Račun služi kot dokument za podrobne podatke o dobavljenem blagu ali opravljenih storitvah od prodajalca do kupca. Poleg preprostega dnevnika pa račun vsebuje še vrsto informacij, ki vključujejo plačilne pogoje, pravne pogodbe in drugo. Računi so ključni del dokumentacije za vsako podjetje in pomagajo pri zaščiti pred revizijskimi in pravnimi težavami. Hkrati učinkovito in dobro razvito fakturiranje, ko je zbrano kot del celovite strategije upravljanja podatkov, podpira analitiko podatkov, ki prispeva k strateškemu odločanju.
Kaj je račun?
Račun je tako kot račun, ki ga dobite po nakupu živil ali menjavi olja, vendar v drugačnem vrstnem redu – in veliko bolj zapleten. Medtem ko po plačilu prejmete potrdilo o nakupu živil, boste račun poslali ali prejeli, preden plačate račun ali prejmete plačilo. Tako kot potrdila tudi računi beležijo finančno transakcijo med kupcem in prodajalcem.
Torej, kaj je račun in kako se razlikuje od potrdila? Račun omogoča vse našteto, ponuja pa tudi:
- Stroga pravna zaščita ob pravilnem izvajanju.
- Uporabne podatkovne točke za pomoč pri oblikovanju širše analitične strategije.
- Način za revizijsko preverjanje vašega podjetja.
- Poenostavitev davčne prijave.
- Pogoji, ki podrobno opisujejo način plačila.
- Veliko več, odvisno od okoliščin vašega podjetja.
Pod črto – račun je uradni, pravno podprt dnevnik transakcij med kupcem in prodajalcem z izčrpnimi podrobnostmi, ki zagotavlja skupno razumevanje med obema stranema, pravni položaj v primeru spora in služi kot dokumentacija v podporo analitičnim prizadevanjem, ščit pred slabi rezultati revizije in najdaljši davčni čas preprostejši.
Katere so vrste računov?
Ko upravljate, pošiljate ali prejemate račune, bodo ti običajno ene od štirih vrst:
- Prodajni račun: Najpogostejša vrsta, prodajni račun, je običajno tisto, na kar pomislite, ko slišite izraz. V nasprotju s potrdilom o prodaji prodajni račun vključuje podrobne informacije o obeh straneh, podatke o cenah, podatke o plačilu in drugo. Poleg tega, ko denar zamenja lastnika in je račun podpisan, dokument služi kot pravno orodje v primeru spora.
- Predračun: Predračun je v bistvu podoben predračunu o prodaji – kupcu ponudi predviden datum dobave in predračun stroškov, preden nadaljuje z delom ali pošlje artikel. Predračun omogoča kupcu, da postavlja vprašanja in razume stroške, preden se zaveže.
- Ponavljajoči se račun: Če ste v stalnem razmerju kupec/prodajalec z dobavljenim blagom ali opravljenimi storitvami občasno, vendar stalno, je vsakokratno ročno ustvarjanje in odobritev računa potratno. Namesto tega boste verjetno uporabili ponavljajoč se račun. Ta vrsta računa se pošlje pred izsledki naslednjega cikla (tj. mesečno, četrtletno ali letno) in ga je treba plačati, preden se transakcija izvrši. To je nekako kot naročnina na pretočni video – če 31. decembra po pošti prejmete račun za Netflixst za tvoj 15. januarth mesečno podaljšanje, vendar ne plačate, izgubite dostop.
- Račun za časovnico: Če delate s podjetjem, ki temelji na storitvah, na primer s svetovalci ali zunanjimi knjigovodskimi storitvami, bo vaš prodajalec beležil čas svojih zaposlenih skozi vsako obdobje in konsolidiral skupni znesek na računu za časovnico. Ta račun bo vključeval urno postavko na zaposlenega, skupno število opravljenih ur, na čem so zaposleni delali (običajno zadostuje kratka referenčna opomba) in kakršne koli administrativne stroške, s katerimi ste se strinjali v pogodbi.
Druge vrste računov v računovodstvu vključujejo:
- Zamuden račun
- Zbirni račun
- Zadrževalni in vmesni računi
- Dobropisi in bremepisi
- Komercialni račun (uporablja se pri čezmejnih transakcijah za carino)
Kako je videti račun?
Na voljo je veliko predlog računov in vse jih je mogoče prilagoditi svojim edinstvenim potrebam. Tukaj je en primer, kako običajno izgledajo računi – navajajo datum, stranke v transakciji, opravljeno blago/storitve, informacije o plačilu in vse potrebne dodatne podrobnosti.
Kakšen je namen računa?
V bistvu račun izpolnjuje vse standardne funkcije potrdila, vendar ponuja dodatne ugodnosti tako kupcem kot prodajalcem.
Upravljanje dokumentov in zapisov
Ko izvajate transakcije kot podjetje, ste zakonsko dolžni voditi strogo računovodstvo za vse nakupe in prodaje. Učinkovito izdajanje računov pomeni, da ste zaščiteni pred revizijo ali pravnim preganjanjem, kakovostno upravljanje zapisov pa vsako leto olajša davčno prijavo.
Ne le fakturiranje je del obvezna upravljanje evidenc, vendar je ohranjanje nadzora nad vašo dokumentacijo znak splošnega poslovnega zdravja. Če ne morete narediti majhnih stvari pravilno, ne boste nikoli naredili velikih stvari pravilno – in izdajanje računov je ena tistih majhnih stvari, ki predstavljajo vašo splošno organizacijsko učinkovitost.
Sledenje plačilom in analiza podatkov
Glavna funkcija uskladitev računov vključuje upravljanje računov – brez izdajanja računov ne boste mogli učinkovito uskladiti transakcij med naročili in potrdilom o prejemu blaga. Račun je tudi tretji del trismernega ujemanja in osrednja funkcija računovodskih praks, kot je ujemanje faktur.
Ob istem času, če žonglirate s številnimi prodajalci in dobavitelji, boste morali spremljati odtok denarja in koliko komu dolgujete. Dobro organizirano izdajanje računov pomaga vzdrževati ravnovesje v celotnem plačilnem okolju, kar zagotavlja ohranjanje kakovostnega odnosa med vašim podjetjem in prodajalci.
Če ste razvili zadostno globino zaračunavanja računov, lahko dokumentacija služi tudi kot učinkovit podajalnik informacij za analitiko podatkov, zlasti če ste na strani prodajalca. Fakturiranje pomaga določiti nakupovalne trende, poslovne cikle in še več, kar pomaga pri oblikovanju vaše tržne strategije. S strani nabave učinkovita analiza računov prav tako pomaga zmanjšati stroške in prepoznati potratnost ali neučinkovitost.
Pravno varstvo
Medtem ko učinkoviti računi pomagajo pri zaščiti pred revizijskimi ali davčnimi pomisleki, so tudi orodje v vašem pravnem arzenalu. Ker so podpisani računi del pogodbenih pogodb in postopkov, lahko z izdajanjem računov zagotovite, da plačate dogovorjeno ceno za blago ali storitve ali da ste kot prodajalec pravilno plačani. To lahko pomaga pri zaščiti pred neresnimi tožbami ali pa služi kot eksponat, če ste prisiljeni v sodni sistem, da bi izsilili plačilo.
Katere podrobnosti vsebuje račun?
Čeprav se oblika lahko razlikuje glede na sektorje in podjetja, funkcija ne. Običajno boste vključili večino, če ne vseh teh osnovnih podrobnosti:
- Številka računa za učinkovito arhiviranje in sledenje računov in plačil v vašem podjetju.
- Datum opravljenih storitev ali dobavljenega blaga (ali napovedi v primeru predračuna) ter datum priprave in pošiljanja računa.
- Kontaktni podatki za kupca in prodajalca.
- Vsi veljavni pogoji, tj. plačilo po pogojih net-30, morebitne klavzule o sporih itd.
- Podrobne informacije za vsako dobavljeno blago ali opravljeno storitev skupaj s ceno za to določeno vrstično postavko, bodisi kot cena na enoto ali skupno zaračunano.
- Vsi veljavni davki.
- Informacije o skupnem dolgu in valuti, če gre za mednarodne transakcije.
- Morebitna dodatna opomba, opomba ali prilagojeno sporočilo prejemniku.
Kdaj morate poslati račune?
Ni "najboljšega časa" za pošiljanje računa, je pa dobro pravilo zgodaj in pogosto. Komunikacija je ključnega pomena v vseh vidikih življenja, še posebej pa pri storitvah B2B ali B2C, ki imajo velike pravne posledice.
Medtem ko vaše specifične poslovne potrebe določajo čas, je dobra praksa, da pošljete predračun po prebavi zahtev stranke, da zagotovite, da ste na isti strani in pošljete prodajni račun hitro po potrditvi prejema ali ko so storitve v celoti opravljene. Fakturiranje po klicu fakturiranje ob dostavi.
Če delate z novo stranko ali je pogodba posebej velika, boste morda želeli poslati predračun pred začetkom dela, da zagotovite predplačilo. To se imenuje napredno fakturiranje. Podobno lahko, če je pogodba dolgotrajna, vmesni račun ali račun v skladu z nastavljenimi, vnaprej določenimi mejniki pomaga zagotoviti, da ste oba na pravi poti glede zaračunanega časa in proračuna.
Računi in notranje kontrole
Računi so osrednji del tristranskega ujemanja in zato ključni za učinkovitost notranje kontrole obveznosti. Sledenje pretoku računa na njegovi poti pomaga zagotoviti, da pravočasno dobite naročeno blago v skladu z dogovorjenimi stroški, hkrati pa ščiti pred goljufijami zaposlenih ali samostojno porabo.
V okviru obveznosti ali terjatve, odvisno od vaše vloge kupca ali prodajalca, račun prav tako pomaga upravljati vaš kreditni račun, saj je prejet pred plačilom. S prodajnega vidika vam fakturiranje pomaga tudi spremljati raven zalog ali kadrovske zahteve, če ste podjetje, ki temelji na storitvah.
zaključek
Izdajanje računov samo po sebi ni zapleteno, vendar se lahko, odvisno od velikosti in obsega vašega podjetja, hitro preobremenite z žongliranjem s številnimi računi in zagotavljanjem, da je plačilo poslano (ali prejeto) pravočasno in pravilno.
Danes se fakturiranje hitro spreminja, saj digitalizacija in čezmejno poslovanje postajata norma. Množica avtomatizirana AP in programska oprema za izdajanje računov pomaga uporabnikom avtomatizirati njihov postopek izdajanja računov, vključno s prilagojenimi predlogami za hitro dostavo računov kupcem in poenostavitev plačilnih obveznosti in poteke dela za odobritev računov pri izvajanju uskladitve računov oz postopki nabave.
Ker so platforme za izdajanje računov naslednje generacije v celoti digitalne, boste prihranili denar tudi z zmanjšanjem potreb po osebju in dovolili zaposlenim, da se osredotočijo na izboljšanje vašega poslovnega položaja, namesto da bi se prebijali med ročnimi podatki. Če pošiljate ali prejemate fizične račune, ponujajo tudi številne platforme optično prepoznavanje znakov (OCR), tehnologija, ki samodejno zapolni digitalno besedilo in informacije, skenirane iz fizičnih dokumentov.
Ne pozabite, da je pravilno opravljanje majhnih stvari temelj učinkovitega upravljanja – in strog nadzor nad postopkom izdajanja računov je ena tistih lahkih zmag, ki vašo organizacijo vodijo k uspehu.
- Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
- PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
- PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
- vir: https://nanonets.com/blog/what-is-an-invoice/
- : je
- :ne
- $GOR
- a
- Sposobna
- O meni
- nad
- dostop
- Po
- Račun
- računovodstvo
- računi
- obveznosti do dobaviteljev
- čez
- Dodatne
- admin
- po
- proti
- dogovorjene
- Sporazumi
- vsi
- omogoča
- skupaj
- skupaj
- Prav tako
- an
- Analiza
- Analitični
- analitika
- in
- letno
- kaj
- primerno
- odobritev
- SE
- Arsenal
- AS
- vprašati
- vidiki
- At
- Revizija
- avtomatizirati
- samodejno
- Na voljo
- B2B
- B2C
- Osnova
- BE
- postanejo
- pred
- Začetek
- Prednosti
- med
- Poleg
- Big
- Bill
- zaračunavanje
- tako
- obe strani
- širši
- proračun
- poslovni
- podjetja
- vendar
- KUPEC..
- kupci
- Nakup
- by
- se imenuje
- CAN
- primeru
- Denar
- spremenite
- Spremembe
- spreminjanje
- značaja
- zaračuna
- okoliščinah
- stranke
- skupaj
- storiti
- Skupno
- Komunikacija
- Podjetja
- kompleksna
- Skrbi
- Sklenitev
- Pogoji
- Potrditev
- Konsolidirati
- Svetovanje
- vsebujejo
- Naročilo
- prispevajo
- nadzor
- Core
- popravi
- pravilno
- strošek
- stroški
- Sodišče
- kredit
- kritično
- čezmejni
- valuta
- prilagodljiv
- meri
- carinski
- Cut
- zmanjšati stroške
- ciklov
- datum
- Podatkovna analiza
- Upravljanje podatkov
- podatkovne točke
- Datum
- Obremenitev
- december
- Odločanje
- poda
- dostavi
- dostava
- Odvisno
- globina
- Podatki
- podrobno
- Podrobnosti
- Podrobnosti
- Ugotovite,
- razvili
- se razlikujejo
- drugačen
- Težave
- digitalni
- digitalizacija
- Spor
- do
- dokument
- Dokumentacija
- Dokumenti
- ne
- Ne
- tem
- opravljeno
- dont
- navzdol
- pogon
- e
- vsak
- lahka
- Učinkovito
- učinkovito
- učinkovitost
- Zaposlen
- Zaposleni
- prizadevanja
- , ki se ukvarjajo
- zagotovitev
- zagotavlja
- zagotoviti
- Podjetje
- Equilibrium
- v bistvu
- ocenjeni
- itd
- Event
- Primer
- Izvaja
- izvršitve
- izkazujejo
- Dejstvo
- pristojbine
- file
- Vložitev
- finančna
- Firm
- Pretok
- Osredotočite
- za
- obrazec
- Fundacija
- štiri
- goljufija
- iz
- v celoti
- funkcija
- funkcije
- ustvarjajo
- dobili
- pridobivanje
- dobro
- blago
- roke
- Imajo
- Zdravje
- slišati
- pomoč
- Pomaga
- drži
- celosten
- gostitelj
- URE
- Kako
- HTTPS
- i
- identificirati
- if
- izboljšanju
- in
- vključujejo
- vključuje
- Vključno
- neučinkovitost
- info
- obvesti
- Podatki
- Namesto
- Deluje
- notranji
- v
- inventar
- računa
- Upravljanje računov
- računi
- fakturiranje
- IT
- ITS
- sam
- januar
- samo
- Imejte
- vzdrževanje
- Ključne
- Otrok
- Pokrajina
- velika
- tožbe
- Pravne informacije
- zakonito
- najem
- ravni
- življenje
- kot
- Verjeten
- vrstica
- malo
- prijavi
- Poglej
- izgleda kot
- izgubiti
- vzdrževati
- IZDELA
- upravljanje
- upravljanje
- upravljanje
- Način
- Navodilo
- ročno
- več
- Trženje
- Stave
- ujemanje
- odpadniško
- max
- Maj ..
- pomeni
- Memo
- Sporočilo
- Metodologija
- morda
- mejniki
- Denar
- mesečno
- več
- Najbolj
- veliko
- Množica
- Nimate
- potrebe
- Netflix
- nikoli
- Novo
- Naslednja
- št
- Upoštevajte
- Številka
- OCR
- of
- Ponudbe
- Uradni
- pogosto
- Olje
- on
- enkrat
- ONE
- v teku
- samo
- or
- Da
- naročila
- Organizacija
- organizacijsko
- rezultatov
- Splošni
- preobremenjeni
- Stran
- plačana
- del
- zlasti
- Stranke
- pot
- Plačajte
- plačilna
- Plačilo
- Plačila
- za
- Obdobje
- periodično
- Prilagojene
- perspektiva
- fizično
- kos
- Platforme
- platon
- Platonova podatkovna inteligenca
- PlatoData
- plus
- točke
- slaba
- pozicioniranje
- praksa
- vaje
- predhodno
- pripravljeni
- Cena
- cenitev
- Predhodna
- za
- Postopki
- Postopek
- naročil
- Napovedi
- pravilno
- zaščito
- zaščiteni
- zaščito
- zaščita
- nakup
- nakupi
- Namen
- zasledovanje
- kakovost
- četrtletno
- vprašanja
- hitro
- kvota
- razvejanosti
- hitro
- Oceniti
- precej
- prejemki
- prejeti
- prejetih
- prejema
- sprava
- zapis
- evidence
- ponavljajoče se
- zmanjšanje
- reference
- o
- Razmerje
- opravljene
- predstavljajo
- obvezna
- Zahteve
- Pravica
- vloga
- Pravilo
- prodaja
- Enako
- Shrani
- Obseg
- Sektorji
- zavarovanje
- videnje
- Prodajalci
- pošljite
- pošiljanja
- poslan
- služijo
- služi
- Storitev
- Storitve
- nastavite
- Kompleti
- Shield
- shouldnt
- strani
- podpisati
- podpisano
- Enostavno
- enostavnejši
- saj
- Velikosti
- majhna
- specifična
- Poraba
- kadrovanje
- standardna
- stoječa
- Strateško
- Strategija
- pretakanje
- racionalizirati
- Stroga
- naročnina
- uspeh
- dovolj
- dobavitelji
- podpora
- Podpira
- sistem
- davek
- davki
- Tehnologija
- predloge
- Izraz
- Pogoji
- Splošni pogoji poslovanja
- besedilo
- kot
- da
- O
- njihove
- te
- stvari
- mislim
- tretja
- ta
- tisti,
- čeprav?
- skozi
- vsej
- Tako
- čas
- pravočasno
- čas
- do
- orodje
- Skupaj za plačilo
- sledenje
- Sledenje
- sklepanje poslov
- transakcija
- Transakcije
- Trends
- tip
- Vrste
- tipično
- razumeli
- razumevanje
- edinstven
- za razliko od
- naprej
- uporaba
- Rabljeni
- Uporabniki
- navadno
- Prodajalec
- prodajalci
- Video
- želeli
- je
- Odpadki
- način..
- Dobro
- so bili
- Kaj
- Kaj je
- karkoli
- kdaj
- medtem ko
- ali
- medtem
- celoti
- bo
- Zmage
- z
- v
- brez
- delo
- delal
- deluje
- leto
- Vi
- Vaša rutina za
- zefirnet