6 основных ключевых показателей эффективности кредиторской задолженности, которые необходимо измерить

Повысьте эффективность своей организации за счет практического применения правильных ключевых показателей эффективности! 

Питер Друкер однажды сказал: «Если вы не измерите это, вы не сможете его улучшить». 

Отслеживание эффективности работы отдела кредиторской задолженности вашей компании требует гораздо больше усилий, чем просто отслеживание количества счетов-фактур, срок оплаты которых истек! 

Стратегический подход к работе с вашей командой AP может открыть для вашего бизнеса вихрь прибыльных возможностей, одновременно избегая таких проблем, как – плохой денежный поток внутри компании, противоречивые отношения с поставщиками и отсутствие источников дополнительных доходов; сегодня мы собираемся показать вам, как использование определенных KPI может в конечном итоге помочь вашей команде AP повысить свою эффективность.

Что такое ключевые показатели эффективности? 

KPI — это аббревиатура термина «ключевой показатель эффективности». Как следует из названия, KPI представляют собой количественный показатель достижения любой конкретной цели за определенный период времени. 

Владельцы бизнеса и обученные специалисты часто путают понятия «ключевой показатель эффективности» и «метрика». Вот чем они отличаются: 

Ключевые показатели эффективности оказывают положительное влияние на общие результаты вашего бизнеса. Они играют ключевую роль в поддержке вашей общей бизнес-стратегии и определяют, что важно для развития бизнеса в долгосрочной перспективе. Например: среднее время, необходимое для утверждения счета, и количество дней неоплаченной задолженности. 

С другой стороны, метрики — это инструмент для измерения повседневной деятельности вашего бизнеса, который помогает поддерживать ключевые показатели эффективности. Сами по себе они не являются критической мерой, но все же могут оказать незначительное влияние на ваш бизнес. Примером показателей может быть – Процент сквозных счетов и рентабельность инвестиций в автоматизацию счетов. 

Существует множество разновидностей ключевых показателей эффективности, которые могут оказаться полезными для вашего бизнеса. В то время как некоторым компаниям нравится отслеживать свой ежемесячный измеримый прогресс, другим нравится иметь более долгосрочное видение. Вот некоторые из распространенных типов KPI, о которых вам следует знать: 

Оперативная: Эти ключевые показатели эффективности помогают измерить эффективность вашего бизнеса в более короткие сроки, уделяя основное внимание бизнес-процессу. Пример: процент ошибок в финансовых отчетах, отчеты, созданные на одного сотрудника. 

Ведущие и отстающие: Опережающие индикаторы помогают отслеживать рост вашего бизнеса и будущие результаты бизнеса. Принимая во внимание, что запаздывающие ключевые показатели эффективности помогают отслеживать ваши прошлые бизнес-решения. Сочетание того и другого может привести к созданию превосходной бизнес-стратегии. Пример: средний доход на одного пользователя. 

Функциональность: Некоторые из ключевых показателей эффективности могут быть связаны с конкретными функциями, такими как бухгалтерский учет, финансы и т. д. Пример: затраты на бухгалтерский учет, оборот кредиторской задолженности. 

Стратегический: Это помогает отслеживать ваши бизнес-цели в долгосрочной перспективе. Пример: доля рынка и рентабельность инвестиций.

Почему ключевые показатели эффективности важны для групп AP по работе с кредиторской задолженностью?

Ключевые показатели эффективности могут быть важным показателем для измерения того, соответствует ли прогресс вашей команды по работе с кредиторской задолженностью общим бизнес-целям вашей компании. Вот некоторые из важнейших причин, по которым ключевые показатели эффективности все чаще используются командами AP в разных компаниях: 

1. Уменьшите факторы риска: Ключевые показатели эффективности могут сыграть решающую роль в определении состояния вашей организации. В долгосрочной перспективе они могут помочь снизить факторы финансового риска и превратить ваш бизнес в прибыльный. 
2. Объедините свои команды: Убедитесь, что вы и ваши команды AP всегда готовы к закрытию отчетов в конце месяца, и вы, как менеджер, можете оценить, нужно ли вам добавлять ресурсы — людей или программное обеспечение для повышения производительности. 
3. Отслеживать прогресс: KPI гарантируют, что каждый сотрудник команды AP чувствует ответственность за свой прогресс. Это также помогает менеджерам команд действовать более систематически. 
4. Скорректируйте свои стратегии: Имея четкое представление о том, что работает для бизнеса, а что нет, вы можете направить свои бизнес-стратегии в правильном направлении и действовать соответствующим образом.

Какие болевые точки могут решить KPI для команды AP?

Если вы менеджер AP, вы знаете, как сложно управлять отношениями с поставщиками, отслеживать счета и управлять ликвидностью. Большинство предприятий рассматривают команду AP как типичный источник дохода. 

Отдел кредиторской задолженности является важнейшим компонентом каждой сферы бизнеса. Даже малейшая ошибка в бизнес-функциях, выполняемых отделом, может стоить компании серьезной неудачи. 

Ключевые показатели эффективности могут обеспечить более глубокое понимание бизнес-операций и тем самым помочь найти комплексные решения проблем. 

Например, высокий KPI, такой как «Среднее время оплаты», может указывать на задержку платежей бизнес-поставщикам из-за недостаточного денежного потока в компании. Таким образом, это будет служить индикатором того, что в бизнесе существует проблема с получением дохода. 

Еще один пример, который поможет вам понять важность KPI для команд AP, — это количество счетов, обработанных компанией. Если у вашей компании больше счетов-фактур по сравнению с конкурентами, это означает, что вы работаете со слишком большим количеством поставщиков. Таким образом, вы, в свою очередь, упускаете потрясающие скидки от консолидации бизнеса. 

Аналогичным образом, многие индикаторы платежей могут указывать на то, что ваш бизнес использует вредоносные методы AP. Например, если вы хотите отслеживать, сколько стоит вашей команде обработка одного счета, вы можете отслеживать — Стоимость за счет. 

Знаете ли вы, что команде AP требуется почти 25 дней на обработку бумажных счетов? Теперь, если вы не хотите попадать в эту скобку отслеживания, вы можете отслеживать время выполнения заказа!

Каковы важные KPI для отслеживания? 

Достигайте внутренних бизнес-целей и сравнивайте их с конкурентами, используя ключевые показатели эффективности! 

1. Стоимость кредиторской задолженности по счету 

Если вы убеждены в необходимости оценивать прогресс вашей команды AP с помощью KPI, то первым KPI, который придет вам в голову, будет стоимость счета-фактуры по счетам к оплате. 

Это ключевой показатель эффективности, который может варьироваться в зависимости от бизнеса и отрасли. Поэтому стоит измерять каждую секунду своего времени. Как вы, вероятно, можете понять по названию, стоимость за счет используется для расчета того, сколько денег стоит отделу AP обработка одного счета. 

Он измеряется путем деления общих расходов, понесенных отделом, на количество счетов, обработанных за определенный промежуток времени. Чтобы получить более точные показатели KPI, важно при расчетах учитывать как прямые, так и косвенные затраты. 

Затраты, которые должны быть включены в расчеты: стоимость поддержки ИТ-инфраструктуры и программного обеспечения, стоимость всех сотрудников, задействованных в отделе AP, время утверждающего, а также любые дополнительные расходы, понесенные в виде платы за просрочку платежа и т. д. 

Высокая цена за счет может быть результатом неэффективности работы самого отдела AP (в основном из-за ручных задач), частых разногласий с поставщиком относительно счетов или некачественного обучения. 

Формула = Общие расходы отдела АП/№. обработанных счетов 

Общие расходы должны включать все затраты на персонал и инфраструктуру, которые вы только можете себе представить, а также другие накладные расходы. Нет. Счета-фактуры должны включать все запланированные, обработанные и оплаченные счета-фактуры в течение оговоренного периода времени. 

Промышленный эталон: Обработка одного счета вручную обойдется вам в в среднем от 12 30 до XNUMX XNUMX долларов США. Для некоторых организаций она может достигать 40 долларов. 

2. Среднее время оплаты 

Если вы измеряете стоимость счета, потратьте некоторое время на измерение среднего времени оплаты вашей команды AP! 

Чтобы измерить этот KPI, вам необходимо сначала подсчитать общее время, затраченное командой AP на обработку счетов. Часы для расчета этого показателя начинают отсчитывать время, как только отдел получает счет, до момента, когда назначенный поставщик получит оплату. 

Чем больше времени требуется команде AP для обработки счета, тем выше становится KPI стоимости за счет. 

С точки зрения непрофессионала, чем быстрее ваша команда AP работает с обработкой прошлых счетов, тем меньше они будут отброшены при поступлении новых счетов. Целевое среднее время платежа может различаться в разных компаниях, главным образом, в зависимости от их политики в отношении хранения денежных средств. Здесь важно понимать, что этот показатель дает вам представление о движении денежных средств вашей компании. 

Формула = Общее время, затраченное на обработку счетов/Количество обработанных счетов 

Промышленный эталон: это переменный показатель, средний показатель которого может составлять от 3.7 до 12.2 дней. 

3. Среднее время на выставление счета

Как вы знаете, ваш бизнес может начать терять деньги вместо того, чтобы зарабатывать, если вы будете медленно обрабатывать счета. Некоторые из основных причин высокого среднего времени обработки счета могут быть следующими: 

Чрезмерно исчерпывающие рабочие процессы: Чрезмерно сложный рабочий процесс — это проблема не только для команды AP, но и для всех отделов, работающих по всем направлениям. 

Отложенная проверка счета: Несмотря на то, что счета-фактуры попадают на нужные рабочие столы в нужное время, большинство из них лежат на столе без одобрения целыми днями. 

Кодирование, требующее много времени: Время задержки при обработке счетов увеличивается из-за использования устаревшего программного обеспечения или двойной проверки каждой ссылки в счете. 

Среднее время обработки счета также зависит от размера бизнеса и его производственной сферы. Как вы уже могли догадаться, если среднее время обработки одного счета велико, ваша команда застревает в порочном круге высокого среднего времени оплаты и стоимости каждого счета. 

Формула = Время, затраченное на ввод ключей + повторное ввод ключей + рассмотрение материалов + определение контрольных точек маршрута + утверждения + отправку средств + сверку + обновления связи. 

Отраслевой ориентир: Малому и среднему бизнесу обработка одного счета вручную может занять около 25 дней. 

4. Количество счетов, обрабатываемых в день на одного сотрудника AP 

Еще одним важным ключевым показателем эффективности для измерения производительности вашей команды и вашей команды AP является количество счетов, обрабатываемых в день на одного сотрудника. Это поможет вам понять сильные стороны вашей команды AP, а также «серые зоны», которые им необходимо улучшить. 

Время, затрачиваемое сотрудником команды AP на обработку счета, существенно влияет и на другие бизнес-отделы. До тех пор, пока сотрудник не зарегистрирует счет в ERP-систему, ни один другой отдел не сможет оценить его развитие. 

Другими серьезными проблемами, которые могут возникнуть из-за этой задержки, являются пропущенные скидки поставщиков, неэффективное управление денежными потоками, нарушение отношений между бизнесом и поставщиками и т. д. 

Здесь вам также необходимо учитывать задачу обработки, выполняемую каждым сотрудником AP. 

Отраслевой ориентир: Среднестатистический сотрудник AP обрабатывает примерно 5 счетов каждый час. Это составляет 42 счета в день! 

5. Частота исключений из счетов-фактур 

Расхождения в данных счета-фактуры и заказах на поставку или узкие места в процессе утверждения счетов могут привести к исключениям. Типичным примером исключения счета-фактуры являются ошибки маршрутизации при обработке счета или ожидающее утверждения. Это может задержать процесс оплаты счетов и даже привести к злонамеренным действиям AP, таким как дублирование платежей. 

Формула = Доля исключений счетов/Количество обработанных счетов * 100 

Отраслевой ориентир: Среднеотраслевой уровень исключений из счетов-фактур составляет около 24.6%. 

6. % счетов, обработанных в рамках условий оплаты (оптимизация денежных потоков) 

Этот показатель рассчитывает количество счетов-фактур поставщиков, которые компания оплатила вовремя. Он отслеживает количество счетов, оплаченных на указанную дату в соответствии с условиями счета или ранее. Низкое значение этого показателя может указывать на склонность к ошибкам при ручной обработке счетов, нечеткие инструкции по счетам поставщиков и некачественную подготовку персонала AP. 

Чтобы помочь вам легко следить за вышеупомянутыми ключевыми показателями эффективности, мы составили список рекомендаций. Вот как вы можете отслеживать ключевые показатели эффективности вашей команды AP: 

Определите свои краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели, чтобы отслеживать, растет ли доход вашей компании или остается на прежнем уровне. 

Чтобы получить ценную информацию о мониторинге KPI, вам необходим полный доступ к историческим данным и данным в реальном времени. 

Выберите правильные визуализации для каждой обозначенной метрики. Для визуализации бизнес-данных вы можете использовать несколько типов диаграмм, графиков и информационных панелей. Инвестиции в правильные инновации для отслеживания ключевых показателей эффективности помогут вам принимать прибыльные бизнес-решения. 

Выбирайте связные ключевые показатели эффективности, которые дополнят визуализацию, и установите правильные ориентиры. С помощью выбранных вами контрольных показателей KPI позвольте заинтересованным сторонам протестировать индикаторы.

Как вы отслеживаете KPI? 

Чтобы помочь вам легко следить за вышеупомянутыми ключевыми показателями эффективности, мы составили список рекомендаций. Вот как вы можете отслеживать ключевые показатели эффективности вашей команды AP: 

Определите свои краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели, чтобы отслеживать, растет ли доход вашей компании или остается на прежнем уровне. 

Чтобы получить ценную информацию о мониторинге KPI, вам необходим полный доступ к историческим данным и данным в реальном времени. 

Выберите правильные визуализации для каждой обозначенной метрики. Для визуализации бизнес-данных вы можете использовать несколько типов диаграмм, графиков и информационных панелей. Инвестиции в правильные инновации для отслеживания ключевых показателей эффективности помогут вам принимать прибыльные бизнес-решения. 

Выбирайте связные ключевые показатели эффективности, которые дополнят визуализацию, и установите правильные ориентиры. С помощью выбранных вами контрольных показателей KPI позвольте заинтересованным сторонам протестировать индикаторы.

Как автоматизация улучшает KPI? 

Добейтесь внутреннего успеха вашей компании и откройте для себя передовые технологии, которые помогут консолидировать ваш бизнес! 

Бухгалтерский учет является непростой задачей для многих предприятий. Даже после множества циклов ручной обработки данных у вас всегда остается больше данных компании для сортировки! Вот почему бизнес движется в эпоху автоматизации. 

С появлением технологий сегодня стало возможным одновременно экономить деньги и повышать эффективность бизнеса. Он может не только освободить вас от некоторых административных обязанностей компании, но и предоставить важные бизнес-данные в более структурированном формате. 

Вот шесть убедительных причин, почему вам следует идти в ногу с этой тенденцией! 

Экономьте свое время: Если вы менеджер AP, то вам знакомо, насколько болезненно медленная ручная обработка может повлиять на ваши ключевые показатели эффективности AP. Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности помогает выполнять повседневные задачи, такие как ввод данных и проверка форм покупки, с большей точностью и в меньшие сроки. 

Безошибочная обработка счетов: Мы, люди, склонны к ошибкам, а ИИ — нет. Автоматизированные процессы AP приводят к бесконечному повторению задач AP с нулевыми ошибками. 

Доступ к оцифрованным документам: Еще одним ключевым преимуществом использования автоматизированного процесса AP является то, что вам не придется беспокоиться о заполнении важных документов. Благодаря автоматизации вы можете сразу же создавать оцифрованные документы с самого начала и попрощаться с проблемами отслеживания, сканирования и отправки заказов на покупку по электронной почте.

Проверка достоверности данных: Системы отслеживания KPI дают вам возможность вносить необходимые бизнес-изменения посредством мониторинга графиков и другой статистики. Вы также можете отслеживать прогресс вашего бизнеса посредством проверки данных. 

Повышенная производительность: Одним из самых больших преимуществ автоматизации процесса AP является то, что вы можете избавить себя от утомительных ручных задач и сосредоточиться на более важных бизнес-задачах. 

Улучшенная доступность: Благодаря оцифровке вы можете перенести свои процессы AP в облако и больше не беспокоиться о хранении документов в нужных шкафах!

Автоматизировать легко с помощью такого программного обеспечения, как Flow Nanonets, которое может обрабатывать сквозной процесс расчета кредиторской задолженности и помочь вам повысить эффективность в 10 раз. Вы можете автоматизировать выставление счетов, утверждение и процесс оплаты. Синхронизируйте данные в режиме реального времени с вашей ERP-системой, например Quickbooks, для сверки, мониторинга и анализа вашего процесса AP.

Запланируйте демо-версию Flow от Nanonets сегодня:

Автоматизируйте кредиторскую задолженность

Вывод: банковский перевод через Paypal

Узнайте, как более стратегически достичь целей по кредиторской задолженности

Важность автоматизации для оцифровки процессов AP вашей команды AP невозможно недооценить. 

Испытайте мощь автоматизации, повысив эффективность своей команды за счет выполнения утомительных ручных задач и оцифровки важных документов! 

Nanonets может помочь вам эффективно управлять вашей командой по работе с кредиторской задолженностью, чтобы вы могли тратить свое время на руководство своим бизнесом с самого начала! Благодаря возможностям глубокого обучения вы можете легко получить любые промышленные данные из любого документа по вашему желанию! 

Автоматизируйте рутинные ручные задачи, такие как хранение счетов в шкафах, сканирование заказов на покупку и многое другое! 

Собирайте данные из нескольких ресурсов и используйте их для развития своей команды AP! 

Получите эксклюзивный доступ к независимым от шаблонов решениям, которые помогают соединить точки между различными фрагментами информации. 

Сократите время, которое вы тратите на отслеживание счетов, и автоматизируйте сбор платежей! 

Сократите просроченные платежи по счетам и увеличьте свой денежный поток

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/