Каков процесс закупок?

Каков процесс закупок?

Отметка времени: 9 декабря 2023 г., 6:03
Каков процесс закупок? PlatoBlockchain Data Intelligence. Вертикальный поиск. Ай.

Природа ведения бизнеса требует, чтобы вы превращали даже самые банальные, повседневные действия в процессные или системные структуры для управления соблюдением требований. предотвратить мошенничествои поддерживайте бесперебойную работу вашего корабля. С этой целью, хотя вы привыкли использовать карту или передавать наличные, когда вам нужно купить товары или услуги дома, получение того же в рамках корпоративной структуры превращает простую транзакцию в процесс закупок.

 

Но хотя закупки более длительны и требуют больше времени и внимания, чем бездумное считывание карты, они не должны быть трудными или неприятными. Если у вас есть опыт работы на аналогичных должностях, вы особенно хорошо разбираетесь в управлении бюрократическими функциями или используете многие современные автоматизированные платформы закупок, вы уже на пути к тому, чтобы стать про закупки.

Но сначала вы должны иметь четкое представление о том, что влечет за собой процесс закупок, процедуры закупок, этапы процесса закупок и типичные ошибки, связанные с закупками, а также методы навигации по ним.

Что такое закупки?

Закупки — это формализованный, систематизированный и основанный на процессах метод заказа материалов, товаров или услуг от имени вашего бизнеса. Закупки также часто ассоциируются с более глубокими связями с поставщиками, поэтому управление процессом закупок у поставщиков путем взаимодействия с поставщиками имеет первостепенное значение.

В прошлом закупки представляли собой ручной процесс, который требовал большого количества документов и самого ценного ресурса на рабочем месте – времени. Даже недавние разработки, такие как цифровые таблицы и электронная почта, слишком медленны, чтобы соответствовать сегодняшним корпоративным темпам, и могут оказать существенное влияние на вашу прибыль, если закупки не оптимизированы.   

В конечном итоге, стратегия качественных закупок соответствует вашим потребностям (материалы, товары, услуги и т. д.) с помощью оптимизированной серии рабочих процессов, которые сокращают затраты, обеспечивают быструю работу и поддерживают хорошие отношения между вашей компанией и командами поставщиков.

Виды закупок

Во время закупок конкретика В широком диапазоне закупки вашей компании, скорее всего, будут подпадать под одну из трех основных зон:

Прямые закупки

Фактически это то, что указано в вашем отчете о прибылях и убытках. стоимость товаров отражает. Прямые закупки включают в себя любые закупки материальных объектов, которые непосредственно способствуют увеличению вашей выручки и продаж. В зависимости от вашей отрасли это может быть сырье, например пиломатериалы для производства, или оптовые запасы для перепродажи.

Косвенные закупки 

Эти предметы подпадают под SG&A расходы в отчете о прибылях и убытках. К ним относятся все, что было куплено, приобретено и заготовлено для внутреннего использования в компании. Сюда могут входить авиабилеты на конференцию, новая офисная мебель или повседневные коммунальные услуги, такие как вода и электричество. Хотя статьи косвенных закупок необходимы для бизнеса, они не влияют напрямую на ваш доход. 

Закупка услуг

Окончательный тип закупок включает в себя все, что улучшает производительность, эффективность или качество работы вашего сотрудника или компании. К ним относятся подписки на программное обеспечение, разовые консультационные услуги или даже временные подрядчики для покрытия загруженных бизнес-циклов.

Каков процесс закупок?

Процесс закупок описывает конкретную стандартную операционную процедуру (СОП) вашей фирмы для выполнения закупок у поставщиков. Кодификация формального процесса закупок по сравнению с разбрасыванием наличных или выдачей каждому сотруднику платежной карты имеет несколько конкретных и измеримых преимуществ:

  1. Это предотвращает мошенничество, растрату и злоупотребления.
  2. Это помогает вести документальный контроль соблюдения нормативных требований.
  3. Со временем внимательное наблюдение за процессами закупок выявляет неэффективность или организационные потери, которые необходимо сократить, что в конечном итоге улучшает вашу прибыль.

Опять же, процесс закупок конкретного поставщика будет варьироваться в зависимости от СОП, вашей роли и отрасли вашей компании. Однако, если вы добились успеха, отличный процесс закупок: 

  1. Создает общее понимание между вашей компанией и поставщиками, при котором каждая сторона следует взаимно согласованным правилам и системам.
  2. Имеет достаточно точек соприкосновения с сотрудниками и руководством, чтобы обеспечить качественные закупки без потерь, сохраняя при этом рабочий процесс достаточно экономичным, чтобы быть эффективным и быстрым.
  3. Имеет параметры хранения и хранения, которые эффективно организуют и поддерживают документацию по этапам процесса.

Этапы процесса закупок: как это работает?

Поскольку мы гарантируем, что в нашем процессе закупок ведется документация всех необходимых шагов, нам также необходимо будет охватить их. Помните: ваши конкретные шаги по закупкам могут различаться, но, скорее всего, будут следовать одной и той же схеме:

  1. Определите потребность: внутри компании сотрудник или менеджер определяет потребность и начинает закупки с реквизиция.
  2. Заявка на закупку: инициирующий сотрудник выполнит Заявка на закупку прежде чем отправить его по цепочке на рассмотрение и утверждение.
  3. Запрос: После одобрения утверждающим органом группа подрядчиков компании начинает прием заявок на закупки. В зависимости от того, насколько сложна потребность, вы можете получить Запрос на автомобиль (RFQ) в случае очень простых и понятных закупок или полный запрос предложений (RFP), если вы закупаете более крупную систему или сложную услугу.
  4. Оценка и заключение договора: Как только ваша команда оценит все предложения и ставки, вы выбрать поставщика, уведомите всех кандидатов и начните адаптацию поставщика. На этом этапе также завершаются контракты и юридическая документация. Этап заканчивается, когда поставщик получает и подписывает свои Заказ на покупку (ПО).
  5. Цикл заказа: Затем, в зависимости от СОП вашей компании, вы получите товар и счет перед отправкой. рабочие процессы утверждения счетов и оплатил полностью. Сложность этого шага зависит от закупаемых товаров и того, как ваша компания управляет ими. кредиторская задолженность сделка.
  6. Документация и учет: Тогда вы убедитесь, что все документы заполнены правильно и в порядке, прежде чем хранить их — однако мы рекомендуем найти качественную цифровую платформу хранения, а не хранить данные о закупках десятилетней давности в банковских ящиках!

Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются предприятия во время закупок

 Как и все, в чем участвует более двух человек, закупки создают для вашего предприятия некоторые уникальные проблемы, особенно если вы не помните о потенциальных подводных камнях и не планируете активно их устранять.

Несинхронизированные отношения с поставщиками

Отличительной чертой хорошо отлаженной машины в корпоративном мире являются всеобъемлющие и плодотворные отношения с вашими поставщиками. Каждая точка соприкосновения вашей компании с поставщиком — адаптация, управление счетами и т. д. — это шанс улучшить или ухудшить эти отношения.

В конечном счете, качественное управление закупками имеет большое значение для поддержания высокого качества взаимоотношений. После первоначального запроса и адаптации ваш рабочий процесс закупок может стать наиболее частой частью вашей операции, которую видит поставщик. Хотите ли вы, чтобы ваш поставщик был в восторге, когда он увидит фильтр заказов на поставку на своей платформе, или вы предпочитаете представить, как он вздыхает от разочарования, столкнувшись с еще одним излишне сложным и запутанным циклом закупок? 

Хотя управление поставщиками — это всего лишь хороший бизнес, поддержание высокого качества закупок также приводит к скидкам, первому шансу на выгодные продажи и лучшей позиции на переговорах, когда контракты подлежат продлению. 

Мошенничество, растрата и злоупотребления

 Хотя формальный процесс закупок сводит на нет большую часть явного мошенничества на рабочем месте, человеческая природа (и человеческие ошибки) иногда приводит к растратам или ненужным расходам. Иногда это называют «индивидуальными расходами», и они распространены, когда закупщиков и заказанные ими товары мало проверяют.

Индивидуальные расходы по своей природе являются результатом плохой практики закупок. Когда несколько сотрудников имеют неконтролируемую покупательную способность и действуют за пределами набора параметров, они могут легко начать перерасходовать или расходовать статьи, не связанные с созданием ценности для вашего предприятия, даже с самыми благими намерениями. 

Видимость и отслеживание

Мы не можем понять, что мы не измеряем, но компании, использующие ручные процессы закупок, рискуют упустить возможности агрегировать и оценивать данные для повышения эффективности. Аналогичным образом, чем меньше информации имеют руководители и менеджмент, тем меньше у них возможностей правильно управлять кораблем. 

В то же время плохо отслеживаемые процессы или закупки с ограниченной видимостью создают нормативные риски и риски, связанные с соблюдением требований, которые могут вызвать массу головной боли и хлопот во время проверок.

Заключение

 Хотя закупки могут быть трудными, новое поколение автоматизация финансов Технология быстро оптимизирует даже самые сложные рабочие процессы закупок. Если вы ищете систему автоматизации закупок или хотите узнать, какие возможности доступны, помните, что отличные платформы для закупок:

  1. Централизуйте сотрудников, поставщиков, заинтересованных лиц и руководство в едином рабочем процессе для максимальной прозрачности.
  2. Разрешите агрегирование данных и анализ на основе искусственного интеллекта для выявления потерь, создания отчетов и помощи в принятии стратегических решений.
  3. Достаточно настраиваемы, чтобы вы могли адаптировать систему к вашей конкретной отрасли или нормативным требованиям, оставаясь при этом достаточно удобными для пользователя, чтобы все сотрудники могли легко учиться.
  4. Интегрируйтесь в свою экосистему и, что не менее важно, со стеком ваших поставщиков при выполнении первоначальная адаптация поставщика.
  5. Создавайте повторяющиеся циклы обратной связи, чтобы улучшить рабочие процессы закупок и улучшить финансовое положение.

Хотя да, ты может вам не следует запускать рабочие процессы закупок вручную, особенно с учетом связанного с этим риска и простоты внедрения новых платформ, которые упрощают этапы процесса закупок.

Отметка времени:

Больше от ИИ и машинное обучение