Визуализация счетов: как это может автоматизировать ваш процесс AP

Визуализация счетов больше не является футуристической технологией прямо из «Звездных войн». Большинство из нас сканировали QR-код или использовали возможности OCR Google Lens для перевода уличных знаков в режиме реального времени. Недавние достижения в области искусственного интеллекта и машинного обучения сделали программа для визуализации счетов намного более надежным, позволяя командам AP автоматизировать некоторые из наиболее утомительных аспектов процессов кредиторской задолженности.

В этом сообщении блога мы рассмотрим, как визуализация счетов может помочь автоматизировать обработку кредиторской задолженности и как Программное обеспечение для автоматизации АП «Нанонец» может автоматизировать весь процесс, чтобы сэкономить время, деньги и ресурсы.

Что такое визуализация счета?

Визуализация счетов — это процесс оцифровки счетов и извлечения из них данных. Это способ преобразования бумажных счетов-фактур в цифровые файлы, которые легче хранить, получать к ним доступ и использовать для дальнейшей обработки.

Функция визуализации счетов теперь встроена в инструменты автоматизации счетов. Эти инструменты не только обнаруживают и распознают текст, числа и другую информацию из счетов-фактур, но и могут отправлять извлеченные данные в учетные системы или Программное обеспечение ERP для дальнейшей обработки.

Создание изображений счетов-фактур может помочь оптимизировать весь рабочий процесс кредиторской задолженности, сократить объем ручных операций и сэкономить драгоценное время и ресурсы. Команды AP смогут быстрее и точнее обрабатывать счета, и у вас больше шансов получить скидки от поставщиков за своевременную оплату.

Как работает визуализация счетов

Давайте будем честными — никто не любит обрабатывать счета вручную. Это трудоемкая, повторяющаяся и часто наименее любимая часть работы клерка AP. Теперь представьте, что вам нужно обрабатывать 600-800 счетов в месяц. Сам по себе ввод данных вручную отнимал бы у команды большую часть времени, оставляя мало места для более важных задач.

Здесь помогает программное обеспечение для обработки счетов. Программное обеспечение обычно следует трехэтапному процессу для выполнения задачи.

• Физический счет-фактура сканируется для создания цифровой версии документа.
• Данные счета-фактуры интерпретируются на основе определенных установленных бизнес-правил.
• Убедитесь, что данные точны и полны, и отправьте их заинтересованным сторонам для получения необходимого одобрения.
• Он сохраняется в любой системе планирования ресурсов предприятия (ERP) для дальнейшей обработки и анализа.

Сейчас существует два типа инструментов обработки счетов: на основе правил и на основе ИИ. Системы, основанные на правилах, полагаются на заранее определенные правила, основанные на определенных ключевых словах или шаблонах, которые, как ожидается, будут найдены в счете-фактуре. Инструменты на основе искусственного интеллекта используют машинное обучение, чтобы узнать, как и какие данные следует извлекать и обрабатывать из счетов-фактур.

Система, основанная на правилах, может быть запрограммирована на поиск слова «итого», за которым следует сумма в долларах, чтобы получить общую стоимость счета. Системы, основанные на правилах, могут быть эффективны для простых задач обработки счетов, но они могут иметь проблемы с более сложными счетами или счетами, которые не соответствуют ожидаемому формату.

Интеллектуальный инструмент может распознавать различные форматы счетов и соответствующим образом корректировать их обработку. Интеллектуальные инструменты могут быть более гибкими и точными, чем системы, основанные на правилах, но для их создания может потребоваться больше обучающих данных и опыта.

[Встраиваемое содержимое]

Программное обеспечение для автоматизации АП «Нанонец» поставляется со встроенным изображением счетов. Вы можете массово сканировать и загружать счета, полностью автоматизировать извлечение данных, направлять счета на нужные утверждения, назначать их членам команды и платить поставщикам всего за несколько кликов.

Вот пошаговый обзор того, как работает визуализация счетов в нашем программном обеспечении для автоматизации точек доступа:

1. Загружайте счета в систему в любом формате, включая PDF и графические файлы.
2. Автоматически извлекайте важную информацию из счетов с помощью технологий оптического распознавания символов и искусственного интеллекта.
3. Сопоставьте счета-фактуры с заказами на покупку и поступлениями товаров.
4. Направляйте счета к нужным утверждениям.
5. Автоматически платить поставщикам на основе настроенных правил.

Автоматизация позволяет группам по работе с кредиторами сосредоточиться на важных задачах, таких как анализ структуры расходов, взаимоотношений с поставщиками, соблюдение нормативных требований и согласование тарифов. Это повышает эффективность и производительность.

Причины внедрить визуализацию счетов и автоматизацию в рабочий процесс AP

Компании извлекли большую пользу из последних инноваций в технологии визуализации счетов. Это сделало извлечение данных более легким и продуктивным, чем когда-либо прежде, настолько, что автоматизация счетов становится нормой для компаний, стремящихся улучшить свои рабочие процессы AP.

Для поставщиков это означает более быстрые платежи и снижение риска ошибок в счетах. Автоматизированные рабочие процессы маршрутизации и утверждения избавляют от необходимости отслеживать платежи или иметь дело с задержанными транзакциями, что приводит к повышению доверия и уменьшению количества споров, связанных с платежами.

Эти преимущества не ограничиваются только поставщиками. Ваша команда AP получает выгоду от автоматического ввода данных и простых задач AP, высвобождая ценное время, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах, что приводит к улучшению отношений с поставщиками, лучшему управлению денежными средствами и более эффективному согласованию условий оплаты.

Подробнее о том, как автоматизация визуализации счетов-фактур помогает как командам AP, так и поставщикам:

1. Предотвращение мошенничества

Поскольку каждый счет-фактура проходит через 2-х, 3-х или 4-х сторонние сопоставление заказов на покупку и товарных чеков со счетами (с помощью технологии OCR), мошеннические продавцы не смогут воспользоваться вашим бизнесом. Это также предотвращает обработку мошеннических платежей, в том числе в результате неправильного ввода данных, ложных счетов или мошеннических чеков.

Кроме того, можно настроить автоматическое утверждение счетов и контрольный журнал для группы бухгалтеров и аудиторов, чтобы добавить еще один уровень защиты от мошеннических действий.

2. Сокращение человеческих ошибок

Ручной ввод данных чреват ошибками, что приводит к неправильным платежам, штрафам и напряженным отношениям с поставщиками. С визуализацией счетов и автоматизацией эти ошибки значительно уменьшаются, поскольку программное обеспечение точно собирает и обрабатывает данные счетов.

Это также гарантирует, что никакие счета не будут потеряны или забыты, что еще больше повысит надежность и эффективность вашего процесса AP. Вы можете правильно оценить свой денежный поток и предпринять необходимые шаги для поддержания здорового баланса денежных потоков.

3. Обеспечить соответствие

Аудиты становятся менее пугающими, так как вся необходимая документация легкодоступна, доступна в центральном месте и отслеживаема. Кроме того, интеграция с системой ERP гарантирует, что все транзакции записываются и отслеживаются в режиме реального времени.

Процессы маршрутизации проверки и утверждения гарантируют, что каждый счет проверяется в соответствии с политикой компании и нормативными требованиями. Кроме того, вы можете настроить правила и нормы налогообложения в программном обеспечении для автоматического расчета и применения правильных налоговых ставок к счетам-фактурам, обеспечивая соблюдение местного и международного налогового законодательства.

4. Поддерживайте лучшие отношения с поставщиками

Продавцы ценят быстрые ответы и точные платежи. А автоматизированная обработка счетов гарантирует своевременную оплату всех счетов. Более того, поскольку система держит их в курсе с помощью автоматических уведомлений, они чувствуют себя в большей безопасности в отношении своих транзакций с вашим бизнесом, а это снижает потребность в последующих действиях.

Такой уровень прозрачности может привести к лучшему согласованию условий, скидок и, возможно, даже эксклюзивных сделок. Это также облегчает решение любых споров или проблем, которые могут возникнуть, что ведет к более прочным отношениям сотрудничества.

5. Лучше контролировать производительность поставщиков

Поскольку вся информация о поставщиках централизована, мониторинг их производительности и принятие решений на основе данных становятся более управляемыми. Неожиданных задержек в пополнении запасов можно избежать, поскольку система может прогнозировать и уведомлять о необходимости пополнения запасов на основе исторических данных поставщика.

Такой уровень предвидения не только обеспечивает бесперебойную цепочку поставок, но и снижает риск затоваривания или нехватки запасов, тем самым оптимизируя управление запасами.

6. Повысьте моральный дух и продуктивность команды AP.

Представьте себе, что вы говорите члену команды AP, что ему не придется преследовать своих коллег или товарищей по команде из других отделов для утверждения. Или что им больше никогда не придется вручную обрабатывать счета. Это именно то, что могут обеспечить визуализация счетов и автоматизация.

Устранение утомительных и повторяющихся задач может повысить удовлетворенность работой и повысить уровень производительности. Кроме того, благодаря быстрой и точной обработке счетов команда может избежать стресса, связанного с спешкой в ​​последнюю минуту, и достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

7. Улучшенное финансовое прогнозирование

С обновлениями в режиме реального времени об оплате счетов команды AP могут получить четкое представление о движении денежных средств компании. Это позволяет улучшить финансовое прогнозирование и планирование. Например, знание сроков крупного платежа может помочь скорректировать бюджет и избежать возможных проблем с денежными потоками.

8. Повышение рентабельности

Автоматизируя процесс выставления счетов, компании могут значительно снизить стоимость обработки каждого счета. Это, в сочетании с использованием скидок за досрочную оплату и избеганием штрафов за просрочку платежа или санкций, связанных с соблюдением требований, может привести к заметному улучшению итоговой прибыли компании.

Кроме того, способность точно прогнозировать денежные потоки и эффективный бюджет также может способствовать повышению прибыльности. Четкое понимание финансового положения компании позволяет принимать лучшие решения, которые могут положительно повлиять на прибыльность бизнеса. 

Автоматизация визуализации счетов повышает эффективность точки доступа

Автоматизация визуализации и обработки счетов меняет правила игры для наших клиентов, что приводит к значительной экономии средств и времени.

[Встраиваемое содержимое]

Подрядчик по восстановлению окружающей среды с полным спектром услуг из Мэриленда, Услуги АКМ, является ярким примером этого преобразования. Они интегрировали решение Nanonets OCR в свои операции, и результаты были блестящими — сокращение времени обработки счетов на целых 90 %.

То, что раньше было 20-часовой еженедельной работой, превратилось в задачу, которую можно было выполнить за один день. Это не только ускорило процесс получения счетов, но и сделало рабочую среду более комфортной. Стоимость обработки счетов для ACM Services резко упала. Кроме того, быстро оплачивая свои счета, они смогли получить скидки за досрочную оплату от своих поставщиков.

[Встраиваемое содержимое]

Восхождение Свойства, британская компания по управлению недвижимостью смогла сэкономить 80% затрат на обработку счетов после внедрения автоматизированной системы визуализации счетов. У них было 5 штатных сотрудников, занятых ручной обработкой счетов. После автоматизации им понадобился только один, что освободило остальную часть команды, чтобы сосредоточиться на более стратегических задачах.

Заключение

Если вы планируете внедрить автоматизированную систему визуализации счетов, очень важно выбрать решение, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Ищите систему, которая предлагает отслеживание в режиме реального времени, интеграцию с вашей системой ERP и настраиваемые рабочие процессы утверждения.

Помните, что цель состоит в том, чтобы оптимизировать процесс AP, сократить объем выполняемых вручную операций и повысить прибыль. При правильном решении вы можете достичь этих и других целей.

Узнать подробности Nanonets OCR и решение для автоматизации AP за комплексный, простой в использовании и эффективный способ автоматизации процесса визуализации счетов. Благодаря нашей передовой технологии искусственного интеллекта вы можете значительно сократить время обработки счетов, повысить точность и повысить производительность своей команды.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Автомобили / электромобили, Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• Смещения блоков. Модернизация права собственности на экологические компенсации. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/