.
Ce este un departament de conturi de plată?
Deoarece o conturi de plătit este atât de importantă pentru succesul și sănătatea unei afaceri, majoritatea companiilor vor avea un departament AP dedicat. Sarcina principală a echipei de conturi de plăți este să se asigure că toate datoriile contractate de întreprindere sunt înregistrate și plătite în mod corespunzător.
Dacă această funcție de conturi plătibile nu este îndeplinită de departamentul AP, furnizorii și vânzătorii nu vor fi plătiți. În această situație, vor apărea relații proaste între afacere și furnizorii săi, care ar putea afecta capacitatea companiei de a procura bunurile și serviciile necesare în viitor.
Pe lângă faptul că se asigură că toată lumea este plătită la timp, departamentele AP sunt, de asemenea, însărcinate să se asigure că nu se comite greșeli de contabilitate. Trebuie să țină cont de fraudă, să încerce să evite greșelile și să reconcilieze orice discrepanțe constatate.
O altă funcție a contului de plătit pe care o au departamentele AP este să obține reduceri pentru plăți anticipate pe facturi. Mulți furnizori oferă astfel de reduceri atunci când plățile sunt efectuate înainte de data scadentă pe o factură, astfel încât departamentul de conturi de plătibile poate ajuta la reducerea cheltuielilor generale într-o afacere, ceea ce este, desigur, o preocupare continuă pentru orice întreprindere.
Roluri în cadrul unui departament AP
Există multe responsabilitățile departamentului de plată, iar aceste sarcini sunt împărțite între mai mulți angajați din cadrul departamentului plătibil. O afacere mică poate avea doar un funcționar pentru conturi plătibile. O operațiune mai mare poate avea următorii lucrători în cadrul departamentului său de conturi de plăți:
- Coordonator conturi plătibile
- Factură către Managerul de plăți
- Managerul de conturi plătibile
- Specialist conturi plătibile
- Asistent contabil
O companie foarte mare ar putea avea, de asemenea, un ofițer de conturi de plătibile care este responsabil de întreg departamentul AP. Atribuțiile exacte atribuite fiecărui rol în cadrul unui departament de conturi plătibile vor varia în funcție de companie și de dimensiunea operațiunii.
Fluxul de lucru în departamentele AP
În fiecare departament AP, există un flux de lucru care descrie călătoria de la început la sfârșit de achiziție de servicii și bunuri și apoi procesarea facturilor asociate cu astfel de achiziții și asigurându-se că toată lumea este plătită la timp. Această procedură pas cu pas poate fi fie digitală, fie manuală, formatul digital oferind metoda mai ușoară și mai puțin consumatoare de timp. În ambele cazuri, fluxul de lucru pentru o echipă de conturi de plătibile va urmări, în general, următorul schiță:
#1) Capturați factura. Factura, fie fizice sau electronice, trebuie introdus în programul software de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). După cum sa menționat deja, acest lucru ar putea fi făcut de un lucrător uman sau digital.
#2) Aprobare. După ce factura a fost catalogată corespunzător, aceasta trebuie aprobată. Din nou, acest pas poate fi fie manual, fie automat.
#3) Permisiune de plată. Plata facturii trebuie autorizată în acest moment. Este responsabilitatea departamentului de conturi de plăți să obțină această permisiune de la partea corespunzătoare din cadrul afacerii.
#4) Transmisie. După ce plata a fost autorizată, aceasta trebuie trimisă și verificată. Deși metodele fizice de plată, cum ar fi cecul sau numerarul, pot fi încă folosite în unele cazuri, plățile digitale câștigă în popularitate, în special cele care se pot integra cu Software-ul AP.
Este important ca departamentul de plăți să monitorizeze îndeaproape procesul de flux de lucru de la capăt la capăt. Dacă această funcție de conturi de plăți nu este îndeplinită corect, pot apărea greșeli, care vor pune mai multă presiune asupra echipei AP.
Funcțiile departamentelor AP
Există mai multe responsabilități importante ale departamentului de plăți pe care echipele AP trebuie să le execute cu sârguință. În general, acestea tind să se încadreze în una dintre următoarele categorii:
#1) Reconciliați situațiile financiare. Departamentele AP trebuie să prevină taxele false și să corecteze orice diferențe care apar în extrasele bancare sau în alte documente financiare.
#2) Rezolvați problemele cu datele facturii. Echipa de conturi de plată trebuie să identifice orice neconcordanță în datele care apar pe o factură și să corecteze rapid informațiile.
#3) Procesați facturile. Facturile pe care o afacere le primește de la furnizorii săi trebuie procesate de departamentul de conturi de plătibile astfel încât acestea să poată fi plătite în timp util.
#4) Plăți pe facturi. O funcție importantă a contului de plătit este efectuarea plății pe o factură.
#5) Plăți interne. Pe lângă plata facturilor, un departament de plătit trebuie să gestioneze și plățile interne pentru lucruri precum rechizite de birou și costuri poștale.
#6) Păstrați facturile și potriviți-le. Facturile trebuie să fie corelate cu comenzile lor de cumpărare. De asemenea, acestea trebuie să fie stocate fizic sau electronic, ultima metodă oferind cea mai eficientă metodă de cercetare și regăsire.
#7) Păstrați relații bune cu vânzătorii. Menținerea relației furnizor-afacere este o sarcină importantă a departamentelor AP. Când facturile sunt plătite la timp, iar informațiile sunt clarificate și stocate rapid, tranzacțiile viitoare sunt mai probabil să fie fără probleme.
Organizarea echipei Accounts Payable
Cu cât un departament plătit este mai bine organizat, cu atât va fi mai valoros pentru afacere. Cu o organizare adecvată, fluxul de lucru va fi și mai eficient. Iată câteva sfaturi pentru a structura un departament AP în cel mai bun mod:
#1) Documentează totul. Asigurați-vă că fiecare achiziție de către companie are o comandă de achiziție (PO), astfel încât să poată fi creată o înregistrare. Un jurnal al numerelor de identificare fiscală ar trebui, de asemenea, păstrat.
# 2) Stocați înregistrările pentru o recuperare ușoară. Documentele cu ștampile cu data trebuie păstrate într-un loc ușor accesibil.
#3) Verificați dublu. Puneți diferiți membri ai echipei AP să se verifice reciproc pentru a preveni frauda și greșelile.
#4) Reconciliați conturile în mod regulat. De preferință zilnic, verificați dacă facturile se potrivesc cu OP-urile. Păstrați un registru al oricăror discrepanțe și al rezoluțiilor acestora.
#5) Folosiți plăți digitale. Formele electronice de plată actuale, inclusiv Casa de Compensare Automatizată (ACH), sunt eficiente și ușoare. Adesea, acestea nu costă mai mult decât plățile pe hârtie și sunt mai ușor de urmărit.
#6) Automatizați echipa AP. Pe lângă plăți, multe funcții ale contului de plătit pot fi digitalizate. Acest lucru are multe avantaje, inclusiv evitarea erorilor de introducere a datelor.
Cum poate beneficia automatizarea departamentelor AP
Echipele de conturi de plată care fac upgrade la cel mai recent software de astăzi vor culege nenumărate beneficii. Modalitatea mai veche, manuală, bazată pe hârtie, de a efectua funcțiile conturi de plătibile este consumatoare de timp și de muncă. Departamentele AP care trec la automatizarea completă cu software avansat vor putea procesa facturile mai rapid, cu mai puține greșeli și inexactități. Și pentru că Cele mai bune programe AP de astăzi vin cu Inteligență Artificială (AI), este nevoie de puțină contribuție umană pentru multe sarcini.
De exemplu, software-ul avansat AP de astăzi este capabil să citească e-mailuri, să scaneze facturile și să capteze automat detalii importante din aceste documente. Notificări în timp real pot fi trimise membrilor echipei AP atunci când este necesară mai multă atenție. Deoarece acest sistem funcționează pe pilot automat, este necesar mai puțin efort uman din partea angajaților.
Software-ul AP poate include, de asemenea, reguli pentru fluxul de lucru. De exemplu, o factură poate fi direcționată de către un program către departamentul corect pentru aprobare. Controalele de plată pot fi încorporate pentru plata facturilor, iar aceste controale pot fi editate de diverși factori, cum ar fi suma plății. O plată poate fi debitată automat din contul bancar al companiei. AI îndeplinește aceste sarcini de unul singur. Și cu învățarea automată, AI poate învăța din experiență.
Tot ceea ce face programul este înregistrat într-un registru, iar această înregistrare poate fi inspectată după bunul plac. Încă o dată, deoarece această pistă de audit este creată automat de un program software, este necesară mai puțină muncă umană.
Software-ul conceput pentru departamentele AP se poate integra și cu alte instrumente de contabilitate digitală, creând un sistem de contabilitate holistic complet electronic care face ca funcțiile de plată să fie mai ușoare și mai puțin consumatoare de timp pentru angajați.
Recapitulare
Orice afacere care dorește să reușească are nevoie de un departament AP productiv, cu echipamentul potrivit. Departamentele de conturi de plată care se bazează pe tehnologie învechită bazată pe hârtie riscă să fie lăsate în urmă de concurenți. Instrumentele digitale sofisticate de astăzi oferă multe beneficii departamentelor plătibile, dintre care nu în ultimul rând este un efort uman mai mic și timpi de procesare mai rapid.
- Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
- PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
- Sursa: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :are
- :este
- :nu
- $UP
- 30
- a
- capacitate
- Capabil
- Despre Noi
- accesibil
- Cont
- Contabilitate
- Conturi
- creanţe
- ach
- avansat
- Avantajele
- afecta
- După
- din nou
- AI
- TOATE
- deja
- de asemenea
- Cu toate ca
- printre
- sumă
- an
- și
- Orice
- apare
- adecvat
- aprobare
- aprobat
- SUNT
- artificial
- inteligență artificială
- AS
- alocate
- asociate
- At
- asista la
- atenţie
- de audit
- autorizat
- Automata
- în mod automat
- Automatizare
- evita
- Rău
- Sold
- Bilanț
- Bancă
- cont bancar
- bază
- BE
- deoarece
- fost
- înainte
- în spatele
- beneficia
- Beneficiile
- in afara de asta
- CEL MAI BUN
- Mai bine
- afaceri
- întreprinderi
- by
- CAN
- captura
- caz
- cazuri
- Bani gheata
- categorii
- taxă
- taxe
- verifica
- clarificat
- Cliring
- îndeaproape
- cum
- Companii
- companie
- Compania
- concurenți
- Îngrijorare
- controale
- corecta
- corect
- A costat
- Cheltuieli
- ar putea
- contrapartide
- Curs
- a creat
- Crearea
- credit
- Curent
- zilnic
- de date
- Data
- Zi
- Datorie
- dedicat
- livrarea
- Departament
- departamente
- descrie
- proiectat
- detalii
- diferit
- dificil
- digital
- Plăți digitale
- digitalizate
- reduceri
- împărțit
- document
- documente
- face
- face
- făcut
- dubla
- jos
- două
- fiecare
- Devreme
- mai ușor
- cu ușurință
- uşor
- eficient
- efort
- oricare
- Electronic
- electronic
- e-mailuri
- apărea
- de angajați
- un capăt la altul
- asigura
- asigurare
- a intrat
- Afacere
- Întreg
- echipament
- ERP
- Erori
- mai ales
- Fiecare
- toată lumea
- exemplu
- executând
- experienţă
- ochi
- factori
- Cădea
- Modă
- mai repede
- mai puține
- financiar
- următor
- Pentru
- format
- formulare
- găsit
- fraudă
- din
- Complet
- funcţie
- funcții
- viitor
- câștigă
- în general
- obtinerea
- merge
- bine
- bunuri
- Avea
- Sănătate
- ajutor
- aici
- holistică
- casă
- HTTPS
- uman
- ID
- identifica
- if
- important
- in
- Inclusiv
- incoerențe
- incorpora
- Incorporated
- suportate
- informații
- intrare
- instanță
- integra
- Inteligență
- intern
- în
- factură
- facturi
- IT
- ESTE
- în sine
- călătorie
- A pastra
- ținut
- muncă
- mare
- mai mare
- Ultimele
- AFLAȚI
- învăţare
- cel mai puțin
- carte mare
- stânga
- mai puțin
- pasive
- ca
- Probabil
- mic
- locaţie
- log
- maşină
- masina de învățare
- făcut
- face
- FACE
- Efectuarea
- administra
- manual
- multe
- Meci
- potrivire
- Mai..
- Membri actuali
- menționat
- cu
- metodă
- Metode
- greşeli
- bani
- monitor
- mai mult
- mai eficient
- cele mai multe
- multiplu
- trebuie sa
- imensitate
- necesar
- necesar
- nevoilor
- Nu.
- notificări
- numere
- obligaţie
- obligațiuni
- obține
- of
- oferi
- oferind
- Birou
- Ofiţer
- de multe ori
- mai în vârstă
- on
- dată
- ONE
- în curs de desfășurare
- afară
- operaţie
- or
- comandă
- comenzilor
- organizație
- Organizat
- Altele
- afară
- schiță
- plătit
- Hârtie
- pe bază de hârtie
- parte
- Plătește
- de plată
- plată
- Metode de plata
- plăți
- efectuată
- efectuarea
- efectuează
- permisiune
- fizic
- Fizic
- planificare
- Plato
- Informații despre date Platon
- PlatoData
- PO
- Punct
- popularitate
- PoS
- împiedica
- primar
- probleme
- procedură
- proces
- Procesat
- prelucrare
- prevede
- productiv
- Program
- Programe
- adecvat
- cum se cuvine
- furniza
- cumpărare
- comanda de cumparare
- achiziții
- pune
- repede
- Citeste
- în timp real
- culege
- recapitula
- de primit
- primește
- record
- inregistrata
- înregistrări
- reduce
- Inregistreaza-te
- regulat
- relaţii
- relaţie
- se bazează
- reprezintă
- necesar
- cercetare
- resursă
- descurcăreț
- responsabilităţi
- responsabilitate
- regăsire
- dreapta
- Risc
- Rol
- norme
- Alerga
- scanare
- Secțiune
- trimis
- Servicii
- câteva
- coală
- Pe termen scurt
- să
- Arăta
- pur şi simplu
- situație
- Mărimea
- mic
- mici afaceri
- So
- Software
- vândut
- REZOLVAREA
- unele
- sofisticat
- vorbire
- Declarații
- Pas
- Încă
- stoca
- stocate
- structura
- reuși
- succes
- astfel de
- furnizorul
- furnizori
- furnituri
- sigur
- Intrerupator
- sistem
- Sarcină
- sarcini
- impozit
- echipă
- Membrii echipei
- echipe
- Tehnologia
- Tind
- termeni
- decât
- acea
- Viitorul
- informațiile
- lor
- Lor
- apoi
- Acolo.
- Acestea
- ei
- lucruri
- acest
- aceste
- timp
- consumă timp
- oportun
- ori
- Sfaturi
- la
- azi
- de asemenea
- Unelte
- Total
- calc
- urmări
- Urmărire
- traseu
- tranzacție
- Tranzacții
- încerca
- înţelegere
- Unsplash
- upgrade-ul
- utilizare
- utilizat
- Valoros
- diverse
- varia
- vânzător
- furnizori
- verificat
- verifica
- verificarea
- foarte
- vrea
- Cale..
- BINE
- Ce
- cand
- care
- OMS
- voi
- cu
- în
- fără
- lucrător
- muncitorii
- flux de lucru
- ar
- zephyrnet