Popoln vodnik za arhiviranje dokumentov

---

Kako poteka elektronsko arhiviranje dokumentov?

Arhiviranje dokumentov ni enkratna dejavnost, ampak ko nastavite ustrezen poslovni proces, ga lahko avtomatizirate. Poglejmo, kako dokumentirati arhivska dela.

1. korak: Začetna ocena

Razumejte trenutne procese dokumentov. Kako ravnate z bistvenimi in nebistvenimi dokumenti? Ali imate določen postopek? Ali se vsi dokumenti obravnavajo naenkrat ali je postopek ad-hoc?

Oglejte si

• Kako se dokumenti ustvarjajo, beležijo, kategorizirajo in poimenujejo?
• Kakšen je postopek digitalizacije dokumentov?
• Kakšne so zahteve za izbris ali zavrženje dokumenta?
• Kdo obravnava izjeme dokumentov?
• Kateri dokumenti so potrebni za revizijo?

Prav tako morate razumeti število dokumentov, ki jih boste obravnavali, da boste dobili idejo.

Na podlagi te začetne ocene pripravljate tokove za procese.

2. korak: Določite cilje in vloge

Ko razumete postopke, poskusite začrtati razloge za arhiviranje dokumentov.

• Želite zmanjšati operativne stroške obravnave dokumentov?
• Ali to počnete zaradi upoštevanja smernic za varnost podatkov?
• Ali poskušate optimizirati svoje upravljanje evidenc?
• Ali izvršna ekipa to počne, da bi izboljšala pregled nad viri?

Na podlagi ciljev jih lahko razvrstite po prioritetah in spremenite procese arhiviranja dokumentov. Razumeti vloge deležnikov v procesu.

• Kdo bo nadziral proces arhiviranja dokumentov?
• Katere ravni avtorizacije boste uporabili za omejitev vnosa v arhivirane podatke?
• Kako boste zagotovili skladnost zaposlenih?

3. korak: Izvedite urnik hrambe

Zdaj je čas, da nastavite urnik hrambe. V bistvu razumejte dokumente, ki jih je treba obdržati, in tiste, ki jih ne.

Ohraniti morate originalna letna finančna poročila, saj bodo morda potrebna v prihodnosti. Raziščite zvezna, lokalna, državna pravila in pravila, ki jih morate upoštevati.

Hraniti npr. vse dokumente IRS in davčne zadeve najmanj sedem let.

Nato odstranite vse dokumente, ki jih ni treba arhivirati ali sploh nikoli ne bodo trajno shranjeni, kot so katalogi prodajalcev, neželena pošta in podvojene kopije. Lahko jih digitalizirate tako, da jih skenirate in ekstrahirate informacije s programsko opremo OCR.

Za varen transport, kasnejše odstranjevanje in uničenje materialov zaposlite prodajalca NAID (National Association of Information Destruction), da se izognete morebitni odgovornosti.

4. korak: Digitalizirajte papirnate datoteke

Digitalizirajte papirnate datoteke, da zmanjšate stroške, prihranite prostor in izboljšate organizacijo dokumentov.

Programsko opremo OCR lahko uporabite skupaj s skenerjem dokumentov za razvrščanje, organiziranje, označevanje in indeksiranje datotek za izboljšano iskanje.

5. korak: Izberite shrambo

Če se odločite za digitalno shranjevanje, morate izbrati: trak, disk in shranjevanje v oblaku. Vsak ima svoje prednosti in slabosti, ki so povezane z dolgoročno varnostjo, celovitostjo in enostavnim vnosom programske opreme za upravljanje zapisov.

6. korak: Avtomatizirajte z delovnimi tokovi dokumentov

Ko so vsi procesi in vse spremenljivke začrtani, je čas za uvedbo procesa.

Ena od prednosti uporabe programske opreme za upravljanje dokumentov, kot je Nanonets, je možnost avtomatizacije vseh procesov in nastavitve obvestil za zainteresirane strani, tako da ne zamudite datotek z napakami. Oglejte si korake za ustvarjanje poteka arhiviranja dokumentov.

7. korak: spremljajte in optimizirajte

Noben postopek na začetku ni popoln. Po uvedbi delovnih tokov dokumentov pridobite povratne informacije zainteresiranih strani o tem, kako je mogoče proces izboljšati.

Katerim podjetjem bi arhiviranje dokumentov koristilo?  

Vaše podjetje se mora osredotočiti na arhiviranje dokumentov, če:

• Vaše podjetje se redno ukvarja z veliko papirologijo
• Morda boste v prihodnosti potrebovali dostop do starih dokumentov
• Revizije so običajne za podjetja, podobna vam
• Dokumente morate shraniti kot del skladnosti in regulativnih zahtev

Če so ti dejavniki pomembni za vaše podjetje, boste morda morali arhivirati dokumente.

Zakaj se odločiti za elektronsko arhiviranje dokumentov?

Zmanjšajte stroške in prihranite prostor

Ne glede na to, ali upravljate obsežno mednarodno korporacijo ali novoustanovljeno podjetje, je pomembno prihraniti stroške, kjer lahko. Digitalno arhiviranje dokumentov lahko to omogoči s sprostitvijo prostora in nižjimi operativnimi stroški.

Omejeni dokumenti, ki jih imate na mestu za urejanje, manj denarja in časa je treba porabiti za njihovo upravljanje.

Izboljšajte potek dela in učinkovitost

Ustrezno digitalno arhiviranje dokumentov lahko izboljša vašo poslovno uspešnost in potek dela. Po ocenah kar 80 % proizvodnih podatkov ni potrebno takoj dostopnih.

Z arhiviranjem teh podatkov lahko olajšate dostop do preostalih podatkov in potencialno izboljšate svojo učinkovitost.

---

Začnite arhivirati dokumente z Nanonets. Zaupa mu več kot 30,000 uporabnikov iz več kot 500 podjetij za avtomatizacijo več kot 30 milijonov dokumentov! Ocena 4.9 na G2. Poskusi! Začnite brezplačno preskusno različico or naročite klic z nami.

---

Primeri uporabe arhiviranja dokumentov

Arhiviranje dokumentov je uporabno za skoraj vse vrste podjetij. Oglejmo si nekaj resničnih aplikacij arhiviranja dokumentov v različnih panogah.  

Poslovni dokumenti, kot so pogodbe, pisma in projektna dokumentacija, se lahko z leti zbirajo v ogromnih količinah, kar poveča stroške skladiščenja. Ko morajo delavci pridobiti podatke iz teh referenc, jim lahko ročno iskanje po ogromnih skladiščih dokumentov vzame ure časa.

• Finančne storitve podjetja morajo zagotoviti, da so vsi njihovi dokumenti pripravljeni za revizijo. Tukaj jim arhiviranje dokumentov pomaga vzdrževati vse dnevnike strank, potrdila o menjavi denarja in druge pravne dokumente, kadar je to potrebno.
• Maloprodaja podjetja bodo morda morala shraniti vse svoje podatke o strankah, prodajalcih in dobaviteljih v primeru morebitnih neskladij v prihodnosti.
• Odvetniške družbe in pravni oddelki morate vse pogodbe, dokumente in fakse v zvezi s primeri shraniti kot datoteke PDF. Hitro morajo najti dokumente in ponudbe z uporabo inteligentnega iskanja in oznak. Tu pride prav arhiviranje dokumentov.
• Javne storitve dan za dnem obravnavati veliko informacij. Trenutno ni vse pomembno, vendar morajo shraniti vse informacije, ki morajo biti pozneje na voljo s klikom na gumb.
• Podjetja lahko optimizirajo svoje upravljanje dokumentov z učinkovitim arhiviranjem dokumentov. S pretvorbo svojih papirnatih dokumentov v knjižnico, po kateri je mogoče iskati, lahko zaposleni skrajšajo čas, porabljen za iskanje dokumentov, digitalizacija pa lahko izboljša tudi vidnost podatkov.

---

Avtomatizirajte arhiviranje dokumentov z Nanonets. Izvlecite podatke iz računov, osebnih izkaznic ali katerega koli dokumenta na avtopilotu! Začnite z brezplačnim preizkusom zdaj!

---

Arhiviranje dokumentov z Nanoneti

Nanonets je inteligentna programska oprema za upravljanje dokumentov z vgrajeno programsko opremo OCR, ki vam lahko pomaga pretvoriti vse vaše papirnate dokumente v digitalno obliko, po kateri je mogoče iskati. Nanonets je enostaven za uporabo z graditeljem delovnega toka brez kode povleci in spusti, ki lahko avtomatizira vsak ročni proces dokumentov.

Tukaj je opisano, kako lahko uporabite Nanonets za arhiviranje dokumentov:

Preslikajte vse svoje procese in deležnike v vašem procesu

Ustvarite račun na Nanonets in izberite model OCR po meri, da ustvarite model OCR za svoje potrebe, lahko pa izberete tudi med predhodno usposobljenimi modeli OCR.

Naložite dokumente in usposobite model za ekstrahiranje podatkov v želeni obliki.

Ko ste zadovoljni z modelom, lahko nastavite samodejno posredovanje vseh dokumentov na določeno e-pošto. Pojdi do Potek dela > Uvoz > Prejemanje datotek po e-pošti

Ko je vnos dokumenta nastavljen, bo vaš model OCR samodejno prejel skenirane dokumente in iz dokumentov izvlekel besedilo v formatu po vaši izbiri.

Podatke lahko ekstrahirate v zbirko podatkov po svoji izbiri, tako da izberete možnost izvoza v delovnem toku.

Oddelek za odobritev lahko dodate tako, da dodate stopnje odobritve, vrste pregleda, pravila za označevanje datotek in drugo.

Dodate lahko tudi pravila za izboljšanje podatkov, preimenovanje datotek, kategorizacijo in razvrščanje dokumentov itd. Rabim pomoč? Naša ekipa je tu, da vam pomaga vse urediti!

Pojdite na Nanonet in poskusite to narediti sami. Ali pa prosite našo ekipo, da to stori namesto vas!

Nanonet vsako leto uporablja več kot 30,000 zadovoljnih strokovnjakov za avtomatizacijo svojih dokumentnih procesov. Tukaj je posnetek uspešnosti Nanonetov

Tukaj je tisto, kar naše stranke pravijo o nas.

Če imate zapleten proces arhiviranja dokumentov, vam lahko naša nadarjena ekipa pomaga poenostaviti in avtomatizirati celoten proces, tako da bo učinkovit in deluje v skladu z vašimi zahtevami. Želite svoje zahteve deliti z nami? Nastavite klic or nam pošljite e-poštno sporočilo.

---

Želite avtomatizirati ekstrakcijo podatkov iz dokumentov? Oglejte si Nanonets. Brez kode. Platforma brez težav. Szačnite brezplačno preskusno obdobje in pridobivanje podatkov iz dokumentov na avtopilotu.

---

Arhiviranje dokumentov v primerjavi z varnostnim kopiranjem datotek

Arhiviranje dokumentov je v bistvu varnostno kopiranje datotek, kajne? No, malo je drugače.

Postopek arhiviranja dokumentov je samo za pasivne dokumente, medtem ko so varnostne kopije izdelane za aktivne datoteke, ki se uporabljajo v vsakodnevnih sistemih.

Cilj arhiva dokumentov je obdržati izvirne dokumente, če bodo v prihodnosti potrebni iz več razlogov, medtem ko je cilj varnostne kopije datotek obdržati kopijo aktivnih datotek v primeru, da se dejanske datoteke poškodujejo ali izgubijo, kar zagotavlja delovanje kontinuiteta.

Oglejmo si več razlik med arhiviranjem dokumentov in varnostnim kopiranjem datotek.

	Arhiv dokumentov	Varnostno kopiranje dokumentov
Cilj	Dolgoročna hramba dokumentov, ki se trenutno ne uporabljajo	Shranjevanje kopije zadnjih podatkov v primeru izgube ali poškodbe podatkov
Rabljeno	Po potrebi – npr. revizija	Ko so trenutni podatki poškodovani ali se ne naložijo
datum	Shranjeno kot kopija. Podatki niso prepisani	Podatki so prepisani
Vrsta shranjenih podatkov	Izvirni podatki – npr. Finančna poročila	Dvojnik trenutnih podatkov kot kopija
Hitrost	Hitrost obnove ni problem	Moral bi biti v realnem času
Izraz	Dolgotrajno skladiščenje	Kratko do srednjeročno skladiščenje

FAQ

Zakaj digitalizirati dokumente?

Produktivno upravljanje dokumentov: Indeksirane, digitalizirane dokumente je mogoče izvoziti v sistem in jih samodejno hraniti v digitalnih knjižnicah, kjer je njihovo uporabo mogoče dokumentirati, spremljati in upravljati.

Preprosta ponovna uporaba besedila: Ko je natisnjena zadeva obnovljena v besedilo, ki ga je mogoče urejati, jo je mogoče spremeniti in ponovno uporabiti v Microsoft Excelu ali Wordu, s čimer prihranite čas, ki ga običajno porabite za ponovno ustvarjanje in ponovno tipkanje dokumentov.

Iskanje: Dokumente, vključno s ključnimi besedami v metapodatkih ali besedilu, lahko zaznajo elektronska iskalna omrežja in prikažejo v nekaj sekundah.

Enostaven dostop: Digitalne dokumente je mogoče kadar koli pridobiti iz glavnega repozitorija in jih hitro razdeliti po e-pošti, s čimer se odpravi potreba po tiskanju kopij.

Kaj je programska oprema za arhiviranje dokumentov?

Programska oprema za arhiviranje dokumentov pretvori dokumente v digitalne zapise, ki jih je mogoče arhivirati, zlahka dostopati do njih in jih učinkovito upravljati, kar pomaga vaši ustanovi

prihranite pri stroških skladiščenja, povečate produktivnost zaposlenih in pospešite poslovne postopke.

Primerni za dolgotrajno arhiviranje, pretvorjeni seznami so majhni z izboljšano vizualno kakovostjo. Lahko jih berete na različnih napravah, zlahka dostopate z izoliranih lokacij in jih centralno arhivirate v elektronskih arhivih, digitalnih knjižnicah ali upravljanju dokumentov.

omrežja. Vsaka korporacija lahko pospeši notranje postopke in poveča učinkovitost z zagotavljanjem enostavnega dostopa do digitalno shranjenih kopij z določenimi pravicami za vstop.

---

Uuporabite Nanonets za avtomatizacijo postopka arhiviranja dokumentov in organiziranje datotek na avtopilotu!

---