Вас беспокоит, сколько денег ваш бизнес тратит в течение месяца или в течение всего года?
Позвольте мне начать с определения отчета о расходах.
Отчет о расходах составляется для регистрации и отчетности обо всех расходах, понесенных компанией в течение месяца, квартала или года. Однако этот отчет также включает все покупки и налоги, уплаченные за период. Отчет о расходах помогает вам сохранять спокойствие, и вы чувствуете себя расслабленным с точки зрения расходов, отслеживая все расходы.
В этом кратком руководстве мы проинформируем вас обо всех отчетах о расходах, которые вы можете составить, чтобы записать все свои деловые расходы и решить проблему управления расходами. Также мы опишем этапы создания отчета о расходах, типы отчетов о расходах, категории отчетов о расходах и, наконец, увидим, как мы можем автоматизировать создание отчетов о расходах с помощью автоматизации и искусственного интеллекта.
Что такое отчет о расходах?
Отчет о расходах содержит классифицированный и подробный список затрат, понесенных от имени компании.
Отчеты о расходах и дополнительный анализ помогают руководителю или финансовой команде определить, какая часть расходов подлежит погашению, как тратятся деньги и какие товары приобретает компания.
В отчете о расходах, составленном на бумаге или в электронном виде, перечислены все коммерческие расходы, которые сотрудник оплатил из своего кармана, и требуемая компенсация. Эти затраты часто разбиваются на пробег, еду и канцелярские товары. Кроме того, они детализируют информацию о различных поставщиках и их отдельных расходах. Отчет о расходах позволяет проводить более тщательный аудит на протяжении всего процесса получения разрешений, а не просто отображать общую сумму понесенных расходов.
Что следует включить в отчет о расходах?
Будучи бизнес-отчетом, отчет о расходах состоит из различной информации и запросов. Детали и информация приведены ниже:
Информация о сотруднике
Первой в отчете о расходах указывается основная информация о сотруднике, ведущем отчет, например имя, контактный номер, отдел и т. д.
Информация о клиенте
Следующее, что необходимо написать, — это данные клиента, который приобрел продукт/услугу и у которого компания покупает этот товар.
Время
Затем необходимо записать дату каждого расхода. Также дата приходного и расходного отчета должна совпадать.
Тип и другие детали
Еще одна вещь, необходимая для отчета о расходах, — это тип расходов и другие сведения о расходах.
Общая и промежуточная сумма
Следующее, что включается в отчет о расходах, — это общая сумма всех расходов и общая сумма расходов (включая налоги, которые платит компания).
Создавайте профессиональные отчеты о расходах с помощью нашего шаблона отчета о расходах!
Преимущества использования отчета о расходах
Отчет о расходах является фундаментальной частью каждой организации, поскольку вы можете легко записывать транзакции и расходы, произошедшие в течение месяца, квартала или года. Более того, создание отчета о расходах может принести вам следующие преимущества.
Контроль и отслеживание расходов
Составление отчета о расходах жизненно важно в бизнесе, поскольку помогает контролировать расходы и отслеживать расходы. С помощью отчетов о расходах вы можете легко отслеживать, сколько вы потратили в своей компании.
Сохраняет точность вашего бюджета
Чем точнее ваш бюджет, тем легче вам будет вести свой бизнес. Отчет о расходах — это наиболее фундаментальная стратегия подготовки бюджета вашего бизнеса. Отчет о расходах поможет вам подготовить точный бюджет организации, который поможет вам сохранять спокойствие и оперативно вести свой бизнес.
Вы можете увидеть, какие отделы могут получить выгоду от увеличения бюджетных ассигнований. Чтобы следить за финансами вашей компании, вы также можете использовать отчет о расходах, чтобы увидеть, соблюдают ли отделы назначенные им бюджеты.
Начните отслеживать расходы сотрудников с шаблон отчета о расходах.
Стандартизировать процесс возмещения расходов сотрудникам
Сотрудники осознают, являются ли расходы приемлемыми или неприемлемыми для возмещения, поскольку отчет о расходах стал стандартизированной практикой. управление расходами. Однако отчет о расходах способствует своевременному представлению отчетов о расходах с точностью возмещения.
Кроме того, поскольку сотрудники документируют каждый аспект своих расходов вместе со счетами, финансовым менеджерам проще определить, точны ли расходы. Итак, мы можем сказать, что отчеты о расходах всегда помогают поддерживать возмещение.
Налоговое обслуживание
Центральной частью ведения бизнеса является ведение налоговых вычетов и наполнений. Однако составление отдельного отчета по налогам может быть утомительным.
Компании составляют отчеты о расходах, потому что это помогает правильно сохранить отчет и налоговые расходы. Аналогичным образом, при наличии убедительных доказательств налоговых расходов, сделанных в течение всего периода, менеджеры записывают их в отчет о расходах, что выгодно для бизнеса.
Типы отчетов о расходах
Существуют различные виды отчетов о расходах, например T&E, Ежемесячные расходы и т. д. Все отчеты о затратах, как правило, предназначены для того, чтобы помочь бизнесу лучше отслеживать и анализировать расходы. Отчеты о расходах на обучение и оценку, некоторые из которых имеют решающее значение для целей налогообложения, могут помочь выявить области, в которых организации могут переплачивать.
Работники часто составляют еженедельные отчеты о расходах для T&E которые включают информацию об их собственных деньгах, потраченных на такие вещи, как обеды для клиентов или поездки к клиентам. Предприятия могут создавать отчеты, используя соответствующую систему управления расходами, которая оценивает объединенные данные о расходах сотрудников, чтобы отслеживать затраты и поддерживать создание стратегии управления поездками.
Различные формы отчетов о расходах используются предприятиями для мониторинга других областей расходов, особенно накладных расходов, таких как заработная плата и арендная плата. Давайте рассмотрим следующие виды затрат;
Ежемесячный отчет о расходах
Корпорация может отслеживать и оценивать все операционные расходы, используя ежемесячные отчеты о расходах. Ежемесячный отчет помогает бизнесу отслеживать структуру расходов, оценивать, соответствуют ли общие расходы прогнозам, и выявлять возможности сокращения затрат.
Отчеты о долгосрочных расходах
Отчеты о долгосрочных расходах, которые часто включают квартал или год, предлагают другой взгляд на то, сколько денег тратит компания. Годовые отчеты о затратах могут использоваться предприятиями для определения налоговых вычетов для включения в их годовые налоговые декларации.
Отчет о периодических расходах
Регулярные расходы, которые предприятие должно оплачивать ежемесячно, такие как аренда, зарплата и коммунальные услуги, часто проверяются в периодических отчетах о расходах. С их помощью можно легче обнаружить любое значительное увеличение этих расходов, которое может скрыто нанести ущерб прибыли.
Хотите автоматизировать повторяющиеся ручные задачи?
Ознакомьтесь с программным обеспечением для обработки документов Nanonets, основанным на рабочих процессах. Извлекайте данные из форм возмещения расходов сотрудников, контрактов, квитанций и т. д. на автопилоте!
Как выглядит отчет о расходах?
Отчет о расходах похож на форму, содержащую все расходы, произведенные предприятием. Отчет о расходах может варьироваться по сложности: от простой электронной таблицы с несколькими ключевыми полями до нескольких документов с несколькими разделами. Он включает дату, имя поставщика, имя клиента, данные счета, общую сумму, вычтенную сумму и т. д.
Вот пример отчета о расходах:
Загрузите наш бесплатный шаблон отчета о расходах прямо сейчас. Создавайте профессиональные шаблоны экспертных отчетов прямо сейчас.
Как заполнить отчет о расходах?
Существует около двух способов заполнения авансового отчета.
- Отчет о расходах вручную
- Электронный отчет о расходах
Как заполнить отчеты о расходах вручную?
Многие организации внедрили устаревший ручной процесс составления отчетов о расходах, используя индивидуальные шаблоны отчетов о расходах для подготовки отчетов в PDF или листовом виде.
Вот как можно заполнить отчет о расходах вручную:
- Используйте шаблон отчета о расходах в Excel.
- Каждый сотрудник должен заполнять все свои расходы из квитанций, счетов и счетов-фактур в шаблон Excel.
- Сотрудники должны заполнить данные о своей занятости, промежуточные итоги, итоговые суммы и другие комментарии для рассмотрения своим менеджером.
- Затем сотрудник прикрепляет к электронному письму отчет о расходах и все доказательства оплаты менеджеру для проверки.
- Менеджер получает отчет и проверяет его на точность, а также на наличие нарушений политики или ложных заявлений.
- Отчет отправляется в бухгалтерию для возмещения после получения их разрешения.
Как автоматически заполнять отчеты о расходах?
Вместо того, чтобы вручную заполнять отчеты о расходах, вы можете автоматизировать все это для своих сотрудников с помощью программного обеспечения для управления расходами, такого как Nanonets. Вот лишь один пример того, как выглядят автоматизированные отчеты о расходах и процесс возмещения расходов с помощью Nanonets:
- Ваши сотрудники пересылают все счета, квитанции и счета на определенный адрес электронной почты.
- Nanonets анализирует почтовый ящик электронной почты и принимает данные из содержимого и вложений вашей почты. Он автоматически сортирует все документы и извлекает такую информацию, как дата, общая сумма, имя сотрудника, сведения о расходах и многое другое.
- На основе подробной информации о расходах Nanonets может автоматически классифицировать расходы на основе существующих политик и заполнять шаблон отчета о расходах в Google Sheets, Excel или другом программном обеспечении по вашему выбору.
- Собранные данные поступают на утверждение соответствующему менеджеру. Как только расходы будут полностью одобрены, данные экспортируются в выбранную систему, такую как Xero, NetSuite, Google Sheets или другие базы данных. Проверьте интеграции.
- В случае наличия каких-либо флагов группа заинтересованных сторон получает уведомление о необходимости либо утвердить расходы, либо просмотреть расходы и внести необходимые изменения.
- После этого вы также можете отправлять платежи напрямую через Нанонеты через Нанонет Поток. С несколькими Оплата ACH и варианты банковского перевода, отправьте сумму сотрудникам или скорректируйте ее в своих платежные ведомости.
Автоматизируйте возмещение расходов с помощью программного обеспечения для управления расходами Nanonets. Попробуйте бесплатно. Начните бесплатный пробный период.
Наносети для автоматизации расходов
Автоматизация и искусственный интеллект изменили эту мрачную картину и сделали автоматизацию отчетов о расходах легкой задачей. Давайте посмотрим, как современное программное обеспечение для управления расходами, такое как Nanonets, использует эти технологические достижения, чтобы сделать автоматизацию расходов плавной, эффективной и безошибочной.
1. Расходы: Те же старые расходы, но здесь происходит волшебство. Квитанции собираются быстрее, чем пуля, благодаря чудесам мобильных технологий и плавной интеграции для импорта квитанций из ваших приложений и баз данных.
2. Автоматическая запись: В дело вступает технология оптического распознавания символов (OCR), извлекающая структурированные данные из квитанций в цифровые данные быстрее, чем вы можете сказать «затраты».
3. Отчетность в реальном времени: Отчеты создаются одним нажатием кнопки — это как иметь личного помощника, без необходимости тратить время на кофе.
4. Простые утверждения: Сначала начинаются системные проверки соответствия, выявляющие только отклонения. Менеджеры могут сосредоточиться на реальных проблемах, а не играть в «Ударь крота» с каждым отчетом. Затем вы можете добавить людей в цикле, чтобы обеспечить отправку счетов на утверждение нужному человеку в нужное время. Кроме того, вы можете применять свою политику утверждения и настраиваемые проверки проверки.
5. Круиз-контроль соответствия: Непрерывный автоматизированный аудит облегчает жизнь. Аномалии бросаются в глаза, как больной палец, а обеспечение соблюдения политики жестче, чем барабан.
6. Скорость легких возмещений: Возмещение расходов происходит с невероятной скоростью, поднимая моральный дух сотрудников до заоблачных высот.
7. Синхронная симфония: Полная интеграция с вашим бухгалтерским программным обеспечением и другими приложениями превращает ввод и сверку данных в гармоничную симфонию, а не в хаотичную какофонию.
8. Аналитика со скоростью мысли: Аналитическая информация в режиме реального времени у вас под рукой, предоставляя хрустальный шар для анализа структуры расходов и возможностей экономии.
В заключение, хотя переход от внедрения ручного управления к автоматизированному управлению расходами может показаться гигантским скачком, на самом деле это серия небольших практических шагов к эффективности, ясности и, в конечном итоге, повышению прибыльности.
Вот несколько тематических исследований предприятий, которые успешно внедрили управление расходами и автоматизацию:
- SaltPay использует Nanonets для интеграции с SAP для управления счетами поставщиков.
- In2 Project Management помогает корпорации водоснабжения сэкономить 700,000 XNUMX австралийских долларов с помощью Nanonet AI.
- Как компания Happy Jewellers, малый и средний бизнес, получила выгоду от NanoNets.
- Nanonets AI помогает ACM Services автоматизировать извлечение данных из расходыэлектронные документы, что экономит 90% времени команды по работе с кредиторской задолженностью.
- Tapi автоматизирует выставление счетов за обслуживание недвижимости с помощью Nanonets.
- Puma автоматизирует процесс управления расходами с помощью Zoho Expense.
- SWISS повысила эффективность обработки расходов на 80 % с помощью Rydoo.
- Suncommon управляет расходами своей компании и экономит время компании, используя карту Expensify.
Заключение
Отчеты о расходах дают общее представление о расходах сотрудников за определенный период времени. Это эффективный инструмент для учета расходов сотрудников. Предприятиям следует принять отчеты о расходах как часть своих процессов возмещения и работать над автоматизацией этих процессов возмещения, чтобы сделать их безошибочными.
Часто задаваемые вопросы
Для чего используется отчет о расходах?
Отчет о расходах используется для перечисления всех расходов, которые производит компания, всех товаров, которые компания покупает, а также учета налогов.
Каковы различные категории деловых расходов?
Отчет о расходах делится на следующие категории;
Сборы и комиссии, Реклама, Расходы на транспортное средство, Процентные расходы, Расходы по ипотеке, Расходы по страховке, Профессиональные и юридические услуги, Офисные расходы, Планы участия в прибылях и пенсии, Аренда, Ремонт и обслуживание и многое другое.
Что такое ежемесячный отчет о расходах?
В ежемесячном отчете о расходах/затратах перечислены все покупки и расходы фирмы, которые менеджер записывает в течение месяца, что важно для деловых операций.
Что считается расходом?
Расходы — это сумма денег, потраченная и расходы, которые несет бизнес для получения дохода. Например, приобретение нового оборудования, расходы на автомобиль компании, безнадежные долги, зарплата сотрудников и т. д.
Зачем нужен отчет о расходах?
Нам необходимо создать отчет о расходах, потому что каждый отчет о расходах обычно направлен на то, чтобы помочь бизнесу отслеживать, анализировать и контролировать расходы и покупки компании.
Кто имеет право подавать отчет о расходах?
В зависимости от корпоративной политики и способа использования записей разные люди могут представлять отчеты о расходах в зависимости от потребностей организаций.
В большинстве случаев только руководители надзорных органов могут подавать отчеты о расходах, но иногда это может сделать любой, кто несет расходы на утвержденные деловые расходы и требует возмещения.
Любой может время от времени подать отчет, но для этого необходимо получить одобрение руководителя.
Читайте другие статьи по бухгалтерскому учету:
Автоматизируйте бухгалтерский учет с помощью бесплатных шаблонов бухгалтерского учета
Найдите лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
- ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
- ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/expense-report/
- :имеет
- :является
- :нет
- :куда
- 000
- 2000
- 66
- 7
- 700
- 990
- a
- О нас
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- Учетные записи
- кредиторская задолженность
- точность
- точный
- ACM
- Добавить
- дополнительный
- Дополнительно
- адрес
- принять
- принял
- достижения
- выгодный
- Реклама
- После
- AI
- помощь
- пособие
- Цель
- Все
- ассигнования
- вдоль
- причислены
- всегда
- количество
- an
- анализ
- аналитика
- анализ
- и
- годовой
- аномалии
- Другой
- любой
- соответствующий
- надлежащим образом
- утверждение
- Сертификаты
- утвердить
- утвержденный
- Программы
- МЫ
- области
- статьи
- искусственный
- искусственный интеллект
- AS
- внешний вид
- Оценка
- назначенный
- помощь
- помощник
- At
- AUD
- аудит
- аудит
- уполномоченный
- автоматизировать
- Автоматизированный
- автоматы
- автоматически
- Автоматизация
- автоматизация
- Плохой
- мяч
- основанный
- основной
- BE
- , так как:
- становиться
- от имени
- не являетесь
- польза
- ЛУЧШЕЕ
- лучшее программное обеспечение
- Лучшая
- Банкноты
- стимулирование
- Дно
- нарушения
- ветер
- Сломанный
- бюджет
- Бюджеты
- бизнес
- бизнес
- но
- кнопка
- Покупает
- by
- CAN
- захваченный
- карта
- случаев
- случаев
- категории
- центральный
- персонаж
- распознавание символов
- расходы
- Проверки
- выбор
- заявил
- требования
- ясность
- нажмите на
- клиент
- Кофе
- сочетании
- Комментарии
- комиссии
- Компания
- Компенсация
- скомпилированный
- полностью
- сложность
- Соответствие закону
- обеспокоенный
- заключение
- сознательный
- считается
- состоит
- обращайтесь
- содержит
- содержание
- (CIJ)
- контрактов
- контроль
- Корпоративное
- КОРПОРАЦИЯ
- Цена
- Расходы
- может
- Создайте
- Создающий
- решающее значение
- круиз
- Crystal
- изготовленный на заказ
- клиент
- подгонянный
- данным
- ввод данных
- базы данных
- Время
- определяющий
- Кафедра
- ведомства
- описывать
- подробный
- подробнее
- обнаруженный
- Определять
- определения
- различный
- Интернет
- обеды
- непосредственно
- Раскрывать
- do
- документ
- Документация
- приносит
- сделанный
- вниз
- барабанить
- в течение
- e
- каждый
- легче
- легко
- легко
- Эффективный
- затрат
- эффективный
- или
- в электронном виде
- право
- Сотрудник
- сотрудников
- занятость
- работает
- позволяет
- обеспечивать соблюдение
- принуждение
- обеспечивать
- запись
- Оборудование
- существенный
- и т.д
- оценивать
- Каждая
- пример
- Excel
- существующий
- расходы
- опытные
- эксперту
- извлечение
- добыча
- Экстракты
- Глаза
- облегчает
- Водопад
- ложный
- быстрее
- чувствовать
- несколько
- Поля
- Файл
- заполнять
- заполнение
- в заключение
- финансы
- Финансы
- финансовый
- Кончики пальцев
- Фирма
- First
- Флаги
- Фокус
- после
- питание
- Что касается
- форма
- формы
- вперед
- Бесплатно
- бесплатная пробная версия
- от
- фундаментальный
- Более того
- в общем
- порождать
- генерируется
- порождающий
- поколение
- получить
- получающий
- гигант
- данный
- идет
- инструкция
- происходить
- произошло
- происходит
- счастливый
- вред
- Есть
- имеющий
- помощь
- помогает
- здесь
- Как
- How To
- Однако
- HTML
- HTTPS
- идентичный
- идентифицирующий
- if
- в XNUMX году
- Осуществляющий
- Импортировать
- улучшенный
- in
- включают
- включены
- включает в себя
- В том числе
- включение
- расширились
- понесены
- наделяют информацией
- информация
- Запросы
- размышления
- вместо
- страхование
- интегрировать
- интеграции.
- интеграций
- Интеллекта
- предназначенных
- интерес
- в
- счета-фактуры
- вопросы
- IT
- пункты
- Прыгать
- всего
- только один
- Сохранить
- хранение
- Основные
- удар
- пейзаж
- больше
- Leap
- Юр. Информация
- юридические услуги
- позволять
- Используя
- ЖИЗНЬЮ
- легкий
- такое как
- линия
- Список
- листинг
- Списки
- установочная
- посмотреть
- выглядит как
- ВЗГЛЯДЫ
- сделанный
- магия
- поддерживать
- Сохранение
- техническое обслуживание
- сделать
- ДЕЛАЕТ
- Создание
- управлять
- управление
- менеджер
- Менеджеры
- управляет
- руководство
- вручную
- многих
- Май..
- me
- может быть
- против
- Мобильный телефон
- Мобильные технологии
- Модерн
- изменения
- деньги
- монитор
- Мониторинг
- Месяц
- ежемесячно
- ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОТЧЕТ
- БОЛЕЕ
- Более того
- Ипотека
- самых
- много
- с разными
- должен
- имя
- Необходимость
- необходимый
- потребности
- Новые
- следующий
- уведомление
- сейчас
- номер
- OCR
- of
- предлагают
- предлагающий
- Офис
- .
- Старый
- on
- консолидировать
- ONE
- только
- операционный
- Операционный отдел
- Возможности
- оптическое распознавание символов
- Опции
- or
- организация
- организации
- Другое
- наши
- внешний
- собственный
- выплачен
- бумага & картон
- часть
- особенно
- паттеранами
- ОПЛАТИТЬ
- оплата
- платежи
- страна
- мир
- Пенсии
- Люди
- период
- разрешение
- человек
- личного
- перспектива
- Планы
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- игры
- сборах
- политика
- часть
- практическое
- практика
- подготовка
- процесс
- Процессы
- обработка
- производит
- профессиональный
- прибыли
- Проект
- управление проектом
- Прогнозы
- доказательство
- собственность
- обеспечивать
- покупки
- купленный
- Покупка
- покупка
- целей
- Четверть
- ассортимент
- скорее
- реальные
- реального времени
- Реальность
- поступления
- Получать
- получает
- признание
- примирение
- запись
- запись
- учет
- повторяющихся
- расслабленной
- соответствующие
- Аренда
- погашение
- повторяющийся
- отчету
- Reporting
- Отчеты
- Запросы
- обязательный
- удерживающий
- Возвращает
- доходы
- обзоре
- правую
- Встает
- Run
- Бег
- работает
- s
- зарплаты
- заработная плата
- то же
- живица
- Сохранить
- экономия
- сообщили
- бесшовные
- разделах
- посмотреть
- казаться
- Отправить
- послать
- отдельный
- Серии
- Услуги
- набор
- несколько
- лист
- Короткое
- должен
- сторона
- значительный
- Аналогичным образом
- простой
- небольшой
- SMB
- So
- Software
- твердый
- РЕШАТЬ
- некоторые
- конкретный
- скорость
- тратить
- Расходы
- потраченный
- Таблица
- заинтересованных сторон
- Начало
- отчетность
- оставаться
- Шаги
- простой
- Стратегия
- стратосфера
- структурированный
- исследования
- представление
- отправить
- Успешно
- такие
- запас
- поставка
- поддержка
- симфония
- синхронизации.
- система
- взять
- задачи
- налог
- Налогообложение
- Налоги
- команда
- технологический
- Технологии
- шаблон
- шаблоны
- чем
- Спасибо
- который
- Ассоциация
- их
- Их
- тогда
- Эти
- они
- задача
- вещи
- этой
- мысль
- по всему
- туже
- время
- своевременно
- в
- инструментом
- Всего
- к
- трек
- Отслеживание
- Сделки
- перевод
- преобразован
- путешествовать
- суд
- стараться
- Получается
- два
- напишите
- Типы
- В конечном счете
- под
- us
- использование
- используемый
- использования
- через
- коммунальные услуги
- Проверка
- различный
- автомобиль
- продавец
- поставщики
- с помощью
- Вид
- жизненный
- заработная плата
- Вода
- Путь..
- способы
- we
- еженедельно
- удар-а-моль
- Что
- Что такое
- будь то
- который
- в то время как
- КТО
- все
- будете
- Провод
- Работа
- работник
- записывать
- письменный
- ксеро
- год
- ежегодно
- Ты
- ВАШЕ
- зефирнет