Что такое обработка счетов? - Объяснение обработки счетов

Обработка счетов или счетов — это весь спектр операций, связанных с бизнес-концом (каламбур) покупки продуктов/услуг у поставщика.

Как бы просто это ни звучало – получите счет, проверьте правильность, оплатите счет, закройте транзакцию – обработка счета в большинстве случаев не является простым рабочим процессом. Любая задержка или сбой в этом процессе может негативно сказаться на ваших отношениях с поставщиками и помешать своевременному предоставлению услуг, поставок и материалов.

Давайте посмотрим, как обрабатываются счета и как AP автоматизация помогает оптимизировать управление счетами чтобы помочь предприятиям работать более эффективно.

Что такое обработка счетов?

Обработка счетов — это рабочий процесс, за которым следует группа по работе с кредиторской задолженностью с момента получения счета от поставщика. Он охватывает все этапы от получения счета-фактуры поставщика до регистрации платежа после соответствующих проверок и утверждений.

Счет-фактура может быть обработан для оплаты только после прохождения всех этапов обработки счета-фактуры. Ниже подробно описаны этапы обработки счета:

Рабочий процесс обработки счетов

• Собирайте и систематизируйте счета, отправленные по нескольким каналам: электронная почта, почта и т. д.
• Собирайте данные счетов-фактур, назначайте коды главной книги и сопоставляйте данные счетов-фактур с подтверждающими документами (заказами на покупку или квитанциями).
  • в случае расхождений счет-фактура возвращается продавцу.
• Отправляйте счета авторизованным утверждающим для утверждения или отклонения в соответствии с внутренними политиками расходов.
• Настройте платежи с помощью банковского перевода, ACH или проверьте наличие утвержденных счетов.
• Запишите платеж в вашей ERP или бухгалтерской программе.

Оптимизированный рабочий процесс обработки счетов имеет решающее значение для распознавания кредиторской задолженности и оптимизации денежных потоков для выполнения действительных платежей.

Как обрабатывать счета?

В средних и крупных компаниях обработка счетов является частью процесса учета кредиторской задолженности (AP). Процесс управление счетами важно не только организовать движение денежных средств, но и работу с продавцами и поставщиками для обеспечения своевременных закупок.

Обычная обработка счета-фактуры включает следующие основные этапы:

• Оценка счета-фактуры, полученного от поставщика. Сначала от поставщика поступает счет-фактура за продукт или услугу, которые обычно заказывались через заказ на поставку (PO). Персонал, обрабатывающий счета к оплате, регистрирует счет в бухгалтерских книгах с идентификационным кодом (Главная книга или код GL).
• Сопоставление счета-фактуры: данные в счете-фактуре, включая тип заказанного продукта/услуги, согласованную цену, дату доставки и т. д., сравниваются с исходным заказом на поставку. В случае, если счет-фактура выставляется после доставки товара/услуги, данные счета-фактуры также сопоставляются с данными в квитанции о доставке. Это «ттрехстороннее сопоставление» отвечает на такие вопросы, как:

o Соответствуют ли условия оплаты?

o Включены ли какие-либо обещанные скидки?

o Был ли счет-фактура закодирован в соответствующие счета расходов?

o Имеются ли проблемы с производительностью после получения, которые требуют удержания платежа?

• Проверка на расхождения: Любое расхождение в данных счета-фактуры помечается как исключение. Затем персонал AP связывается с поставщиком и соответствующим отделом компании, чтобы исправить ошибку/несоответствие. Как только исключение устранено, счет-фактура выставляется поставщиком повторно, и процесс сопоставления счетов-фактур повторяется.
• Получение соответствующих разрешений и утверждений: в зависимости от политики компании счет-фактура направляется на различные уровни управления для проверки и утверждения. Количество и характер требуемых разрешений зависит от политики и размера компании. Другие факторы включают отделы, участвующие в процессе поиска и закупок, тип продукта и сумму счета. Например, некоторые компании могут требовать утверждения на уровне руководства сумм счетов, превышающих определенный порог.
• Авторизация оплаты счета: после всех уровней утверждения счет оплачивается в соответствии с условиями, которые были согласованы с поставщиком. Оплата может быть обязанностью отдела AP, финансового отдела или отдела закупок, в зависимости от структуры бизнеса. Платеж обрабатывается чеками, банковскими переводами или другими способами в соответствии с заранее определенными условиями.
• Закрытие транзакции: после того, как платеж был произведен, этот конкретный счет-фактура закрывается, и транзакция регистрируется как завершенная. Счет-фактура и детали платежа архивируются в Главной книге для будущих проверок.

Хотите автоматизировать ручные процессы AP? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение AP автоматизация.

Проблемы с обработкой счетов

1. Пропущенные или потерянные счета-фактуры

Это проблема, когда компания ежедневно имеет дело с несколькими поставщиками и множеством счетов. Проблема усугубляется тем фактом, что счета-фактуры могут быть получены в различных форматах — в виде печатных копий, отсканированных PDF-файлов, файлов для обработки текста и т. д. Управлять этими различными формами счетов-фактур, полученных в разное время и часто разными сотрудниками, становится сложно. .

Пропущенные счета-фактуры приводят к задержке платежей и связанных с ними штрафов, напряженным отношениям с поставщиками, задержкам в работе и проблемам аудита.

2. Несоответствие или отсутствие данных

Счет-фактура содержит важные данные, такие как идентификаторы компаний, налоговая информация, предоставленные услуги/продукты, цена, статус доставки и т. д. Если счета-фактуры представлены в различных форматах, становится обременительным, если не невозможным, проверить все действительные данные из них. Вот некоторые ошибки, которые легко пропустить:

– Использование неправильного имени клиента

- Нечеткое перечисление товаров/услуг.

- Несоответствие заявленному бренду

– Ошибки расчета

- Использование неправильной валюты

- без указания срока

– Не говоря уже о скидках и штрафах.

– Ошибки в налоговой ставке

По Горячие партнеры, почти четверть всех счетов-фактур помечены как исключения, которые должны быть устранены персоналом, занимающимся обработкой счетов-фактур. Ошибки в счетах приводят как к денежным, так и к временным потерям.

Это был переправу что только больницы теряют около 68 миллиардов долларов в год из-за ошибок в счетах. Ошибки в счетах-фактурах на бумажном носителе довольно дорого исправлять — исправление данных счета-фактуры может стоить $53.50 в среднем за счет!

Проблемы, связанные с ручной обработкой счетов, составляют более 30% затрат команды AP. Проверка точности также занимает чрезмерное количество времени, и, если она будет признана неадекватной или ошибочной, возникшее исключение потребует больше времени для разрешения. Такие задержки в обработке счетов влияют на графики платежей. Около 1 из 5 компаний проигрывать на выгодных условиях и сниженных ставках из-за задержек с платежами поставщиков.

3. Неизвестный статус счета

Текущий статус счета-фактуры в схеме его обработки часто неизвестен, особенно если в процесс вовлечено много заинтересованных сторон. Где это находится? Кто это одобрил? Что еще нужно? Когда будет произведена оплата? Это вопросы, которые часто возникают из-за отсутствия прозрачности.

4. Ошибки маршрутизации счетов

Может быть несколько поставщиков, которые ежедневно выставляют компании много счетов. После предварительной проверки группа обработки счетов AP сортирует каждый счет в очередь маршрутизации. Даже самый грамотный специалист по AP может ошибиться при маршрутизации счета. Когда счет-фактура маршрутизируется неправильно, он проходит ненужные этапы, что приводит к пустой трате времени и человеческих усилий. Этот сценарий с «частым контактом» особенно напряжен, особенно когда команде AP приходится периодически закрывать бухгалтерские книги. Таким образом, несмотря на то, что группы по работе с кредиторской задолженностью созданы для улучшения поиск и закупка процесс, в действительности они могли бы потратить чрезмерное количество времени на отслеживание счетов по сложному маршруту утверждения и исправление возникающих в результате ошибок, возникающих в цепочке.

Практические последствия проблем с обработкой счетов

Проблемы традиционного процесс управления счетами, перечисленные в предыдущем разделе, могут иметь серьезные последствия для производительности и прибыльности компании:

• Потеря эффективности и производительности: проверка счета, обработка ошибок и исключений, отслеживание его хода, получение разрешений и оплата счета — это трудоемкие процессы. Время, «потраченное» на такие задачи, было бы лучше потратить на задачи, которые приносят пользу предприятию. Повторяющиеся задачи, связанные с обработкой счетов, могут снизить производительность организации.
• Моральный дух и культура сотрудников: 60% персонала AP , по имеющимся данным считают обработку счетов самой ненавистной рутинной работой в своей работе — неудовлетворенность более чем половиной своей работы приводит к потере морального духа и энтузиазма среди работников. Вполне естественно, что сотрудники найдите время, потраченное на интересные аспекты их работы, вознаграждается. Таким образом, сведение к минимуму рутинной работы в процессе обработки счетов и увеличение времени, затрачиваемого на сложные и интересные аспекты работы сотрудника, может повысить удовлетворенность работой и, таким образом, удержание сотрудников.
• Эскалация обязательств: задержки, вызванные рабочим процессом обработки счетов, могут привести к тому, что счета-фактуры не будут подлежать действию. Это может привести к накоплению обязательств с течением времени, увеличению давления в периоды аудита и несоблюдению требований. Все это влияет на конечный результат.
• Уязвимость к мошенничеству: некоторые виды мошенничества, происходящие в процессе выставления счетов, включают в себя мошенничество со стороны третьих лиц, неправильные расчеты с работниками, дублирование платежей и другие внутренние ошибки. Мошенничество со счетами-фактурами может проявляться в ненормальном объеме счетов-фактур, несоответствии между предоставленным продуктом/услугой и спецификациями счета-фактуры, несоответствиями между заказом на поставку и счетом-фактурой и сомнительным поведением сотрудников. Задачи ручной обработки счетов могут быть скучными и приводить к умственной апатии. Это может привести к тому, что при проверке счетов-фактур на наличие ошибок и проблем с данными могут быть пропущены случаи мошенничества. Особенно это актуально в период кризиса. Например, пандемия Covid-19 , по имеющимся данным увеличилось количество случаев мошенничества со счетами в 2020 году. Мошенничество со счетами трудно обнаружить вручную, особенно при большом объеме бизнеса.
• Децентрализованная обработка счетов: отсутствие согласованного или связного рабочего процесса управления счетами может привести к фрагментации процессов, что, в свою очередь, может затруднить централизованную видимость и управление.
• Препятствия для расширения: по мере роста компании ручная обработка счетов становится громоздкой. Таким образом, продолжение того, что предположительно работает для небольшой установки, препятствует расширению и потенциалу масштабирования. Конечной целью любого бизнеса является не сохранение статус-кво, а рост!

Настройте рабочие процессы бесконтактной точки доступа и упростить процесс учета кредиторской задолженности в секундах. Закажите 30-минутную демонстрацию прямо сейчас.

Автоматизированная обработка счетов

Автоматизация обработки счетов предлагает четкое решение большинства, если не всех проблем, связанных с этим ручным процессом. Оговорка «если не все» возникает из-за незначительной необходимости ручного вмешательства на некоторых этапах. Тем не менее, автоматизация многих повторяющихся задач процесса может сэкономить время, деньги, сохранить моральный дух сотрудников и поддерживать хорошие отношения с поставщиками.

Полностью бесконтактная маршрутизация счетов — автоматическая обработка счетов от получения до закрытия без ручного вмешательства — все еще редкость. А , проведенный среди персонала, вовлеченного в процессы AP, показывает подавляющую поддержку автоматизации большинства ручных задач.

Некоторые конкретные преимущества автоматизации некоторых или большинства задач рабочего процесса обработки счетов:

• Согласованность данных: инструменты автоматизированной обработки счетов часто включают в себя инструменты автоматического извлечения данных, которые могут извлекать соответствующие данные из счетов и сохранять их в стандартизированном формате, который может помочь в последующих проверках и утверждениях. Многие инструменты обработки счетов поставляются со встроенными модулями OCR, которые могут извлекать соответствующие данные из счетов. с поддержкой ИИ инструменты управления счетами Например, Nanonets можно обучить извлечению конкретных данных из различных форматов счетов-фактур.
• Более быстрое трехстороннее сопоставление: автоматизированное трехстороннее сравнение счета-фактуры с заказом на покупку и квитанцией выполняется быстрее, чем ручная проверка, поскольку все данные, относящиеся к транзакции, хранятся в цифровом виде в одном месте и могут быть легко сопоставлены либо визуально, либо с помощью ИИ. програмное обеспечение. Рабочие процессы автоматизированной обработки счетов могут быть интегрированы с базами данных и другими системами учета для автоматического сопоставления без вмешательства человека.
• Упрощенные утверждения: автоматический переход счета-фактуры от одного этапа к другому и настройка напоминаний для утверждения позволяют избежать задержек в обработке счета-фактуры. Включение непредвиденных обстоятельств и напоминаний в рабочий процесс может устранить узкие места. Интеграция электронных подписей и цифровых форм позволяет получать утверждения на ходу от разных участников процесса, чтобы физическое отсутствие в офисе не задерживало процесс утверждения.
• Прозрачность процессов. Многоуровневый доступ к данным и централизованное хранение данных могут обеспечить прозрачность. Автоматизация обработки счетов также создает контрольный журнал для отслеживания хода счета по контрольным точкам.
• Безопасность данных. Оцифровка данных счета-фактуры может предотвратить потерю информации, обычно связанную с физическим перемещением документа для проверки и утверждения. Автоматизация также может обеспечить интеграцию рабочего процесса управления счетами с корпоративной системой. система управления документами и другие бухгалтерские инструменты для целей аудита и архивирования. Это также помогает с соблюдением нормативных требований.
• Улучшенная бизнес-аналитика: автоматизированное управление счетами может обеспечить легкий доступ и оценку данных о покупках и расходах, тем самым позволяя лучше анализировать и принимать решения.
• Поддержание отношений с поставщиками: отсутствие задержек и организованное управление счетами обеспечивают своевременные платежи, улучшение связи с поставщиками и, следовательно, продуктивные отношения с поставщиками.
• Устранение мошенничества: автоматизация рабочих процессов утверждения счетов может предотвратить мошенничество, размещая проверки в рабочем процессе и повышая прозрачность. Нарушения могут быть автоматически отмечены во время автоматический трехсторонний матч. А проверка электронной подписи может предотвратить как внутреннее/внешнее мошенничество, так и связанные с ним убытки.

Процессы AP, которые хорошо подходят для автоматизации

Некоторые из шагов обработки счетов, которые выиграют от автоматизации:

• Получение счета-фактуры. Учитывая, что счета-фактуры различных форматов поступают от разных поставщиков, автоматическое обнаружение различных соответствующих полей в счете-фактуре помогло бы оцифровать счет-фактуру и улучшить управление данными. Здесь вам пригодятся инструменты OCR.
• Проверка счетов: можно легко настроить правила для проверки целостности и полноты данных в счетах. Заполнение различных настраиваемых полей в базе данных счетов может помочь в обнаружении неполной или отсутствующей информации.
• Трехстороннее сопоставление: счета часто выставляются в ответ на заказ на покупку и часто связаны с квитанцией. Эти три документа будут связаны общим номером заказа на поставку. Автоматическое сопоставление счетов-фактур, заказов на покупку и квитанций ускорит процесс проверки и без задержек переведет счет-фактуру на следующий уровень.
• Обработка исключений. Исключения и пограничные случаи не редкость в управлении счетами. Крайние случаи могут возникать из-за смены часового пояса, многократно повторяющихся платежей, ретроспективных корректировок цен и переменной продолжительности месяца. Некоторое программное обеспечение, особенно работающее на основе ИИ, такое как Nanonets, может справиться с этими крайними случаями, в то время как некоторые требуют различных уровней вмешательства человека.
• Процесс утверждения. Цифровые счета-фактуры могут автоматически перемещаться по иерархии управления для утверждения. Настройка напоминаний также может помочь ускорить процесс выставления счета.
• Оплата: цифровые платежи (банковский перевод и т. д.) могут быть встроены в программное обеспечение, чтобы обеспечить автоматическую оплату поставщику после получения всех утверждений.
• Аналитика. Автоматизация позволяет проводить оценку и анализ моделей расходов и взаимоотношений с поставщиками, что может помочь в корректировке курсов и принятии эффективных бизнес-решений. Системы на основе искусственного интеллекта позволили бы улучшить аналитику с дополнительным обучением счетам.

Закажите эту 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы в последний раз вам приходилось вручную вводить данные из счетов или квитанций в программное обеспечение ERP.

Наносети для интеллектуальной обработки счетов

Nanonets — это программное обеспечение на основе искусственного интеллекта, которое можно использовать для автоматизации и оптимизации этапов обработки счетов в вашем бизнесе.

Данные могут быть получены без ошибок из различных типов файлов счетов. Механизм искусственного интеллекта Nanonets можно обучать с помощью реальных счетов-фактур без необходимости кодирования, что делает его настраиваемым для компании.  

Он также имеет встроенные современные алгоритмы и мощную инфраструктуру для многоэтапных утверждений. Программное обеспечение для обработки счетов Nanonets может быть интегрировано с другими системами, такими как база данных Mysql, QuickBooks или Salesforce, и не зависит от платформы. Это точное и масштабируемое решение экономит время и деньги вашей команде по обработке счетов к оплате и повышает производительность.

Навынос

Автоматизация обработки счетов упрощает процесс покупки, повышает прозрачность маршрута счета, экономит время и деньги, повышает производительность сотрудников и улучшает отношения с поставщиками. Автоматизация потока счетов-фактур позволяет сотрудникам сосредоточиться на менее обыденных, более важных действиях, таких как планирование и разработка стратегии. Это, в свою очередь, может привести к повышению общей эффективности и прибыльности бизнеса.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• ПлатонАйСтрим. Анализ данных Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• Чеканка будущего с Эдриенн Эшли. Доступ здесь.
• Покупайте и продавайте акции компаний PREIPO® с помощью PREIPO®. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/