Как построить эффективную стратегию закупок

Когда стратегия закупок вашей компании соответствует бизнес-целям, там может быть в 4 раза выше рентабельность инвестиций. Но стратегия закупок может иметь несколько потенциальных целей: акцент может быть сделан на инновациях, или на сокращении затрат, или на отношениях с поставщиками, географическом расстоянии и местоположении, или на любой комбинации этих и других факторов.

В этой статье мы углубимся в стратегию закупок — что означает этот термин, как он работает, различные типы стратегий закупок и основы, позволяющие подумать об этом и создать эффективную стратегию для процветания вашего бизнеса. 

Что такое стратегия закупок?

Стратегия закупок служит комплексной дорожной картой для реализации процесса закупок внутри организации. Он служит основой для руководства реализацией процесса и включает в себя построение цепочки поставок, инициирование и отслеживание закупок, управление затратами и рисками, а также оценку результатов в соответствии с поставленными бизнес-целями. Основная цель — эффективно связать покупателей с поставщиками, с которыми заключен контракт, оптимизировать транзакции, исключить ошибки, минимизировать риски и эффективно управлять корпоративными расходами.

Более подробно каждый этап включает в себя:

1. Построение цепочки поставок: Это основа стратегии закупок. Он включает в себя выявление, оценку и выбор поставщиков, которые могут предоставить необходимые товары и услуги. Цель состоит в том, чтобы создать надежную цепочку поставок, которая была бы экономически эффективной и надежной.
2. Инициирование и отслеживание покупок: Стратегия закупок определяет, как следует инициировать, утверждать и отслеживать закупки. Сюда входит настройка протоколов для запросов на покупку, рабочих процессов утверждения и ведение учета всех транзакций. Этот процесс обеспечивает прозрачность и подотчетность в процессе закупок.
3. Управление затратами и рисками: Управление затратами является ключевым аспектом стратегии закупок. Это включает в себя переговоры о выгодных условиях с поставщиками, поиск возможностей экономии и управление бюджетом. Не менее важным является управление рисками, которое включает в себя оценку и смягчение рисков, связанных с сбоями в цепочке поставок, волатильностью цен и надежностью поставщиков.
4. Оценка результатов: Важнейшим компонентом стратегии закупок является оценка ее эффективности. Это включает в себя анализ данных о закупках для оценки эффективности по сравнению с поставленными целями, определение областей для улучшения и внесение необходимых корректировок. Такая непрерывная оценка помогает со временем совершенствовать процессы и стратегии закупок.
5. Оптимизация транзакций: Стратегия направлена ​​на то, чтобы сделать процессы закупок максимально эффективными. Сюда входит внедрение систем, которые способствуют более быстрым и безошибочным транзакциям, таких как системы электронных закупок, автоматизированные рабочие процессы и цифровое управление контрактами.
6. Минимизация риска: Устанавливая прочные отношения с поставщиками и создавая разнообразную базу поставщиков, стратегия помогает минимизировать риски, такие как сбои в цепочке поставок или зависимость от одного поставщика.
7. Управление корпоративными расходами: В конечном итоге стратегия закупок направлена ​​на эффективное управление расходами. Это предполагает обеспечение того, чтобы расходы организации соответствовали ее финансовым целям и задачам, обеспечивая экономию средств и максимизацию ценности каждой покупки.

По сути, стратегия закупок – это нечто большее, чем просто покупка товаров и услуг. Речь идет о стратегическом управлении всем процессом закупок в соответствии с более широкими целями организации, обеспечении операционной эффективности, финансового благополучия и конкурентных преимуществ на рынке.

Как работает стратегия закупок

Разработка эффективной стратегии закупок включает в себя ряд методических шагов, каждый из которых способствует общей эффективности и успеху процесса закупок. Понимание этого является ключом к использованию его в качестве инструмента для достижения организационного успеха. Ниже приводится разбивка основных этапов:

Оценка текущих расходов и потребностей: Основой эффективной стратегии закупок является тщательное размышление над текущими расходами организации и моделями закупок. Это включает в себя анализ исторических данных для определения того, что было куплено, у кого, по какой цене и в каких количествах. Эта оценка помогает определить области, где расходы можно сократить и где могут потребоваться более выгодные условия или поставщики.

Прогнозирование будущих требований: На основе оценки текущих расходов стратегия предполагает прогнозирование будущих потребностей. Этот дальновидный подход помогает предвидеть будущие потребности в закупках с учетом таких факторов, как прогнозы роста, рыночные тенденции и потенциальные изменения спроса и предложения.

Исследование рынка и оценка поставщиков: Неотъемлемой частью этой стратегии является проведение исследований рынка для выявления потенциальных поставщиков. Это включает в себя оценку поставщиков на основе таких критериев, как стоимость, качество, надежность и их способность удовлетворить конкретные потребности организации. Речь идет о поиске правильного баланса между экономической эффективностью и гарантией качества.

Построение и формализация отношений в цепочке поставок: После того как подходящие поставщики определены, следующим шагом будет установление и официальное оформление отношений с ними. Это включает в себя обсуждение условий, заключение контрактов и установление четких каналов связи. Целью является создание стабильных и взаимовыгодных отношений с каждым поставщиком.

Внедрение автоматизированных систем закупок: Для оптимизации процесса закупок стратегия часто включает внедрение автоматизированных систем. Эти системы облегчают различные аспекты закупок: от выдачи заказов на поставку до обработки счетов. Автоматизация помогает уменьшить количество ручных ошибок, ускорить транзакции и повысить общую эффективность.

Постоянный мониторинг и улучшение: Стратегия закупок – это не подход «установил и забыл». Это требует постоянного мониторинга и оценки. Это означает регулярный анализ эффективности работы поставщиков, анализ данных о закупках и быть в курсе изменений рынка. Стратегия должна быть достаточно гибкой, чтобы адаптироваться к новой информации или изменяющимся потребностям организации, в то же время опираясь на прочные основы бизнеса и четкое определение целей.

Превращение закупок в конкурентное преимущество: Хорошо реализованная стратегия закупок превращает процесс закупок в конкурентное преимущество для организации и может даже в четыре раза увеличить отдачу от инвестиций. Обеспечение более высоких цен, обеспечение более высокого качества поставок, сокращение времени выполнения заказов или повышение надежности цепочки поставок — все это высокоэффективные виды деятельности, важность которых для ощутимых результатов бизнеса не следует недооценивать.

Следуя этим шагам, стратегия закупок работает не только для удовлетворения потребностей организации в закупках, но и для поддержки более широких бизнес-целей, максимизации ценности и содействия долгосрочному росту и устойчивости.

Типы стратегий закупок

Выбор стратегии закупок имеет решающее значение для успеха организации, поскольку он напрямую влияет на финансовую эффективность и отношения с поставщиками. Различные типы стратегий закупок отвечают различным потребностям и целям бизнеса.

Следовательно, компаниям рекомендуется начинать свою стратегию закупок с оценки своих текущих процессов, потребностей и будущих целей, чтобы они могли выбрать тип, который к ним применим. Ниже приведены некоторые типы стратегий закупок:

1. Закупки из одного источника: Эта стратегия предполагает использование одного поставщика конкретных товаров или услуг. Преимущество этого подхода заключается в развитии более глубоких отношений с поставщиком, что потенциально может привести к улучшению цен, повышению качества и более оперативному обслуживанию. Однако это также сопряжено с такими рисками, как зависимость от одного поставщика, неконкурентные цены и потенциальные перебои в поставках.
2. Основной цикл закупок: При этом подходе для большинства стандартных заказов используются обычные поставщики, а для более крупных и уникальных закупок используется аутсорсинг. Он обеспечивает баланс между поддержанием надежных и постоянных отношений с проверенными поставщиками и использованием внешних ресурсов для особых нужд.
3. Недорогие закупки: Как следует из названия, эта стратегия направлена ​​на поиск поставщика данного товара или услуги с наименьшими затратами. Хотя это эффективно для сокращения расходов, иногда это может привести к ухудшению качества или упущенным возможностям для получения большей выгоды. В этой стратегии важна тщательная оценка соотношения стоимости и качества.
4. Консолидация томов: Здесь основное внимание уделяется консолидации покупок для получения оптовых скидок. Покупая в больших количествах, организации могут договориться о более выгодных ценах, тем самым снижая общие затраты. Эта стратегия наиболее эффективна, когда у организации есть предсказуемые и объемные потребности.
5. Зеленые закупки: Эта экологически сознательная стратегия отдает приоритет закупкам у поставщиков, предлагающих экологически чистую продукцию. Это отражает приверженность организации экологической ответственности, а также может удовлетворить предпочтения потребителей в отношении экологически чистых продуктов.
6. Стратегический сорсинг: Этот метод предполагает непрерывный процесс анализа расходов организации и отношений с поставщиками для улучшения и переоценки закупочной деятельности. Стратегический сорсинг направлен на консолидацию покупательной способности для обеспечения наилучшей доступной стоимости на рынке.
7. Глобальный источник: Для организаций, стремящихся расширить свою базу поставщиков на международном уровне, глобальный поиск поставщиков открывает мир возможностей. Он включает в себя поиск товаров и услуг через геополитические границы, часто с целью использования глобальной эффективности, такой как более дешевая квалифицированная рабочая сила, более дешевое сырье и другие экономические факторы, такие как налоговые льготы и низкие торговые тарифы.

Каждая из этих стратегий имеет свои сильные стороны и особенности, и выбор зависит от конкретных потребностей организации, рыночных условий и стратегических целей. Хорошо выбранная стратегия закупок может привести к значительным преимуществам, включая экономию затрат, повышение надежности цепочки поставок и усиление конкурентного позиционирования.

Шаги по созданию эффективной стратегии закупок

1. Оценка потребностей в закупках: Первым шагом является тщательная оценка текущих и будущих потребностей организации в закупках. Это предполагает понимание того, какие товары и услуги необходимы для бизнес-операций, их периодичность и количество. Этот шаг закладывает основу для всей стратегии, поскольку определяет, что необходимо закупить.
2. Приоритизация категорий расходов: После оценки потребностей в закупках классифицируйте их и расставьте по приоритетам на основе таких факторов, как стоимость, критичность и объем. Этот шаг помогает сосредоточить усилия и ресурсы на наиболее эффективных областях, обеспечивая лучший контроль над расходами и управлением поставщиками.
3. Проведение маркетинговых исследований: Углубленное исследование рынка имеет решающее значение для понимания ландшафта поставщиков. Это включает в себя выявление потенциальных поставщиков, понимание рыночных тенденций и понимание моделей ценообразования. Эффективные исследования рынка помогают принимать обоснованные решения о выборе поставщиков и переговорах.
4. Определение предпочтительных поставщиков: На основе исследования рынка определите потенциальных поставщиков, которые могут удовлетворить потребности организации. Критериями выбора могут быть стоимость, качество, надежность и соответствие ценностям и требованиям компании. Этот шаг также включает принятие решения о том, следует ли выбирать одного поставщика или нескольких поставщиков, в зависимости от стратегии закупок.
5. Заключение контрактов: После определения предпочтительных поставщиков следующим шагом будет заключение контрактов. Это включает в себя обсуждение цен, условий доставки, стандартов качества и условий оплаты. Цель состоит в том, чтобы заключить контракты, которые предлагают лучшее соотношение цены и качества, обеспечивая при этом надежность и качество.
6. Создание прейскурантов и каталогов: В случае повторяющихся непрямых расходов создание прейскурантов и каталогов с заранее заданными ценами и спецификациями может упростить процесс закупок. Этот шаг особенно выгоден для товаров, которые покупаются регулярно, поскольку он экономит время и обеспечивает постоянство цен и качества.
7. Формализация отчетов о работе и основных этапах: Для закупок услуг крайне важно формализовать техническое задание (SOW) и определить четкие этапы. Это помогает формировать ожидания, отслеживать прогресс и обеспечивать соответствие предоставления услуг согласованным условиям.
8. Реализация политики закупок: Крайне важно разработать четкую политику и руководящие принципы закупок. Эти политики должны охватывать такие аспекты, как рабочие процессы утверждения, лимиты расходов и требования соответствия. Они гарантируют, что процесс закупок является прозрачным, последовательным и соответствует целям организации.
9. Постоянный мониторинг и улучшение: Наконец, эффективная стратегия закупок требует постоянного мониторинга и совершенствования. Это предполагает регулярный анализ эффективности работы поставщиков, анализ структуры расходов и адаптацию стратегии к меняющимся потребностям и рыночным условиям.

Структура стратегии закупок

Структура стратегии закупок — это структурированный подход, который приводит процесс закупок в соответствие с общими целями и задачами организации. Он служит руководством для принятия решений о закупках и управления закупочной деятельностью. Вот как это обычно происходит:

1. Соответствие корпоративной стратегии: Начните с обеспечения синхронизации стратегии закупок с общей корпоративной стратегией организации. Это означает, что решения о закупках должны поддерживать и способствовать достижению более широких бизнес-целей, будь то экономия затрат, улучшение качества, инновации, повышение рентабельности инвестиций, построение лучших отношений с поставщиками или цели устойчивого развития.
2. Определение целей закупок: Следующим шагом является четкое определение конкретных целей функции закупок. Эти цели могут варьироваться от сокращения затрат на закупки, улучшения отношений с поставщиками, повышения качества продукции до обеспечения этических и устойчивых поставок, среди прочего.
3. Разработка ключевых показателей эффективности (KPI): Чтобы измерить успех стратегии закупок, важно установить ключевые показатели эффективности. В зависимости от поставленной широкой бизнес-цели KPI может включать такие показатели, как достигнутая экономия средств, показатели эффективности работы поставщиков, показатели соблюдения контрактов и время вывода на рынок закупленных товаров.
4. Управление рисками: Эта система должна включать комплексный план управления рисками. Это предполагает выявление потенциальных рисков в процессе закупок (например, сбоев в цепочке поставок или волатильности цен) и разработку стратегий по их смягчению. Это также включает постоянный мониторинг и обновление стратегий управления рисками по мере изменения рыночных условий.
5. Взаимодействие с заинтересованными сторонами: Эффективные закупки требуют участия и поддержки различных заинтересованных сторон внутри организации. В этой схеме должно быть указано, как взаимодействовать с этими заинтересованными сторонами, включая определение ролей и обязанностей и создание каналов связи.
6. Управление взаимоотношениями с поставщиками: Важным компонентом системы является управление взаимоотношениями с поставщиками. Сюда входят стратегии выбора и оценки поставщиков, переговоры по контрактам и управление текущими отношениями. Сосредоточение внимания на построении прочных, взаимовыгодных отношений с поставщиками может привести к улучшению цен, качества и обслуживания.
7. Непрерывное улучшение: Данная система должна способствовать развитию культуры постоянного совершенствования процессов закупок. Это включает в себя регулярный анализ и обновление практики закупок, отслеживание лучших практик и рыночных тенденций, а также использование технологий для повышения эффективности закупок.
8. Технологическая интеграция: В современную цифровую эпоху включение технологий в стратегию закупок имеет жизненно важное значение. Это может означать использование систем электронных закупок, цифровых инструментов управления контрактами и платформ анализа данных. Технологии могут оптимизировать процессы закупок, обеспечить лучшее понимание данных и улучшить процесс принятия решений.

Важность хорошей стратегии закупок

Хорошая стратегия закупок жизненно важна для любой организации, стремящейся к операционной эффективности и финансовому успеху. 

Одним из основных преимуществ хорошо продуманной стратегии закупок является значительное экономия на издержках и поэтому улучшилось финансовое здоровье. Договариваясь о более выгодных условиях с поставщиками, сокращая отходы и оптимизируя расходы, организации могут положительно повлиять на свою прибыль. Исследования показывают, что эффективные стратегии закупок могут привести к снижению затрат от 10% до 25% в различных категориях расходов.

Хорошая стратегия закупок способствует прочные отношения с поставщиками, что может привести к многочисленным преимуществам, таким как улучшение качества продукции, более выгодные условия оплаты и лучшее обслуживание. Прочные отношения с поставщиками имеют решающее значение для обеспечения устойчивости и надежности цепочки поставок.

Эффективные стратегии закупок помогают выявить, оценить и снижение рисков связаны с перебоями в цепочке поставок, волатильностью цен и проблемами с работой поставщиков. Такой упреждающий подход к управлению рисками имеет важное значение для обеспечения бесперебойной работы бизнеса.

Четко определенная стратегия закупок также оптимизирует процесс закупок, снижает административные накладные расходы и улучшает обработку транзакций. Этот операционной эффективности не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок и задержек.

Хорошая стратегия закупок гарантирует соответствие законодательным и нормативным требованиям. Он также продвигает этические методы поиска поставщиков, которые становятся все более важными для потребителей и могут повысить репутацию компании и ценность бренда.

Согласовав закупки с бизнес-стратегией, организации могут использовать свою покупательную способность для стимулировать инновации. Это может включать в себя поиск поставщиков, которые предоставляют инновационные продукты и услуги, тем самым давая организации конкурентное преимущество на рынке, потенциально повышая ее бренд и ценовую мощь.

Все чаще организации также используют свои стратегии закупок для достижения цели устойчивости. Это включает в себя поиск поставщиков, которые придерживаются экологически безопасных методов и продвигают использование экологически чистых материалов и продуктов. Помимо вклада в благополучие окружающей среды, бренды и предприятия, работающие над достижением социально ответственных корпоративных целей, получают ряд преимуществ.

Заключение

Хорошо продуманная стратегия закупок — это больше, чем просто инструмент экономии затрат. Оно может стать важнейшим компонентом и причиной успеха организации. Эффективно управляя процессами закупок, организации могут не только добиться существенного сокращения затрат, но и улучшить отношения с поставщиками, снизить риски и согласовать решения о закупках с более широкими бизнес-целями. 

Стратегическая важность закупок подчеркивается их влиянием на операционную эффективность, соблюдение требований, инновации и устойчивость. Таким образом, инвестирование времени и ресурсов в разработку надежной стратегии закупок — это не просто хорошая деловая практика — это важная практика для любой дальновидной организации.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/procurement-strategy/