10 bästa programvara för dokumenthantering 2022

Kontor runt om i världen blir papperslösa. Dokumenthanteringssystem har ersatt rum fulla av affärsdokument. Utöver det kommer det med fördelar som intelligent automation, färre fel, ytterligare besparingar, förbättrad säkerhet och mer.

Och det växer snabbt.

Marknaden för programvara för dokumenthantering uppgår för närvarande till 5.5 miljarder USD 2022 och kommer att växa till 16.4 miljarder USD 2029 med en 16.8% CAGR.

Låt oss se hur du kan hoppa på trenden att optimera dina affärsprocesser med effektiv dokumenthantering. Den här artikeln kommer att diskutera de fem bästa dokumenthanteringsprogramvaran på marknaden. Ledande organisationer använder DMS-verktyg som nämns nedan för att automatisera sina pappersbaserade processer och förbättra dokumentsäkerhet, indexering och övergripande dokumentbehandling.

Om du har ont om tid, här är de fem bästa rekommendationerna för dokumenthanteringsprogramvara 5 och hur de jämförs med varandra:

---

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering är en process för att effektivisera insamling, spårning, extrahering, verifiering, godkännanden och lagring av dokument som bilder, e-postmeddelanden, word-dokument, PDF-filer och andra affärsrelaterade dokumentformat.

Dokumenthantering omfattar allt i dokumentets livscykel – från generering till kassering.

---

Vad är programvara för dokumenthantering?

Dokumenthanteringsprogramvara (DMS) är intelligent automatiseringsprogramvara som automatiserar varje aspekt av dokumentets livscykel med automatisering av arbetsflöden, som skapande, insamling, dataextraktion, klassificering, verifiering, godkännanden, modifiering, databassynkronisering, lagring och säkerhet.

Dokumenthanteringssystem gör det lättare att hitta och arbeta med dina filer med funktioner som dokumenttaggning, fulltextsökning (detta låter dig söka efter filer genom att söka efter nyckelord) och rollbaserade åtkomstlagringsmöjligheter.

Det är dock mer än bara dokumentlagring; den organiserar din databas, automatiserar manuella uppgifter som datainmatning, förbättrar de anställdas produktivitet och underhåller aktivitetsloggar för revisioner.

---

Funktioner att leta efter när du väljer ett dokumenthanteringssystem

Håll utkik efter dessa funktioner när du letar efter ett dokumenthanteringssystem:

• Dokumentinmatning – Kan du automatiskt fånga dokument från flera källor?
• Dokumentindexering – Kan du sortera dokument automatiskt?
• Dokumentsökning – Kan du söka efter dokument med nyckelord?
• Dokumentbehandling – Kan du extrahera data från dokument med OCR?
• Workflow Automation – Kan du använda arbetsflöden för att automatisera dokumentbehandling?
• Dokumentsäkerhet – Finns dokumenten i en säker lagring? Har du rollbaserad åtkomst?
• Anpassning – Kan du anpassa arbetsflöden och processer?
• Integrationer – Integreras det med de affärsverktyg du använder?
• Flexibel värd – Kan du välja lagringsalternativ på plats eller i moln?

---

Topp 5 dokumenthanteringsprogram 2022

#1. Nanonetter

Nanonets är en AI-baserad dokumenthanteringsprogramvara med inbyggd kraftfull OCR, kodfria arbetsflöden och säker lagring. Nanonets kan automatisera alla dokumentprocesser som dokumentinsamling, dataextraktion, dokumentverifiering, dokumentsökning, dokumentarkivering och mer. Du kan kontrollera dina dokument med rollbaserad åtkomst och flexibla värdalternativ.

Nanonets förenklar dokumenthanteringen med anpassade dokumentarbetsflöden utan kod, över 5000 integrationer och avancerad OCR-mjukvara.

Fördelar

• Fånga enkelt dokument från datakällor som Gmail, Drive, Outlook och mer.
• Automatiserade arbetsflöden för att fånga, digitalisera, verifiera och lagra dokument
• Godkännande arbetsflöden för att få godkännande på alla flaggade dokument
• Enkel integration med 5000+ appar via API och Zapier
• Förutbildade OCR API-modeller för att extrahera information från dokument
• Extrahera data från poster med >95 % noggrannhet
• Lättanvänt gränssnitt – lär dig hur du använder det på 30 minuter eller mindre
• Mallar och enkla anpassningsalternativ
• Rollbaserad åtkomstkontroll
• 24 × 7 stöd

Nackdelar

• Inga alternativ för dokumentgenerering
• Kan inte användas för e-signering av dokument

---

#2. Kura

Huddle erbjuder ett onlinedokumenthanteringssystem för organisationer att skapa ett onlinenav för att hantera dokumentsamarbete, revision, godkännanden och diskussioner på en säker plattform.

Precis som onlinelagring på Google Drive kan du sömlöst dela, ge begränsad åtkomst eller säkra dina filer för att förbättra säkerheten. Huddle erbjuder också betalplaner som ger extra lagringsutrymme, tillägg som mobilappar, videokonferensmöjligheter, etc.

Fördelar

• Lätt att använda och lära sig
• Dokumentversion
• Säker lagring av molndokument
• Enkla fildelningsalternativ för externa användare
• Enkel onboardingprocess
• Enkla integrationer med Microsoft Office Suite

Nackdelar

• Samarbetsfunktioner kan förbättras
• Högsäkerhetsfunktioner som 2-faktors autentisering saknas.

---

#3. Alfresco One

Alfresco One dokumenthanteringsprogram var designat för Enterprise Content Management. Den kan användas antingen som en molnbaserad tjänst eller installerad på plats. Programvaran möjliggör effektiv hantering av företagsinnehåll med företagsdokumentsökning, säker lagring, OCR-dokumentbehandling och intelligent dokumentanalys.

Fördelar

• Bra dokumentlagring och delningsfunktioner
• Massor av anpassningsalternativ
• Komplexa och omfattande användningsfall.

Nackdelar

• Användargränssnittet är inte särskilt intuitivt.
• Svårt att ställa in
• Arbetsflöden är komplexa att ta reda på.

---

#4. ÖppnaKM

OpenKM är ett allt-i-ett dokumenthanteringssystem som kombinerar alla aspekter av dokumenthantering, samarbete, distribution och lagring i en plattform. Programvaran för företagsdokumenthantering ger fullständig kontroll över företagets innehåll, förbättrar säkerheten med detaljerade aktivitetsloggar och upprätthåller dokumentflödet med automatisering.

Fördelar

• Funktionsrik DMS-plattform
• Bra för icke-tekniska människor
• Enkel integrering
• Utmärkt drifttid
• Söker efter virus på alla uppdaterade dokument

Nackdelar

• UI är daterat
• OCR är inte alltid korrekt

---

eFileCabinet

eFileCabinet är ett molnbaserat dokumenthanteringsprogram av företagsklass för små och medelstora företag. eFileCabinet låter dig hantera alla dina pappersdokument, e-postmeddelanden, fakturor, kontrakt och annan viktig information på ett ställe.

Fördelar

• Mallar för mappstruktur
• Dra och släpp arbetsflödesbyggare
• Säker fillagring

Nackdelar

• Lång introduktionsprocess
• Det stöder inte massändringar
• Lagrar ibland

---

Här är några fler dokumenthanteringssystem som behöver särskilt nämnas:

Google-dokument

Google Docs är ett kostnadsfritt dokumenthanteringsprogram som kan nås var som helst, vilket gör det till ett idealiskt val för frilansare och småföretag som arbetar på distans med kunder i andra delar av världen. Som en bonus, Google Dokument OCR kan konvertera bilder till redigerbar text.

Microsoft Sharepoint

SharePoint hjälper organisationer att dela dokument, koppla samman människor och effektivisera dokumentprocesser. SharePoint liknar Google Drive, där anställda kan samarbeta och underhålla en intern lista med dokument för enkel åtkomst. Du kan kombinera Microsoft Sharepoint med Microsoft Power Automate Och använda automatiserade dokumentarbetsflöden.

Viewpoint Team

Viewpoint Team är ett kraftfullt dokumenthanteringssystem för byggproffs. Det är den enda lösningen som ger de verktyg du behöver ärendehantering från början till slut, inklusive samarbetande arbetsflöden med kunder, säker granskning och godkännande processer för dokumentoch kontroll av åtkomsträttigheter.

Odöö

Odoo är en ERP- och CRM-programvara med öppen källkod med en gratis dokumenthanteringssystemmodul för finansproffs. Odoo tillåter organisationer att ha en papperslös redovisningsavdelning genom att digitalisera dokument, automatisera dokumentprocesser och sömlöst integrera med andra Odoo-applikationer.

Dokmee

Dokmee är ett dokumenthanteringsprogram som låter dig lagra, organisera och dela dina dokument, e-postmeddelanden och andra viktiga filer.

---

Vilket är det bästa dokumenthanteringssystemet för ditt företag 2023?

Vi har kartlagt de viktiga funktionerna i de fem bästa dokumenthanteringsprogramvaran som nämns i artikeln ovan för att underlätta ditt val av den bästa dokumenthanteringsmjukvaran för ditt företag och dina behov. Ta en titt på ögonblicksbilden, prova den kostnadsfria provperioden, kartlägg dina krav och välj det bästa verktyget.

Enligt ögonblicksbilden är Nanonets den bästa programvaran för dokumenthantering. Även om Nanonets inte har dokumentgenereringsmöjligheter, kan du använda enkla integrationer med Google Suite för att snabbt generera dokument. Nanonets erbjuder också en gratis provperiod och gratis kontokonfiguration med migreringshjälp.

Följt av Nanonets är OpenKM det näst bästa dokumenthanteringssystemet. Det är en ERM-programvara med öppen källkod. Användningsfallet för dokumenthantering är begränsat till finansproffs och erbjuder en gratis provperiod i 15 dagar.

---

Nanonetter som ditt dokumenthanteringssystem

[Inbäddat innehåll]

Nanonets är en lättanvänd programvara som inte kräver intensiv träning eller installation för att börja använda. Här listar vi varför du bör överväga Nanonets som ditt dokumenthanteringsprogram.

Intelligent Data infångning:

Företag har massor av dokument som formulär, fakturor, kvitton, beställningar etc. Nanonetter hjälper företag att digitalisera och extrahera relevant information från dessa dokument med hjälp av intelligent OCR API.

Automatiserade arbetsflöden:

Accelerera takten i affärsprocesser genom att automatisera alla manuella steg som dokumentinsamling, dokumentverifiering, 3-vägs matchning, godkännanden och mer.

Instrumentpaneler i realtid:

Använd utgiftspaneler för att övervaka dina utgifter, taggade utgifter och förstå trender i realtid. Övervaka relevanta nyckeltal som %STP-fakturor, %betalda fakturor etc med data från Nanonets.

Moln & On-Premise värdalternativ:

Välj det värdalternativ som passar dina krav.

Integrations:

Enkel integration är ett måste. Du kan inte ändra din tekniska stack för att rymma en programvara. Nanonets integreras med all din programvara på ett enkelt sätt Zapier och API-integrationer. Nanonetter integreras med Xero, Quickbooks, SAP, etc.

Mallar och anpassade modeller:

Med Nanonets kan du antingen använda fördefinierade arbetsflöden som fakturor, fraktsedlar, inköpsorder eller leverantörsreskontra eller skapa ditt eget anpassade AI-läge.

Transparent prissättning:

Nanonets har en transparent prispolicy på $499/månad och $0.1/dokumentskanning. Inga dolda avgifter för någon kund.

Slutsats

Med digital transformation på frammarsch är det hög tid att du investerar i ett dokumenthanteringssystem för ditt företag. Det gör mer än att digitalisera filer. Ett dokumenthanteringssystem effektiviserar flödet av dokument inom organisationen och ger ett extra lager av säkerhet till affärsdokumenten. Fördelarna med dokumenthantering gör att organisationer kan förbli konkurrenskraftiga och produktiva.

Ändå, att välja bästa dokumenthanteringsprogramvaran för ditt företag kräver en djupgående förståelse för vad ditt företag behöver och vilken typ av DMS som passar det. Så se till att utforska dina alternativ och prova dem själv.

FAQ