Att hantera utgifter visar sig ofta vara en stor uppgift för många organisationer. Traditionella kostnadshanteringssystem är ofta fyllda med utmaningar: manuell datainmatning är tidskrävande och risk för fel; bedrägliga påståenden kan glida mellan stolarna; och att säkerställa efterlevnad av företagets policyer och skattelagar kan kännas som att navigera i ett minfält. Dessa ineffektiviteter tömmer inte bara värdefulla resurser utan leder också bort fokus från kärnverksamheten, vilket kväver tillväxt och innovation.
Artificiell intelligens (AI) har idag blivit en transformerande kraft inom kostnadshanteringsområdet. AI-teknologier erbjuder lovande lösningar på dessa urgamla problem, automatiserar vardagliga uppgifter, förbättrar noggrannheten och effektiviserar processer.
Använd fall av AI i kostnadshantering
I kärnan är artificiell intelligens (AI) simuleringen av mänsklig intelligens i maskiner som är programmerade att tänka som människor och efterlikna deras handlingar. Följande AI-lösningar är relevanta i samband med kostnadshantering –
Automatisera arbetsflödet för kostnadshantering
1. Kvitto- och fakturahantering: AI-algoritmer kan automatiskt extrahera data från kvitton och fakturor, vilket minskar manuell datainmatning. Denna funktion effektiviserar kostnadsrapportering och ersättningsprocesser, vilket minimerar fel och bedrägerier.
2. Utgiftskategorisering och GL-kodning: AI förbättrar effektiviteten genom att automatiskt kategorisera utgifter och tilldela dem till rätt huvudbok (GL)-koder. Det minskar manuella ansträngningar, ökar noggrannheten och säkerställer konsekvens i den finansiella rapporteringen.
3. Automatiserade arbetsflöden för godkännande: AI kan genomdriva företagspolicyer genom att automatiskt kategorisera utgifter och dirigera dem genom lämpliga godkännandearbetsflöden. Detta säkerställer att utgifter granskas och godkänns snabbare, med konsekvent efterlevnad av policyer.
4. Integration med finansiella system: AI kan sömlöst integrera kostnadshanteringssystem med annan finansiell programvara, såsom redovisningssystem eller ERP-lösningar. Denna integration underlättar finansiell analys i realtid och hjälper till att upprätthålla korrekta finansiella register.
5. Bedrägeriupptäckt och förebyggande: Genom att analysera mönster och avvikelser i utgiftsrapporter kan AI identifiera potentiella bedrägerier eller policyöverträdelser. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper organisationer att minska risker och genomdriva efterlevnad mer effektivt.
Utnyttja generativ AI
6. Chatbots för kostnadsfrågor: AI-drivna chatbots kan ge omedelbar hjälp till anställda med frågor om utgiftspolicyer, inlämningsprocesser eller status för återbetalningar. Detta förbättrar användarupplevelsen och minskar arbetsbelastningen på ekonomiteam.
7. Kategorisering direkt från förpackningen: Utnyttja GenAI för att automatiskt klassificera finansiella transaktioner i fördefinierade kategorier utan omfattande utbildning, anpassning eller manuell intervention. Detta tillvägagångssätt ger en snabb, exakt och skalbar lösning för att kategorisera utgifter.
Implementera AI för kostnadshantering
Nu när vi har en förståelse för användningsfallen som kan lösas med AI, låt oss utforska hur man implementerar dem för ditt företag.
Automatisera arbetsflödet för kostnadshantering
Detta kan göras genom att använda rätt programvara för utgiftshantering för att hantera dina utgifter från början till slut.
Bedöm de specifika behoven i din organisation, ta hänsyn till faktorer som storlek, kostnadsvolym och specifika funktioner som krävs (t.ex. OCR, godkännandeinställningar, mobil tillgänglighet, integration med bokföringsprogram, etc.).
Titta sedan på olika programvarualternativ för kostnadshantering, jämför funktioner, användarrecensioner, prissättning och enkel integration med befintliga system.
Vi har sammanställt en lista över den bästa programvaran för kostnadshantering på marknaden idag. Läs den genom att klicka på länken nedan.
Nästa steg är att ställa in ditt arbetsflöde i din kostnadshanteringsprogramvara.
Innan det, låt oss snabbt se över hur ett manuellt arbetsflöde utan AI och automatisering ser ut.
1. Kostnader: Anställda samlar på sig utgifter – resor, måltider, you name it. De klamrar sig fast vid kvitton som dyrbara artefakter, som, låt oss inse det, ofta slutar tvättas ut efter en tvättexpedition.
2. Manuell datainmatning: Anställda loggar utgifter manuellt. Tänk på kalkylblad, skrynkliga kvitton och en och annan kaffefläck. Det är en mödosam process, genomsyrad av mänskliga misstag och ungefär lika effektiv som ett enbenslopp.
3. Generering av kostnadsrapporter: Processen att försöka kompilera dessa kalkylblad till något som liknar en utgiftsrapport.
4. Besvärliga godkännanden: Chefer kliver sedan in på arenan för att bekämpa policyefterlevnad och rimlighet. Denna process involverar ofta mer fram och tillbaka än en pingismatch.
5. Långsamma återbetalningar: När de har godkänts går de anställda in i ersättningens väntetider. Det är ett limbo där tiden står stilla och moralen ofta får en smäll.
6. Datainmatning i affärssystem/bokföringsprogram: Datainmatning – eländet med ekonomiteamets existens kommer tillbaka igen. Att manuellt mata in data i redovisningssystemen med korrekt kategorisering och kodning är lika spännande som att se färg torka.
7. Insikter? Mer som Hindsight: Periodiska rapporter genereras som ger insikter som ofta är lika aktuella som gårdagens tidning.
Automation och artificiell intelligens har förändrat detta dystra landskap.
En modern kostnadshanteringsprogram som Nanonetter använder dessa tekniska framsteg för att göra kostnadshantering sömlös, effektiv och felfri.
Låt oss nu ta en titt på hur det automatiska arbetsflödet för utgiftshantering ser ut med Nanonets.
1. Kostnader: Samma gamla utgifter, men här händer magin. Kvitton fångas snabbare än en fartkula, tack vare mobilteknikens underverk och sömlösa integrationer för att importera kvitton från dina appar och databaser.
2. Automatisk magisk inspelning: Tekniken för optisk teckenigenkänning (OCR) kliver in och extraherar strukturerad data från kvitton till digital data snabbare än du kan säga "förbrukad".
3. Utgiftskategorisering och GL-kodning: Nanonets erbjuder flexibiliteten att anpassa regler och kategorier efter dina specifika behov. Du kan slå på Intelligent kostnadskategorisering, anpassa utgiftskategorier och underkategorier baserat på dina affärsbehov, och Nanonets tilldelar automatiskt utgifter till lämpliga kategorier, underkategorier och upptäcker avvikelser för vidare granskning. Dessutom fungerar den här funktionen direkt utan att behöva några träningsdata!
GL-kodtilldelning kan effektivt utföras av –
- Träning på tidigare data: Med Nanonets kan du träna en maskininlärningsmodell för att känna igen och kategorisera finansiella transaktioner. Detta innebär att ladda upp historiska finansiella dokument och transaktioner taggade med historiskt korrekta GL-koder. Modellen lär sig av dessa exempel för att exakt förutsäga GL-koder för nya transaktioner.
- Out of the Box Gen AI: Genom att använda Nanonets GenAI kan vår programvara tolka texten på finansiella dokument på ett sätt som efterliknar mänsklig förståelse. Detta gör att den kan extrahera relevant information, sammanhang och semantik för att tillämpa komplexa resonemang för att tilldela GL-koder korrekt, även i fall där transaktionsdetaljer är tvetydiga eller sparsamma.
4. Realtidsrapportering: Rapporter genereras med ett klick på en knapp – det är som att ha en egen personlig assistent, minus kaffekörningarna. Realtidsdata finns i systemet vilket säkerställer fullständig insyn i verksamhetens utgifter utan fördröjning och fel.
5. Enkla godkännanden: Systemdrivna efterlevnadskontroller startar först och flaggar endast extremvärdena. Chefer får fokusera på verkliga frågor istället för att spela Whack-a-Mole med varje rapport. Du kan sedan lägga till människor-i-slingan för att säkerställa att fakturor skickas till rätt person vid rätt tidpunkt för godkännande. Dessutom kan du genomdriva din godkännandepolicy och anpassade valideringskontroller.
6. Överensstämmelse Farthållare: Kontinuerliga, automatiserade revisioner gör livet enklare. Anomalier sticker ut som en öm tumme, och policytillämpningen är strängare än en trumma.
7. Speed of Light-ersättningar: Återbetalningar sker i snabb hastighet, vilket ökar de anställdas moral till stratosfären.
8. Synkroniseringssymfonin: Sömlös integration med din bokföringsprogramvara och andra appar förvandlar datainmatning och avstämning till en harmonisk symfoni snarare än en kaotisk kakofoni.
9. Analys med tankehastighet: Realtidsinsikter är till hands och ger dig en kristallkula i utgiftsmönster och sparmöjligheter.
Chatbots för kostnadsfrågor
Detta innebär att skapa en anpassad chatbot som använder din utgiftspolicy och svarar på kostnadsrelaterade frågor baserat på den. Tack vare framsteg inom generativ AI är det lika enkelt att implementera detta som att ladda upp din kostnadspolicy.
För att göra detta kan du –
- Använd ett arbetsyta ChatGPT-konto.
- Distribuera din egen Chatbot.
- Använd en Chatbot-programvara som skapar denna chatbot åt dig.
Läs mer i vår artikel nedan.
Fördelar med AI i kostnadshantering
Integrationen av artificiell intelligens (AI) i kostnadshanteringssystem ger en mängd fördelar som revolutionerar hur organisationer hanterar sin ekonomi.
1. Förbättrad effektivitet och produktivitet
AI automatiserar tråkiga och tidskrävande uppgifter som datainmatning, kostnadskategorisering och godkännandeprocessen. Denna automatisering frigör anställdas tid, vilket gör att de kan fokusera på mer strategiska uppgifter snarare än att fastna i administrativa uppgifter. Hastigheten för hantering av utgifter och ersättningar ökar avsevärt, vilket minskar cykeltiden från inlämning till godkännande och betalning.
2. Ökad noggrannhet och färre fel
Manuell datainmatning är benägen att göra mänskliga fel, vilket kan leda till felaktigheter i ekonomidokumentationen. AI-drivna system använder Optical Character Recognition (OCR) och maskininlärningsalgoritmer för att extrahera och bearbeta data från kvitton och fakturor med hög precision. Detta minimerar fel, säkerställer noggrannhet i utgiftsrapporter och upprätthåller integriteten hos finansiella data.
3. Förbättrad efterlevnad och upptäckt av bedrägerier
AI-system kan programmeras för att automatiskt förstå och tillämpa företagets policyer och regulatoriska krav. De kan upptäcka anomalier, ovanliga utgiftsmönster och potentiella bedrägliga aktiviteter genom att analysera stora mängder data i realtid. Denna proaktiva strategi för efterlevnad och bedrägeriupptäckt hjälper organisationer att minska risker och undvika potentiella ekonomiska förluster och juridiska problem.
4. Förbättrad medarbetarupplevelse
AI-drivna chatbots och intuitiva gränssnitt gör det enklare för anställda att skicka in utgifter, fråga om policyer och spåra status för sina återbetalningar. Detta användarvänliga tillvägagångssätt förbättrar den övergripande upplevelsen för anställda, vilket leder till högre tillfredsställelse och efterlevnad av rutiner för kostnadsrapportering.
5. Kostnadsminskning
Införandet av AI i utgiftshantering leder till direkta och indirekta kostnadsbesparingar. Att automatisera rutinuppgifter minskar arbetskostnaderna, medan förbättrad noggrannhet och bedrägeriupptäckt förhindrar ekonomiska förluster. Dessutom kan de strategiska insikterna från AI hjälpa företag att optimera sina utgifter, vilket leder till mer effektiv budgetanvändning.
6. Skalbarhet och flexibilitet
AI-system kan enkelt anpassa sig till förändrade affärsbehov och skala upp för att hantera ökande volymer av kostnadstransaktioner utan motsvarande ökning av fel eller handläggningstid. Denna skalbarhet säkerställer att företag kan växa och utvecklas utan att begränsas av deras kostnadshanteringsprocesser.
Även om steget från att implementera manuell till automatiserad kostnadshantering kan verka som ett stort steg, i verkligheten är det en serie små, praktiska steg mot effektivitet, tydlighet och i slutändan ökad lönsamhet.
Här är några fallstudier av företag som framgångsrikt har implementerat kostnadshantering och automatisering med hjälp av AI –
- SaltPay använder Nanonets för att integrera med SAP för att hantera leverantörsfakturor.
- In2 Project Management hjälper Water Supply Corporation att spara 700,000 XNUMX AUD med Nanonets AI.
- Hur Happy Jewellers, en SMB, dragit nytta av NanoNets.
- Nanonets AI hjälper ACM Services att automatisera extrahering från utgiftsdokument, vilket sparar 90 % tid för leverantörsreskontrateamet.
- Tapi automatiserar fakturor för fastighetsunderhåll med hjälp av Nanonets.
- Puma automatiserar sin kostnadshanteringsprocess med Zoho Expense.
- SWISS förbättrade kostnadsbearbetningseffektiviteten med 80 % med Rydoo.
- Suncommon hanterar företagets utgifter och sparar företagets tid genom att utnyttja Expensify-kortet.
Slutsats
Genom att automatisera processer, förbättra noggrannheten, säkerställa efterlevnad och tillhandahålla strategiska insikter förvandlar AI-tekniker utgiftshantering till en strategisk tillgång snarare än en administrativ börda.
Organisationer som använder AI-drivna kostnadshanteringslösningar positionerar sig för ökad operativ effektivitet, finansiell kontroll och konkurrensfördelar på marknaden.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/
- : har
- :är
- :inte
- :var
- $UPP
- 000
- 2000
- 2024
- 33
- 35%
- 7
- 700
- 990
- a
- Om oss
- tillgänglighet
- Enligt
- Konto
- Redovisning
- konton
- leverantörsskulder
- noggrannhet
- exakt
- exakt
- ACM
- åtgärder
- aktiviteter
- anpassa
- lägga till
- Dessutom
- efterlevnad
- administrativa
- anta
- Antagande
- framsteg
- Fördel
- Efter
- igen
- åldrig
- AI
- AI-powered
- algoritmer
- tillåta
- tillåter
- också
- mängder
- an
- analys
- analytics
- analys
- och
- abnormiteter
- svar
- vilken som helst
- api
- Ansök
- tillvägagångssätt
- lämpligt
- godkännande
- godkännanden
- godkänd
- appar
- ÄR
- Arena
- Artikeln
- konstgjord
- artificiell intelligens
- Konstgjord intelligens (AI)
- AS
- tillgång
- Bistånd
- Assistent
- At
- AUD
- revisioner
- automatisera
- Automatiserad
- automatiserar
- automatiskt
- automatisera
- Automation
- undvika
- boll
- baserat
- Slaget
- BE
- blir
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- nedan
- Fördelarna
- BÄST
- kört
- öka
- Box
- Bringar
- budget
- SLUTRESULTAT
- belastning
- företag
- företag
- men
- Knappen
- by
- KAN
- kapacitet
- fångas
- kortet
- fall
- kategorier
- kategorisera
- kategorisera
- utmaningar
- byte
- karaktär
- karaktärigenkänning
- chatt
- chatbot
- chatbots
- ChatGPT
- Kontroller
- Välja
- hävdar
- klarhet
- klassificera
- klick
- koda
- koder
- Kodning
- Kaffe
- Företag
- företag
- jämförande
- konkurrenskraftig
- fullborda
- komplex
- Efterlevnad
- slutsats
- med tanke på
- konsekvent
- sammanhang
- kontinuerlig
- kontroll
- Kärna
- FÖRETAG
- korrekt
- Motsvarande
- Pris
- kostnadsbesparingar
- Kostar
- skapar
- Skapa
- kryssning
- Kristall
- besvärlig
- kurerad
- beställnings
- anpassning
- skräddarsy
- cykel
- datum
- datainmatning
- databaser
- detaljer
- upptäcka
- Detektering
- olika
- digital
- rikta
- Upptäck
- avleda
- do
- dokument
- gjort
- ner
- dränera
- trumma
- torka
- e
- lätta
- lättare
- lätt
- lätt
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektiv
- ansträngning
- Anställd
- anställda
- utnyttjande
- sysselsätter
- änden
- början till slut
- förstärka
- tillämpning
- förbättrad
- Förbättrar
- förbättra
- säkerställa
- säkerställer
- säkerställa
- ange
- inträde
- ERP
- fel
- fel
- etc
- Även
- Varje
- utvecklas
- exempel
- exekveras
- Förekomsten
- befintliga
- kostnader
- erfarenhet
- utforska
- omfattande
- extrahera
- extraktion
- Ansikte
- underlättar
- faktorer
- snabbare
- Leverans
- Funktioner
- känna
- få
- finansiering
- Finanser
- finansiella
- finansiella data
- fingertoppar
- Förnamn
- Flexibilitet
- Fokus
- efter
- För
- bedrägeri
- spårning av bedrägerier
- bedräglig
- fylld
- från
- ytterligare
- Vidare
- Gen
- genai
- Allmänt
- genereras
- generering
- generativ
- Generativ AI
- skaffa sig
- få
- jätte
- Väx
- Tillväxt
- hantera
- hända
- händer
- lyckligt
- Har
- har
- hjälpa
- hjälper
- här.
- Hög
- högre
- klokhet
- historisk
- historiskt
- Träffa
- värd
- Hur ser din drömresa ut
- How To
- html
- HTTPS
- humant
- mänsklig intelligens
- Människa
- identifiera
- genomföra
- genomföras
- genomföra
- importera
- förbättras
- förbättrar
- in
- Öka
- ökat
- Ökar
- ökande
- ineffektivitet
- informationen
- Innovation
- inmatning
- fråga
- insikter
- omedelbar
- istället
- integrera
- integrering
- integrationer
- integritet
- Intelligens
- gränssnitt
- ingripande
- in
- intuitiv
- faktura
- fakturor
- innebär
- problem
- IT
- DESS
- hoppa
- sparka
- arbetskraft
- liggande
- Lagar
- leda
- ledande
- Leads
- Språng
- LÄRA SIG
- inlärning
- lär
- Ledger
- Adress
- Juridiska frågor
- Låt
- hävstångs
- livet
- ljus
- tycka om
- LINK
- Lista
- log
- se
- UTSEENDE
- förluster
- Maskinen
- maskininlärning
- Maskiner
- magi
- bibehålla
- upprätthåller
- underhåll
- göra
- hantera
- ledning
- chefer
- förvaltar
- hantera
- manuell
- manuellt
- många
- marknad
- marknadsplats
- Match
- måltider
- kanske
- minimerar
- minimerande
- Mildra
- Mobil
- Mobil teknik
- modell
- Modern Konst
- mer
- namn
- navigerande
- behov
- Nya
- Nästa
- tillfällig
- OCR
- of
- erbjudanden
- erbjuda
- Erbjudanden
- Ofta
- Gamla
- on
- gång
- ONE
- endast
- operativa
- möjligheter
- optisk teckenigenkänning
- Optimera
- Tillbehör
- or
- beställa
- organisation
- organisationer
- Övriga
- vår
- ut
- övergripande
- egen
- Tidigare
- mönster
- betalning
- periodisk
- personen
- personlig
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- i
- Strategier
- policy
- placera
- potentiell
- kraft
- Praktisk
- Dyrbar
- Precision
- fördefinierad
- förutse
- presentera
- förhindra
- Förebyggande
- prissättning
- Proaktiv
- problem
- förfaranden
- process
- processer
- bearbetning
- lönsamhet
- programmerad
- projektet
- projektledning
- lovande
- egenskapen
- bevisar
- ge
- förutsatt
- ger
- tillhandahålla
- sökfrågor
- frågor
- Snabbt
- snabbt
- Lopp
- snarare
- Läsa
- verklig
- realtid
- data i realtid
- Verkligheten
- rike
- kvitton
- erkännande
- känner igen
- avstämning
- inspelning
- register
- Minskad
- minskar
- reducerande
- regulatorer
- relaterad
- relevanta
- rapport
- Rapportering
- Rapport
- Obligatorisk
- Krav
- liknar
- Resurser
- återgår
- översyn
- Granskad
- Omdömen
- revolutionera
- borrad
- höger
- risker
- rutin
- routing
- regler
- kör
- s
- Samma
- SAP
- tillfredsställande
- Save
- sparande
- Besparingar
- säga
- skalbarhet
- skalbar
- Skala
- sömlös
- sömlöst
- verka
- semantik
- skickas
- Serier
- Tjänster
- in
- inställning
- signifikant
- Enkelt
- simulering
- Storlek
- långsam
- Small
- SMB
- Mjukvara
- lösning
- Lösningar
- något
- specifik
- fart
- spendera
- Spendera
- Etapp
- står
- status
- Steg
- Steg
- Fortfarande
- Strategisk
- stratosfär
- effektivisera
- strömlinjer
- rationalisering
- strukturerade
- studier
- underkastelse
- skicka
- Framgångsrikt
- sådana
- leverera
- symfoni
- synkronisera.
- system
- System
- Ta
- tar
- uppgift
- uppgifter
- skatt
- grupp
- lag
- teknisk
- Tekniken
- Teknologi
- tråkig
- text
- än
- Tack
- den där
- Smakämnen
- världen
- deras
- Dem
- sig själva
- sedan
- Dessa
- de
- tror
- detta
- trodde
- spännande
- Genom
- tätare
- tid
- tidskrävande
- tid
- gånger
- till
- i dag
- mot
- spår
- traditionell
- Tåg
- Utbildning
- transaktion
- Transaktions Detaljer
- Transaktioner
- Förvandla
- transformativ
- transformerad
- färdas
- försöker
- SVÄNG
- vänder
- handledning
- Ytterst
- förstå
- förståelse
- Unsplash
- uppladdning
- användning
- Användare
- Användarupplevelse
- användarrecensioner
- användarvänligt
- användningar
- med hjälp av
- godkännande
- Värdefulla
- Omfattande
- leverantör
- Överträdelser
- synlighet
- volym
- volymer
- väntar
- tittar
- Vatten
- Sätt..
- sätt
- we
- whack-en-mol
- Vad
- som
- medan
- med
- utan
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- fungerar
- världen
- i går
- Om er
- Din
- zephyrnet