Domneva se, da se je pisni sistem med ljudmi razvil za zapisovanje finančnih transakcij; najzgodnejše glinene tablice segajo v leto 3000 pr. n. št., so računi finančnih evidenc – tako rekoč »računi za plačevanje« mezopotamske in egipčanske civilizacije.
Od takrat naprej se je sistem sledenja finančnim interakcijam med prodajalci in strankami razvil prek Contruglijeve sistem dvostavnega računovodstva, Paciolijeva legendarni sistem glavne knjige, poenostavitev postopka plačilnih računov v ameriški transportni industriji v šestdesetih letih 1960. stoletja do sedanjih digitalno izboljšanih procesov plačilnih računov, sprejetih po vsem svetu.
Naučimo se več o Najboljše prakse za plačljive račune in postopek obračunavanja obveznosti.
Iščete napravo, ki temelji na AI Rešitev za avtomatizacijo AP? Oglejte si Nanonets za večjo natančnost, večjo prilagodljivost in širok nabor integracij z drugimi računovodskimi sistemi, sistemi ERP & več!
Kazalo
- Predstavitev
- Osnovni proces poteka dela AP
- Dokumenti, povezani s postopkom AP
- Pomen upravljanja AP
- Širina postopka AP
- Izzivi za AP proces
- Poenostavitev cikla plačila
- Avtomatizacija procesa upravljanja AP
Avtomatizirajte zajem podatkov, zgradite delovne tokove in poenostavite procese AP v nekaj sekundah. Koda ni potrebna.
Predstavitev
Vsa podjetja delujejo v medsebojno povezanih ciklih prihodkov in odhodkov. Terjatve (AR) spadajo v cikel prihodkov, medtem ko obveznosti spadajo v cikle odhodkov in povezanih nakupov.
Plačljivi računi ali obveznosti do plačila (AP) so znesek denarja, ki ga poslovni subjekt dolguje prodajalcem/dobaviteljem za uporabo njihovega blaga/storitev. Proces plačilnih računov je upravljanje in izvrševanje kratkoročnih plačilnih obveznosti podjetja do prodajalca/dobavitelja.
Z laičnim izrazom je obdelava plačljivih računov proces, ki je odgovoren za plačilo dobaviteljem in prodajalcem blaga in storitev, ki jih uporablja katero koli podjetje. Cilj postopka AP je zagotoviti zakonitost in točnost vseh plačil, ki izvirajo iz podjetja. Je del postopka P2P (procure-to-pay), ki zajema vse dejavnosti od nabave do obdelave računov in plačil prodajalcem.
Večina podjetij ima ločen oddelek AP, ki obravnava dohodne račune/račune in plačila prodajalcem. Odgovornosti oddelka se lahko razlikujejo glede na naravo in velikost podjetja.
Osnovni proces poteka dela AP
Obseg obdelave obveznosti v kateri koli organizaciji je odvisen od:
- število prodajalcev/ponudnikov storitev, ki zadovoljujejo njegove potrebe
- znesek plačila, za katerega se pričakuje, da bo opravljen v kratkem časovnem obdobju
- tipska dokumentacija, potrebna za potrditev postopka nakupa
Oddelek AP lahko pri svojem delovanju sodeluje tudi z drugimi oddelki, kot je na primer oddelek za nabavo.
Na primer, majhna trgovina za mame in starše bi zahtevala samo osnovni postopek plačila računa. Ena sama knjiga lahko beleži račune in račune v dveh stolpcih – v enem za prejete račune in v drugem za opravljena plačila. Tukaj se nabavni oddelek podvoji kot oddelek AP.
Oddelki za obdelavo plačljivih računov večjih podjetij z več zainteresiranimi stranmi ne morejo delovati v tem sistemu enotne knjige. Potrebovali bi postopke, ki bi vključevali več korakov: prejemanje naročilnice (PO) od nabavnega oddelka, prejemanje računov od prodajalca, ujemanje podrobnosti na naročilnici in računu, potrjevanje, odobritev in plačilo računov prodajalcu.
V takšnih primerih postane bolj dodelan potek dela bistvenega pomena za učinkovito upravljanje visoke vrednosti in obsega transakcij.
Preprost potek dela postopka AP vključuje naslednje korake:
Na koncu postopka znesek, ki je bil »plačljiv« v prvem koraku, ne bi bil več obveznost. Lahko pride do posredovanja procese, ki vključujejo naročila, preverjanja in odobritve, vendar je osnovnih pet korakov bistvenega pomena za preprečevanje napak in goljufij pri izdatkih.
Dokumenti, povezani s postopkom AP
Odvisno od obsega poslovanja lahko postopki obračunavanja obveznosti podjetja vključujejo številne ali vse naslednje dokumente:
Naročilnica – naročilnica: naročilnica je pravno zavezujoča pogodba, ki jo podjetje izda prodajalcu in vsebuje informacije o vrsti naročenega izdelka/storitve ter dogovorjeni količini in cenah. Pri velikih podjetjih je v postopek naročila vključenih več subjektov, vključno z osebo/oddelkom, ki zahteva blago/storitve, oddelkom za nabavo, oddelkom za obveznosti, prejemnim oddelkom in prodajalcem.
Zapisnik o prevzemu: Zapisnik o prevzemu blaga/storitve je potrdilo o prevzemu naročenega izdelka/storitve od prodajalca. Podrobnosti na poročilu o prejemu se morajo ujemati s tistimi na prej izdani naročilnici.
Račun dobavitelja: Hkrati ali po prejemu naročenega blaga bi podjetje od dobavitelja blaga/storitev prejelo račun/račun za izdelek. Na poslovnem koncu se imenuje račun prodajalca. Obdelava računa dobavitelja je v izključni pristojnosti oddelka AP, ki preveri podrobnosti na računu s trosmernim ujemanjem med naročilnico, poročilom o prejemu in računom prodajalca ter razporedi plačila po odobritvi.
Vavčerji: Vavčerji se včasih uporabljajo za "jamstvo" za popolnost postopka odobritve – so kot kazalo spremnih dokumentov, kot so naročilnica, poročilo o prejemu, račun prodajalca itd., in vsebujejo informacije o odobritvah, številke primerov in druge informacije, povezane z ta določen nakup.
Ti dokumenti se hranijo v »odprti« datoteki, dokler plačilo ni v celoti obdelano, nato pa se označi z »zaprto«.
Za ponazoritev predpostavimo, da kupec, Buyer Inc., zahteva 10 pogonov za pero za podjetje. Svojemu dobavitelju, Supplier Inc., izda naročilo za deset artiklov po ceni na primer 15 USD na pogon pisala, ki jih je treba dostaviti v petih dneh. Naročilnico ustvari nabavni oddelek, ena kopija se pošlje Supplier Inc., ena oddelku AP, ena oddelku upravičenca, ena pa ostane v nabavnem oddelku. Ko Supplier Inc. dobavi pogone peresnikov, oddelek za nabavo pripravi poročilo o prejemu (ali poročilo o prejemu) s strani ABC Inc., oddelek AP pa vloži račun prodajalca. Na tej točki oddelek AP izvede tristransko ujemanje med naročilnico, poročilom o prejemu in računom o nakupu, da preveri, ali se opis, količina, stroški in pogoji ujemajo v vseh treh dokumentih. Ko oddelek AP preveri ujemanje, se začne plačilo. Vsa podjetja morda nimajo tristranskega ujemanja, vendar je dvosmerno ujemanje med naročilnico in računom potrebno za preprečitev napačnega upravljanja sredstev.
Pomen upravljanja AP in delovnega toka obveznosti
Upravljanje procesov obračunavanja obveznosti je ključnega pomena za učinkovito in brezhibno delovanje poslovne enote. Njegov pomen izhaja iz:
- Pomaga pri hitrem plačevanju računov, kar je pomembno za kreditno sposobnost podjetja in pomaga pri vzpostavljanju zdravih odnosov med prodajalcem in podjetjem.
- Takojšnja plačila prav tako preprečujejo zamude pri plačilih, kaznih ali zamudnih stroških.
- Obdelava plačilnih računov nadzoruje prekomerno porabo in preprečuje večkratna/podvojena plačila za isti izdelek/storitev.
- Sledi potrebam in nakupom podjetja, kar pomaga preprečiti zamude in motnje v vsakodnevnem delovanju podjetja.
- Združuje vsa nakupna dejanja za enostavno iskanje.
- Obdelava AP odpravlja goljufije s strogim spremljanjem in preverjanji na vsaki stopnji postopka.
- Pomaga pri boljšem upravljanju denarnega toka, tako da omogoča plačila le ob zapadlosti, z uporabo kredita, ki ga ponujajo prodajalci itd.
Širina postopka AP
Postopek plačljivih računov zajema skoraj vsa plačila, ki jih opravi podjetje za blago in storitve; obračun plač pa ni del procesa AP, ampak spada pod razred upravljanja s kadri. AP vodi evidenco vseh finančnih vidikov nakupov podjetja, kar je ključno za revizijske in davčne namene.
Glavni cilji AP so:
- Za zagotovitev, da so plačila zakonita in točna
- Za izkoriščanje predčasnih plačil ali dinamičnih popustov.
Integracija notranjih kontrol v proces AP, zlasti v avtomatiziranih procesih, odpravlja goljufiva ali netočna plačila, hkrati pa zagotavlja, da so vsi računi obračunani.
Izzivi za AP proces
Nekateri pogosti izzivi pri obdelavi AP so:
- Časovne zamude: To še posebej velja za ročno obdelavo AP, ker je treba papirne dokumente premikati po mizah in oddelkih. To lahko povzroči zamude pri obdelavi računa in plačilu prodajalcu. Zamude v ciklu plačilnih obveznosti lahko povzročijo pozne prejeme naročenih izdelkov, slabo kreditno oceno, slabe odnose s prodajalci in pristojbine/globe.
- Napake pri ujemanju: Tristransko ujemanje je potrebno za zagotovitev, da so vsi računi dobavitelja pravilno plačani. Neskladja lahko nastanejo, če pride do napak pri vnosu podatkov ali napačnih informacij za obračun, kar lahko traja nekaj časa, da jih ugotovimo ali popravimo.
- Upravljanje izjem: Oddelki za plačevanje računov se morajo ukvarjati z izjemami, kot so nepopolni in neujemajoči se podatki na računih, kar lahko povzroči drage zamude.
- Nepotrebni nakupi: odsotnost ustreznih kontrol in kontrolnih točk v ciklu plačilnih obveznosti lahko povzroči nepotrebne ali nepooblaščene nakupe.
- Goljufije in kraje: ekipe AP morajo nenehno paziti na goljufije in kraje, tako v podjetju kot zunaj njega.
- Manjkajoči dokumenti: Papirologija lahko povzroči napačno mesto in izgubo pomembnih dokumentov, kot so računi. To lahko privede do številnih težav v celotnem ciklu računovodskih obveznosti, začenši s trenji s prodajalcem do zakasnjenih operacij.
- Dvojno plačilo: nedoslednosti in neučinkovitost v dokumentaciji lahko povzročijo dvakratno plačilo posameznega računa. Do dvojnih plačil lahko pride tudi, če se namesto enega integriranega sistema uporablja več finančnih programov.
- Slepe pege: Papirni in ročni procesi so povezani z nepreglednostjo, ki ekipam AP preprečuje sledenje denarnemu toku podjetja v realnem času.
- Zunanje izvajanje obveznosti dejavnosti proti avtomatizaciji odgovornosti AP
Poenostavitev cikla plačila
Obdelavo plačljivih računov je mogoče poenostaviti tako, da centralizirate vse ustrezne dokumente AP in jih arhivirate za enostaven dostop. Takšno racionalizacijo lahko omogoči avtomatizacija. Avtomatizacija služi naslednjim namenom:
- Odpravlja navlako s papirjem, s čimer zmanjša čas obdelave in stopnje napak
- Povezuje naročilnice in račune z elektronskimi plačili, kar predstavlja celotno sliko cikla plačilnih računov
- Pomaga pri boljšem upravljanju prodajalcev in preprečevanje goljufij prodajalcev
- Omogoča tristransko ujemanje brez težav
- Omogoča integracijo postopka plačilnih računov z drugimi osnovnimi poslovnimi sistemi, kot sta ERP in CRM
- Omogoča nastavitev več kontrolnih točk v ciklu računovodskih obveznosti, da se izognete prekomerni porabi ali nepotrebnim nakupom
- Opozorila in alarme je mogoče nastaviti, ko so odkrita neskladja na kateri koli stopnji delovnega toka obveznosti.
- Omogoča nastavitev plačilnih rokov
- Omogoča ustvarjanje periodičnih poročil za razumevanje vzorcev porabe podjetja in pripravo na revizije in obdavčenje
Avtomatizacija procesa upravljanja AP
Digitalno izboljšan delovni tok plačljivih računov naj bi se začel leta 1978 z Visicalom, prvo programsko opremo za preglednice, ki bi se lahko uporabljala za upravljanje računov. Temu je sledila podobna programska oprema, ki bi lahko podjetjem pomagala informatizirati računovodstvo. Danes digitalni proces plačljivih računov vključuje zajem podatkov o računih, kodiranje računov s pravilnim računom in stroškovnim mestom, odobritev računov, povezovanje računov z naročilnicami in njihovo knjiženje za plačila.
Različna programska oprema za potek dela uporablja funkcije, kot so Optično prepoznavanje znakov (OCR) in inteligentni zajem podatkov (IDC) za samodejni zajem ključnih podatkov, kot so številka naročila, znesek in datum. Uporabljajo tudi vnaprej nastavljene predloge za pretvorbo vseh dokumentov, povezanih z upravljanjem AP, v digitalne različice.
V zadnjem času so vse računovodske naloge, vključno z obveznostmi, avtomatizirane s tehnologijami, ki temeljijo na AI. Strojno učenje omogoča sistemu AP, da se uči iz običajnih elementov procesa in daje smiselne predloge, kako ravnati s temi elementi v prihodnosti. Takšna avtomatizacija procesov AP z umetno inteligenco lahko ekipi AP omogoči več časa, da se posveti analitičnim in upravnim funkcijam, ki koristijo podjetju.
Povezani članki
- &
- 10
- O meni
- dostop
- Račun
- računovodstvo
- pridobitev
- čez
- dejavnosti
- dejavnosti
- Sporazum
- AI
- vsi
- med
- znesek
- Analitično
- AR
- Avtomatizirano
- avtomatizacija
- Avtomatizacija
- ozadje
- počutje
- koristi
- BEST
- Bill
- zaračunavanje
- Računov
- meja
- izgradnjo
- poslovni
- podjetja
- zajemanje
- primeri
- Denar
- denarni tok
- Vzrok
- izzivi
- Stroški
- Pregledi
- razred
- stranke
- Koda
- Kodiranje
- Skupno
- Podjetja
- podjetje
- Vsebuje
- Core
- bi
- kredit
- kritično
- ključnega pomena
- Trenutna
- datum
- dating
- ponudba
- zamude
- dostavi
- Odvisno
- Zaznali
- digitalni
- digitalno
- Dokumenti
- podvojila
- pogon
- dinamično
- Zgodnje
- učinkovite
- učinkovito
- Izdelati
- Elektronika
- elementi
- omogočanje
- zagotoviti
- Podjetje
- subjekti
- zlasti
- bistvena
- vzpostaviti
- Primer
- izvedba
- Pričakuje
- Sklad
- Lastnosti
- pristojbine
- finančna
- prva
- fiksna
- prilagodljivost
- Pretok
- po
- goljufija
- polno
- funkcija
- delovanje
- Skladi
- Prihodnost
- generacija
- Cilj
- Cilji
- blago
- več
- pomoč
- Pomaga
- tukaj
- visoka
- Kako
- Kako
- hr
- HTTPS
- Ljudje
- identificirati
- Pomembnost
- Pomembno
- Inc
- vključujejo
- vključuje
- Vključno
- Indeks
- Podatki
- integrirana
- integracija
- integracije
- Inteligentna
- vmesnik
- vključeni
- Vprašanja
- IT
- Ključne
- velika
- večja
- vodi
- UČITE
- učenje
- Ledger
- legitimnost
- Vzvod
- odgovornosti
- stroj
- strojno učenje
- je
- upravljanje
- upravljanje
- Navodilo
- Stave
- ujemanje
- Denar
- več
- več
- Narava
- potrebno
- Številka
- številke
- obveznice
- operacije
- Da
- naročila
- Organizacija
- Ostalo
- p2p
- plačana
- Papir
- zlasti
- Plačilo
- Plačila
- slika
- Točka
- slaba
- PoS
- Cena
- Postopek
- Procesi
- obravnavati
- Izdelek
- nakup
- nakupi
- namene
- Kvantna
- ocena
- prejeti
- prejetih
- zapis
- evidence
- zmanjšanje
- Razmerja
- pomembno
- poročilo
- Poročila
- zahteva
- obvezna
- Odgovornost
- odgovorna
- prihodki
- Run
- Lestvica
- sekund
- Storitve
- nastavite
- nastavitev
- Kratke Hlače
- kratkoročno
- Podoben
- Enostavno
- Velikosti
- majhna
- So
- Software
- Poraba
- Stage
- začel
- trgovina
- racionaliziran
- dobavitelji
- Podpora
- sistem
- sistemi
- Naloge
- davek
- skupina
- Tehnologije
- Kraja
- skozi
- čas
- danes
- sledenje
- Sledenje
- Transakcije
- Prevoz
- razumeli
- us
- uporaba
- potrjevanje
- vrednost
- raznolikost
- prodajalci
- Obseg
- medtem
- v
- brez
- po vsem svetu
- bi
- pisanje