Что такое двустороннее сопоставление?

Бухгалтерский учет в любой компании предполагает ежемесячную работу со счетами-фактурами.

Одной из самых сложных задач при работе с ними является проверка этих счетов.

Все счета-фактуры, полученные компанией за продукты или услуги, приобретенные у поставщика, должны быть проверены на точность до начала оплаты.

Для этого все детали покупки, указанные в счете-фактуре, сопоставляются с соответствующим заказом на покупку, чтобы гарантировать, что заказанные продукты/услуги были доставлены правильно и по согласованной цене. Этот процесс проверки называется двусторонним сопоставлением.

Давайте быстро разберемся, как это работает.

Обзор процесса закупок

Прежде чем разобраться в двустороннем сопоставлении, давайте кратко вспомним, как закупки работают в бизнес-среде.

Заказ на поставку (ЗП) представляет собой юридически обязывающее соглашение, выдаваемое покупателем продавцу, информирующее о типе заказанного продукта/услуги, а также о согласованном количестве и ценах.

Счет-фактура представляет собой юридически обязывающий документ, который выдается продавцом покупателю одновременно с доставкой продукта/услуги покупателю или после нее. В нем содержится вся информация о поставщике, клиенте, поставляемом продукте/услуге, ценах и способе оплаты.

Допустим, ИТ-отделу компании ABC требуется 10 вращающихся кресел для ИТ-руководителей.

• ИТ-отдел может (в зависимости от политики компании) выдать заявку на покупку через соответствующую управленческую иерархию.
• Запрос на покупку отправляется в отдел закупок (или аналогичный) в компании, чтобы найти подходящих поставщиков продукта/услуги.
• После того, как определен поставщик, проводится необходимая работа для определения продукта и цены. Например, компания XYZ, поставщик офисной мебели, может предоставить вращающиеся кресла для руководителей по цене 250 долларов за кресло со сроком доставки в течение пяти дней.
• Как только поставщик XYZ будет окончательно определен, заказ на покупку генерируется отделом закупок ABC с указанием продукта и согласованной цены.
• Одна копия заказа на покупку отправляется в XYZ, одна остается в отделе закупок ABC, а еще одна — в отделе кредиторской задолженности.
• Когда XYZ поставляет стулья, счет-фактура предоставляется вместе с доставкой в ​​ABC или после нее.

Теперь, когда счет-фактура получен, процесс сопоставления выполняется командой отдела кредиторской задолженности в ABC.

Что такое двустороннее сопоставление?

Двустороннее сопоставление, также известный как сопоставление заказов на поставку, представляет собой процесс проверки правильности сведений о заказы на покупку и связанные с ними счета-фактуры сопоставить, чтобы счет мог быть оплачен.

Сопоставление обычно производится для количества, выставленного в счете, и цены в счете. Необходимо выполнить следующие условия:

• Количество в счете-фактуре меньше или равно сумме, заказанной в заказе на поставку.
• Цена в счете-фактуре меньше или равна цене, указанной в заказе на поставку.

Успешное совпадение может относиться к точному совпадению на 100 % или определяться с использованием допуска соответствия (например, требуется совпадение >=95 %) в зависимости от бизнес-настройки.

Платеж инициируется только после успешного завершения матча после проверки командой AP.

В случае неудачного совпадения обработка и оплата счета приостанавливаются. Менеджер по счетам к оплате вручную проверяет счет и либо утверждает оплату счета, либо отклоняет его.

Это двустороннее сопоставление.

Давайте подытожим процесс двустороннего сопоставления в виде блок-схемы для облегчения понимания.

график ТБ
A[Необходимость покупки] -> C[Отправить запрос на покупку в отдел закупок]
C -> D[Отдел закупок находит подходящего поставщика]
D -> E[Определить поставщика XYZ]
E -> F[Отдел закупок формирует заказ на поставку]
F -> G[Отправьте одну копию заказа на заказ в XYZ, сохраните одну в отделе закупок, отправьте одну в отдел кредиторской задолженности]
G -> H[Поставщик XYZ поставляет стулья и выставляет счет]
H -> I[Процесс сопоставления группой по работе с кредиторской задолженностью]
I -> J{Проверить условия:
1. Количество в счете ≤ количество заказа на заказ
2. Цена счета ≤ цена заказа на заказ}
J -> |Совпадение ≥ 95%| K[Успешное совпадение, начать платеж]
J -> |Соответствует 95%| L[Неудачное сопоставление, приостановить обработку и оплату счетов]
L -> M[Менеджер по работе с кредиторами вручную проверяет счет]
M -> |Одобряет| К
M -> |Отклонить| N[Отклонить счет]

Предположим, что в приведенном выше примере ABC не придерживается двустороннего сопоставления.

После обсуждения скидок они оформляют заказ на поставку 10 стульев по общей цене со скидкой 2000 долларов США (200 долларов США за стул вместо 250 долларов США за стул), как было согласовано с XYZ.

После рассмотрения и принятия заказа на покупку и доставки 10 стульев компания XYZ отправляет счет на первоначальную цену в 2500 долларов США (250 долларов США за стул). Составитель счета в XYZ мог не знать о скидке, предложенной маркетологом XYZ отделу закупок ABC за оптовую закупку. Или это может быть преднамеренная плохая деловая практика.

Если данные счета-фактуры не сравниваются и не сопоставляются с данными заказа на поставку, группа AP (кредиторская задолженность) в ABC может заплатить дополнительные 500 долларов США, от которых изначально отказались.

Двусторонний процесс сопоставления может помочь обнаружить эту ошибку до того, как будет произведен платеж. Этот процесс гарантирует, что оплачиваются только счета на правильную сумму и количество.

Важность двустороннего сопоставления

Двустороннее сопоставление имеет решающее значение для обеспечения точности и финансового контроля в отношении кредиторской задолженности.

• Гарантия точности: Двустороннее сопоставление обеспечивает точность счетов-фактур путем их сверки с соответствующими заказами на поставку, предотвращая переплату или оплату недоставленных товаров/услуг.
• Финансовый контроль: Это усиливает финансовый контроль и снижает риск ошибок или мошенничества в процессе расчета кредиторской задолженности.
• Отношения с поставщиками: Эффективное внедрение способствует прозрачности и доверию в отношениях с поставщиками, поскольку несоответствия оперативно устраняются.
• Юридические вопросы: Это обеспечивает соблюдение внутренней политики закупок и внешних правил, минимизируя финансовые риски и проблемы аудита.
• Экономия на издержках: Избегая переплат и эффективно устраняя несоответствия, компании могут сэкономить значительные затраты в долгосрочной перспективе.

Как работает двустороннее сопоставление вручную

Ручное двустороннее сопоставление обычно предпочитают только компании с очень низкими объемами транзакций или компании с особыми требованиями, требующими человеческого контроля.

Вот как выглядит этот процесс.

Давайте возьмем пример XYZ Inc. и рассмотрим, как они реализуют двустороннее сопоставление вручную. XYZ Inc. использует Quickbooks для бухгалтерского учета. Вот как выглядит их процесс закупок при двустороннем сопоставлении.

1. Генерация заказа на поставку (ЗП):

• Quickbooks предлагает модуль создания и управления заказами на заказы.
• XYZ Inc. создает/получает заказ на заказ для поставщика непосредственно в Quickbooks, в котором подробно описываются заказанные товары, количества, цены и даты доставки.

2. Получение счета поставщика:

• После получения груза компания XYZ Inc. получает счет от поставщика, который также регистрируется в Quickbooks.
• Группа ввода данных вручную заполняет сведения о товарах, количествах, ценах, налогах и скидках для каждого счета-фактуры.

3. Процесс сопоставления вручную:

• Команда по работе с кредиторской задолженностью вручную сопоставляет детали счета с соответствующим заказом на заказ в Quickbooks, обеспечивая соответствие количества и цен.

4. Проверка и утверждение:

• Подтвержденные счета утверждаются к оплате в Quickbooks, а несоответствия помечаются для проверки.
• Рецензенты вручную обрабатывают счета, в которых не удалось выполнить двустороннее сопоставление.

5. Инициирование платежа:

• Используя Quickbooks, XYZ Inc. инициирует оплату утвержденных счетов в соответствии с процедурами оплаты.

Несмотря на дотошность, этот процесс закладывает основу для финансовой целостности.

Проблемы в двустороннем сопоставлении

Хотя ручное двустороннее сопоставление обеспечивает практический подход к проверке счетов-фактур с заказами на покупку, оно создает несколько проблем:

Проблемы несоответствия данных: Группа по работе с кредиторской задолженностью должна согласовывать заказы на покупку со счетами, проверяя их вручную, что приводит к упущению деталей и замедлению операций, что ставит под угрозу производительность и деловые отношения.

Длительное время обработки: Кредиторская задолженность часто сталкивается с неточностями данных в до 20% счетов, на решение таких проблем уходит около 25% времени, что задерживает процессы и увеличивает операционные риски.

Риски мошенничества и кражи: Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества (ACFE) обнаружила, что организации обычно теряют 5% доходов ежегодно из-за мошенничества, при этом преступники часто обманывают кредиторскую задолженность посредством убедительных мошеннических счетов, что представляет значительный риск для бдительности и финансовой целостности.

Управление несколькими форматами счетов: Крупные организации обрабатывают заказы на покупку и счета-фактуры из различных источников в различных форматах, таких как текстовые документы, электронные таблицы, XML-документы для EDI, PDF-файлы, изображения и бумажные документы. Ручная консолидация подвержена ошибкам, что приводит к таким проблемам, как переплата, неправильные платежи и дублирование счетов, что в конечном итоге приводит к потере производительности и доверия.

Стоимость ручной обработки: Традиционное сопоставление счетов и заказов на поставку влечет за собой значительные затраты из-за рабочей силы, материалов и почтовых расходов, а также дополнительные финансовые последствия в виде штрафов, штрафов за просрочку платежа и потерь бизнеса из-за ошибок обработки. Известно, что затраты на обработку счетов вручную достигают 15-50 долларов США за счет.

Как автоматизировать двустороннее сопоставление?

Автоматическое двустороннее сопоставление похоже на использование полезного робота для выполнения ваших бухгалтерских задач.

Cегодня в AP автоматизация инструменты могут автоматически проверять, соответствуют ли данные в счетах-фактурам сведениям в ваших заказах на поставку, что экономит ваше время и уменьшает количество ошибок.

Эти инструменты могут работать с другими системами учета; многие системы готовы использовать варианты интеграции или API/промежуточное программное обеспечение для обеспечения плавной передачи данных между различными системами.

Благодаря такой интеграции компании могут легко интегрировать автоматическое двустороннее сопоставление в свои рабочие процессы AP, при этом используя удобное для них бухгалтерское программное обеспечение.

Программное обеспечение для автоматизации точек доступа Nanonets, например, можно интегрировать с другими учетными системами, такими как QuickBooks и Sage. Вот упрощенное описание рабочего процесса автоматического двустороннего сопоставления.

Как это работает?

Давайте посмотрим, как программное обеспечение для автоматизации точек доступа, такое как Nanonets, полностью автоматизирует процесс двустороннего сопоставления.

1. Автоматический сбор счетов

Nanonets упрощает этот процесс, автоматически импортируя счета-фактуры и заказы на покупку из электронной почты, дисков, бухгалтерского программного обеспечения и баз данных сразу по их прибытии, гарантируя, что каждый фрагмент данных найдет свое место в централизованном цифровом хранилище.

Nanonets может автоматически получать счета-фактуры и заказы на покупку, отправленные по электронной почте, прямо из вашего почтового ящика, легко извлекая соответствующую информацию как из тела электронного письма, так и из вложений.

Все рукописные и распечатанные счета можно легко отсканировать с помощью смартфона или напрямую загрузить на платформу.

Счета-фактуры и заказы на покупку также можно импортировать в Nanonets из вашей почты, приложений и баз данных.

2. Автоматический ввод данных

Попрощайтесь с часами ручного ввода данных. Благодаря Nanonets AI счета-фактуры считываются с точностью более 99 %, что значительно сокращает время, затрачиваемое на выполнение утомительных задач.

Это означает, что ваша команда может сосредоточиться на более значимой работе, в то время как Nanonets позаботится об извлечении и вводе данных непосредственно в ваше бухгалтерское программное обеспечение / ERP, без какого-либо ручного вмешательства.

3. Интеллектуальное двустороннее сопоставление

Используя искусственный интеллект, Nanonets автоматически выполняет двустороннее, трехстороннее или четырехстороннее сопоставление, считывая и сопоставляя извлеченные данные счетов с заказами на поставку, отчетами о приеме и отчетами о проверках, импортированными из различных источников.

4. Маршрутизация одобрения

Система отмечает любые несоответствия для проверки человеком, но в противном случае счета, соответствующие критериям компании, автоматически направляются на утверждение или утверждаются напрямую на основе заранее установленных правил.

5. Сертификаты

Одобрения Nanonets больше не являются узким местом. Они становятся гибкими и живут там же, где и ваша организация, — будь то электронная почта, Slack или Teams. Это устраняет необходимость в отвлекающих телефонных звонках и привычном потоке напоминаний.

6. Интеграция ERP

Готовые к использованию интеграции гарантируют, что счета-фактуры и заказы на заказы автоматически регистрируются в вашем бухгалтерском программном обеспечении / ERP, как только они происходят.

Утвержденные счета автоматически ставятся в очередь для оплаты в вашей бухгалтерской программе.

7. Аналитика в реальном времени

Nanonets выходит за рамки простой обработки транзакций, предлагая расширенные аналитические возможности и отчеты о данных в реальном времени.

Это помогает вам в режиме реального времени получать информацию о процессе вашей кредиторской задолженности, позволяя отслеживать структуру расходов, выявлять возможности экономии и улучшать финансовое прогнозирование.

Выбор подходящего программного обеспечения для двустороннего сопоставления

Выбор подходящего программного обеспечения для автоматизации двустороннего сопоставления зависит от размера и типа вашего бизнеса.

Некоторые варианты работают как отдельные решения или как часть более крупной системы учета, в зависимости от того, что вы уже используете. Например, для некоторых инструментов необходима интеграция с существующими системами, такими как ERP.

• Nanonets упрощает обработку счетов и заказов на покупку, автоматизируя процесс сопоставления. Он автоматически импортирует счета-фактуры и заказы на покупку, использует искусственный интеллект для точного ввода и сопоставления данных, помечает несоответствия для простого и беспрепятственного ручного анализа и обновляет данные в вашем бухгалтерском программном обеспечении / ERP в режиме реального времени.
• Инструмент Oracle Payables автоматически сопоставляет счета-фактуры с заказами на поставку, проверяет соответствие установленным уровням допуска и обновляет количества и суммы счетов на основе деталей счетов.
• Sage Intacct оптимизирует закупки с помощью установленных рабочих процессов для транзакций и утверждений. MineralTree автоматизирует сопоставление счетов с заказами на покупку или квитанциями для Sage Intacct, автоматически собирая детали из счетов и вставляя их в процессы утверждения и оплаты. Он сохраняет все в соответствии с ERP компании.
• Nexonia Expenses предлагает гибкое облачное управление расходами с глубокой интеграцией в ваши системы.
• Tipalti упрощает обработку счетов с помощью оптического распознавания символов и извлечения данных, устанавливая правила сопоставления счетов с заказами на покупку и подготовки их к оплате.
• DocuWare использует искусственный интеллект для извлечения ключевых данных счетов, проверки действительных поставщиков и дубликатов, а также сопоставления счетов с заказами на поставку и накладными, обеспечивая точные суммы.

Доступно множество инструментов двустороннего сопоставления, каждый из которых имеет функции, предназначенные для различных нужд.

Почему вам следует автоматизировать двустороннее сопоставление

Автоматизация процесса двустороннего сопоставления дает множество преимуществ.

Безбумажная обработка

Когда такие документы, как счета-фактуры и заказы на поставку, полностью цифровые, безбумажная обработка исключает необходимость в бумаге и уменьшает объем необходимой ручной работы. Это означает, что все работает быстрее, может легко расти и становится более гибким. Документы отправляются, преобразуются в цифровую форму, сортируются, проверяются, утверждаются и обрабатываются, и никому не нужно перемещать бумагу. Вот как это работает:

1. Система ищет новые электронные письма.
2. Для работы с ними требуются вложения из электронных писем.
3. Система считывает вложения, чтобы получить необходимую информацию.
4. Он проверяет данные в счетах-фактурах или заказах на покупку на соответствие установленным правилам.
5. Счет-фактура составляется, сопоставляется с заказами на покупку и квитанциями по правилам, следя за тем, чтобы не было повторов.
6. Это позволяет пользователям узнать, правильно ли были обработаны счета.

ИИ помогает системе со временем становиться лучше, обучаясь у своих пользователей и их уникальным потребностям.

Быстрое сопоставление

Система может выполнять сопоставление заказов на поставку очень быстро, и людям было бы очень трудно выполнить эту работу в одиночку.

Обработка большого количества документов в масштабе

Когда заказов на поставку и счетов-фактур много, автоматизация значительно упрощает и ускоряет их сортировку.

Всегда готовы к проверкам

Система отслеживает все, следя за тем, чтобы все было правильно и быстро. Поскольку документы уже утверждены и организованы, процессы аудита проходят более гладко.

Меньше работы, больше производительности

ИИ использует сложные алгоритмы для понимания данных, как человеческий мозг, но быстрее. Он учится и становится лучше, а это означает, что требуется меньше ручной проверки.

Благодаря меньшему количеству рутинной работы финансовая команда может сосредоточиться на более важных задачах, таких как планирование и анализ, что может помочь увеличить прибыль компании.

Меньше ошибок

Системы искусственного интеллекта могут обнаруживать ошибки на раннем этапе, предотвращая более серьезные проблемы в дальнейшем. Если что-то не так, ИТ-команда быстро узнает, что нужно исправить.

экономит деньги

Несмотря на первоначальные затраты, эксплуатация этих систем искусственного интеллекта может оказаться намного дешевле, чем выплата полной зарплаты.

Безопасный и способный к росту

Система может работать постоянно, в отличие от людей, делая операции более эффективными и безопасными.

---

Опрос Уровень исследований показывает, что более быстрое утверждение счетов и повышение производительности труда сотрудников являются двумя главными преимуществами перехода на искусственный интеллект 2-полосная и 3-способ сопоставления процессы, а также множество других ощутимых преимуществ, о которых сообщают предприятия, автоматизируя обработку счетов и двустороннее сопоставление.

Крайне важно отметить, что автоматизация обработки счетов и сопоставления заказов на покупку дает преимущества нескольким функциям вашего бизнеса:

• Финансовые руководители могут снизить расходы и перераспределить ресурсы для улучшения прибыли и поддержки стратегического и корпоративного расширения.
• Руководители корпораций получают представление о производительности и управлении денежными потоками с помощью аналитики информационной панели, предоставляемой многочисленными инструментами автоматизации.
• Группы по работе с кредиторской задолженностью могут устранить необходимость в бумажных счетах и ​​ручных процессах, используя автоматическую маршрутизацию, кодирование и сопоставление счетов поставщиков в соответствии с установленными принципами бухгалтерского учета.
• Бухгалтеры и исследовательский персонал получают немедленный и полный доступ к заказам на поставку и счетам, что помогает в будущем планировании деятельности.

Заключение

Концепция двустороннего сопоставления является жизненно важным процессом в сфере бухгалтерского учета в любом бизнесе, в первую очередь ориентированным на обеспечение точности и целостности транзакций между компанией и ее поставщиками.

Он включает в себя тщательную процедуру проверки, при которой данные в заказах на поставку (ЗП) сопоставляются с данными в соответствующих счетах-фактурах, чтобы подтвердить, что заказанные продукты или услуги были доставлены правильно и по согласованным ценам.

Этот процесс не только защищает от переплат или оплаты недоставленных товаров, но также усиливает финансовый контроль, способствует доверию в отношениях с поставщиками и обеспечивает соблюдение стандартов соответствия.

Хотя двустороннее сопоставление вручную обеспечивает точность благодаря человеческому надзору, оно сопряжено с такими проблемами, как несоответствие данных, неэффективность времени, риски мошенничества и высокая стоимость ручной обработки.

С появлением автоматизации двустороннее сопоставление становится простым и защищенным от ошибок процессом. Такие платформы, как Nanonets, автоматизируют двустороннее сопоставление и легко интегрируются с системами учета. Эта автоматизация оптимизирует обработку счетов, повышает точность данных и обеспечивает аналитику в реальном времени, что в конечном итоге способствует более надежному финансовому управлению и операционной эффективности.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/