Процесс управления поставщиками: важность, преимущества и проблемы

Хорошие отношения с поставщиками важны для успеха любого бизнеса. Управление поставщиками направлено на организацию и укрепление отношений между бизнесом и поставщиками. Эффективное управление поставщиками позволяет предприятиям работать эффективно, предотвращая потрясения со стороны предложения.

Что такое управление поставщиками?

Управление поставщиками — это структурированный процесс, которому следуют предприятия для управления своими поставщиками или продавцами. Управление поставщиками сосредоточено на построении/поддержании хороших рабочих отношений с поставщиками на долгосрочной основе; чтобы предотвратить потенциальные перебои в поставках и достичь бизнес-целей с максимальной выгодой.

Процесс управления поставщиками довольно сложен и включает в себя выбор подходящих поставщиков, заключение жизнеспособных контрактов, контроль затрат, минимизацию рисков и обеспечение своевременной доставки товаров или услуг.

Важность управления поставщиками

Управление поставщиками — это стратегический процесс, который, если все сделано правильно, может помочь предприятиям достичь конкретных бизнес-целей.

Это открывает возможности для более быстрого привлечения нескольких поставщиков, что может минимизировать потенциальные риски и задержки со стороны поставок. Имея под рукой выбор поставщиков, компания также получает возможность снизить затраты и ускорить доставку, что позволяет поддерживать непрерывность бизнеса.

Оптимизация процесса работы с поставщиками может обеспечить взаимное доверие и более прочные отношения. Это может помочь повысить эффективность бизнеса с упором на повышение удовлетворенности клиентов, прибыльность и рост.

Что включает в себя процесс управления поставщиками

Хотя процесс управления поставщиками может быть простым или сложным в зависимости от размера организации, его этапы практически одинаковы. Но необходимы некоторые предпосылки:

Предварительные условия

1. Определите бизнес-цели. Предприятия могут эффективно управлять поставщиками, если цели и задачи компании четко определены. Определение бизнес-целей может дать более четкую картину управления поставщиками.

2. Создание команды управления поставщиками. Наличие квалифицированного персонала в составе специальной команды может сделать управление поставщиками более простым и плодотворным. Выбор, ведение переговоров и оценка поставщиков — непростая задача. Опытная команда может выступать в качестве моста между своими внутренними отделами и поставщиками, оптимизируя процесс управления поставщиками.

Этапы процесса управления поставщиками

Поскольку рынок полон потенциальных поставщиков, компания, занимающаяся управлением поставщиками, будет следовать некоторым общим шагам, чтобы обеспечить выбор правильных поставщиков. Они есть:

1. Выбор поставщиков – Процесс начинается с выбора поставщиков, которые считаются подходящими для бизнеса. Затем котировки ищутся с помощью инструменты электронного снабжения такие как запросы цен (RFQ) и запросы предложений (RFP). Хотя цена будет решающим фактором, компания также может оценить потенциал поставщика, основываясь на качестве, репутации, способности удовлетворить требования и послужном списке.

2. Участие в переговорах по контракту – Этот этап предполагает обсуждение условий контракта между компанией и выбранным поставщиком. Условия могут быть связаны с типом/количеством товаров и/или услуг, сроками поставки, условиями оплаты и правовыми условиями, покрывающими риски. Контракт должен быть приемлемым и взаимовыгодным для обеих сторон.

3. Регистрация поставщиков – Процесс сбора соответствующей информации и сопутствующих документов важен для признания поставщиков утвержденными поставщиками для компании. Информация о банковском счете, налоговые формы, действующие отраслевые лицензии — вот основная информация, собираемая для осуществления платежей поставщикам и в целях аудита.

4. Отслеживайте и оценивайте эффективность работы поставщиков – Компаниям необходимо проверять работу поставщиков, чтобы убедиться, что стандарты соблюдаются, качество продуктов или услуг хорошее, поставки происходят вовремя и обслуживание является удовлетворительным. Отклонения можно устранить с помощью планов действий, обсуждаемых с поставщиками, чтобы обеспечить более плавные бизнес-операции.

5. Мониторинг и управление рисками – Управление рисками включает в себя оценку и мониторинг поставщиков на предмет потенциальных рисков, которые могут серьезно повлиять на бизнес. Нарушение соответствия, мошенничество с поставщиками, утечки данных, судебные иски, потеря интеллектуальной собственности — все это серьезные риски, которые необходимо устранять в рамках мониторинга рисков.

6. Своевременные выплаты – Своевременная оплата поставщикам может иметь решающее значение для обеспечения хороших рабочих отношений. Соблюдение договорных условий оплаты и обеспечение беззадержной оплаты счетов может укрепить доверие и уверенность поставщиков в обеспечении непрерывности обслуживания.

Внедрение системы управления поставщиками

Управление поставщиками — важнейший процесс для любой организации, обеспечивающий рост и успех. Появление передовых технологий изменило сегодняшние процессы управления поставщиками.

Системы управления поставщиками (VMS) — это веб- или облачное программное обеспечение, предназначенное для организации и управления множеством действий, связанных с поставщиками, из одного места. Они эффективны, просты, экономичны и очень выгодны для организаций с несколькими поставщиками.

Преимущества управления поставщиками

Различные преимущества наличия управления поставщиками:

1. Облегчает лучший выбор – Организация выиграет от более широкого выбора поставщиков, предоставляющих больший выбор по конкурентоспособным ценам.

2. Экономически эффективные переговоры – Управление поставщиками может обеспечить конкуренцию нескольких поставщиков за бизнес. Это позволяет компании договариваться о более выгодных тарифах и получать более низкие цены или скидки.

3. Эффективное управление контрактами – Одним из преимуществ наличия системы управления поставщиками является централизованность данных. Все контракты, информация о поставщиках и сопутствующие документы доступны из одного места для всей организации. Это упрощает отслеживание контрактов и более эффективно принимает решения.

4. Более простое управление производительностью – Системы управления поставщиками позволяют увидеть всю эффективность работы поставщиков с высоты птичьего полета. Отслеживать производительность и сравнивать ее с прошлыми данными легко. Заинтересованные стороны могут гарантировать, что поставщики соблюдают условия контракта и эффективно удовлетворяют потребности бизнеса.

5. Более прочные отношения с поставщиками – Централизованная информация о поставщиках в VMS упрощает процесс принятия решений. Выявление задержек и своевременная связь сокращают сбои в цепочке поставок и предотвращают дополнительные затраты или потери для обеих сторон, что приводит к доверию и улучшению отношений.

6. Лучшее снижение рисков – Программное обеспечение VMS способно выявлять риски поставщиков, которые можно предотвратить или устранить на ранней стадии, чтобы избежать влияния на бизнес. Поскольку все данные, связанные с поставщиками, проверяются и возможен постоянный мониторинг, снижение рисков становится проще.

Проблемы в управлении поставщиками

Неправильные процессы управления поставщиками или их отсутствие могут создать множество проблем:

1. Несоблюдение требований со стороны поставщиков – Организация, не имеющая установленных стандартов для поставщиков, сталкивается с риском несоблюдения требований со стороны своих поставщиков. Выбор правильного поставщика и установление стандартов во время переговоров по контракту важны, чтобы избежать отклонений.

2. Риск плохой репутации поставщиков – Когда задействовано несколько поставщиков, оценить качество работы поставщиков сложно, а низкая производительность одного поставщика может повлиять на бизнес. Проведение тщательной проверки биографических данных и анализ прошлых результатов становятся жизненно важными в процессе выбора при управлении поставщиками.

3. Проблемы с ручным хранением данных о поставщиках – Расширяющемуся бизнесу может быть сложно хранить данные о поставщиках по мере роста бизнеса и привлечения большего количества поставщиков. Отсутствие системы управления поставщиками создает дополнительные трудности при получении информации о поставщиках, когда это необходимо.

4. Отсутствие прозрачности для принятия решений – Системы управления поставщиками могут обеспечить общую прозрачность благодаря наличию централизованных данных для принятия правильных решений. Без надлежащей VMS это становится сложной задачей.

5. Невозможность обрабатывать разные платежи. – Программное обеспечение VMS может поддерживать и отслеживать платежи, даже если условия или методы оплаты различаются. Ручные платежи нескольким поставщикам могут быть обременительными, сложными и подверженными ошибкам, что приводит к недовольству поставщиков.

Заключение

Меняющиеся и быстро меняющиеся времена вынуждают многие компании искать эффективные решения для эффективного управления отношениями с поставщиками. Организации, большие или маленькие, имеющие дело с несколькими поставщиками, могут получить выгоду от внедрения хорошей системы управления поставщиками. Эффективное программное обеспечение VMS может помочь преодолеть проблемы и укрепить отношения с поставщиками, повысить ценность и повысить эффективность бизнеса.