Prodajno naročilo proti računu: ključne razlike, vloga in vrste

Sledenje prodaji od začetka do konca pomaga podjetjem vzdrževati prave ravni zalog, izvajati najboljše taktike denarnega toka in zagotoviti, da stranke prejmejo prave izdelke. Ker večina podjetij spremlja več prodaj hkrati, je vodenje natančne evidence o vsakem koraku na poti ključnega pomena.

Ne glede na vrsto podjetja, delovno panogo ali celo regijo se podjetja zanašajo na prodajna naročila in račune, da zagotovijo pravilno izvedbo vsake prodaje, prejeto plačilo in vodenje papirnate sledi. Vendar prodajna naročila in računi niso isto; pravzaprav se uporabljajo za povsem druge namene. Oba sta enako pomembna, vendar bo razumevanje razlike med prodajnim naročilom in računom pomagalo zagotoviti, da bo vaše podjetje koristilo oboje. 

Na visoki ravni je prodajno naročilo na prvem mestu. To je dokument, ustvarjen, ko stranka izrazi željo po nakupu in sodeluje z vašo prodajno ekipo, da se dogovori o časovnem načrtu dostave blaga ali storitev, vključenih v prodajno naročilo. Ko je naročilo odposlano, bo vaša ekipa za terjatve stranki poslala račun za zbiranje sredstev, ki so dolgovana za naročilo.

Ne glede na to, kako izgleda vaš prodajni proces, obstaja velika verjetnost, da se začne s prodajnim naročilom in konča s računa plačilo.

Kaj je prodajno naročilo?

Če ste prodajalec ali prodajalec, bo vaša ekipa ustvarila prodajno naročilo, ko bo stranka izrazila zanimanje za nakup. Običajno stranka izrazi zanimanje prek a naročila. Prodajno naročilo potrjuje prejem naročila, dokončno določa podrobnosti in služi kot izvorni dokument za notranje prodajne ekipe in sisteme za sledenje prodaji ob zaključku vsake prodaje.

Prodajno naročilo zahteva podrobne informacije, tako da če še nimate vseh zahtevanih podatkov o stranki, bo vaša ekipa morda potrebovala vnose stranke, ki je naročila, da izpolni prodajno naročilo. Informacije, ki so vključene v prodajno naročilo, so: 

• Ime vašega podjetja
• Kontaktni podatki vašega podjetja
• Podatki o stranki (ime, podatki za račun, naslov)
• Opis izdelka ali storitve, ki se prodaja
• Količina blaga ali storitev, vključenih v prodajo
• Cena blaga ali storitev
• Stroški dostave, pošiljanja in davka
• Skupni stroški naročila

Vaše podjetje lahko uporablja več vrst prodajnih naročil. Odvisno od situacije ali prodajnega okolja veliko podjetij redno uporablja vse štiri od naslednjega:

Prodajni nalog za gotovino

Ko kupec odda naročilo, prevzame izdelek in plača z gotovino, se uporabi gotovinski prodajni nalog. Ker kupec plača z gotovino, ni terjatve vnos, povezan s transakcijo. Kupčev nakup neposredno vpliva na vaše denarne račune in dostava se izvede takoj.

Hitro prodajno naročilo

Če stranka zahteva neobičajno hiter časovni okvir dostave, bi interno uporabili hitri prodajni nalog. Vaša prodajna ekipa lahko te vrste prodajnih naročil označi kot prednostna, da zagotovi, da so pravočasno dokončana. Stranka lahko blago prevzame ali doplača za hitro dostavo, odvisno od okoliščin. Ko je izdelek dostavljen, bo vaša ekipa AR stranki poslala račun za prevzem plačila.

Pogodba o načrtovanju

V primeru, ko stranka zahteva določeno količino izdelkov, dobavljenih na različne datume, je lahko dogovor o časovnem razporedu odlično orodje za pravilnost vsake ločene dostave. Če stranka želi 10 pripomočkov v enem tednu, 5 v dveh tednih in 7 v treh tednih, lahko vse te transakcije potekajo v eni pogodbi o načrtovanju, ki se nato posodobi po dostavi. 

Prodajno naročilo tretje osebe

V nekaterih primerih, zlasti za mala podjetja, se uporabi prodajno naročilo tretje osebe, kadar vaše podjetje ne dostavi blaga ali storitev neposredno strankam. Namesto tega jih pošljete tretji osebi Prodajalec ki nato zaključi zadnji del dostave stranki.

Kaj je račun?

Ko prodajalci izpolnijo prodajno naročilo in dostavijo dogovorjeni izdelek, bodo nato ustvarili računa in ga pošlje stranki, da prevzame plačilo za dobavljeno blago ali storitev. Eden od zadnjih korakov v prodajnem procesu je pošiljanje računa, ki sproži plačilo stranke in zbiranje gotovine, kar sta dve ključni komponenti za ohranjanje zdravja vašega podjetja. Danes se računi običajno pošiljajo elektronsko in kličejo e-računi.

Račun bo imel večino istih podatkov kot prodajno naročilo, vendar bo vključeval tudi naslednje: 

· Plačilni pogoji
·  Popusti za zgodnja plačila
· Številka naročila
· Številka računa
· Provizije za zamude pri plačilu
·  Informacije o plačilu za ACH, nakazila ali EDI plačila

Na enak način, kot se v različnih situacijah uporablja več prodajnih nalogov, se v poslovnih transakcijah pogosto uporabljajo različne vrste računov.

Predračun

Običajno se računi obravnavajo kot pogodbene zahteve za plačilo, vendar a predračun nima enake uporabe. Uporablja se, ko komercialni račun ni na voljo in si ga lahko predstavljamo kot "predračun". Še vedno vsebuje razčlenitev stroškov, vendar je to bolj ocena, ki jo stranka lahko uporabi kot referenco.

Pri izvozu blaga v Združene države ameriška carina zahteva, da se naročilu priloži predračun, tako da je jasno, kaj se pošilja prek državnih meja. 

Vmesni račun

Če gre za velik projekt ali večdelno naročilo, ki ga je treba razdeliti na več plačil ali stopenj, pride vmesni račun prav. Namesto da čakate do konca projekta, da pošljete en velik račun, lahko vmesne račune uporabite za zbiranje inkrementalnih plačil na poti. Na strani prodajalca vmesni računi pomagajo ublažiti izzive denarnega toka, na strani kupca pa razdelijo plačila na bolj obvladljive zneske. To je nasprotje od mreže več računov v enem plačilu.

Končni račun

Najpogosteje uporabljena vrsta računa je končni račun. To je običajno ena najpreprostejših vrst računov za poravnava računov, zaradi česar je standard za večino podjetij. Strankam se pošljejo, ko je blago ali storitev dostavljena.

Prodajno naročilo proti računu: razlike

Da bi zagotovili jasno razliko med »prodajnim naročilom« in »računom«, smo sestavili seznam nekaterih najpomembnejših razlik med obema. Podjetja se za izvajanje rednih prodajnih transakcij zanašajo na oba dokumenta, vendar se namen, ki jima služita, razlikuje.

Prodajno naročilo in račun je enostavno razlikovati, če upoštevate spodnje dejavnike:

Čas ustvarjanja

Prodajno naročilo začne prodajni proces; to je tisto, kar vaši ekipi za izpolnjevanje sporoči, da začne pripravljati blago ali storitve za dostavo. Nato, čisto na koncu prodajnega procesa, ko je dostava zaključena, bo kupcu poslan račun.

Namen dokumenta

Ko gledate račun v primerjavi s prodajnim naročilom, je pomembno upoštevati namen vsakega dokumenta. Prodajno naročilo je bolj obrnjeno k notranjosti, vaše ekipe obveščajo, da je bilo naročilo sproženo in je potrebno ukrepanje. Po drugi strani pa je račun obrnjen navzven. Stranki se pošlje kot formalni zahtevek za plačilo. Če datum zapadlosti računa ni izpolnjen, se lahko stranki naložijo zamudnine ali druge kazni.

Navedene informacije

Medtem ko je razlika med prodajnim naročilom in računom bolj v tem, kdaj in kako se posamezen dokument uporablja, obstaja majhna razlika glede informacij, ki jih vsak vsebuje. Oba bosta vsebovala podatke, kot so ime in kontaktni podatki stranke, količina in cena kupljenih izdelkov ter podatki o prodajalcu, vendar bo račun vključeval dodatne podrobnosti. Te podrobnosti so lahko stopnje zamudnih stroškov, datumi zapadlosti plačil in drugo. Glejte naše zgornje sezname za natančno razčlenitev, kaj je na vsakem. 

Računovodske posledice

Vaša računovodska ekipa običajno ne bo videla ali se ga dotaknila prodajnega naročila. Razen če želijo uskladiti prodajno naročilo z določenim računom, se ne bodo zanašali na prodajna naročila. Računi pa so kritična računovodska dokumentacija. Potrebni so za zagotavljanje natančnih revizijskih sledi in zagotavljanje pravilnih vnosov.

zaključek

Lahko bi bilo preprosto pogledati članek, ki obravnava razliko med prodajnim naročilom in računom, in pomisliti, da je njegov vpliv zanemarljiv. Nasprotno pa bo razumevanje temeljnega namena glavnih poslovnih dokumentov pomagalo vašemu podjetju delovati učinkoviteje, ublažilo morebitne napake pri izpolnjevanju in računovodstvu ter ustvarilo notranje procese s pravimi zavorami in ravnovesji, da zaščitite svoje podjetje pred tveganjem.

Na koncu dneva bodo vaše ekipe enako potrebovale prodajna naročila in račune, vendar se bo način, kako jih bodo različne ekipe uporabljale, razlikoval. Vaša prodajna ekipa potrebuje prodajna naročila, da zagotovi, da so dobave dokončane, kot je bilo obljubljeno, vendar bodo strokovnjaki za terjatve živeli in dihali račune vsak dan. Te ekipe morajo delovati usklajeno in imeti ustrezne vire, potrebne za opravljanje svojega dela za vaše podjetje, da doseže svoj končni potencial. 

Razumevanje prodajnega naročila v primerjavi z računom se morda ne zdi prednostna naloga strateškega vodenja, vendar mnogim ljudem v vaši organizaciji ni nič pomembnejšega. Če ste pripravljeni prevzeti upravljanje svojih prodajnih naročil in obdelava računov na naslednjo raven, vlaganje v pravo avtomatizacijo programska oprema za obdelavo računov - všeč Nanoneti – lahko spremeni svet.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/