Как анализировать данные Excel как профессионал

Зачем анализировать данные Excel?

Microsoft Excel помог владельцам бизнеса упростить сбор данных. Бизнес-планы, данные о сотрудниках или данные о клиентах можно легко организовать в электронных таблицах Excel.

Но иногда бизнес-процессы требуют, чтобы данные Excel были преобразованы или изменены и отправлены в ERP, CRM или даже Таблицы Google.

Очистка или анализ таких данных вручную из Excel часто занимает много времени и подвержен ошибкам. И, к сожалению, Excel не интегрируется с ERP или CRM «из коробки».

Здесь может помочь анализатор Excel или анализ данных Excel.

Это руководство познакомит вас с несколькими методами анализа данных из электронных таблиц Excel. Вы также узнаете, как анализировать данные Excel с помощью Nanonets и автоматизировать рабочие процессы данных из Excel в другое программное обеспечение для бизнеса.

---

Усовершенствуйте свои рабочие процессы анализа данных Excel с помощью Nanonets. Автоматически изменяйте данные Excel любым удобным для вас способом.

График Demo

---

Как анализировать данные в Excel

Вы когда-нибудь очищали данные в Excel? Данные, импортированные в Excel или хранящиеся в электронных таблицах, часто могут быть беспорядочными и беспорядочными. И не все данные требуются для каждого бизнес-процесса.

Вот почему сотрудники тратят много времени на анализ определенных данных в Excel, чтобы извлечь соответствующие данные для своих бизнес-процессов. Общие примеры анализа данных Excel включают:

• удаление пробелов внутри или между значениями
• преобразование текстовых значений или чисел
• разбиение значений столбца на отдельные столбцы
• добавление валют
• переформатирование дат, адресов, имен и т. д.

Давайте рассмотрим несколько интеллектуальных методов анализа данных из Excel, которые не полагаются на ручное копирование и вставку:

Анализ данных Excel путем разделения столбца на несколько столбцов

Выполните следующие действия, чтобы разделить данные в одном столбце на один или несколько столбцов.

• Откройте электронную таблицу Excel.
• Выделите столбец, который вы хотите изменить.
• Перейдите на вкладку «Данные» на ленте >>, затем нажмите «Инструменты данных» >> и нажмите «Текст в столбцы», чтобы открыть «Мастер преобразования текста в столбцы».
• Выберите «С разделителями» и нажмите «Далее».
• Выберите «Разделитель» по вашему выбору и нажмите «Далее».

Установите флажок «Рассматривать последовательные разделители как один» и нажмите «Далее».

• Выберите «Общие» в «Формат данных столбца».
• Щелкните красный значок электронной таблицы в текстовом поле «Назначение».
• Выберите столбцы, которые вы хотите заполнить разделенными данными.
• Нажмите красную стрелку/значок электронной таблицы, чтобы вернуться к мастеру >> и нажмите «Готово».

Разбор данных Excel с помощью строковых функций Microsoft Excel

Традиционно большинство операций синтаксического анализа в Excel выполнялись с использованием строковых функций, таких как RIGHT(), LEFT(), MID(), FIND() и LEN().

Эти функции используются для определения и указания позиции каждого символа в строке. Затем это используется для разграничения данных в больших строках.

Хотя с этими функциями довольно сложно работать, они удобны при попытке очистки или разделения данных. Вот подробный руководство от Microsoft о том, как использовать эти функции для управления строками текста или чисел.

Flash fill для анализа данных в Excel

Функция мгновенного заполнения Excel позволяет оценить шаблон синтаксического анализа на основе определенных примеров, а затем соответствующим образом проанализировать все данные.

Давайте используем Flash Fill для анализа почтовых индексов из адресов, перечисленных в одном столбце A.

• Введите только почтовые индексы для первых 2 ячеек в столбце B.
• Нажмите Ctrl + Enter
• ИЛИ выберите весь столбец B >> нажмите «Данные» >> и нажмите «Быстрое заполнение».

Теперь Excel должен выбрать шаблон синтаксического анализа данных, который вы хотите реализовать, и, соответственно, автоматически заполнить ячейки в столбце B.

Это огромное улучшение по сравнению со строковыми функциями, и его довольно просто использовать. Обратите внимание, что это может не помочь в случаях сложного преобразования данных.

---

Усовершенствуйте свои рабочие процессы анализа данных Excel с помощью Nanonets. Автоматически изменяйте данные Excel любым удобным для вас способом.

График Demo

---

Автоматический анализ данных Excel с помощью Nanonets

В то время как все рассмотренные ранее методы довольно хорошо работают с отдельными документами. Невозможно полностью автоматизировать эти методы для тысяч электронных таблиц Excel.

Вам все равно придется вручную вводить шаги для разделения столбцов, использовать строковую функцию или даже мгновенное заполнение.

С помощью Nanonets вы можете создать полностью бесконтактный автоматизированный рабочий процесс анализа данных Excel. Вы можете собирать файлы Excel, поступающие из нескольких источников (электронная почта, облачное хранилище, рабочий стол и т. д.), анализировать нужные вам данные и, наконец, отправлять их в любое бизнес-программное обеспечение по вашему выбору.

Вот шаги:

Регистрация

Подписаться чтобы начать работу с Nanonets.

Создайте собственный анализатор данных для Excel.

Загрузите несколько примеров файлов Excel и отметьте данные или поля, которые вы хотите извлечь, и обучите свой синтаксический анализатор. ИИ научится идентифицировать похожие данные на основе показанных вами примеров — чем больше, тем лучше.

Парсер электронной почты Nanonets можно использовать для извлечения информации из всех видов электронных писем, например экспорт электронной почты Outlook в Excel или извлечение данных из вложений электронной почты.

Определите источник(и)

Если вы получаете таблицы Excel по электронной почте, настройте адрес получения Nanonets и автоматически пересылайте все соответствующие электронные письма на этот идентификатор электронной почты.

Вы также можете настроить автоматический импорт файлов из облачных хранилищ, баз данных или подключение к другим источникам через API.

Настройка рабочего процесса

Создайте весь рабочий процесс, подключив источник к обученному вами пользовательскому экстрактору данных Excel. Вы также можете определить правила синтаксического анализа для обработки извлеченных данных в соответствующие выходные форматы.

Наконец, определите место назначения, в которое вы хотите экспортировать уточненные данные. Вы можете экспортировать данные непосредственно в Google Таблицы, программное обеспечение CRM или ERP через API Nanonets.

Nanonets также можно подключить к любому приложению по вашему выбору через Zapier.

Навынос

Синтаксический анализ данных имеет решающее значение для бизнес-процессов, которым необходимо преобразовать данные Excel и занести их в CRM или ERP.

Методы, которые мы рассмотрели в этой статье, могут помочь вам сэкономить много времени, которое в противном случае было бы потрачено на утомительное копирование вручную. А автоматизированный анализатор данных Nanonets может помочь полностью автоматизировать рабочие процессы преобразования данных Excel.

Это позволит сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.