Kako zgraditi poslovni primer za avtomatizacijo vaših procesov od vira do plačila 4. del (Jussi Karjalainen)

Kako zgraditi poslovni primer od spodaj navzgor, ki temelji na vrednosti, za avtomatizacijo postopkov od vira do plačila, ki bo odobren. 4. del. 

Moj zadnji članek je zajemal uvozne korake prepoznavanja prave tehnologije in oblikovanja realističnega načrta preobrazbe. Ta članek si bo ogledal proces oblikovanja vašega poslovnega primera z nefinančnega vidika. Moj naslednji kos bo videti
pri financah. Pomembno si je zapomniti, da poslovni primer, ki je osredotočen izključno na finance na visoki ravni, verjetno ne bo podpisan in odobren. Po drugi strani pa poslovni primer, ki zajema vse vidike vaših predlaganih sprememb in
zagotavlja oceno vrednosti od spodaj navzgor, veliko bolj verjetno. Trdna ocena vam bo verjetno pomagala tudi pri vodenju projekta preobrazbe med izvajanjem.

Gradnja vašega poslovnega primera

Do te točke v procesu boste vedeli, kaj želite početi, s kom in v kakšnem časovnem okviru. Naslednji korak v procesu je, da vse, kar veste, združite v dokument poslovnega primera in nato od svojega
izvršni tim in/ali člani upravnega odbora. Zanimivo je, da se ta korak pogosto obravnava kot najbolj stresen del celotnega procesa. Kje začnete? Katero dokumentacijo morate pripraviti? Kako bo sprejet? Kakšna dodatna vprašanja bodo postavili vaši direktorji
vprašati? Imate dovolj prepričljivo zgodbo? Ali bodo spremembe, ki ste jih predlagali, odobrene?

Kljub osredotočenosti in pomembnosti dokumenta poslovnega primera je to običajno korak, ki postane preveč poenostavljen in se na koncu osredotoči na številke – namesto na pošteno oceno, ki jo vodje na splošno iščejo. Vaš poslovni primer ni preglednica.
Finančni podatki so pomemben sestavni del poslovnega primera, vendar niso edini sestavni del.

Vaš poslovni primer mora obravnavati tri glavne točke, da bo odobren in vam bo pomagal voditi vaš projekt preobrazbe:   

• Zaupanje – vaše poslovni primer mora biti dovolj trden, da zagotovi zaupanje vaših vodstev, da veste, o čem govorite 
• Iskrenost - to bi morala biti poštena ocena predlaganega projekta. Določitev komponent, ki bi lahko pospešile ali upočasnile projekt, ter opredelitev finančnih in projektnih predpostavk, ki ste jih naredili 
• Upravljanje – začrtati mora jasno pot z zanesljivimi točkami spremljanja in vrednotenja, ki bodo zagotovile, da projekt izpolni svoje obljube. Imeti robusten načrt, ki opisuje ključne meritve 'transformacije', ki jih je treba doseči, in kaj
  se lahko uporabi korektivni ukrep. 

Vaš poslovni primer mora vsebovati naslednje elemente: 

Ocena upravljanja sprememb 

Vsak poslovni primer mora vključevati podrobno oceno vpliva, ki ga bo vaš projekt verjetno imel na vašo ekipo. Začrtati morate 'človeške dejavnike', ki bodo podpirali izvajanje vašega projekta in ga tudi ovirali. Da bi to naredil
upoštevajte naslednje: 

• Vaša trenutna kultura in vrednostni sistem 
• Zmožnost vašega podjetja za spremembe, vključno s tem, koliko sprememb je že v teku ali načrtovanih 
• Stili vodenja in porazdelitev moči, ki obstaja v organizaciji 
• Zaznave prejšnjih projektov preoblikovanja in sprememb 
• Odnos vašega srednjega vodstva do predlaganih sprememb, saj bodo ključne pri spodbujanju sprejemanja končnih uporabnikov 
• Izvršno sponzorstvo, potrebno za spodbujanje sprememb v celotni organizaciji 

Uskladite svoj načrt s širšimi strateškimi cilji 

Vsak poslovni primer mora potegniti zelo jasno in očitno črto od predlaganega projekta do enega ali več strateških ciljev vaše organizacije. Nato to ponovno povežete s preobrazbo, ki jo bodo prinesle predlagane spremembe. To je bistveno za pridobivanje
izvršna podpora za projekt in pridobitev njihove odobritve za kakršno koli porabo. To mora biti bolj podrobno kot samo 'X
se ujema s ciljem Y glede digitalne preobrazbe, saj gre za digitalni projekt. Kako torej dokažete zahtevano raven podrobnosti? 

• Preglejte strateške načrte vašega podjetja in oddelka. Če jih ni, se srečajte s svojo višjo vodstveno ekipo in jih povprašajte o njihovih ključnih strateških prednostnih nalogah. 
• Nato določite posebne rezultate vašega projekta, ki bodo podpirali te prednostne naloge.
• Uskladite meritve uspeha in časovnico svojega projekta s širšim strateškim načrtom podjetja in/ali oddelka. 

Preizkusite svoje ugotovitve z nekaj ključnimi zainteresiranimi stranmi, da se prepričate, da so smiselne – to tudi pomaga sejati zamisel o vašem projektu pri tej zainteresirani strani.  

Sprijaznite se s tveganjem 

Tveganje je zelo pomemben del vsakega postopka odločanja o poslovnem primeru, zato morate dokazati, da ste opravili domačo nalogo in razumeti povezana tveganja vašega projekta na treh ključnih področjih: 

• Projektna tveganja – kakšna so tveganja, povezana z izvedbo projekta 
• Tveganja neukrepanja – kakšna so korporativna tveganja, s katerimi se podjetje še naprej sooča, medtem ko projekta ne izvaja 
• Tveganja donosnosti naložbe – kakšna so tveganja nedoseganja pričakovane donosnosti naložbe. 

Za vsako od tveganj morate opredeliti verjetnost, vpliv, oceno tveganja in strategijo ublažitve ter lastnika. Projektna tveganja bi morala izhajati iz vašega procesa načrtovanja projekta; to so običajno tveganja, ki so poudarjena v poslovnem primeru.
Področji, ki se običajno spregledata, sta tveganja neukrepanja in tveganja donosnosti naložbe. 

Tveganje neukrepanja 

Tveganje neukrepanja se nanaša na zelo resnična poslovna tveganja, s katerimi se sooča podjetje, ko spreminja postopek nabave in obračunavanja obveznosti. Vsako podjetje se sooča s temi tveganji, vprašanje je, kako visoka so ta tveganja glede na sisteme
in procese, ki jih že imate. Na splošno obstaja 10 korporativnih tveganj v postopkih javnega naročanja in plačilnih obveznosti podjetja, ki se jih morate zavedati: 

• Lažni računi – tveganje, da boste plačali račun, ki ga ne bi smeli 
• Neskladnost dobavitelja – to vključuje celo vrsto tveganj neskladnosti na strani dobavitelja v zvezi z vrstami dokumentacije/procesov, ki jih morate imeti. Tveganje je, da začnete delati z dobaviteljem, ki nima
  obstoječa zahtevana dokumentacija ali obstoječa dobaviteljeva dokumentacija zastara. To lahko vključuje skladnost z: 
  • Okoljske, socialne in upravljavske zahteve (ESG) 
  • Moderno suženjstvo 
  • Zavarovanje 
  • Industrijske akreditacije 
  • Ocene industrije  
• Dvojniki računov – tveganje, da dvakrat plačate isti račun za dobavitelja. 
• Izpolnjevanje davčnih predpisov – tveganje, da ne boste mogli ravnati v skladu z ustreznimi davčnimi predložitvami/zakoni zaradi težav z vašimi podatki ali procesi. 
• Maverick poraba – tveganje, da pride do nepooblaščene porabe podjetja za blago/storitve. 
• Odobritev porabe – tveganje, da ne boste mogli dokazati odobritve porabe podjetja za blago/storitve v skladu z vašimi finančnimi politikami in postopki. 
• Nepravilen zajem podatkov na računu – tveganje, da nepravilno zajamete podatke o računih, kar povzroči težave v zvezi s plačili dobaviteljem  
• Konflikt interesov - tveganje, da so odločitve o porabi podjetja sprejete brez jasne ocene navzkrižja interesov (npr. pogodba je dodeljena prijatelju zaposlenega ali drugemu poslovnemu interesu). 
• Tveganje življenjskega cikla pogodbe – to tveganje vključuje celo vrsto tveganj, povezanih s pogodbo, vključno s področji, kot so: 
  • Neugodni in/ali potencialno škodljivi pogodbeni pogoji, sprejeti brez ustrezne ocene pogodbenega tveganja 
  • Manjka pogodbena dokumentacija 
  • Potrjevanje pogodb s strani nepooblaščenih delavcev 
  • Pogodbe se nevede iztekajo 
• Škodljivi odnosi z dobavitelji – to tveganje je povezano s težavami, ki se lahko pojavijo v vašem postopku nabave za plačilo in bi lahko poškodovale odnos, ki ga imate z dobavitelji. To lahko vključuje dejavnike, kot so: 
  • Zamujena, zamudna ali zgrešena plačila računov 
  • Visoki stroški storitve zaradi ročnih nadaljnjih postopkov 
  • Naročila so zgrešena ali napačna zaradi ročnih postopkov naročanja 
• Poslovna motnja – to tveganje je povezano z možnostjo, da so vaše osnovne poslovne operacije nabave za plačilo motene zaradi odhoda ključnega osebja, ki ima ključno ročno znanje o procesih. 

Tveganje glede donosnosti naložbe

Če ste lahko spremljali postopek do te točke, bi morali imeti jasno predstavo o tem, kako in kdaj bo vrednost zagotovljena z vašim predlaganim projektom, vse pa bo določeno z vrsto predpostavk. Tveganja glede donosnosti naložbe so tveganja
te predpostavke niso izpolnjene.

Če ste na primer izračunali, da bo znižanje stroškov obdelave računov posledica prevzema bolj avtomatiziranih kanalov za izdajanje računov pri dobaviteljih, kaj se zgodi, če bo sprejem počasnejši od pričakovanega? Katere strategije ublažitve lahko uvedete
zagotoviti, da so predpostavke blizu resničnosti?

Priporočam pregled vseh področij pričakovanih koristi:

• Prednosti postopka izdajanja računov
• Prednosti obdelave PO
• Ugodnosti, povezane z nabavo
• Koristi, povezane z ljudmi
• Prednosti, povezane z učinkovitostjo

In nato izvedite oceno tveganja na podlagi teh področij, da ugotovite verjetnost, vpliv in strategijo ublažitve.

Po naših izkušnjah artikulacija nefinančnih vidikov poslovnega primera veliko pripomore k izgradnji zaupanja, dokazovanju vašega strokovnega znanja in pripravi vašega izvršnega direktorja za finančno plat poslovnega primera. V naslednjem članku si bom ogledal dodajanje teh ključnih finančnih podatkov
vašemu poslovnemu primeru.