Что такое автоматизация документооборота?

В современном информационном мире совместная работа и общение внутри команд в значительной степени зависят от данных и документов. От договоров и счетов до руководств и отчетов документы играют жизненно важную роль в передаче структурированной информации, которой можно легко поделиться, понять и использовать. Однако, чтобы использовать весь потенциал документов, решающее значение имеет эффективное управление. Здесь вступают в действие рабочие процессы утверждения документов.

Рабочие процессы утверждения документов представляют собой серию шагов, включающих участие человека, и все они направлены на обеспечение того, чтобы документ соответствовал внутренним стандартам, прежде чем его можно будет использовать. Эти рабочие процессы служат механизмом обеспечения качества, гарантируя, что документы выполняют свое предназначение в организационной структуре. Внедряя рабочие процессы утверждения документов, организации могут оптимизировать свои процессы управления документами и повысить общую эффективность.

Традиционно управление документооборотом основывалось на ручных задачах, таких как печать, сканирование, отправка по почте, ручной ввод данных, физическая передача документов по иерархии для утверждения и т. д. С появлением инструментов автоматизации предприятия теперь используют автоматизацию для лучшего управления свои документообороты.

В этой статье мы определим и исследуем роль автоматизации в управлении документооборотом.

Что такое автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота является частью более широкой области автоматизации бизнес-процессов и относится к использованию интеллектуальных инструментов для управления перемещением документов внутри организации с участием различных лиц, работников и отделов. Он служит для предприятий средством эффективной работы с документами, направляя документы по предопределенным путям и оперативным действиям, пока они не достигнут своего конечного пункта назначения или результата. Внедряя автоматизацию рабочих процессов, организации могут повысить эффективность работы и оптимизировать операции.

Автоматизация документооборота полезна практически во всех сферах бизнеса, поскольку любая деятельность любой компании требует большого объема бумажной работы. Давайте, например, посмотрим, как рабочий процесс автоматизации документов может помочь отделу расчетов с кредиторами в процессе «от закупки до оплаты» — рутинной бизнес-операции, которая включает в себя значительное количество документов, согласований и маршрутизации.

1. Получение документа: Процесс начинается со сбора соответствующих документов закупок, таких как счета-фактуры, заказы на покупку и квитанции. Это можно сделать с помощью различных средств, включая сканирование физических документов или получение их в электронном виде от поставщиков.
2. Извлечение документа: Средства автоматизации могут извлекать ключевые данные из захваченных документов с помощью таких технологий, как оптическое распознавание символов (OCR) или интеллектуальное распознавание документов (IDR). Это позволяет системе собирать важную информацию, такую ​​как номера счетов, сведения о поставщиках, описания позиций и суммы.
3. Валидация и проверка данных: Извлеченные данные проверяются на соответствие заранее определенным правилам и сопоставляются с соответствующими заказами на покупку и квитанциями для обеспечения точности и согласованности. Проводятся двусторонние и трехсторонние матчи. Расхождения или исключения могут быть помечены для дальнейшего рассмотрения и устранения.
4. Маршрутизация рабочего процесса: Автоматизированная система направляет документы соответствующим заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения на основе предопределенных рабочих процессов. Сюда могут входить лица, ответственные за проверку позиций, проверку соблюдения контракта или авторизацию платежей. Система гарантирует, что документы отправляются нужным лицам последовательно или параллельно, в зависимости от структуры рабочего процесса.
5. Утверждение и обработка исключений: Заинтересованные стороны получают уведомления и могут просматривать документы в электронном виде. Они могут утвердить, отклонить или запросить дополнительную информацию по мере необходимости. Исключения, такие как несоответствие цен или отсутствующая информация, можно пометить для устранения, прежде чем переходить к дальнейшим шагам.
6. Интеграция с ERP-системами: Автоматизированная система документооборота интегрируется с системой планирования ресурсов предприятия (ERP) организации, обеспечивая бесперебойную передачу данных и обновление финансовых записей. Утвержденные документы и соответствующие данные автоматически фиксируются в системе ERP, что обеспечивает согласованность и устраняет необходимость ручного ввода данных.
7. Процесс оплаты: После того, как документы прошли необходимые согласования и проверки, система формирует платежные поручения на основе утвержденных данных. Это может инициировать процесс оплаты, будь то создание чеков, инициирование электронных переводов средств или использование других способов оплаты.
8. Аудиторский след и отчетность: На протяжении всего автоматизированного процесса «от закупки до оплаты» система ведет всесторонний контрольный журнал, документируя каждое действие, предпринятое с документами. Этот контрольный журнал служит записью для целей соответствия, внутренних аудитов и требований к отчетности.

Еще одна область, которая может значительно выиграть от автоматизации документооборота, — это отдел кадров. Ярким примером является процесс адаптации новых сотрудников, который часто включает трудоемкие задачи, такие как проверка биографических данных и ввод данных вручную. Благодаря автоматизации документооборота эти задачи можно автоматизировать, освобождая сотрудников отдела кадров, чтобы они могли сосредоточиться на более значимых и привлекательных проектах. Эта автоматизация не только повышает эффективность работы отдела кадров, но и распространяется на другие отделы, такие как ИТ, маркетинг, финансы, юридический отдел и отдел продаж, позволяя им автоматизировать рутинные задачи и повысить общую производительность. Внедряя автоматизацию документооборота, отделы кадров могут оптимизировать свои операции, повысить производительность и выделить ресурсы для более стратегических инициатив, повышающих ценность организации.

Управление данными о клиентах — еще одна область, которая выигрывает от автоматизации документооборота. Используя стандартные шаблоны и запросы API, организации могут автоматически вставлять динамическую информацию о клиентах в документы. Например, когда клиент отправляет свою информацию через онлайн-форму, предложение может быть автоматически сгенерировано с его данными, включая его полное имя, адрес, название компании, контактную информацию и многое другое. Различные шаблоны могут быть настроены для различных рабочих процессов и операций, обеспечивая персонализированное и эффективное создание документов на основе конкретной информации о клиенте.

В сфере здравоохранения эффективное управление картами пациентов имеет первостепенное значение. Автоматизация процесса управления документами упрощает создание и ведение медицинских карт, позволяя поставщикам медицинских услуг оказывать пациентам превосходную помощь. Платформы автоматизации предлагают безопасный и централизованный репозиторий для хранения и доступа к медицинским записям, информации о рецептах и ​​планах лечения, что позволяет медицинским работникам предоставлять расширенные медицинские услуги.

Точно так же в сфере образования автоматизация управления документами может революционизировать административные процессы и повысить качество обучения студентов. Школы и университеты могут объединить все студенческие записи, включая табели успеваемости, регистрационные формы и документы о финансовой помощи, в одном месте, улучшив доступность данных и обеспечив точность данных. Автоматизация также помогает преподавателям оптимизировать такие процессы, как выставление оценок, отправка заданий и отслеживание посещаемости, что в конечном итоге повышает общую эффективность работы.

Преимущества автоматизации документооборота

Согласно исследованию McKinsey, считается, что 50% работы можно автоматизировать, и вокруг 31% предприятий уже внедрили автоматизацию по крайней мере для одной из своих функций. Это подчеркивает растущее признание преимуществ, получаемых от автоматизации различных аспектов бизнес-процессов. Спрос на оптимизированную коммуникацию, эффективное распределение ресурсов и надежные ИТ-системы еще больше способствовал росту мирового рынка автоматизации бизнес-процессов. Прогнозы показывают, что к 2026 году этот рынок, как ожидается, достигнет стоимости 19.6 млрд долларов США . Это означает широкое внедрение технологий автоматизации для повышения производительности, сокращения ручного труда и оптимизации операционной эффективности в различных отраслях.

Автоматизация документооборота произошла от систем управления документами (DMS), которые были разработаны в конце 1980-х годов. Первый коммерческий продукт DMS был представлен в начале 1990-х годов и в основном предназначался для организации и хранения документов. Однако по мере того, как организации осознавали потребность в более продвинутых функциях, системы DMS развивались, чтобы включать такие функции, как контроль версий документов, комплексные модули безопасности и возможности документооборота. Включение управления рабочим процессом в DMS, естественно, привело к впечатляющему росту его рынка; в 2021 году объем мирового рынка DMS, который оценивался в 5.00 миллиардов долларов США, должен достичь впечатляющего 16.42 млрд штук. по 2029.

Некоторые конкретные преимущества автоматизации документооборота включают в себя:

• Ускоренное формирование документов: Создание документов вручную — трудоемкий и трудоемкий процесс. Автоматизация процесса устраняет необходимость ручного ввода данных и оптимизирует совместную работу, позволяя предприятиям создавать счета, контракты и предложения за считанные минуты, а не недели. Например, за счет оцифровки процесса документации школьный округ Сент-Луиса сократил время, необходимое для подбора персонала, с трех недель до три часа.
• Снижение ошибок: Ручной ввод данных может привести к ошеломляющим 40% вероятность человеческих ошибок, вызывающих значительные технические и финансовые проблемы для организаций. Автоматизация документооборота сводит к минимуму вероятность ошибок за счет автоматизации ввода данных, пометки потенциальных ошибок и проверки данных в момент ввода.
• Лучшее сотрудничество: Совместная работа над созданием документов вручную часто требует сложного отслеживания и связи, что приводит к ошибкам и задержкам. Автоматизация документов обеспечивает централизованную платформу, на которой заинтересованные стороны могут работать вместе в режиме реального времени, сокращая время ожидания и сводя к минимуму потребность в длинных цепочках электронной почты и совещаниях.
• Согласованность и ясность версии: Автоматизация документов обеспечивает ясность в отношении последней версии документа, предлагая контроль версий и поддерживая согласованность. Автоматизация отслеживает изменения, определяет самую последнюю версию и позволяет компаниям устанавливать шаблоны и стандарты для последовательного форматирования.
• Безопасность данных: Создание документов вручную сопряжено с риском утечки и потери данных. Автоматизация документов обеспечивает безопасную цифровую платформу для создания и хранения документов с такими функциями, как контроль доступа, шифрование и контрольные журналы, обеспечивающие защиту конфиденциальной информации.
• Экологические преимущества: По данным EPA, средний офисный работник генерирует около два фунта бумаги и картона ежедневно, что приводит к значительному количеству канцелярских отходов. Распространенными источниками потерь являются опечатки, некачественные фотокопии, устаревшие служебные записки и отчеты, а также устаревшие периодические издания. Примечательно, что бумажные отходы составляют примерно 90% всех офисных отходов. Внедрение автоматизации юридического документооборота может не полностью устранить бумажные отходы, но может оказать существенное влияние на повышение точности и сокращение количества ошибок, которые способствуют бумажным отходам.
• Расширенная нижняя строка: Автоматизация документов дает значительные финансовые преимущества за счет снижения затрат, связанных с ручными процессами, включая печать, рассылку по почте и физическое хранение. Более того, автоматизация экономит время и усилия, позволяя персоналу сосредоточиться на дополнительных действиях. Это также улучшает процессы выставления счетов и оплаты, обеспечивая быстрые и точные платежи.

Как автоматизировать документооборот с помощью Nanonets?

Nanonets — это интеллектуальное программное обеспечение для автоматизации документов на основе искусственного интеллекта, которое предлагает ряд инструментов и функций для автоматизации процессов утверждения документов с помощью рабочих процессов, основанных на правилах без кода. С помощью Nanonets команды могут эффективно управлять различными аспектами документооборота, в том числе тем, как информация поступает и перемещается по рабочему процессу, контрольными точками для комментариев и утверждений, а также назначением задач членам команды.

С помощью Nanonets предприятия могут улучшить управление документооборотом несколькими способами:

Автоматическое выполнение задач:

• Автоматизируйте повторяющиеся задачи, такие как извлечение и проверка данных, в рамках рабочего процесса, экономя время и сокращая нагрузку, выполняемую вручную.
• Установите условия и правила для оптимизации обработки документов на основе определенных значений полей.
• Автоматически классифицируйте входящие документы, такие как счета, заказы на покупку, контракты и квитанции, улучшая организацию и извлечение данных.
• Определите права доступа, гарантируя, что только авторизованный персонал может просматривать или редактировать конфиденциальные документы.

Расширенная обработка документов:

• Используйте передовую технологию OCR для точного распознавания текста, цифр и символов из различных типов документов, включая рукописный текст и текст, напечатанный на машинке.
• Используйте алгоритмы глубокого обучения, чтобы понимать контекст данных, обеспечивая точное извлечение из сложных и неструктурированных документов.
• Настройте модель, изменив правила извлечения, и обучите ее с помощью образцов документов, позволяющих точно извлекать данные.

Автоматизация рабочего процесса:

• С легкостью создавайте рабочие процессы утверждения с помощью шаблонов и настраиваемых параметров.
• Определите рецензентов, правила и этапы, чтобы обеспечить эффективные процессы проверки и утверждения документов.
• Запускайте определенные правила на автопилоте для каждого документа, сводя к минимуму количество ошибок и устраняя узкие места при утверждении.
• Оптимизируйте совместную работу и взаимодействие между отделами, устранив узкие места и повысив общую производительность.

Удобный интерфейс и интеграция:

• Воспользуйтесь преимуществами удобного интерфейса, который облегчает просмотр и исправление извлеченных данных, обеспечивая точность данных.
• Экспортируйте извлеченные данные в несколько форматов, таких как CSV, JSON и Excel, для полной интеграции с другими системами.
• Используйте многоязычную поддержку, позволяющую извлекать данные из документов, написанных на разных языках.
• Используйте интеграцию API для интеграции Nanonets с существующими инструментами и системами, такими как бухгалтерское программное обеспечение, ERP и CRM.

Понимание и масштабируемость:

• Получите ценную информацию с помощью комплексных отчетов и аналитики, позволяющих отслеживать производительность и выявлять узкие места.
• Непрерывно оптимизируйте рабочие процессы на основе улучшений на основе данных для достижения максимальной эффективности и производительности.
• Воспользуйтесь преимуществами масштабируемости Nanonets, позволяющей эффективно обрабатывать большие объемы документов и данных.

Используя возможности Nanonets, предприятия могут упростить управление документооборотом, повысить точность, повысить безопасность данных и добиться большей эффективности процессов, связанных с документами.

отнимать

По Gitnux, внедрение автоматизации рабочего процесса приводит к повышению точности данных на 88%. Исследования показали, что до 72% работников считают, что неэффективные процессы отрицательно сказываются на удовлетворенности их работой. В отсутствие цифровизации и автоматизации сотрудники часто испытывают повышенный уровень разочарования, стресса и общей неудовлетворенности.

Автоматизация документооборота — это преобразующее решение, предлагающее множество неоспоримых преимуществ. Внедряя автоматизацию, предприятия могут добиться повышения производительности и пропускной способности, а также значительного повышения точности данных. Использование платформы автоматизации процессов на основе правил, такой как Nanonets, может помочь компаниям создать централизованный и оптимизированный процесс создания, редактирования и подписания важных документов. Удобный интерфейс позволяет пользователям легко отслеживать всю документацию и управлять ею, исключая зависимость от устаревших бумажных систем.

Если вы хотите воспользоваться преимуществами автоматизации документооборота и повысить операционную эффективность своей организации, наши специалисты готовы предоставить рекомендации. Они познакомят вас с замечательными функциями и возможностями Nanonets, помогая определить, соответствует ли он вашим конкретным требованиям. Не упустите возможность упростить процессы управления документами и оптимизировать рабочий процесс. Используйте возможности автоматизации и продвигайте свой бизнес к большей эффективности и успеху.

FAQ

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Автомобили / электромобили, Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• Смещения блоков. Модернизация права собственности на экологические компенсации. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/