Kako upravljati notranje kontrole za obveznosti

Vsa podjetja morajo strokovno upravljati plačila, ki jih dolgujejo drugim osebam ali subjektom. Ta funkcija, imenovana kot obveznosti do dobaviteljev, je ključnega pomena za poslovanje, finančno upravljanje in vzpostavljanje dolgoročnih odnosov v vsaki panogi. 

Ekipe za obračun obveznosti morajo najti ravnovesje med hitrostjo in natančnostjo, da dobijo prava plačila pravim partnerjem pravočasno. Možnost napak v zvezi s plačili zahteva več kontrol obveznosti, ki jih je treba izvajati povsod postopek obračunavanja obveznosti. 

Notranje kontrole plačljivih računov so bile skrbno razvite, razširjene in nenehno izpopolnjene za zaščito podjetij pred plačilnimi tveganji, ne glede na to, kje v procesu AP izvirajo. Preučili bomo različne vrste kontrol AP, najboljše prakse notranjih kontrol za obveznosti in kako upravljati kontrole AP v današnjem digitalnem okolju.

Razumevanje notranjih kontrol plačljivih računov

Ko gre za izplačilo sredstev – ne glede na to, ali gre za stranko, ki vrne blago, prodajalca, ki pošilja surovine, ali vladni subjekt, ki pobira davke ali pristojbine – je pomembno, da napake pri obdelavi ne ovirajo. Podjetje, ki mu dolguje denar, bo poslalo račun, ta račun bo obdelala skupina AP, nato pa bo ekipa AP poslala sredstva lastniku računa. Ko so sredstva počiščena, bo postopek končan in poslovanje se lahko nadaljuje kot običajno. 

Notranje kontrole za obveznosti do dobaviteljev so nabor standardov in zahtev, ki naredijo procese AP učinkovitejše, zmanjšajo poslovna tveganja, povezana s funkcijo, in optimizirajo dolgoročno upravljanje z denarjem. Na kratko, an učinkovita in uspešna ekipa AP bo pozitivno vplivalo na vse nadaljnje poslovne funkcije. 

Tveganja plačilnih obveznosti

Obveznosti za plačilo tveganja daleč presegajo zamude pri plačilih in poškodovane poslovne odnose; če je dovolj resno, je lahko poslovna sposobnost postavljena pod vprašaj zaradi težav z računi. Nekatera največja tveganja v tej poslovni funkciji so:

• goljufije
• Zamudna ali nepopolna plačila
• Neskladnost z revizijskimi zahtevami
• Nepravilno upravljanje računov
• Preplačila

Poslovna funkcija kontrol obveznosti

Ko so pravilno izvedene, notranje kontrole plačljivih računov razdelijo vloge in odgovornosti v celotnem procesu, zagotovijo točnost računov in plačil, zmanjšajo tveganje večkratnih plačil, vzdržujejo sled na papirju, ki jo je mogoče revidirati, in zmanjšajo človeške napake od začetka do konca. 

S pravimi kontrolami AP lahko vodje podjetij, stranke in drugi prodajalci mirno spijo, saj vedo, da je tveganje goljufije majhno, prenos sredstev bo hiter in natančen, finančno skrbništvo vaše organizacije pa zanesljivo. Obstaja veliko najboljših praks notranjega nadzora obveznosti, ki bi jim moralo vsako podjetje dati prednost; pojdimo vanje.

Vrste notranjih kontrol za obveznosti do dobaviteljev

Notranje kontrole plačljivih računov so razdeljene v tri glavne podkategorije: kontrole obveznosti plačila, kontrole vnosa podatkov in kontrole vnosa plačil. Vsaka kategorija je usklajena z glavnimi koraki v plačilnem procesu: potrjevanje prejetih računov, zagotavljanje pravilnega internega beleženja podatkov in izplačilo pravega zneska sredstev prejemniku plačila. 

Nadzor obveznosti plačila

Prva vrsta notranjih kontrol za plačilne obveznosti se osredotoča na obveznost podjetja za plačilo. Ko so vhodni računi poslani podjetju, mora podjetje potrditi vsak račun. Biti morajo usklajeni s prejetim blagom ali storitvami in ne smejo biti dvojniki že obdelanih računov. V tem delu postopka mora vaša ekipa AP opraviti skrbni pregled z uporabo naslednjih metod:

1. Odobritev računa

Odvisno od strukture vaše organizacije, natančna vloga zadolžena odobritve računov se lahko razlikujejo, vendar na splošno obstaja ena oseba ali majhna skupina ljudi, ki pregleda prejete račune, preveri, ali je dolgovani znesek pravilen, in odobri plačilo za ta račun. 

To je lahko težje narediti, kot si mislite. Odobritelj mora vedeti, koliko izdelka se kupi, kakšna je dogovorjena prodajna cena in ali je bil ta izdelek prejet. Z računom, prvotnim naročilom in potrdili o pošiljanju lahko navzkrižno preverijo informacije, da zagotovijo njihovo točnost.

2. Odobritev naročila

Ko se podjetje odloči za nakup, mora skupina za nabavo izdati in odobriti naročila. Ko je naročilo odobreno, dobi številko naročila in se deli s prodajalcem. To omogoča odobritelju računov preprosto preverjanje pred odobritvijo plačila vsakega računa. To je odličen način za zmanjšanje prekomerne porabe in upravljanje napovedi stroškov. 

3. Tristransko ujemanje

Postopek primerjave faktur z naročilnicami in prejemanje informacij se imenuje tristransko ujemanje. To zagotavlja, da so bili plačani predmeti prejeti. Ujemanje je treba izvesti pred avtorizacijo plačila. 

4. Revizija podvojenih računov ali plačil

Zadnji je preverjanje, ali plačilo še ni bilo poslano prodajalcu za postavke vrstic na računu. Včasih je bilo to ročno, zdaj pa se večina podjetij zanaša na programsko orodje, kot je Nanonets, da prečešejo svoj sistem, poiščejo povezano številko računa in številko naročila ter označijo vsa podvojena plačila.  

Kontrole vnosa podatkov

Kontrole vnosa podatkov - zlasti pri digitalnih rešitvah, ki se uporabljajo v večini računovodske in FP&A funkcije – so danes ključne notranje kontrole za skupine za obračunavanje obveznosti. Po ugotovitvi vaše obveznosti plačila so na voljo kontrole za vnos podatkov, da dobite pravilne podatke v programsko opremo za plačljive račune. Ne glede na to, ali uporabljate ERP, platformo za avtomatizacijo ali kombinacijo orodij, je treba dati prednost natančnemu vnosu podatkov. Obstajata dva načina za krmarjenje po teh notranjih kontrolah za obveznosti:

1. Zabeležite račun pred odobritvijo

S tem pristopom se račun in njegova bremenitev zabeležita takoj, ko ju ekipa AP prejme od pošiljatelja. Nato se pošlje skozi postopek odobritve, kar pogosto povzroči hitrejšo obdelavo in izplačilo sredstev.

2. Posnemite račun po odobritvi

Če vas skrbijo podvojena plačila, se odločite za beleženje računa v vašem sistemu, potem ko ga interno odobri ustrezni organ. Če ste previdni, je to priporočen pristop. 

3. Kontrole vnosa plačil

Zadnja večja vrsta notranjih kontrol za procese plačilnih obveznosti so vse kontrole vnosa plačil. Ti so osredotočeni na pošiljanje plačil, povezanih z računi, ki so bili odobreni in naloženi v vaš sistem. Kontrole obveznosti v tej kategoriji so:

4. Ločevanje dolžnosti

Ne dodelite isti osebi za pripravo in podpisovanje čekov; hranite jih ločeno, da ustvarite dodatno raven varnosti. To tudi zagotavlja, da druga oseba dvakrat preveri vse, preden se izvede plačilo. To se morda zdi preprosto, vendar igra pomembno vlogo pri splošni notranji kontroli obveznosti. 

5. Ročno podpisovanje čekov

Izogibajte se podpisnim žigom in uveljavite staromodno ročno podpisovanje čekov za vsa plačila prodajalcev. Znamke bi lahko uporabili nepooblaščeni posamezniki, kar bi povečalo tveganje goljufij in povzročilo nenamerna podvojena plačila.

6. Varno preverjanje shranjevanja

Shranjujte čeke v zaklenjenem skladišču, ki je ločeno od vseh podpisnih žigov, ki jih uporablja vaša organizacija.

7. Sledenje številkam čekov

S pozornim spremljanjem vseh čekov, ki so bili poslani z uporabo preverjanja, lahko ekipe AP ugotovijo, ali kateri od čekov izgine, in označijo težavo prek ustreznih kanalov.

8. Dvojno podpisovanje

Kontrola plačilnih obveznosti ne bi bila popolna brez politike dvojnega podpisovanja za vsa plačila nad določenim zneskom. Vodja ali vodstveni delavec na višji ravni lahko služi kot učinkovita zaščita, ko je na nitki veliko denarja.

Najboljše prakse notranjih kontrol plačljivih računov

Vse kategorije kontrolnikov AP imajo priporočila za najboljšo prakso. Pomembno je, da ste na tekočem z najboljšimi praksami notranjih kontrol tekočih obveznosti, zlasti ker nove tehnologije spreminjajo proces AP znotraj in zunaj. 

Najboljše prakse: Nadzor obveznosti plačila

Če želite kar najbolje zaščititi pred obveznostjo plačevanja kontrol, se prepričajte, da uporabite kohezivno rešitev za shranjevanje dokumentov. Če vaše podjetje sprejema papirnate račune, jih vse hrani na različnih mestih in nima vzpostavljenega standardnega postopka, kam gredo, se bodo stvari izgubile.

Namesto tega vlagajte v AP programska oprema kot so Nanonets, ki lahko hranijo digitalno kopijo vsakega računa, sledijo toku odobritve in povežejo podatke o računih z drugimi sistemi v vaši organizaciji. Programske rešitve lahko tudi označijo dvojnike ali obvestijo posameznike, ko je plačilo že poslano. Tudi z digitalnim orodjem se izogibajte navzkrižju interesov in poskrbite, da bo več ljudi vključenih v postopke odobritve in plačila, da boste lažje ločili vloge in odgovornosti. 

Najboljše prakse: Kontrole vnosa podatkov

Vnos podatkov je velik kandidat za človeško napako. Namesto da se zanašate na enega od članov svojega osebja AP, da bo ročno vnesel informacije z vsakega računa ali naročilnice, skenirajte dokumente v orodje za branje dokumentov, ki lahko samodejno izvleče informacije in jih razdeli po poslovnih sistemih, ki jih uporabljate. Flow by Nanonets je prilagojen za odpraviti ročni vnos podatkov in nemoteno komunicira z vsemi top ERP, CRM-ji in druga poslovna orodja. 

Najboljše prakse: Kontrole vnosa plačil

V skladu s samimi kontrolami vnosa plačil se prepričajte, da boste v procesu ohranili nekaj ločitve dolžnosti. Ne želite, da je ista oseba, ki je odobrila račun, oseba, ki napiše in podpiše ček; drug par oči bi moral pregledati vse, preden se izvede plačilo. Še bolje, razmislite o prehodu na plačila ACH ali bančna nakazila namesto tiskanih čekov. Stvari se ne morejo izgubiti, sled papirja je neuničljiva, plačila pa so prejeta skoraj takoj. 

Notranji nadzor za plačljive račune ščiti vaše podjetje, prodajalce in stranke

Če želite uvesti nove kontrole AP, vendar niste prepričani, kje začeti. Sedite in preverite postopek od začetka do konca. Kdo je vpleten? Kakšni so natančni koraki, ki potekajo od prejema računa do plačila? Katere so boleče točke trenutnega procesa? Kako vpliva tehnologija

Ko dobite odgovor na ta vprašanja kot izhodišče, lahko začnete prepoznavati nizko visi plod in bolj zapletene spremembe, preden začnete. Potrebovali boste ljudi, ki zelo dobro razumejo funkcijo, da vam bodo pomagali uvesti nove kontrole ali posodobljene procese, ko pa bodo te kontrole dokončane, bodo zaščitile vaše podjetje in vse osebe ali organizacije, ki so s tem povezane.

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Opolnomočite se. Dostopite tukaj.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• PlatoESG. Ogljik, CleanTech, Energija, Okolje, sončna energija, Ravnanje z odpadki. Dostopite tukaj.
• PlatoHealth. Obveščanje o biotehnologiji in kliničnih preskušanjih. Dostopite tukaj.
• vir: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/