Как автоматизация точек доступа может помочь масштабировать ваш бизнес?

По мере расширения бизнеса увеличиваются объем транзакций, сложность финансовых операций и необходимость стратегического управления денежными потоками. Именно здесь автоматизация расчетов с кредиторами (AP) становится важнейшим инструментом не только для управления платежами, но и стратегическим инструментом масштабирования вашего бизнеса.

AP Automation предполагает использование технологий для оптимизации, оптимизации и автоматизации процессов, связанных с управлением кредиторской задолженностью компании. Это переход от традиционного ручного управления исходящими расходами к более эффективному цифровому подходу. Этот сдвиг имеет решающее значение для компаний, стремящихся к масштабированию, поскольку он напрямую влияет на такие области, как операционная эффективность, финансовая точность, отношения с поставщиками, соблюдение нормативных требований и принятие стратегических решений.

Однако путь интеграции автоматизации точек доступа в растущий бизнес заключается не только в внедрении нового программного обеспечения. Это предполагает понимание нюансов, которыми эта технология пересекается с различными аспектами вашей бизнес-операции. От получения счетов до управления утверждениями, выполнения платежей и обеспечения надлежащей практики бухгалтерского учета — каждый этап процесса AP можно оптимизировать за счет автоматизации.

В этой статье мы углубимся в важнейшие аспекты автоматизации точек доступа, которые необходимы для компаний, ориентированных на масштабирование. Мы рассмотрим ключевые показатели для мониторинга, процессы, которые следует учитывать при масштабировании, и на что следует обращать внимание в программном обеспечении для автоматизации точек доступа, предоставив предприятиям дорожную карту для решения задач роста с помощью передовых решений точек доступа.

Что такое автоматизация кредиторской задолженности?

Автоматизация кредиторской задолженности (AP) — это процесс, в котором программные решения и технологии автоматизации оптимизируют каждый этап процесса AP, от оплаты счетов до налоговых расчетов и управления поставщиками. Переход от ручных к автоматизированным процессам обеспечивает более эффективное выполнение задач, сокращая время, затрачиваемое на ввод данных, проверку человеческих ошибок и устранение несоответствий. Автоматизация точек доступа необходима предприятиям, стремящимся улучшить общую финансовую целостность своей компании.​

Как автоматизация точек доступа может помочь масштабировать ваш бизнес?

Автоматизация кредиторской задолженности (AP) — это важнейший фактор для предприятий, стремящихся к эффективному масштабированию. По своей сути автоматизация AP предполагает использование технологий для упрощения и оптимизации процесса управления исходящими платежами поставщикам и поставщикам. Эта цифровая трансформация процесса AP — это не просто сдвиг в способе обработки платежей, но фундаментальное изменение в том, как предприятия управляют своими финансовыми операциями.

1. Получение счетов

Масштабирующиеся предприятия часто сталкиваются с потоком счетов-фактур в различных форматах, от бумажных до цифровых, а также с различными типами и структурами документов внутри каждого из них. Автоматизация AP использует такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR) и искусственный интеллект, для оцифровки и извлечения ключевых данных из счетов-фактур независимо от их формата.

Это гарантирует, что счета-фактуры будут получены и зарегистрированы в системе быстро и точно, создавая основу для более быстрого и менее подверженного ошибкам процесса AP. Это не только повышает эффективность, но и снижает вероятность потери или пропуска счетов, что имеет решающее значение для предотвращения просроченных платежей и поддержания хороших отношений с поставщиками.

2. Обработка счетов

После получения счетов их необходимо обработать. Это включает в себя проверку деталей счетов, сопоставление их с заказами на покупку и обеспечение получения товаров или услуг, за которые выставлены счета. Вручную это трудоемкая и чреватая ошибками задача. 

Однако системы автоматизации AP справляются с этими процессами быстрее и точнее. Они могут автоматически сопоставлять счета с соответствующими заказами на поставку и отмечать любые несоответствия для проверки. Это не только ускоряет время обработки, но и снижает вероятность переплаты или мошенничества.

3. Процесс утверждения

В любом бизнесе, особенно в процессе масштабирования, наличие надежного и эффективного процесса утверждения счетов имеет решающее значение для предотвращения превышения финансовых бюджетов. Инструменты автоматизации AP упрощают этот процесс, автоматически направляя счета нужному человеку или отделу для утверждения на основе заранее установленных правил. 

Этот автоматизированный рабочий процесс гарантирует своевременное утверждение счетов, исключая узкие места. Кроме того, он обеспечивает большую прозрачность процесса утверждения, что упрощает отслеживание статуса счетов и позволяет департаментам нести ответственность за задержки.

4. Выполнение и оплата

После утверждения счетов следующим шагом является осуществление платежа. Автоматизация AP может планировать платежи для инициирования последующего утверждения на основе условий поставщика и соображений о движении денежных средств бизнеса, обеспечивая оптимальное использование финансовых ресурсов. 

Эта автоматизированная обработка платежей может обрабатывать различные способы оплаты, от электронных переводов до чеков, и может даже предлагать варианты досрочной оплаты, чтобы воспользоваться скидками (если поставщики предлагают их для досрочных платежей). Такой уровень контроля и эффективности управления исходящими денежными потоками является огромным преимуществом для масштабирования бизнеса.

5. Регистрация и учет

Последним шагом в процессе AP является запись транзакций в системе бухгалтерского учета предприятия. Решения для автоматизации AP легко интегрируются с бухгалтерским программным обеспечением, гарантируя точную регистрацию всех платежей в режиме реального времени. Эта интеграция устраняет необходимость ручного ввода данных, снижает риск ошибок и гарантирует, что финансовые записи всегда будут актуальными. 

Точные и своевременные финансовые данные имеют решающее значение для бизнес-анализа и принятия решений, особенно в масштабирующемся бизнесе, где управление финансами является вопросом стратегии, необходимым для обеспечения устойчивого роста.

Показатели кредиторской задолженности для мониторинга

Чтобы определить, является ли попытка автоматизации точек доступа успешной, компаниям полезно заранее определить, как они будут это отслеживать и проверять. Ниже приведены ключевые показатели и индикаторы, позволяющие определить, насколько автоматизация точек доступа привносит улучшения в бизнес. Постоянное отслеживание этих показателей до, после и на протяжении всего процесса AP является ключом к принятию обоснованных решений, которые влияют на финансовую стратегию и целостность компании.

1. Время обработки счета: Этот показатель измеряет время, прошедшее от получения счета до его утверждения. Сокращение времени обработки означает более высокую эффективность и лучшее управление денежными потоками.
2. Стоимость за обработанный счет: Это критически важный показатель для понимания операционной эффективности вашего отдела точек доступа. Сюда входят все затраты, связанные с обработкой счета, такие как трудозатраты, накладные расходы и технологические затраты.
3. Процент электронных счетов: Отслеживание соотношения электронных и бумажных счетов-фактур может указать уровень цифровой интеграции в вашем процессе AP. Более высокий процент электронных счетов обычно коррелирует с большей эффективностью и меньшими затратами на обработку.
4. Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности: Этот коэффициент показывает, как часто предприятие расплачивается со своими поставщиками в течение определенного периода. Более высокий коэффициент оборачиваемости может указывать на хорошие отношения с поставщиками, но он также должен быть сбалансирован с учетом потоков денежных средств.
5. Частота исключений: Коэффициент исключений отслеживает процент счетов, которые отклоняются от стандартной обработки, например счетов, которые требуют дополнительного утверждения или имеют расхождения. Более низкий уровень исключений предполагает более оптимизированный процесс AP.

Мониторинг этих показателей дает ценную информацию об эффективности и результативности ваших процессов AP, помогая вносить улучшения и принимать стратегические решения.

Процессы, которые следует учитывать при масштабировании вашего бизнеса

При попытке эффективного масштабирования бизнеса важно, чтобы области процесса AP, которые могут существенно повлиять на общую эффективность, были хорошо продуманы. Ниже приведены некоторые ключевые компоненты и рекомендации, которые следует учитывать:

1. Централизация функций точки доступа: По мере масштабирования бизнеса централизация функций точек доступа может привести к усилению контроля, стандартизации и эффективности. Это включает в себя наличие централизованной системы управления, обработки, утверждения и оплаты счетов.
2. Развивайте прочные отношения с поставщиками: Развитие прочных отношений с поставщиками и регулярный пересмотр условий поставщиков могут привести к созданию более выгодных условий, таких как скидки или лучшие условия оплаты, которые жизненно важны для масштабируемого бизнеса. Своевременная оплата поставщикам или раньше установленного срока увеличивает шансы на получение скидок и выгодных условий, которые могут оказаться полезными на этапе роста.
3. Интегрируйте AP с другими бизнес-системами: Интеграция автоматизации AP с другими бизнес-системами, такими как ERP или CRM, обеспечивает согласованность данных и целостное представление о финансовом состоянии бизнеса.
4. Внедрить расширенную аналитику: Использование аналитики для получения информации о структуре расходов, эффективности работы поставщиков и потенциальных областях экономии затрат может изменить правила игры для принятия решений, стратегического планирования и финансового здоровья компании.
5. Регулярный обзор и оптимизация: Постоянный анализ и оптимизация процессов AP гарантирует их эффективность и соответствие меняющимся потребностям бизнеса.

На что обратить внимание в программном обеспечении для автоматизации точек доступа для масштабирования вашего бизнеса

В 2.6 году мировой рынок решений точек доступа оценивался в 2021 миллиарда долларов США, а к 6.7 году ожидается, что он достигнет 2032 миллиарда долларов США при среднегодовом темпе роста 10%. Несмотря на то, что существует множество решений для автоматизации точек доступа, которые наводняют рынок, компания должна выбирать одно из них в зависимости от своих собственных потребностей, целей и существующих систем. Ниже приведены несколько основных функций, которые, по нашему мнению, должны быть встроены в любое выбранное вами программное обеспечение.

1. Масштабируемость: Программное обеспечение должно быть способно обрабатывать увеличенные объемы транзакций без снижения производительности, что крайне важно для растущего бизнеса.
2. Возможности интеграции: Ищите программное обеспечение, которое легко интегрируется с существующими системами бухгалтерского учета и другим бизнес-программным обеспечением, чтобы обеспечить бесперебойный поток данных.
3. Удобный интерфейс: Удобный интерфейс имеет решающее значение для эффективного использования программного обеспечения вашей командой, сокращая время и затраты на обучение.
4. Надежная безопасность данных: Учитывая конфиденциальный характер финансовых данных, программное обеспечение должно иметь надежные протоколы безопасности для защиты от утечки данных.
5. Настраиваемые рабочие процессы: Возможность настраивать рабочие процессы и иерархии утверждений в программном обеспечении необходима для обеспечения гибкости по мере развития вашего бизнеса, его масштабов и процессов.
6. Аналитика и отчетность в реальном времени: Программное обеспечение со встроенными инструментами аналитики и отчетности предоставляет ценную информацию для принятия стратегических решений.
7. Управление соблюдением: Убедитесь, что программное обеспечение соответствует соответствующим финансовым нормам и правилам защиты данных, что имеет решающее значение по мере роста вашего бизнеса и, возможно, выхода на новые рынки.

Заключение

Рост рынка автоматизации точек доступа можно объяснить различными факторами, включая растущий спрос на решения, которые повышают прозрачность и эффективность финансовых систем внутри компаний, а также необходимость сокращения времени и затрат на транзакции.

Но автоматизация AP — это гораздо больше, чем просто инструмент для повышения эффективности обработки счетов и исходящих расходов. Это стратегический актив для предприятий, стремящихся к масштабированию, и за счет повышения эффективности, точности и управления денежными потоками процессов AP автоматизация AP позволяет предприятиям устойчиво расти, укреплять отношения с поставщиками и добиваться успеха.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/ap-automation-to-scale-your-business/