V svetu, kjer je čas denar, tako podjetja kot stranke iščejo plačilne metode brez težav, ki prihranijo čas in povečajo učinkovitost.
Did you know that it could take small-to-mid-sized companies up to 25 dni dokončati obdelavo posameznega računa?
Vnesite avtomatizacijo plačil – rešitev, ki je v zadnjem času postala priljubljena zaradi pandemije in novega konkurenčnega okolja. Z avtomatizacijo plačilnega procesa lahko podjetja in posamezniki prihranijo čas in zmanjšajo tveganje napak.
V tem članku bomo raziskali prednosti avtomatizacije plačil, kako deluje in kako jo je mogoče implementirati za poenostavitev plačilnih procesov in povečanje dobička za podjetja vseh velikosti. Ne glede na to, ali ste lastnik majhnega podjetja ali finančni direktor velike korporacije, je avtomatizacija plačil lahko rešitev, ki jo potrebujete.
Kaj je avtomatizacija plačil?
Avtomatizacija plačil je sistem, ki obdeluje podatke v zvezi s plačili in izvaja dejanja z minimalno človeško vpletenostjo.
Slabosti, povezane z ročnimi plačilnimi procesi, so povzročile potrebo po avtomatizaciji plačil. Pogosti izzivi vključujejo človeške napake, zamudne naloge, pomanjkanje preglednosti, varnostna tveganja in zmanjšano produktivnost.
Avtomatizacija plačilnih procesov zmanjša tveganje napak, pospeši čas obdelave plačil, izboljša preglednost, izboljša varnost in poveča produktivnost. Avtomatizacija plačil ni več samo razkošje velikih korporacij, temveč postaja vse bolj potrebna za podjetja vseh velikosti.
Na individualni ravni lahko avtomatizacija plačil vključuje samodejno plačilo računov za kreditne kartice, hipotekarna plačila, plačila posojil in hranilnih vlog.
Na poslovni ravni avtomatizacija plačil vključuje uporabo programskih orodij za upravljanje in dokončanje postopka plačevanja prodajalcem. To vključuje odobritev plačil, njihovo pošiljanje prek različnih načinov plačila, kot so nakazila ACH, čeki, nakazila in plačila z virtualnimi karticami.
Avtomatizacija pospeši čas obdelave plačil, kar zagotavlja, da so plačila izvršena natančno in pravočasno. Najboljše avtomatizirane plačilne storitve brezhibno integrirajo te procese, zmanjšujejo tveganje napak in podjetjem prihranijo čas in denar.
Kako deluje avtomatizacija plačil?
Podjetja od dobaviteljev prejemajo račune za prejete izdelke ali storitve od slednjih. Račun je obdelan, običajno v oddelku AP, in ko je prejet, je odobren za plačilo.
Sistemi za avtomatizacijo plačil so običajno vgrajeni v celovit sistem za avtomatizacijo AP, ki zajema različne procese, vključno z zajemanjem računov, kodiranjem, pregledom, odobritvijo, avtorizacijo plačil in izvršitvijo plačil.
V fazi avtorizacije plačil lahko avtomatizacija vključuje vzpostavitev pravil kodiranja v programski opremi za sprožitev plačil.
V ročnem postopku bi upravitelj AP predložil serijo plačil v pregled avtorizatorju plačil, ki bi nato določil, katera plačila naj sprosti, zadrži ali zavrne. Vendar pa lahko v odsotnosti avtorizatorja plačila postopek sprostitve plačila zamuja, kar predstavlja veliko oviro za ročne operacije.
Z avtomatizacijo je mogoče plačilo računa odobriti ali zavrniti s katere koli lokacije, bodisi v pisarni, doma ali na poti. Na tej stopnji se lahko avtorizator plačil tudi odloči, kdaj naj načrtuje plačilo, na primer, da ga odloži do datuma zapadlosti, da prihrani denar, ali predčasno plačilo, da prejme popust.
Med fazo izvajanja plačil avtomatiziranega postopka se odobrena plačila načrtujejo in prenašajo. Ko je plačilo izvedeno, se podatki sinhronizirajo nazaj v računovodski sistem, račun pa je označen kot plačan. Poleg tega so vsi zapisi odobritev, kopije računov, potrdila in plačilni zapisi povezani z računom, kar omogoča vsem, ki bodo morali v prihodnosti raziskati transakcijo, najti vse pomembne informacije na enem mestu.
Eden najpogostejših načinov avtomatiziranih plačilnih sistemov so nakazila ACH. Postopek plačila z uporabo nakazil ACH vključuje prejemnika plačila, ki ustvari plačilni nalog, ki ga prejme banka izvorna. Banka originator zbere vse naročilnice in jih pošlje ACH v obdelavo. Operater ACH nato odobri in izda znesek naročilnice banki prejemnici. Ta postopek omogoča storitvam za avtomatizacijo plačil, da hitro in natančno obdelajo plačila brez večje človeške vpletenosti, kar zmanjša tveganje napak in izboljša splošno učinkovitost plačilnega procesa.
Vrste avtomatizacije plačil
Avtomatizacija plačil je lahko v različnih oblikah, od katerih ima vsaka svoje edinstvene prednosti. Tukaj je nekaj najpogostejših vrst avtomatizacije plačil:
- ACH (Automated Clearing House) Payments: ACH payments are electronic transfers of funds between bank accounts in the United States. They are a cost-effective and reliable way to automate payments, particularly for recurring transactions like payroll or vendor payments. ACH payments are processed in batches, making them more efficient than wire transfers
- Wire Transfers: Wire transfers are a method of transferring funds electronically between banks, typically for large or urgent payments. Wire transfers can be expensive and time-consuming compared to other forms of payment automation, but they are also secure and reliable.
- Credit Card Payments: Credit card payments are a popular form of payment automation, particularly for online transactions. Credit card payments are fast, secure, and widely accepted, making them an ideal option for businesses that need to make purchases quickly.
- Electronic Invoicing Electronic invoicing, or e-invoicing, is the process of sending invoices electronically, rather than by mail. E-invoicing can save businesses time and money by automating the invoicing process, reducing errors, and improving cash flow. E-invoicing also enables businesses to track payments more efficiently and communicate with their customers in real time.
Prednosti avtomatizacije plačil
Tukaj je nekaj glavnih prednosti avtomatizacije plačil:
Hitra plačila
Avtomatizirane plačilne rešitve lahko spodbujajo takojšnje plačilo za podjetja z vsemi ravnmi obsega transakcij. V primeru podjetij z majhnim obsegom faktur so bili avtomatizirani sistemi pokazale imeti pravočasna plačila 33 % časa v primerjavi s 24 % brez avtomatizacije. Podobno so podjetja z zmernim obsegom računov doživela podoben trend, saj je bilo 42 % računov za naročila pravočasno plačanih z avtomatizacijo v primerjavi s 25 % brez nje.
Večje stopnje natančnosti
Avtomatizacija obdelave plačil poveča natančnost s preverjanjem podatkov o računih glede na ERP ali računovodske sisteme, odpravo ročnih procesov in prenosov papirja, ki povzročajo napake, ter označevanje podvojenih računov.
Sodelovanje med dobavitelji in notranjimi deležniki je olajšano, poslovna inteligenca pa se uporablja za prepoznavanje dobaviteljev s težavami. Nekateri ponudniki tehnologije zagotavljajo točnost. Elektronsko sodelovanje omogoča učinkovito reševanje napak v primerjavi z ročnimi metodami, ki se zanašajo na nesledena e-poštna sporočila in telefonske klice. Po navedbah "Kako, zakaj in donosnost naložbe avtomatizacije AP” je 23 % podjetij zaradi uvedbe avtomatizacije občutilo zmanjšanje podvojenih računov.
Zmanjšanje cene
Avtomatizirani plačilni sistemi nudijo znatne stroškovne ugodnosti podjetjem, saj povečujejo stopnjo zajemanja popustov za zgodnja plačila in zmanjšujejo kazni za zamude pri plačilih. IOFM merila uspešnosti kažejo, da večina oddelkov za obračun obveznosti zajame manj kot 21 odstotkov vseh popustov za predčasna plačila, vendar avtomatizacija pomaga podjetjem omogočiti, da plačajo več svojih računov v obdobju popusta, tako da racionalizira cikel odobritve računov. Poročilo IOFM tudi kaže, da oddelek za računovodstvo, ki obdela 5,000 računov na mesec, z uporabo avtomatizacije prihrani 55,650 USD na mesec.
Povečana produktivnost
Avtomatizacija plačil omogoča računovodskim strokovnjakom, da se osredotočijo na strateške naloge, kot je načrtovanje likvidnosti. Prav tako zmanjšuje potrebo po zaposlenih za polni delovni čas, povečuje produktivnost in donosnost. Sodelovanje v skupni rabi dokumentov v realnem času poenostavi procese in odpravi nepotrebne zamude, kar olajša delo oddaljenim delavcem. Posledica tega je večje udobje, manj frustracij in sporov ter bolj mirno delovno okolje. Zaposleni lahko prispevajo k nenehnemu izboljševanju procesa obračunavanja obveznosti, kar pomaga pri nadaljnji rasti podjetja.
Zmanjša možnosti za goljufije
Decentralizirani ročni plačilni procesi predstavljajo veliko ranljivost za goljufije, saj obstaja več vstopnih točk za ponarejene račune, ki jih je treba plačati, in omejen pregled nad tem, kdo prejema plačilo za kaj. Vendar pa avtomatizacija poenostavi postopek, saj omogoča, da vsi računi potujejo skozi en spletni sistem za popolno preglednost in enostavno prepoznavanje sumljivih plačil. Rešitve AP Automation vzpostavljajo avtomatiziran nadzor plačil, vključno z ločevanjem dolžnosti, dvofaktorsko avtentikacijo in datotekami s pozitivnimi plačili, ki preprečujejo notranje goljufije in ščitijo pred prevzemi računov. Positive Pay Files dnevno pošilja datoteko izdanih čekov ustreznim bankam, kar omogoča preverjanje avtoriziranih plačil.
Najboljše prakse avtomatizacije plačil
Vzpostavitev in uvedba avtomatiziranih plačilnih storitev ne zagotavlja samodejno, da bo podjetje izkoristilo njihove prednosti. Če želite resnično izkoristiti avtomatizacijo plačil, je nujno upoštevati najboljše prakse za njeno izvajanje in upravljanje. Te prakse ne le pomagajo preprečiti drage napake, ampak tudi zagotavljajo dolgoročni uspeh in vzdržnost poslovnega izida podjetja. Z upoštevanjem nekaj najboljših praks, navedenih spodaj, lahko podjetja avtomatizirajo plačila z večjo učinkovitostjo in zmanjšajo stroške.
- Zagotavljanje skladnosti s predpisi: podjetja bi morala zagotoviti, da so njihovi procesi avtomatizacije plačil skladni z vsemi ustreznimi predpisi, kot so varnostni standard podatkov industrije plačilnih kartic (PCI DSS), splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) in predpisi proti pranju denarja (AML). . Skladnost s temi predpisi lahko pomaga zaščititi podjetje pred pravnimi in finančnimi tveganji.
- Preverjanje podatkov o plačilu: Pred začetkom plačila morajo podjetja preveriti točnost podatkov o plačilu, kot so ime prejemnika, številka bančnega računa in številka usmerjanja. Tako lahko preprečite napake in se izognete pošiljanju plačil napačnemu prejemniku.
- Ohranjanje varnosti in zasebnosti podatkov: procesi avtomatizacije plačil morajo biti zasnovani z robustnimi varnostnimi ukrepi za zaščito pred goljufijami, vdori in kršitvami podatkov. To vključuje implementacijo šifriranja, večfaktorsko avtentikacijo in redno spremljanje dnevnikov dostopa. Podjetja bi morala tudi zagotoviti, da spoštujejo predpise o zasebnosti podatkov in varujejo občutljive informacije, kot so podatki o bančnih računih in osebni podatki.
- Redno pregledovanje in posodabljanje procesov: procese avtomatizacije plačil je treba redno pregledovati in posodabljati, da se zagotovi njihova učinkovitost in učinkovitost. To vključuje spremljanje morebitnih napak ali težav, pregled potekov dela in postopkov odobritve ter vključevanje povratnih informacij zainteresiranih strani. Z rednim pregledovanjem in posodabljanjem procesov avtomatizacije plačil lahko podjetja nenehno izboljšujejo svoje poslovanje in dosegajo boljše rezultate.
Nanoneti kot del vaše poti avtomatizacije plačil
Nanonets ima interno ponudbo, imenovano Pretok ki avtomatizira plačilne obveznosti od konca do konca. Je platforma, ki je idealna za mala in srednja podjetja, ki želijo avtomatizirati svoje AP procese na popolnoma prilagodljiv, a razširljiv način.
Z avtomatiziranim uvozom, najboljšim pridobivanjem podatkov v svojem razredu, prilagodljivimi odobritvami in podprtimi vsemi možnostmi plačila je Flow idealen za rastoča podjetja, ki želijo formalizirati svojo finančno funkcijo.
Nanonets lahko pomaga tudi pri avtomatizaciji postopka obračunavanja obveznosti tako, da:
- Uvoz in konsolidacija podatkov iz več virov – e-pošte, skeniranih dokumentov, digitalnih datotek/slik, shrambe v oblaku, ERP, API itd.
- Zajemanje in inteligentno pridobivanje podatkov iz računov, potrdil, računov in drugih finančnih dokumentov.
- Kategorizacija in kodiranje transakcij na podlagi poslovnih pravil.
- Nastavitev samodejnih delovnih tokov odobritve za pridobivanje notranjih odobritev in upravljanje izjem.
- Plačevanje v več kot 45 valutah po vsem svetu z uporabo ACH, kartice ali nakazil.
- Usklajevanje vseh transakcij.
- Brezhibna integracija z ERP-ji ali računovodsko programsko opremo, kot so Quickbooks, Sage, Xero in več.
Odnesite
Avtomatizacija plačilnega procesa lahko podjetjem in njihovim strankam zelo koristi. Poenostavlja obdelavo plačil, zmanjšuje napake in strankam ponuja širši nabor možnosti plačila. S sprejetjem tehnologij za avtomatizacijo plačil, kot so plačilni sistemi, ki jih poganja AI, inteligentna računovodska programska oprema in možnosti mobilnega plačevanja, lahko podjetja izboljšajo svoje finančno zdravje, povečajo učinkovitost in izboljšajo zadovoljstvo strank. Z vlaganjem v avtomatizacijo plačil lahko podjetja ostanejo pred krivuljo, sprostijo dragocene vire in se osredotočijo na svoje ključne kompetence.
Ker se avtomatizirana obdelava plačil še naprej razvija, bo nedvomno igrala vedno bolj ključno vlogo pri uspehu podjetij v vseh panogah.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- vir: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/
- : je
- $GOR
- 000
- 7
- a
- pospeši
- dostop
- Po
- Račun
- računovodstvo
- računi
- obveznosti do dobaviteljev
- natančnost
- natančno
- ah
- Doseči
- čez
- dejavnosti
- Sprejem
- Prednosti
- proti
- naprej
- Z AI napajanjem
- vsi
- Vse transakcije
- Dovoli
- omogoča
- AML
- znesek
- in
- preprečevanje pranja denarja
- kdo
- ap avtomatizacija
- API
- odobritev
- odobren
- SE
- članek
- AS
- povezan
- At
- Preverjanje pristnosti
- pooblastilo
- avtomatizirati
- Avtomatizirano
- avtomatizira
- Samodejno
- samodejno
- avtomatizacija
- Avtomatizacija
- nazaj
- Banka
- Bančni račun
- bančni računi
- Banke
- temeljijo
- BE
- postajajo
- pred
- spodaj
- koristi
- Prednosti
- BEST
- najboljše prakse
- Boljše
- med
- Računov
- povečanje
- Bottom
- kršitve
- zgrajena
- poslovni
- Poslovna inteligenca
- podjetja
- by
- se imenuje
- poziva
- CAN
- zajemanje
- kartice
- plačila s kartico
- primeru
- Denar
- denarni tok
- Vzrok
- cfo
- izzivi
- Pregledi
- jasno
- Obračun
- Cloud
- Cloud Storage
- Kodiranje
- sodelovanje
- COM
- kako
- Skupno
- komunicirajo
- Podjetja
- podjetje
- v primerjavi z letom
- konkurenčno
- dokončanje
- skladnost
- celovito
- utrjevanje
- vsebina
- naprej
- se nadaljuje
- stalno
- prispevajo
- Nadzor
- udobje
- Core
- KORPORACIJA
- Korporacije
- Ustrezno
- strošek
- stroškovno učinkovito
- stroški
- bi
- Ustvarjanje
- kredit
- kreditne kartice
- kritično
- plačila
- krivulja
- stranka
- Zadovoljstvo kupcev
- Stranke, ki so
- prilagodljiv
- cikel
- vsak dan
- datum
- Podatkovne kršitve
- zasebnost podatkov
- Varstvo podatkov
- Varovanje podatkov
- Datum
- Decentralizirano
- odloča
- Zamujena
- zamude
- Oddelek
- oddelki
- vloge
- zasnovan
- Podrobnosti
- Ugotovite,
- drugačen
- digitalni
- Popust
- popusti
- spori
- Dokumenti
- pomanjkljivosti
- vsak
- Zgodnje
- lažje
- Učinkovito
- učinkovitosti
- učinkovite
- učinkovito
- Electronic
- elektronsko
- odpravlja
- odstranjevanje
- E-naslov
- e-pošta
- vgrajeni
- Zaposleni
- omogoča
- omogočanje
- zajema
- šifriranje
- konec koncev
- Izboljša
- zagotovitev
- zagotoviti
- Vpis
- okolje
- ERP
- Napaka
- napake
- bistvena
- vzpostaviti
- vzpostavitev
- itd
- razvijajo
- izvedba
- drago
- izkušen
- raziskuje
- olajšano
- ponaredek
- FAST
- povratne informacije
- Nekaj
- file
- datoteke
- financiranje
- finančna
- Najdi
- prilagodljiv
- Pretok
- Osredotočite
- sledi
- po
- za
- obrazec
- Obrazci
- goljufija
- brezplačno
- iz
- v celoti
- funkcija
- Skladi
- Poleg tega
- Prihodnost
- GDPR
- splošno
- splošni podatki
- Splošna uredba o varstvu podatkov
- dobili
- pridobivanje
- Globalno
- Go
- več
- zelo
- Pridelovanje
- Rast
- Garancija
- taksist
- Imajo
- Zdravje
- pomoč
- Pomaga
- tukaj
- držite
- Domov
- Hiša
- Kako
- Vendar
- HTTPS
- človeškega
- idealen
- Identifikacija
- identificirati
- Izvajanje
- izvajali
- izvajanja
- uvoz
- izboljšanje
- Izboljšanje
- izboljšanju
- in
- vključujejo
- vključuje
- Vključno
- vključujoč
- Povečajte
- povečal
- Poveča
- narašča
- vedno
- individualna
- posamezniki
- industrij
- Industrija
- Podatki
- sproži
- integrirati
- Intelligence
- Inteligentna
- notranji
- razišče
- vlaganjem
- vključujejo
- sodelovanje
- Izdala
- Vprašanja
- IT
- ITS
- Vedite
- Pomanjkanje
- Pokrajina
- velika
- Pozen
- Pranje
- Led
- Pravne informacije
- Stopnja
- ravni
- kot
- Limited
- vrstica
- povezane
- likvidnostno
- Navedeno
- posojila
- kraj aktivnosti
- dolgoročna
- več
- si
- nizka
- Luksuzni
- je
- Znamka
- Izdelava
- upravljanje
- upravljanje
- upravitelj
- Navodilo
- označeno
- ukrepe
- Metoda
- Metode
- minimalna
- napake
- Mobilni
- Denar
- spremljanje
- mesec
- več
- učinkovitejše
- Hipotekarni
- Najbolj
- več
- Ime
- potrebno
- Nimate
- potrebe
- Novo
- Številka
- ovira
- of
- ponudba
- ponujanje
- Ponudbe
- Office
- on
- ONE
- v teku
- na spletu
- operacije
- operater
- Priložnosti
- Možnost
- možnosti
- Da
- Ostalo
- Splošni
- Lastnik
- plačana
- Pandemija
- Papir
- del
- zlasti
- opravil
- Plačajte
- plačilna
- Plačilo
- Plačilna kartica
- Načini plačila
- obdelavo plačil
- Plačilne storitve
- Plačilni sistemi
- Plačila
- Plače
- odstotkov
- opravlja
- Obdobje
- Osebni
- osebni podatki
- faza
- telefon
- telefonski klici
- Kraj
- načrtovanje
- platforma
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- Predvajaj
- PO
- točke
- Popular
- Priljubljenost
- PoS
- pozitiven
- vaje
- preprečiti
- primarni
- zasebnost
- problem
- Postopek
- Predelano
- Procesi
- obravnavati
- produktivnost
- Izdelki
- strokovnjaki
- donosnosti
- spodbujanje
- zaščito
- zaščita
- ponudniki
- nakupi
- Hitre knjige
- hitro
- območje
- Oceniti
- precej
- RE
- pravo
- v realnem času
- prejemki
- prejeti
- prejetih
- nedavno
- evidence
- ponavljajoče se
- zmanjša
- Zmanjšana
- zmanjšuje
- zmanjšanje
- redni
- redno
- Uredba
- predpisi
- sprostitev
- Izpusti
- pomembno
- zanesljiv
- daljinsko
- oddaljeni delavci
- poročilo
- Resolucija
- viri
- povzroči
- Rezultati
- pregleda
- Pregledal
- pregledovanje
- Tveganje
- tveganja
- robusten
- ROI
- vloga
- pravila
- s
- Zadovoljstvo
- Shrani
- shranjevanje
- Prihranki
- razširljive
- urnik
- načrtovano
- brez težav
- zavarovanje
- varnost
- varnostna tveganja
- Seek
- pošiljanja
- občutljiva
- Storitve
- deli
- shouldnt
- Prikaži
- Razstave
- pomemben
- Podoben
- podobno
- poenostavitev
- sam
- velikosti
- majhna
- mala podjetja
- Software
- Rešitev
- rešitve
- nekaj
- Viri
- hitrosti
- Stage
- interesne skupine
- standardna
- stojala
- Države
- bivanje
- Še vedno
- shranjevanje
- Strateško
- racionalizacijo
- predloži
- uspeh
- taka
- dobavitelji
- Podprti
- sumljiv
- Trajnostni razvoj
- sistem
- sistemi
- Bodite
- Naloge
- Tehnologije
- Tehnologija
- da
- O
- Prihodnost
- njihove
- Njih
- te
- skozi
- čas
- zamudno
- krat
- do
- orodja
- sledenje
- transakcija
- Transakcije
- Prenos
- transferji
- posredujejo
- Preglednost
- potovanja
- Trend
- Vrste
- tipično
- nedvomno
- edinstven
- Velika
- Združene države Amerike
- Unsplash
- posodobljeno
- posodabljanje
- nujno
- navadno
- dragocene
- različnih
- Prodajalec
- prodajalci
- Preverjanje
- preverjanje
- Proti
- Virtual
- vidljivost
- Obseg
- prostornine
- ranljivost
- način..
- Kaj
- ali
- ki
- WHO
- pogosto
- širše
- bo
- Wire
- z
- v
- brez
- delo
- delavci
- delovnih tokov
- deluje
- deluje
- svet
- bi
- Napačen
- fotokopirni stroj
- Vi
- Vaša rutina za
- youtube
- zefirnet